使用 Asana 目標功能撰寫出色的目標

團隊對於清楚定義的目標該包含哪些元素有一致的看法時,目標追蹤就事半功倍。

如果您尚不熟悉目標追蹤功能,請繼續閱讀,取得關於有助團隊撰寫有效目標的指南。

出色的目標有三個特徵:

1. 清楚的目的

視目的而定,通常目標可歸為兩個類別 (屬於兩者之一):啟發性或可測量式。

啟發性類目標是高瞻遠矚、勇於接受挑戰的陳述,陳述中會說明目標終點。此類目標呈現逐漸邁向組織願景的進度。

例如:若公司的願景是「成為全球最受歡迎的素食冰淇淋」,那麼啟發性的目標可能就是「今年成為社交媒體上首選的冰淇淋」。

啟發性的目標並非願景或策略,而應該描述可在時間範圍內達成的結果。其用意在於團結您的團隊,使其朝向同一個方向前進,並幫助他們擬定如何抵達目的地的具體目標。這些具體目標就是第二類目標。

若您很熟悉 OKR,就知道 O 所代表的目標 (Objective) 具有啟發的作用。

可測量目標是特定要達成的具體目標。例如:「成為當年度每個月在推特 (Twitter) 上最熱門的主題」。

若啟發性目標是終點,可測量式目標就是描述如何往終點前進的地圖。

寫下您的可測量目標,顯示它們如何連結至啟發性目標。當所有連結至啟發類目標的可測量式目標均完成時,啟發性目標也就達成了。

若您熟悉 OKR,就知道關鍵結果 (Key Result) 具有可測量的特性。

可測量目標應該一律對支持啟發性目標起支持作用。若您不連結可測量目標至今年成為社交媒體上的首選冰淇淋品牌,就很難得知您是否有達成該目標。

鼓勵您的團隊問問自己,確認自己的目標是啟發性還是可測量式。

2. 精準地定義成功

清楚定義成功是出色目標的基礎。定義應包含兩個元素:目標描述,以及用來評量完成與否的評分條件。

目標之描述

描述應回答以下問題:

  • 我們設立此目標的目的何在?
  • 我們試圖達成什麼結果?

若沒有定義目標的清楚評分條件,目標之描述可以回答以下問題:「成功的話/樣子會是怎麼樣?」

評分條件

在 Asana 中可對目標進行分級,依序為已達成、部分達成或已錯失,因此將評量條件納入非常重要。

針對啟發性目標,可將評分條件連結至支持這些啟發目標的可測量子目標。評分條件可能以許多形式呈現,例如:

  • 已達成:「已達成 5 項子目標中的 5 項。」
  • 部分達成:「至少達成 3 項子目標」或「達成子目標 X、Y、Z。」
  • 已錯過:「達成的子目標少於 3 項。」

Asana 可從子目標的百分比自動計算上層目標達成百分比。深入瞭解自動進度彙總

每個目標應具有 3 至 5 個、最多 10 個子目標。若非如此,就很難瞭解子目標與上層目標間的關係。

可測量目標應包含決定成功等級的目標。這些目標必須具可否證性,必須能輕易說出是否有達成目標。

以下是一些例子:

  • 二元 (是/否):「我們實施了全公司的調查」。
  • 百分比:「我們的客戶群成長了 120%。」
  • 數字:「我們設計並推出了 12 個新課程。」
  • 幣別:「我們年營收達 1 億美元。」

評分等級也會結合指標:

  • 已達成:「我們年營收達 1 億美元。」
  • 部分達成:「我們的年營收為 8,000 萬 (或以上) 美元。」
  • 已錯過:「我們的年營收低於 8,000 萬美元。」

若成功是與完成里程碑、專案或目標相互連結,則 Asana 就可自動根據各狀態來更新目標的進度。要不,您也可定義要手動更新的指標。

3. 特定性

目標必須有具體內容,以減少模稜兩可的情況,並納入下列項目來達成一致性:

是什麼

  • 使用清楚簡要的名稱,且名稱應傳達目標的精神。
  • 目標應宏遠但也要可達成,應該要具挑戰性,但也要有清楚的達標計劃。
  • 可能的話,應納入與執行計劃有關的詳細資料 (例如:主要的目標里程碑)。

是誰

推動者:

  • 指派目標的所有者。Asana 的設計使目標只能具有一位所有者,因此權責分明。所有者可以在 Asana 中的「我的目標」標籤頁查看指派給他們的目標。
  • 可能的話,請指派非公司等級的目標給推動事務的團隊。Asana 團隊可以是特定團隊,也可以是較大的群組,例如:事業處、職能單位、區域,或跨職能團隊。團隊成員可以在 Asana 中的「團隊目標」標籤頁查看指派給其團隊的目標。

專案關係人:

  • 若有更多人員參與一項目標,則可將他們新增為目標的成員。
  • 若有數名專案關係人分別在目標扮演清楚的角色,則不妨新增至描述 (例如:說明職責的 RACI 表)。

何時:

  • 務必指派一個時間週期給任務,例如:「Q1」,且在此時間週期之前應完成該目標。
  • 在決定目標應於何時評分時,時間週期是關鍵。
  • 若目標與較明確的日期緊密結合,應新增自訂截止日期至目標。Asana 會向目標所有者傳送提醒,在自訂截止日期的一週前請他們確保目標已完結。

如何做

  • 附加目標作為上層目標的子目標,使其直接對上層目標做出貢獻。
  • 新增對達成目標有助益的工作:
    • 可使用自動進度彙總,將專案新增為直接有助推動目標進度的項目。
    • 相關的專案和專案集則可新增為參考工作,存放於目標的參考區段。

撰寫出色的目標可以很簡單。為目標設立清楚的目的,有助於決定您想達成的結果,以及描繪成功的圖像。您還需要確立如何評量目標的進度。

別忘了具體說明目標應於何時、透過何種方式來達成,定義目標推動者的權責,確保專案關係人始終掌握資訊,瞭解其各自的工作如何有助推展目標的進度。

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