使用 Asana 目標功能完成目標追蹤流程

您是組織或使用 Asana 目標功能團隊的目標管理流程負責人和推動者。但實際上會以何種方式呈現?若您需要全年目標流程活動的具體範例,不妨繼續閱讀。

引導您的組織完成目標流程

目標管理流程有四個不同階段:擬稿、定案、執行和評分。在每年的最後一個季度中,進行年度目標規劃,擬稿與核准下一年的所有目標。

除此處所述的年度規劃流程以外,還可以每季度或每半年完成一次更快的規劃流程,以便依據年度流程中定下的目標制定短期目標。

在 Asana 中,我們每年和每半年進行一次目標規劃,因為我們發現,這是策略與執行之間的適當平衡。

一起來仔細看看每一個階段及其時間軸。

時間軸

擬稿

此階段的目的在於讓公司和團隊都能備妥目標以供定案審查。

此階段從今年最後一個季度開始,其中包含兩個里程碑。首先,領導團隊依據組織的使命提出一份充滿信心的公司目標草稿。然後團隊依據公司目標提出目標草稿。

里程碑:公司層級目標擬稿

時機

充滿信心的公司目標草稿須在年底前完成,並且預留充足的時間用於擬稿及核准團隊目標。擬定最具策略性的公司目標可能需時長達 2 個月,而更具戰術性的目標則需時較短。

若是針對單一團隊進行規劃流程,則可以跳過此階段,而且團隊可以在公司的優先事項或使命的基礎上建立目標。

呈現方式

擬出充滿信心的公司目標後,就要與組織分享,以便團隊可據以制定能夠支持這些公司目標的團隊目標。

里程碑:團隊層級目標擬稿

時機

團隊目標的擬定須預留足夠的時間完成,以便所有目標都能在年底前獲得核准。依據組織規模,擬定團隊目標對於小型目標而言可能需要兩週時間,而對於大型目標則需要一個月或更長時間。

若是針對單一團隊進行規劃流程,則此階段可能需要一週。

呈現方式

  1. 領導團隊透過公司目標與公司分享當年的策略。他們必須傳達這些目標的內容和理由,以便團隊能夠思考相應推進的方式。
  2. 然後,這些目標會向下串連至由團隊主管擬定的團隊目標,以支持公司目標。這些目標的內容必須遵循目標撰寫最佳作法
  3. 個人和團隊可以分享其想法,並依據公司的策略建立自己的目標。自下而上的目標共同建立與自上而下串連方法結合,能夠刺激團隊創新和參與。

在自上而下的方法中,所有團隊層級的目標都必須從一個公司目標向下串連,從而形成一致性。與此同時,團隊在提出新目標時也會推動自下而上的創新。即使這些目標並未與此前建立的自上而下的公司層級目標沒有直接關係也如此。

公司應根據優先順序,在建立目標時將自上而下和自下而上的方法結合使用。

定案

此階段的目的在於讓公司和團隊目標都能獲得相關專案關係人的核准。

時機

所有目標都須定案,且在年底前獲得核准。小型組織通常需要 1-2 週完成定案,而較大型組織則需要 3-4 週。

呈現方式

公司層級目標所有者與領導團隊一起審查並定案其目標。團隊目標所有者與他們的經理及其他相關專案關係人一起審查並核准其目標。Asana 核准功能就是執行此階段的理想工具。

在此階段中,依據為考量團隊之自下而上的想法而建立的團隊目標,領導團隊能夠以此審查其公司目標。

執行

在此階段中,團隊會努力完成其目標。目標所有者將目標的狀態傳達至他們的專案關係人。這些狀態更新對於及早標記風險並重新調整目標,或要求為實現目標而提供更多資源而言至關重要。

時機

最佳作法是在一年中定義正式里程碑來傳達和審查目標的狀態。若有需要,這些里程碑可用於與專案關係人討論是否應更新目標,以便反映不可預見的情況,或是否應使用新的資源來維持目標順利推進。

依據目標性質,這可能每個月、每個季度或一年當中發生一次。考慮到執行期間出現的新資訊,可以在進行這些審核期間調整或更新目標。

作為一般原則,您在撰寫狀態更新時可參照以下時程:

  • 年度目標:至少每季度更新。
  • 半年 (6 個月) 目標:每季度或每月更新。
  • 季度目標:至少每月更新。

狀態更新應包含以下資訊:

  • 目標的狀態為何 (進度正常、存在風險、偏離進度) 及原因。
  • 為完成目標而取得的主要成就。
  • 實現目標的後續步驟。

Asana 中的目標進度可使用狀態更新功能與專案關係人分享。目標所有者可設定週期性提醒,以便以所需週期建立狀態更新 (每週、每兩週等)。深入瞭解狀態更新相關資訊

評分

此階段的目的在於評估核准階段所定義的目標成功標準。然後完結目標,並將其評分為已實現、部分實現、未實現或放棄。請閱讀更多關於撰寫目標評分標準的資訊

時機

目標完成後,隨時都可以進行評分。例如,若您的某一個目標是在二月結束前啟動一場行銷活動,目標就應在完成時進行評分。話雖如此,最佳作法是在一年的目標流程中建立里程碑,以便正式對目標進行評分。這通常需至少進行兩次:一次在年中,一次在年底。使用季度目標的組織可以設定季度評分里程碑。

呈現方式

在 Asana 中,常使用狀態更新功能進行評分。為此,請依據核准階段中定義的目標評分標準,將目標狀態更新為已實現、部分實現、未實現或放棄。還需包含有關目標影響的資訊,以及與計劃發生任何偏差或未實現計劃的原因。

隨著評分的進行,也需對目標及其執行相關的經驗教訓進行反思,這些反思的結果應在下一年度進行溝通與運用。

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