在 Asana 中節省時間

Asana 的目的是幫助您完成工作,而非進行工作附帶事務。試試以下這些旨在幫助您節省時間的功能。

從試算表匯入專案計劃

理想情況下,您的團隊可以直接在 Asana 中進行規劃,以此取代試算表。不過,您也可以利用我們的 CVS 匯入工具匯入您的試算表。此匯入工具能夠無縫地擷取試算表中的欄位,並將之對應至包含了任務、指派對象、截止日期等資訊的 Asana 專案。您可以將 CVS 檔案中的資訊新增至空白或現有的專案中。

GIF 圖檔:從另一個工作管理平台匯入試算表、CVS 或資料,並將其轉換為 Asana 專案

想確保其他欄位中的資訊與您的專案相應嗎?請在匯入檔案之前,於您的專案中建立自訂欄位。

利用複選進行大量編輯

您很有可能已經在其他程式中使用過複數選取功能,它在 Asana 中同樣十分有用。欲複選多個任務,請在點選後按住 Shift 鍵並點選向上或向下箭頭。使用 Command 或 Control 鍵可個別增減任務選取。

複選任務後,您便可以對它們執行許多動作:

  • 將任務大量指派給同一人員
  • 替所有任務設定相同的截止日期
  • 將任務拖曳至他處
  • 標記所有任務
  • 將所有任務連結至另一項專案
  • 將所有任務標記為未完成/已完成
  • 刪除或合併所有任務
  • 替所有任務新增追蹤者,或者由您自行追蹤/取消追蹤所有任務

利用鍵盤捷徑執行動作

學習使用鍵盤捷徑是在 Asana 中節省時間的關鍵之一。您可以在此查看所有的鍵盤捷徑,或在 Asana 輸入 Cmd + / 或 Ctrl + / (這是鍵盤捷徑的鍵盤捷徑!)

大多數的 Asana 捷徑都需要輸入 Tab + (一個字母)。有些字母與它們的捷徑功能相應,例如 Tab + F 是用以新增追蹤者 (follower)。

這裡有一些我們的最愛用的捷徑:

  • Tab+Q - 快速新增任務

  • Tab+M - 將任務指派給我

  • Tab+Y - 標記為今天

  • Tab+X - 專注模式 (故您只會看見該任務)

  • Tab+S - 新增子任務

  • Tab+N - 建立區段

  • Tab+Enter - 跳至任務清單/主窗格

指派任務副本

您只需點選任務指派對象的欄位,便可以指派任務副本給多個隊友,甚至整個團隊。先在任一任務中點選指派對象欄位,然後選取指派副本的圖示。接著,輸入欲為其指派副本的隊友或團隊的名字。

任務副本包含所有與原始任務相同的資訊。若您忘記了某些內容並需要重新大量編輯之,請使用複選進行大量編輯!

何時該指派任務副本:

  • 當您需要工作上的回饋時,請將檢閱任務的副本指派給所有相關的專案關係人,以取得他們的評論或核准。
  • 當需要完成日常工作時 (例如公開註冊福利),請指派任務副本給每位隊友,以確保所有人皆在期限前完成任務且具備所需的一切資訊。
  • 請為每位團隊成員指派副本,以便在下次會議之前將議程項目加入團隊的每週會議專案之中。

您可以替任一任務建立數個副本,但每個任務仍然只會有一位指派對象

利用規則將行動自動化

想要減少重複性的手動工作嗎? 替專案新增規則,可協助您指派任務、更新自訂欄位,或完成更多其他動作。您甚至可以將規則新增至範本當中,讓您的團隊時刻以適當的步驟和流程開啟工作。

螢幕擷取畫面:在 Asana 中使用規則將流程自動化

抱歉,我們不支援此瀏覽器

Asana 無法在您目前使用的網際網路瀏覽器上運作。請改用一個支援的瀏覽器