值得探索的關鍵功能

在 Asana 中最令人振奮的時刻之一,就是客戶瞭解到他們可以透過 Asana 連結工作,並在不同的地方檢視之,而不需要進行任何複製,也無須擔心遺失背景資訊。

以 @ 提及提醒隊友和參照其他工作

使用 @ 提及連結隊友、專案、對話及任務

@ 提及可以為 Asana 中的任何描述或評論欄位建立與專案、對話、隊友或任務之間的連結。

使用 @ 提及的時機

  • 連結至背景資訊:@ 提及其他任務、專案或對話,便可立刻連結過去的工作紀錄及情境,也讓您的隊友無須自行搜尋這些資訊。

  • 提示相關的任務:如果任務與其他任務有關聯,則您可以在評論或任務描述中 @ 提及該關聯任務,讓您的隊友能得知有相關的工作正在進行中。

  • 針對特定隊友發表評論:在任務或對話中 @ 提及您的隊友,可將他們新增為追蹤者。他們會收到通知並直接注意到您的評論。

將同一任務新增至多個專案,藉此預防重複工作

在需要時按下 Tab + P 以及隨之出現的 + 按鈕,即可按需要將任務新增至任意數目的專案中。 如果任務有所更新,則變更會同時反映在所有專案中(因為它們是同時列於多個專案的同一任務)。

將任務新增至多個專案的時機

  • 要在會議中討論某個任務將該任務新增至您的會議專案,同時將之保留於原先的專案內。如此您就不會忘記討論該任務,並可於進行相關工作時,在該任務所屬的情境中檢視之。

  • 任務與多於一個專案相關:將需要交接或由兩個團隊執行的任務新增至雙方團隊的專案中。如此一來,則其中所有成員便都可以追蹤進度,而無須複製資訊或就任務進行額外溝通。

  • 您的任務與高層級目標或里程碑相關:與您的團隊或公司一起在專案中追蹤目標。如果您有專案需要追蹤您為達成目標而即將採取的步驟,則您可以將目標任務置入您的目標專案及追蹤您活動的專案中。

以相依性確保工作在正確的時間按正確的順序開始進行

將任務標記為依存於其他項目,可使交接更為清楚、流暢。隊友將會知道自己可能會封鎖哪些人,還有哪些人是他們等待的對象。您可以在任務中執行此設定,或是直接在時間軸檢視中拖曳。

GIF 示範:在 Asana 中的時間軸上建立相依性

如果第一個任務的截止日期有變,則您將會收到通知,讓您可據此變更依存任務的截止日期。

使用相依性的時機

  • 產品發表:「向所有使用者發表」須等待「來自 Beta 測試人員的統整回饋」
  • 編輯行事曆:「完成部落格貼文以供發表」須等待「統整編審意見」
  • 活動策劃:「取得場地」須等待「核准預算」
  • 偵錯追蹤:「排列優先性」須等待「重現錯誤」
  • 設計審閱:「開始設計」須等待「選擇配色」
  • 新進人員到職:「選擇福利」須等待「自 IT 部門取得登入資訊」

以自訂欄位篩選、排序並追蹤特定的詳細資訊

為專案新增自訂欄位,使您可於各個任務中追蹤更多資訊。建立下拉式選單、數字或文字欄位,可擷取資訊並追蹤進度、狀態等詳情。您甚至可以在不同的專案使用相同的欄位、在行事曆檢視中查看這些欄位,或是藉由這些欄位排序專案。

在 Asana 中以自訂欄位追蹤一切細節,例如使用 Asana 處理編輯行事曆,並透過自訂欄位排序,按階段檢視所有工作

使用自訂欄位的時機

您可在下列狀況使用自訂欄位:

  • 想要新增特定資料至專案中的全部任務
  • 擁有您需要追蹤專案中的任務標準資訊 (例如:優先順序等級、時間成本核算、工作階段)
  • 想要確定隊友是否在專案的每一個任務中填寫特定資訊
  • 需要搜尋或彙報特定資料欄位(例如優先性、時數、階段等)

在 Asana 進階搜尋中檢視自訂欄位

擷取專案摘要,並利用表單索取詳情以加速進展

您的團隊以往可能在文件和電子郵件中提出請求與列出專案要求。但這些資訊往往流於雜亂無章且不完整,即使並未發生遺漏,也會導致混亂與延遲的情況發生。您可以改為建立表單,將請求流程標準化。表單提交時,即可連結至特定專案,進而提前擷取您需要的資訊,且易於在一處地方加以追蹤。

運用 Asana 建立表單來提交創意簡述的螢幕擷取畫面

任何人都能提交表單,即使並未使用 Asana,也能透過傳送表單連結給他們來提交。提交後,表單詳細資料就會轉換為專案中的任務,這樣就能為其安排優先順序了。

依循此處列出的步驟,設定表單

藉由整合在諸多工具與電子郵件間連結工作

Asana 可以幫助您管理工作並進行協作,但您在完成任務期間或許會用到許多工具,例如 G Suite 應用程式MicrosoftSlackAdobe Creative Cloud,或其他更多軟體

這就是為什麼 Asana 整合眾多頂級工具與應用程式,讓一切能夠互相連結,減少重複的工作,並讓協作更為流暢。有了電子信箱與即時通訊工具,整合在讓對話保持暢通方面顯得尤為強大。Gmail 擴充功能, Outlook appSlack 整合可以直接將對話轉換為任務,而無須切換工具。對於創意工作,Adobe Creative Cloud 整合則讓您可以直接在 Illustrator、Photoshop 或 InDesign 檢視及操作 Asana 任務。

螢幕擷取畫面:Adobe Creative Cloud 整合,可在 Adobe 程式中檢視 Asana 任務

應用程式頁面檢視所有 Asana 整合。

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