任務欄位與標記

所有任務欄位都可在右窗格找到及修改。請按一下右窗格右窗格右窗格提供任務或對話的詳細資料。中的任何任務,顯示其詳細資訊。

右窗格亮點

從右窗格頂端,您可以:

  1. 將任務標記為已完成已完成用打勾記號標記一項任務,表示該任務已完成。或未完成
  2. 上傳附件附件附加至任務或對話的檔案。
  3. 建立子任務子任務子任務將任務拆解成較小部分。子任務和任務一樣均有指派對象、截止日期、評論及點讚。清單
  4. 複製任務 URL
  5. 點讚點讚點贊 (加愛心) 是表達積極參與任務、同意某個評論或對任務完成表達感激的簡單方式。該任務
  6. 存取其他任務選項

右窗格亮點

在右窗格中,您還可以:

  1. 編輯任務名稱
  2. 指派指派任務或子任務的負責人員。Asana 允許每個任務或子任務有一個指派對象。任務
  3. 設定截止日期截止日期任務或子任務的截止日期。和截止時間
  4. 找出任務位於哪個專案
  5. 新增描述,以提供任務更多情境資訊
  6. 發佈評論評論評論一項任務或一則對話,以提供協助、回答問題,以及協助推進工作。
  7. 新增協作者新增協作者或將自己在任務的協作者身分移除

任務名稱

任務名稱通常是任務的行動訴求。

您可以透過其中一種方式變更任務的名稱:

  1. 左窗格左窗格內嵌
  2. 右窗格右窗格右窗格提供任務或對話的詳細資料。中的任務名稱欄位

將任務標記為已完成或未完成

將任務標記為已完成以表示完成。

您可以透過以下方式將任務標記為已完成:

  1. 按一下左窗格的打勾圖示
  2. 按一下右窗格的標記為完成按鈕

相反地,若仍有工作需要完成,您可以再次將任務標記為未完成。

若要將任務再次標記為未完成:

按一下右窗格裡的已完成按鈕

依照系統預設,只有未完成的任務會顯示在「我的任務」和專案裡。您可以變更檢視,以顯示已完成的任務。顯示已完成的任務時,您也可從主窗格將任務標記為未完成。

任務截止日期、截止時間和日期範圍

設定截止日期、截止時間或日期範圍,以便讓隊友知道應於何時之前完成任務。

截止日期

若要新增截止日期:

  • 瀏覽至截止日期,然後輸入日期或從行事曆中選擇日期。

若要移除截止日期,以新增較實際的時間範圍,只要在行事曆中更動即可,新的日期就會立刻顯示在截止日期列。

截止時間

截止時間:

  • 截止時間列中輸入時間

若您只設定任務的截止時間而無截止日期,系統依預設會將截止日期設定為今天的日期。

若要設定日期範圍:

  • 您可以從行事曆指定時間範圍,包括開始日期截止日期

日期範圍

週期性或重複性任務

若您有需要定期完成的任務,您可以將其設定為週期性任務。

您設定週期性任務後,只會在下次任務截止時顯示於您的行事曆中,而非顯示未來每一次到期的週期性任務。一旦您將一個週期性任務標記為完成,該任務會自行複製,供您所設定的下一次到期時間使用該週期性任務。

一個週期性任務被標記為已完成後,將會複製其中的所有資訊至帶有新截止日期的新任務中。您為任務反覆發生所設定的間隔會決定新的截止日期。

週期性任務自行複製時,所有欄位 (任務評論除外) 均會複製,包括子任務。

若要將任務設定為週期性任務:

  1. 按一下進入截止日期欄位
  2. 選擇設定為重複

若您設定要重複的上層任務,請勿將任何它的子任務也設定為重複。這樣做會導致週期性子任務爆量複製。

您可以從此處:

  1. 重複 - 設定您要任務重複的頻率 (每日、每週、每月、每年、定期)
  2. 間隔 - 每週、每月或定期反覆發生的週期性任務也有可以設定間隔的選項

定期反覆發生的任務,其截止日期是由上一次已完成任務的日期來決定。

週期性任務快速提示

  • 若想要任務在週間重複,請將任務設定為每週,然後核選 週一至週五的方塊
  • 若想要每季重複任務一次,請將任務設定為每月重複,再選擇每 3 個月重複一次
  • 若您想要任務每半年重複一次,請將任務設定為每月重複,然後選擇每 6 個月重複一次

您也可讓週期性任務停止,再也不要重複。

若讓週期性任務停止不再重複:

按一下進入截止日期欄位,然後從行事曆按一下進入重複欄位。 選擇從不

或者,也可從任務移除整個截止日期,這樣即可停止任務,讓其不再重複。

與任務關聯的專案

任何時刻,一個任務最多可以屬於 20 個不同專案。您可以在右窗格的專案欄位中查看任務所屬的所有專案。

多重歸屬 1

與任務關聯的專案會顯示於:

  • 右窗格中的截止日期之下。您也可以檢視它屬於專案的哪個區段。

您會在每個與其關聯的專案中看到該任務。當任務可能與數個同步目標有關,且其截止日期和完成與否和多個專案有關時,這就非常實用。

該任務將同時存在於所有這些專案。這不會複製任務 - 若您完成一個專案的任務,在與其關聯的所有專案中,該任務的狀態也會是已完成。

多重歸屬 2

若要新增任務至另一個專案:

將游標暫留於任務窗格中的專案名稱上方,再按一下 + 圖示。

按鍵盤上的「Tab+P」可快速聚焦專案欄位。

若要從專案移除任務:

將游標暫留您任務窗格的專案名稱上方。按一下專案旁邊的 X 圖示,以便從專案移除任務。

任務描述

任務描述可讓您描述、說明或新增任務的任何其他情境資訊。

描述欄位在每個任務的右窗格中。按一下欄位即可開始編輯。

任務描述支援豐富文字表情符號。 

點讚

使用點讚功能來快速確認、核准、或嘉許團隊的工作。

點讚

若要點讚一項任務:

按一下右窗格中的拇指豎起圖示。

您也可以透過收件匣通知對任務點讚。

點讚顯示

一旦任務被點讚後,會顯示在:

  1. 左窗格左窗格中的任務名稱旁邊
  2. 右窗格右窗格右窗格提供任務或對話的詳細資料。的頂端

若要取消點讚任務,只要再次按一下拇指豎起圖示即可。

您將看到點讚選項用於:

  • 任務
  • 任務評論評論評論一項任務或一則對話,以提供協助、回答問題,以及協助推進工作。
  • 任務附件附件附加至任務或對話的檔案。
  • 任務完成

您也會透過收件匣活動摘要收到通知,得知自己已獲得點讚

標記

標記可讓您為任務增加額外情境資訊,或將類似的任務組成群組,以利輕易檢視。

您可使用標記追蹤任務的狀態或加以分類。

右窗格中的標記

任務的任何標記均會顯示在專案內。

按一下標記的名稱可檢視與該標記關聯的整個任務清單。

三點圖示

若要新增標記至任務:

  1. 按一下右窗格頂端的三點圖示,以檢視下拉功能表
  2. 選擇新增標記

按「Tab+T」可聚焦於標記欄位。

若要移除任務的標記:

只要將游標暫留於標記名稱的上方,再按一下顯示的 X 圖示即可。

建立標記

您只要從標記的 + 符號選擇新增其他標記,即可建立新標記,為您的任務提供更佳的情境資訊。

新增標記

建立標記

若要建立新標記:

  1. 輸入標記名稱
  2. 選擇 +新增標記於新標記

輸入標記名稱後,您會看到下拉功能表,列出名稱相似的現有標記。若您要新增任務至現有標記,請從下拉功能表選擇一個標記。

重新命名或刪除標記

移除或刪除

按一下標記的名稱,您就會瀏覽至另一個頁面,看到與該標記關聯的任務清單。

若要重新命名或刪除標記:

  1. 透過下拉箭頭按一下檢視標記動作
  2. 從要重新命名的選項選擇重新命名標記
  3. 從選項中選擇刪除標記以便加以刪除

一旦標記被刪除,所有標記的追蹤者將收到電子郵件通知,得知該標記 ID 已刪除。若為誤刪,則可由任何人以該 ID 與我們聯絡,以復原該標記。

標記權限

  • 任務的指派對象和追蹤者可搜尋與專屬任務關聯的標記。
  • 專屬專案的成員可搜尋與該專案任務關聯的標記。
  • 可透過 API 搜尋所有標記。

標記顏色

使用標記顏色將您的標記變得更容易一眼辨識出來。

若要編輯標記的顏色:

  1. 按一下右窗格 (或主窗格) 的標記名稱。請留意,與該標記關聯的任務清單會顯示於主窗格。
  2. 按一下標題中的下拉箭頭
  3. 選擇設定醒目標示顏色 這將為主窗格以及右窗格中的標記名稱提供顏色

使用標記與自訂欄位

標記及自訂欄位可讓您在 Asana 中分類、篩選及備註資訊。我們強烈建議將自訂欄位當成整個組織的標準功能使用,因為它在視覺呈現上更清楚且功能更強大,而標記則比較非正式。以下這些情境可協助您決定:

您可在下列狀況使用自訂欄位:

  • 想要新增特定資料至專案中的全部任務
  • 擁有您需要的標準資訊,以利跨專案追蹤任務 (例如:優先等級、時間成本、工作階段)
  • 想要確定隊友是否在專案的每一個任務中填寫特定資訊
  • 需要依據特定資料欄位進行排序或搜尋

若您面對以下情況,可使用標記:

  • 需要臨時標記,選項有限,或不確定建立時需要標記什麼內容
  • 需要從「我的任務」中查看標記
  • 僅需要將專案中的幾個任務進行標記
  • 想要標記範本任務

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