任務欄位與標籤

任務詳細資訊窗格

所有任務欄位皆可於任務詳細資訊窗格中進行查找和修改。點選任一任務,即可在任務詳細資訊窗格中顯示其細節。

右窗格重點摘要

您可於右窗格頂端處進行以下操作:

  1. 將任務標記為已完成或未完成
  2. 對任務點讚
  3. 上傳檔案
  4. 新增子任務
  5. 複製任務網址
  6. 追蹤花費在任務上的時間
  7. 以全螢幕檢視任務
  8. 存取其他任務選項

任務詳細資訊窗格重點摘要

填寫任務欄位:

  1. 編輯任務名稱。任務名稱通常是該任務的行動訴求。
  2. 新增指派對象
  3. 設定截止日期
  4. 新增任務至專案
  5. 新增任務相依性
  6. 新增標籤並檢視自訂欄位
  7. 新增描述,為任務提供更多情境資訊
  8. 發佈評論
  9. 新增或移除協作者

將任務標記為已完成或未完成

將任務標記為已完成以表示完成。

完成任務

您可以透過以下任一方式將任務標記為已完成:

  1. 點選主窗格中的打勾圖示
  2. 點選任務詳細資訊窗格中的標記為完成按鈕

如果仍有工作要做,您可以點選打勾圖示或已完成按鈕,再次將任務標記為未完成。

依照系統預設,只有未完成的任務會顯示在「我的任務」和專案中。您可以變更檢視,以顯示已完成的任務。顯示已完成的任務時,您也可從主窗格中將任務標記為未完成。

任務截止日期、截止時間和日期範圍

設定截止日期、截止時間或日期範圍,以便讓隊友知道應於何時之前完成任務。

新增截止日期或截止時間

截止日期

若要新增截止日期,請前往截止日期,接著請輸入日期,或從行事曆選取。若要新增截止時間,請點選行事曆中的時鐘並新增時間。

開始日期與開始時間

開始日期及開始時間的功能可供所有 Asana Premium 版、Business 版及 Enterprise 版的客戶使用

開始日期與開始時間可協助團隊處理複雜的工作流程,以便有效地跨多個日期、甚至以分鐘的精確度安排任務。

開始日期與時間

若要新增開始日期及時間:

  1. 點選截止日期欄位
  2. 點選或輸入想要新增的開始日期和截止日期
  3. 點選行事曆底部的新增時間圖示以選擇開始和截止時間

您將會在任務中看見您的日期範圍。

在以下情況中,任務截止日期會預設為今天:

  1. 設定了開始時間但並未設定截止日期或截止時間
  2. 設定了開始與截止時間但並未設定截止日期
  3. 設定時間範圍後移除了截止日期
  4. 僅設定了開始時間或開始日期

週期性或重複性任務

若您有需要定期完成的任務,您可以將其設定為週期性任務。

週期性任務設定完成後,只會在下次任務截止時顯示於您的行事曆中,而不會顯示未來每一次到期的所有週期性任務。一旦您將某次週期性任務標記為完成,該任務便會自行複製為一個新任務,並套用您為此週期性任務設定的下一次到期時間。新的截止日期將取決於您為任務設定的重複間隔。

週期性任務自行複製時,所有欄位 (任務評論除外) 均會複製,包括子任務。

週期性

若要將任務設定為週期性任務:

  1. 點選截止日期欄位
  2. 點選設為重複
  3. 點選您想要週期性執行該任務的日期
  4. 您可以選擇將週期性任務設為每週、每月、每年、定期或按自訂間隔重複執行。

若您將上層任務設為重複任務,請勿將它的任何子任務也設定為重複。這麼做會導致週期性子任務大量複製。

週期性任務的截止日期將以該任務上一次的完成日期為基準。

週期性任務快速提示

  • 若想要任務在週間重複,請將任務設定為每週,然後選取週一至週五的方塊
  • 若想要每季重複任務一次,請將任務設定為每月重複,再選擇每 3 個月重複一次
  • 若您想要任務每半年重複一次,請將任務設定為每月重複,然後選擇每 6 個月重複一次

您還可以點選移除重複選項來停止週期性任務。或者,也可從任務中刪除整個截止日期,以阻止任務再次重複。

與任務關聯的專案

一個任務在任何時間點上最多可以隸屬於 20 個不同專案。您可於任務詳細資訊窗格的專案欄位中查看任務所屬的所有專案。

多重歸屬 1

任務的關聯專案將顯示在任務詳細資訊窗格中的截止日期下方。您還可以查看它屬於專案中的哪個區段。若要將任務新增至另一個專案中,請將滑鼠游標暫留於任務窗格中的專案名稱上,然後點選新增至專案。若要從專案中刪除任務,請點選專案名稱旁邊的 x 圖示。

您會在每個與其關聯的專案中看到該任務。當任務可能與多個同時進行的目標有關聯,且其截止日期和完成狀態和多個專案有關時,這點就非常實用。

該任務將同時存在於所有這些專案中,但不會複製任務。若您在其中一個專案中完成該任務,則該任務在所有與其關聯的專案中都會顯示為已完成。

按鍵盤上的「Tab+P」可快速聚焦於專案欄位。

任務描述

您可以利用任務描述來為任務進行描述、提供指引或新增任何其他情境資訊。「描述」欄位位於各個任務的任務詳細資訊窗格。

若要編輯任務描述,請點選 + 圖示開啟複選工具列。您可以利用段落、標題和清單來格式化描述文字。此外,您也可以新增內嵌圖片,並從 YouTube 和 Figma 等處嵌入媒體。

任務描述支援豐富文字表情符號

點讚

使用點讚功能快速確認、核准或嘉許團隊的工作。

點讚

若要對任務點讚:

在任務詳細資訊窗格中點選拇指豎起的圖示。

您也可以透過收件匣通知對任務點讚。

任務被點讚後會顯示於:

  1. 主窗格中的任務名稱旁
  2. 任務詳細資訊窗格頂部

若要取消點讚任務,只要再次按一下拇指豎起圖示即可。

您將在以下內容中看到點讚選項:

  • 任務
  • 任務評論
  • 任務附件
  • 任務完成

您也會透過收件匣活動摘要收到通知,得知自己已獲得點讚

標籤

標籤可讓您為任務提供額外的情境資訊,或將相似的任務分組以便查看。您可以使用標籤來追蹤任務的狀態或對它們進行分類。特定任務的標籤將出現在專案之下。

點選標籤的名稱即可檢視與該標籤關聯的完整任務清單。

新增與建立標籤

若要新增標籤至專案:

  1. 點選三點圖示
  2. 選擇新增標籤
  3. 選擇現有的標籤或建立新標籤

Tab+T 可聚焦於標籤欄位。

若要從任務中刪除標籤,只需將滑鼠游標暫留於標籤名稱上,並點選 X 圖示。

重新命名或刪除標籤

點選標籤的名稱將帶您前往另一個頁面,該處會顯示與該標籤關聯的完整任務清單。

重新命名或刪除

若要重新命名或刪除標籤:

  1. 點選下拉式箭頭
  2. 選擇重新命名標籤以重新命名之
  3. 選擇刪除標籤以將其刪除

一旦標籤被刪除,所有標籤的追蹤者都會收到帶有標籤 ID 的電子郵件通知,通知該標籤已刪除。若為誤刪,任何人皆可與我們聯絡並提供該 ID ,以便復原該標籤。

標籤權限

  • 專屬任務的指派對象和追蹤者可搜尋與該任務關聯的標籤。
  • 專屬專案的成員可搜尋與該專案中的任務關聯的標籤。
  • 所有標籤皆可透過 API 進行搜尋。

使用標籤與自訂欄位

標籤及自訂欄位可讓您在 Asana 中分類、篩選及備註資訊。我們強烈建議將自訂欄位當成整個組織的標準功能使用,因為它在視覺呈現上更清楚且功能更強大,而標籤則比較非正式。以下這些情境可協助您決定該使用何者:

您可在下列情況中使用自訂欄位:

  • 想要新增特定資料至專案中的全部任務
  • 擁有您需要的標準資訊,以利跨專案追蹤任務 (例如:優先等級、時間成本、工作階段)
  • 想要確保隊友在專案的每一個任務中填寫特定資訊
  • 需要依據特定資料欄位進行排序或搜尋

若您面對以下情況,可使用標籤:

  • 需要臨時標籤,選項有限,或不確定建立時需要標籤什麼內容
  • 需要從「我的任務」中查看標籤
  • 僅需要標記專案中的幾個任務
  • 想要標記範本任務

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