瞭解專案

透過專案,您可以組織與特定計劃、目標或大型工作相關的所有任務,並將之列於清單或看板。

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建立專案

建立專案

若要建立新專案:

  1. 按一下多功能按鈕
  2. 選擇專案

新畫面會呈現 3 個選項,您可在此建立空白專案使用範本,或匯入試算表

按一下空白專案視窗中的 +,從零開始建立。

建立專案 2

在組織中,您必須先隸屬於某個團隊,才能建立專案。

設定您的新專案

點選空白專案後,您就可填入專案詳細資料、選擇版面配置,並進行隱私設定。

建立專案 3

在專案細節畫面,您可以:

  1. 輸入專案名稱及描述
  2. 選擇您要新增專案的團隊
  3. 進行專案隱私設定
  4. 選擇清單看板時間軸行事曆版面配置
  5. 在加入詳細資料後建立專案

在組織中按下建立專案的按鈕,即可自動填入位於側邊欄頂部的團隊。按一下「團隊」欄位即可手動選擇要將專案建立於哪一個團隊中。

填妥這些欄位並按一下建立專案按鈕後,新專案就會載入至主窗格,並顯示於側邊欄當中。

專案動作

在 Asana 中,您可在專案中執行多種動作。下列用於專案、搜尋檢視我的任務的動作可能會有所變化。

專案動作

點選下拉式功能表圖示,即可存取以下選項:

  1. 編輯專案詳細資訊 - 修改專案的名稱或描述
  2. 設定顏色與圖示 - 變更專案的顏色
  3. 複製專案連結
  4. 將版面配置儲存為預設
  5. 複製 - 複製專案
  6. 轉換為範本
  7. 新增至專案集
  8. 匯入/匯出或列印/移動至另一個團隊
  9. 封存 - 封存專案
  10. 刪除專案

點選專案名稱旁的星星符號,即可將專案加入最愛,將其新增至您的側邊欄,隨後可輕鬆存取。

專案名稱與描述

專案名稱和描述讓使用者瞭解專案的性質以及專案要達成的目標。開啟一個專案後,專案名稱就會以鮮明的方式顯示於標題

變更專案描述

若要變更專案名稱和描述,請執行以下操作:

  1. 點選下拉式功能表
  2. 選擇編輯專案詳細資訊

專案描述支援 RTF表情符號

列印專案

列印專案

若要列印專案,請執行以下操作:

  1. 點選下拉式功能表
  2. 點選匯出/列印
  3. 選擇列印選項

您的列印檔案包含:

  • 任務名稱與描述
  • 子任務名稱與描述
  • 區段或欄名稱
  • 未完成/完成核取方塊
  • 自訂欄位
  • 任務截止日期

列印版本顯示了您專案或我的任務的目前檢視內容。若您希望以其他方式對列印版本進行排序或篩選,只需變更檢視並再次嘗試列印即可。

您也可以使用列印選項,將專案儲存為 PDF。大多數瀏覽器都會在其列印對話方塊中提供「儲存為 PDF」選項。選擇該選項即可將專案的列印檢視儲存至您的電腦。

複製專案

複製專案後即可將之用作一般工作流程的範本。

複製專案

若要複製專案:

  1. 點選專案標題旁邊的下拉式功能表
  2. 選擇複製

複製專案對話方塊

您可在此處看到任務欄位清單,其中包含您的新專案。勾選您需要的欄位,勾選完成後,點選建立新專案

針對您經常使用的工作流程,可考慮使用專案範本,而不必逐一複製專案。

將專案移動至另一個團隊

此操作同時適用於組織中的公開專案和專屬專案

需要注意的是,若要移動專屬專案,您需要同時成為兩個團隊的成員。

只有在您是專案成員的情況下,您才能將專案移動至團隊。

將專案移動至另一個團隊

若要將專案移動至另一個團隊:

  1. 點選下拉式功能表
  2. 選擇移動至另一個團隊
  3. 選擇目的地團隊 (打勾記號代表該專案目前所處的團隊)

您也可以在側邊欄中拖放專案,以在團隊之間移動專案。

將專案移動至另一個工作空間或組織

工作空間和組織兩者之間壁壘分明。若要將專案移動至另一個空間,您需要在您所選擇的工作空間和組織中建立一個新的專案,然後以手動方式,從現有專案中將任務清單複製並貼上至新專案。

但是,您可能需要使用此第三方整合。Kothar 是一種用於在工作空間之間轉送 Asana 專案的工具。它可將您的專案複製到您所選擇的空間中,而原始專案則維持不變。

複製專案連結

複製任務 URL,即可與團隊成員輕鬆分享

複製連結

若要複製專案連結:

  1. 點選下拉式功能表
  2. 選擇複製專案連結

專案顏色

若您擁有大量專案,但只有其中一部分彼此相關或需要緊急處理,可使用顏色功能將專案加以區分。

專案顏色

若要變更專案顏色,請執行以下操作:

  1. 點選下拉式功能表
  2. 選擇顏色與圖示
  3. 勾選為每個人設定的核取方塊,即可為您工作空間或組織中的每個人設定專案顏色

將專案匯入至 Asana

您可以使用 CSV 將任務匯入至 Asana 中的專案。

匯入任務

選擇專案名稱旁的專案標題下拉式功能表,將滑鼠游標暫留於匯入,然後選擇 CSV

匯入任務

依循以下指引,選擇您需要新增 CSV 檔案的目標專案及其所在組織。

若要將專案或任務匯入至 Asana,您還可以以清單的形式複製需要移動至 Asana 的任務,在專案中將清單貼上。Asana 會在分隔每一行後自動建立新任務。

請注意,這些工具並非由 Asana 開發,因此我們的支援團隊無法為第三方工具提供協助服務。

匯出專案

您可以將專案匯出為 JSON 或 CSV 等文字型檔案。

除專案以外,您還可以匯出搜尋檢視我的任務

匯出專案

若要匯出專案,請執行以下操作:

  1. 點選專案標題旁的下拉式功能表
  2. 將滑鼠游標暫留於匯出/列印
  3. 選擇想要匯出的檔案類型

深入瞭解匯出專案

封存專案

您可以藉由封存專案,將精力投注於更迫切的專案上。

封存專案

若要封存專案:

  1. 點選下拉式功能表
  2. 選擇封存

任何擁有已封存專案連結的人員都可以輕鬆存取該專案。您也可以透過搜尋功能進行查找。

封存專案中已指派給您的任務仍然會顯示於我的任務

想將專案標記為已完成嗎?建議您在專案狀態中完成專案,因為封存專案並不會更新專案的狀態。

取消封存專案

您可以透過專案標題或側邊欄隨時還原專案。

取消封存專案

若要取消封存專案:

  1. 選擇取消封存
  2. 或點選位於右上角的還原按鈕

已封存專案永不會到期,且不會被刪除。重新整理頁面即可再次隱藏已封存的專案。

刪除專案

已指派的任務與其他專案關聯的任務不會被刪除。

刪除專案

若要刪除專案:

  1. 點選下拉式功能表
  2. 選擇刪除專案

所有專案成員都會收到一封有關刪除的電子郵件通知,若已做相關設定,刪除專案的人員將會收到用來取消刪除的連結。取消刪除的連結會在 30 天後到期,若專案存在的時間不到 1 天且不含任何任務,則系統不會傳送專案刪除的電子郵件通知。

使用範本按一下,即可在通用範本庫從中選擇。

範本

將根據您的團隊類型提供建議範本,但若未看到任何適用您部門的範本,可輕易地變更團隊,以查看其他範本選項。

自訂範本

若您想要的話,您也可以查看及使用由您的組織所建立的自訂範本。這些自訂範本是按團隊來整理。

範本 2

若要使用自訂範本:

  1. 選擇組織名稱
  2. 選擇您要使用的自訂範本

範本預覽

找到您要使用的範本後,請預覽以取得更多資訊。一切就緒,準備好開始時,請選擇使用範本

選擇使用範本後,您可將範本重新命名,開始著手新專案。

第 1 步驟需要新增新專案的詳細資訊。

範本預覽

輸入詳細資料:

  • 新增專案詳細資料、名稱、團隊,並選擇隱私選項

第 2 步驟是排定專案日期。

範本步驟 2

時程

  • 新增開始日期及結束日期,以建立專案
  • 按一下建立專案按鈕

專案權限

閱讀「權限」文章並深入瞭解專案權限,以及如何加以調整。

尋找及存取專案

存取專案

有許多方式可以存取專案:

  1. 搜尋專案名稱
  2. 查閱團隊中的專案清單
  3. 查閱側邊欄中的專案清單

專案所有者與成員

每一個專案僅能有一位專案所有者,但可以有多位專案成員。

專案所有者和專案成員都可在專案中新增、移除、編輯任務。

專案所有者和專案成員都可更新專案的狀態,以及調整專案進度圖表,還可收到與專案相關的通知。

專案所有者

專案成員之一可成為專案所有者。

識別專案所有者

可在下列兩處位置識別專案所有者:

  1. 專案的關於區段
  2. 專案的進度檢視

預設情況下,建立專案的人員即專案所有者。

重新指派專案所有者

變更專案所有者

若要變更專案所有者:

  1. 瀏覽至專案的進度檢視
  2. 點選目前專案所有者的個人資料照片,輸入另一位專案成員的姓名,並從顯示的提示項目中選擇

閱讀指南中的文章,深入瞭解如何在進度檢視更新專案狀態。

專案成員

成為專案成員,即可讓自己和同事隨時掌握專案情況。

專案成員(透過電子郵件或收件匣,依您的通知設定而異) 接收通知的時機:

  • 專案所有者更新專案狀態時
  • 有人建立或新增任務至專案時
  • 專案中有新對話發佈時

毋需成為專案成員即可查看專案。專案的可視度依專案權限而異。

新增專案成員

新增專案成員

新增專案成員

  1. 點選專案標題中的成員個人資料圖示
  2. 輸入人員名稱或電子郵件地址

新增專案成員

您可以在專案成員欄位中新增多位人員。輸入人員名稱或電子郵件地址後,此時會出現新增成員按鈕

所有專案成員都會收到與專案刪除有關的電子郵件通知。此通知不可關閉。

已刪除的專案通知中同時包含還原已刪除專案的連結。

成員通知設定

存取專案通知設定

存取成員通知設定

  1. 點選專案標題中的成員個人資料圖示
  2. 選擇管理成員通知

專案通知設定

在您的成員通知設定中,您可以:

  1. 調整任何專案成員的通知

在專案通知設定中,有三個選項可供選擇:

  • 狀態更新 - 專案所有者更新專案狀態時通知
  • 對話 - 有人發佈專案對話時通知
  • 建立任務 - 專案中建立或新增任務時通知

專案中有兩種通知類別:

由專案動作觸發

  • 有任務新增至專案
  • 專案所有者已變更
  • 專案截止日期變更
  • 專案故事分享 - 有人員和您分享專案時

與專案相關的內容

  • 建立對話 - 產生專屬 Asana 收件匣往來記錄
  • 建立狀態更新 - 產生專屬 Asana 收件匣往來記錄
  • 已接受邀請 - 有人員接受您的邀請

任務中有評論或 Asana 使用者進行協作的任務中有 @ 提及時,Asana 使用者會收到電子郵件通知

區段

您可藉由區段,在專案中拆分、組織任務。區段可用於建立類別、工作流程階段及優先順序等。

您可以在電腦版 Asana 中使用鍵盤捷徑 Tab-N 建立區段。

區段

建立區段

建立區段

若要在您的專案建立區段:

  1. 點選*新增**按鈕旁邊的下拉式功能表
  2. 點選新增區段

在區段之間移動任務

變更區段

有兩種方式可供您在不同區段之間移動任務:

  1. 主窗格中將任務在不同區段之間拖放
  2. 任務詳細資訊窗格中點選區段名稱,並從下拉式清單中選擇一個不同的區段

所有您擁有的任務都會自動移動至新的區段

檢視區段

識別區段

有兩種方式可以識別任務處於哪一個區段:

  1. 從主窗格中識別
  2. 從任務詳細資訊窗格中識別

若要在子任務清單下新增區段,您必須使用鍵盤捷徑 TAB+N

可摺疊區段

區段可依據需要展開和摺疊。

點選區段旁的箭頭,即可展開和摺疊區段下的任務。

可摺疊區段

如何刪除區段

您可以隨時刪除區段。

刪除區段

若要刪除區段:

  1. 點選區段標題旁的三點圖示
  2. 選擇刪除區段

此時會提示您確認刪除。

刪除區段 2

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