工作流程產生器

概觀

工作流程產生器能將您團隊的流程和重要工作流程自動化,從而幫助無縫協調跨團隊的工作。工作流程產生器可讓您在一處集中位置使用可視化工具連結團隊、組織工作和簡化專案,以便建立更高效的工作流程。在工作流程中,您可以在正確的時間將正確的人員與正確的資訊連結起來,好讓您的團隊可以專注於完成重要的工作。

工作流程

建立工作流程

建立

在工作流程產生器中,您可以選擇以何種方式新增任務至專案中。您可以選擇多個引入來源或不做任何選擇。

  1. 表單提交:建立一份可將提交內容轉化為任務的表單。
  2. 任務範本:建立範本以便輕鬆將任務標準化。 若要選擇引入來源,請點選引入卡片上的下拉式功能表。任何有權存取該專案的人員皆可以手動新增任務。

欲深入瞭解如何將表單設為引入來源,請參閱我們有關建立表單的文章。欲深入瞭解如何設定任務範本,請參閱我們有關建立任務範本的文章

區段

使用區段標示「就緒」、「進行中」和「已完成」等階段,以便追蹤特定的工作流程。工作流程產生器上的這些區段卡片會直接對應到任務檢視 (即在您的清單及看板檢視) 中的區段。我們建議設置與專案中的次序性工作階段互相對應的區段,例如「分流」、「進行中」、「待核准」、「已完成」。 這麼做有助於讓每位專案成員都能輕鬆查看任務處於哪個階段。

區段

建立新區段

請按一下 + 按鈕以新增額外的區段。隨後,您可以為此區段新增規則,並為這些規則指派觸發因素。您必須在一個區段內建立兩個自動化執行個體的規則:

觸發因素: 何時或什麼原因會使任務自動移動至此區段。您可以從右窗格中的選項清單中選擇轉換規則。例如:「截止日期接近時 → 移至即將截止」或「任務完成時 → 移至已完成」

動作: 接著,您還需要決定任務移至此區段時會自動執行什麼動作。例如:是否應該新增協作者、該任務是否該具有特定的指派對象、是否應該新增評論等。如上所述,您可以從規則建議清單中進行選擇,也可以使用「更多動作」按鈕建立自訂規則。

欲深入瞭解 Asana 的規則功能,請參閱我們有關規則的文章

管理現有區段

現有

若要編輯區段名稱、新增或移除規則,請點選區段標題右側的三點圖示。

工作流程報告

儀表板

您還可以在您的儀表板檢視中檢視專案中區段的中繼資料 (例如該區段中未完成的任務數目),然後便可持續監控之。

拖放

拖放

您可以透過區段之拖放操作,來重新組織工作,或移動至不同階段。專案成員可以視需要重新安排區段。

自訂窗格

儀表板

透過螢幕右側的自訂窗格新增通用工作流程元件,包括:

  1. 自訂欄位
  2. 用於工作流程中某特定區段以外範圍的通用規則
  3. 應用程式 (例如 Slack 或 Microsoft Teams)
  4. 表單
  5. 任務範本

在工作流程產生器中接收應用程式

新增外部應用程式以便在 Asana 中建立任務

新增應用程式

若要新增應用程式作為工作流程的接收來源,請:

  • 點選從其他應用程式

應用程式清單

從此清單點選您想要設定的應用程式。

不會顯示專案中已是接收來源的應用程式以及系統管理員禁止的應用程式。

Asana for Salesforce

您會進入應用程式的網站,以便完成安裝。

完成應用程式之設定

若要完成安裝,您必須在外接應用程式完成下列步驟:

  1. 針對 [應用程式] 設定 Asana 整合
  2. 透過應用程式新增任務至 [專案]

完成這些步驟後,工作流程產生器將顯示該應用程式。

新增的應用程式

若未完成之前的步驟,將會看到寫著完成設定的訊息。

未完成

也可點選「自訂」功能表上的應用程式按鈕,新增應用程式。

此處會顯示新增任務至 Asana 的任何外接應用程式,即使其設定為:不從應用程式接收,亦是如此。

自訂功能表

階段工作流程指標中的時間

藉助階段中的時間指標,您現在可以輕鬆匯報任務在工作流程中通過各個階段所需的時間。這些工作流程指標有助於識別瓶頸,並可幫助您清楚確定工作發展所需的時間。如果任務在特定階段中花費的時間過長,您將會知道其情形,並可相應地重新校正您的流程。

您可以透過兩種不同的方法來使用報告儀表板檢視工作流程指標的資料:區段中的時間自訂欄位中的時間

區段中的時間

如果您的工作流程要求任務在您的 Asana 專案中的不同區段之間移動,則按區段報告時間可幫助您確定任務在完成過程中從一個區段移動到另一個區段的速度。

工作流程指標區段

此圖表顯示了任務在每個專案區段中所花費的時間。在此範例中,任務在規劃區段中花費了 6 天 3 小時。您還可以按指派對象或截止日期等參數來篩選資料。

自訂欄位中的時間

有些工作流程使用自訂欄位來標示工作已準備好進入新的完成階段。自訂欄位中的時間報告是根據所選的自訂欄位值,針對任務在任何特定階段所花費的時間進行量化。

工作流程指標自訂欄位

例如,上方的圖表針對一個專案進行報告,該專案中包含一個名為完成階段的自訂欄位

工作流程指標自訂欄位2

完成階段的自訂欄位設有 4 個可能的值:尚未開始進行中受阻擋完成。該圖表報告的是自訂欄位值標記為受阻擋的任務之總計花費時間。

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