工作流程產生器

概觀

工作流程產生器能將您團隊的流程和重要工作流程自動化,從而幫助無縫協調跨團隊的工作。工作流程產生器可讓您在一處集中位置使用可視化工具連結團隊、組織工作和簡化專案,以建立更高效的工作流程。在工作流程中,您可以在正確的時間將正確的人員與正確的資訊連結起來,故您的團隊可以專注於完成重要的工作。

工作流程

建立工作流程

建立

在工作流程產生器中,您可以選擇以何種方式新增任務至專案中。您可以選擇多個引入來源或不做任何選擇。

  1. 表單提交:建立一份可將提交內容轉化為任務的表單。
  2. 任務模板:建立範本以便輕鬆將任務標準化。 若要選擇引入來源,請點選引入卡片上的下拉式功能表。任何有權存取該專案的人員皆可以手動新增任務。

欲深入瞭解如何將表單設為引入來源,請參閱我們有關建立表單 的文章。欲深入瞭解如何設定任務範本,請參閱我們有關建立任務範本 的文章

區段

使用區段標示「就緒」、「進行中」和「已完成」等階段,以便追蹤特定的工作流程。工作流程產生器上的這些區段卡片會直接對應到任務檢視 (即在您的清單及看板檢視) 中的區段。我們建議設置與專案中連續性工作階段互相對應的區段,例如「分流」、「進行中」、「待核准」、「已完成」。 這麼做有助於讓每位專案成員都能輕鬆查看任務處於哪個階段。

區段

建立新區段

請按一下加號按鈕新增額外的區段,隨後,您可以為此區段新增規則,並為這些規則指派觸發因素。您必須在一個區段內建立兩個自動化執行個體的規則:

觸發因素: 何時或什麼原因會導致任務自動移動至此區段。您可以從右側窗格中的選項清單中選擇此轉換規則。 例如:「截止日期接近時 → 移至將至」或「任務完成時 → 移至已完成」

動作: 接著,您還需要決定任務移至此區段時會自動執行什麼動作。例如:是否應該新增協作者、該任務是否該具有特定的指派對象、是否應該新增評論等。如上所述,您可以從規則建議清單中進行選擇,也可以使用「更多動作」按鈕建立自訂規則。

欲深入瞭解 Asana 的規則功能,請參閱我們有關規則的文章

管理現有區段

現有

若要編輯區段名稱、新增或移除規則,請點選區段標題右側的三點圖示:

  • 您可以選擇重新命名區段
  • 您可以選擇刪除區段
  • 也可以新增規則

工作流程報告

儀表板

拖放

拖放

您可以透過區段之拖放操作,來重新組織工作,或移動至不同階段。專案成員可以視需要重新安排區段。

自訂窗格

儀表板

透過螢幕右側的自訂窗格新增通用工作流程元件,包括:

  1. 自訂欄位
  2. 用於工作流程中某特定區段以外範圍的通用規則
  3. 應用程式 (例如 Slack 或 Microsoft Teams)
  4. 表單
  5. 任務範本

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