規則整合
概觀
規則是許多工作流程的重要組成部份，整合亦是如此。現在，您可以使用規則來將團隊最常用的工具整合至您在 Asana 中的工作，並使規則自動完成繁重的工作。您可以在 Asana 專案中設定特定的觸發因素，並確保規則將在滿足您選擇的條件時自動執行您的工作流程。
例如，Slack + Asana 規則整合可讓您依據所選擇的觸發因素 (如任務完成)，在 Slack 中傳送訊息給隊友或頻道。
如何建立規則
下方為範例，顯示如何透過選擇觸發因素、動作和規則名稱，在您的 Asana 專案中建立規則。
若要深入瞭解規則以及如何用於將日常工作自動化，請前往參閱我們的規則指南文章。
Gmail
利用規則功能，在滿足特定參數時，從 Gmail 帳戶傳送電子郵件至所需收件者，這些都能由您提前決定。可從諸多觸發因素中進行選擇，例如當任務不再受阻擋或截止日期臨近時，利用規則自動傳送附帶自訂訊息的電子郵件。
設定步驟
- 在您的專案中，點選右上角的自訂，然後從清單中選擇新增規則
- 在新增規則中，選擇核准完成等觸發因素。
- 在動作標籤頁中，選擇傳送電子郵件。
- 在至欄位中輸入收件者的電子郵件地址
- 輸入回覆給電子郵件地址
- 在主旨欄位中輸入電子郵件的主旨列
- 在撰寫訊息欄位中撰寫電子郵件正文
在此範例中，當任務獲得核准、觸發了規則以及執行了動作時，就會從您的電子郵件地址傳送一封郵件，且會在電子郵件中自動傳送密件副本給您。任務的連結也會包含在該封電子郵件中。
Twilio
若要與您的客戶或協作者順暢溝通，可藉由規則功能，依據提前設定的觸發因素和組合，透過 Twilio 傳送文字簡訊。
設定步驟
- 在您的專案中，點選右上角的自訂，然後從清單中選擇新增規則
- 在新增規則中，選擇一項觸發因素，例如當自訂欄位值從緊急變更為高
- 在動作標籤頁中，選擇傳送文字訊息。
- 選擇連結至 Twilio。將會請您提供 Twilio 帳戶 SID 和驗證權杖。登入 Twilio 帳戶並選擇 Account (帳戶)，您就可以在 Auth tokens (驗證權杖) 下方找到您的權杖資訊。
- 連結帳戶後，請輸入您的 Twilio 電話號碼
- 在傳送至欄位中輸入收件者的電話號碼
- 在撰寫訊息欄位中撰寫訊息內容
在此範例中，當自訂欄位的值從緊急設為高時，會觸發規則並執行動作，訊息也會傳送至所選收件者處。
PagerDuty
當任務需要注意時，信任規則會透過 PagerDuty 通知您的事件回應團隊。無論白天還是晚上，您所選擇的觸發因素都能讓 Asana 與 PagerDuty 整合，並依據任務的內容自動建立事件。
設定步驟
- 在您的專案中，點選右上角的自訂，然後從清單中選擇新增規則
- 在新增規則中，選擇一項觸發因素，例如當自訂欄位值從緊急變更為高
- 在動作標籤頁中，選擇建立事件。
- 在標題欄位中輸入事件標題
- 從服務欄位選擇一項服務
- 從緊急程度欄位選擇緊急程度
- 輸入事件描述。
在此範例中，當自訂欄位的值從緊急設為高時，會觸發規則並執行動作，也會建立 Pagerduty 事件。任務建立者的電子郵件和任務連結會自動分享於事件描述中。
Google 日歷{#gl-gcal}
團隊可以藉助 Asana 規則，將會議排程的手動作業改以在任務到達特定階段時，讓系統自動建立有專案協作者的會議。 例如團隊可以使用此規則觸發以下動作：在任務移動至已排程區段時，在團隊行事曆建立一個事件。團隊也可將此功能用於週期性任務的情況，例如設定傳送會議日程的週期性動作，以便在完成任務時傳送出活動邀請。
設定步驟
- 瀏覽至您想要新增規則整合的特定 Asana 專案
- 點選右上角的自訂，導覽至規則並選擇 + 新增規則
- 從左邊欄選擇 Google 日曆
- 選擇預設規則或點選建立自訂規則
- 若建立自訂規則的話，請新增名稱，並選擇觸發因素和動作來開始使用
- 點選連結至 Google 日曆規則加以驗證
- 用您的 Google 帳戶登入並按一下允許
- 填寫 Google 日歷活動的欄位
- 也可以邀請任務協作者成為活動訪客
Dropbox (敬請期待)
藉助 Asana 規則功能，團隊可以將任務附件自動上傳至指定 Dropbox 資料夾，從而簡化分享、儲存和協作。團隊可以無需手動傳輸檔案，只需選擇觸發因素，即可自動安全地將任務附件上傳至 Dropbox 以便參考。
例如，團隊可以使用 Asana 進行資產核准、追蹤核准、自動上傳任務附件至特定 Dropbox 資料夾，從而確保最終資產能夠上傳至正確位置。
使用此整合時的考量事項：
- 若依據規則觸發任務時，任務具有超過 10 個附件，則只會上傳最近期的 10 個附件。
- 上傳檔案時，若檔名和 Dropbox 關聯資料夾中現有檔案的名稱相同，將會自動重新命名並成功上傳。
設定步驟
- 瀏覽至您想要新增規則整合的特定 Asana 專案
- 點選右上角的自訂，導覽至規則並選擇 + 新增規則
- 從左側欄位選擇 Dropbox
- 您可以選擇預設規則或點選建立自訂規則
- 若建立自訂規則的話，請新增名稱，並選擇觸發因素和動作來開始使用
- 點選連結至 Dropbox 規則並遵循步驟以進行驗證
- 新增 Web 應用程式中找到的 Dropbox 資料夾 URL
Box
使用 Asana 規則將上傳內容至 Box 的流程自動化，以便在 Asana 中出現特定動作時自動執行。設定觸發規則以便自動把 Asana 任務的附件傳送至 Box，團隊即可節省時間。
例如：資產設計團隊可以建立規則，在任務移動到「確定核准資產」區段時，將附件上傳至 Box。
使用此整合時的考量事項：
- 若依據規則觸發任務時，任務具有超過 10 個附件，則只會上傳最近期的 10 個附件。
- 嘗試上傳的檔案若檔名與 Box 資料夾中的現有檔案名稱相同，則會導致規則發生錯誤。若要修正此錯誤，請重新命名現有檔案、編輯並重新儲存規則，並再次觸發上傳動作。
設定步驟
- 瀏覽至您想要新增規則整合的特定 Asana 專案
- 點選右上角的自訂，導覽至規則並選擇 + 新增規則
- 從左邊欄選擇 Box
- 您可以選擇預設規則或點選建立自訂規則
- 若建立自訂規則的話，請新增名稱，並選擇觸發因素和動作來開始使用
- 點選連結至 Box 規則並遵循步驟以進行驗證
- 新增 Web 應用程式中找到的 Box 資料夾 URL
Microsoft OneDrive
藉助 Asana 規則功能，團隊可以自動上傳任務附件至指定 OneDrive 資料夾以簡化分享、儲存和協作，同時減少手動作業。
例如，團隊可以使用 Asana 進行資產核准、追蹤核准、自動上傳任務附件至指定 OneDrive 資料夾，從而確保最終資產能夠上傳至正確位置。
請注意，此整合可搭配 OneDrive 運作，而非 Sharepoint。
使用此整合時的考量事項：
- 若依據規則觸發任務時，任務具有超過 10 個附件，則只會上傳最近期的 10 個附件。
- 上傳檔案時，若 OneDrive 資料夾中已有相同名稱的現有檔案，則上傳的檔案會取代現有檔案。若不想這麼做，請確認檔案的名稱不同。
設定步驟
- 瀏覽至您想要新增整合的特定 Asana 專案
- 點選右上角的自訂，導覽至規則並選擇 + 新增規則
- 從左側欄位選擇 OneDrive
- 您可以選擇預設規則或點選建立自訂規則
- 若建立自訂規則的話，請新增名稱，並選擇觸發因素和動作來開始使用
- 點選連結至 OneDrive 規則並遵循步驟以進行驗證
- 新增在 Web 應用程式中找到的 OneDrive 資料夾網址及路徑。路徑可在 OneDrive 資料夾的 More details (更多詳細資訊) 中找到。路徑應排除我的檔案。
