規則

規則功能可供 Asana Premium 版、Business 版及 Enterprise 版的客戶使用。規則中的特定功能 (包括自訂規則產生器、含條件的自訂規則、核准狀態變更時的觸發因素，以及新增評論動作) 僅供 Business 版及 Enterprise 版的客戶使用。

您可使用規則來簡化例行性任務，並輕鬆建立工作流程。若要開始運作規則，您需要有一個啟動規則的觸發因素，以及一個自動執行的動作。例如，將規則設為：設定截止日期 (觸發因素) 後，自動指派任務 (動作)。

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規則可以觸發其他規則，您還可以為同一個觸發因素加入多個動作，以創造類似的效果。

建立規則

有兩種方式可以為您的專案建立規則：從您專案的規則庫中選擇，或建立自己專屬的自訂規則。自訂規則產生器可供所有 Asana Business 版和 Enterprise 版客戶使用。

規則僅適用於第一層子任務，亦即規則將不適用於二階子任務、三階子任務等。

編輯規則

您可回來瀏覽專案，並選擇您要更新的規則，即可隨時對其進行編輯。

您也可以在側邊欄中點選規則旁的鉛筆圖示，以便對其進行編輯。

暫停規則

在側邊欄中按一下規則旁的鉛筆圖示，即可隨時暫停該規則。

刪除規則

您可以在側邊欄中點選規則旁的鉛筆圖示，然後點選刪除按鈕，即可隨時刪除該規則。

區段式規則

若為 Premium 版、Business 版和 Enterprise 版的使用者，規則圖示會顯示於帶有規則的區段 (清單及看板檢視) 中。規則觸發後，會變成動畫圖示。按一下圖示即會開啟該區段的規則功能表，可供使用者增加新的規則或編輯現有的規則。

當您將游標暫留於規則上時，會出現一個鉛筆圖示，按一下該圖示即可對該規則進行編輯。

觸發因素組合及多個動作

帶有條件的自訂規則、核准狀態改變、新增評論動作僅供 Business 版和 Enterprise 版客戶使用。

您也可使用觸發因素組合，以及/或條件式邏輯和多個動作，將例行性任務自動化，您的團隊就不需要在這些事上費神了。

其他觸發因素和動作

截止日期已臨近之觸發因素

Enterprise 版及 Business 版的客戶可在「規則」對話方塊中建立自訂規則，並在觸發因素清單中找到截止日期已臨近。您可從預先設定的選項中進行選擇，或按一下自訂以使用更多選項。

自訂選項可讓您指定在截止日期前的幾分鐘、幾小時、幾天或幾週才觸發規則。

任務逾期之觸發因素

Enterprise 版及 Business 版的客戶可以在建立自訂規則時找到任務逾期的觸發因素。您可從預先設定的選項中進行選擇，或按一下自訂以使用更多選項。

透過自訂選項，您可指定在任務逾期多少分鐘數、小時數、天數或週數之後，才觸發規則。

設定觸發因素時，若您選擇天數或週數，將會忽略截止時間，而僅會根據截止日期觸發。然而，若您選擇分鐘數或小時數，則會遵守截止時間。

以下幾項備註說明截止日期已臨近，以及任務逾期之觸發因素

• 這些觸發因素會根據任務變成到期或逾期的時刻觸發，而不僅只根據任務為到期或逾期而觸發。
• 這兩個觸發因素都不會回溯性地對所有專案中、現有任務中符合條件者之規則建立觸發。它們只會對規則建立之後發生的到期事件觸發。
• 這些觸發因素僅會對未完成任務觸發。
• 帶有精準日數或週數的規則不會精確地在午夜執行，而會在午夜 00:00 至凌晨 01:00 之間的時間範圍內執行。

建立任務動作

藉助 Enterprise 版或 Business 版訂閱，您可以使用規則功能，在您的專案中自動建立任務、里程碑與核准。選擇一項觸發因素或組合多項觸發因素，Asana 就能在規則執行時自動建立任務。您可以預先選擇任務名稱、指派對象、相關截止日期等內容。

若要使用規則建立任務：

1. 導覽至專案右上角的自訂
2. 點選新增規則，然後點選建立自訂規則
3. 選擇一項觸發因素或組合多項觸發因素
4. 選擇觸發因素後，點選動作標籤頁
5. 在建立新的下方，選擇任務

建立子任務動作

Enterprise 版及 Business 版的客戶可在規則對話方塊中建立自訂規則，並可在動作清單中尋找子任務。

您可藉由子任務功能，自動將事先定義的子任務清單新增至任務。

您最多可以建立 20 個子任務。

若要編輯規則，請側邊欄中點選規則旁的鉛筆圖示。系統將自動儲存所作的變更。

規則類型及限制

無論是在 Premium 版還是 Business 版，每個專案皆有 50 項規則的上限

自訂規則

觸發因素

• 您可為每個自訂規則新增至多 20 個觸發因素。
• 您可以多次選擇觸發因素

多個動作

• 發生一個或多個觸發因素時，您可以選擇至多 5 個動作作為發生結果。
• 您無法新增相同的動作超過一次。

以欄或區段為基礎的觸發因素

以欄或區段為基礎的觸發因素適用於具有看板檢視的專案，或已更新為使用新功能，可摺疊區段的專案。

自訂欄位規則

自訂欄位規則可用於所有具有自訂欄位的專案。此功能亦支援人員的自訂欄位。

若要解鎖這些規則，您必須先新增一個自訂欄位至您的專案。

觸發規則

您可從任何地方 (網頁、行動裝置、外部整合) 觸發規則。若您更新任務的內容，我們會檢查該任務是否屬於任何具有規則的專案，以及您的動作是否為這些規則的觸發因素。

您不具存取權限的專案

您可以對您不具有存取權限的專案觸發規則，但表示規則正在執行的黃色閃電符號圖示將不會顯示。

任何人都能觸發規則，包括訪客在內。

權限：幾項考量事項

規則與自訂欄位非常相似，現在在預設情況下可由專案中的其他成員進行編輯。現在，您也可以在自訂功能表中看到將跨專案歸屬任務放入其他專案的規則。您可以直接在規則所在的專案中將這些規則暫停。

• 現在，您可以選擇允許其他具有編輯存取權限的人員編輯規則。現在，已建立的規則會預設為可編輯。
• 只有規則的所有者可以編輯或刪除規則。
• 更新專案和範本中的規則時，編輯者須具有正確的權限，才能儲存所有規則。例如，若規則是新增任務至其他專案，則編輯者亦須在該目標專案中具有編輯權限。
• 若某規則因專案複製而一併複製時，執行複製動作的使用者會成為權限不完整的所有者。在此情況下，規則會被停用，但該所有者仍具有編輯存取權限。
• 所有者的存取控制權限變更時不會破壞規則。例如，若將某項規則設定用於新增任務至專案，而您隨後失去該專案的存取權限，則該規則仍會繼續執行。
• 透過新版和舊版專案範本複製規則時，範本使用者會成為規則的所有者。此時，只有當範本複製者的規則存取控制權限不足時，規則才會停用。例如，若規則欲將任務新增至專案中，則您無法編輯該專案。
• 使用者離開專案不會破壞規則。但是，若沒有其他與專案互動的使用者，則會停用規則。
• 所有專案貢獻者皆可存取或停用規則。
• 若專案所有者是存取權限受限的成員，將無法編輯規則，他們只能暫停或啟用規則。

誰能啟用或停用一項規則？

若專案有正在運作的規則，則任何具該專案編輯存取權限的使用者都能啟用或停用其他人建立的規則。

具有編輯存取權限的使用者可以暫停或啟用規則，但只有所有者才可編輯規則的觸發因素和動作。

規則所有者仍然是可以編輯或刪除規則的唯一人員。

取消佈建

取消佈建擁有規則的人員時，他們的規則將會被暫停，而任何專案規則的所有權將移交給專案所有者。

若無專案所有者，所有權將移交給取消佈建該使用者的系統管理員。只有規則的新所有者可以重新啟用該規則，並讓它繼續執行。

停用原規則所有者，且新所有者擁有足夠的權限時，該規則可繼續執行，且新所有者隨後可編輯規則。

更新設定錯誤之規則

若規則發生設定錯誤 (例如：「已標記為完成」> 移至「完成」欄，而有人刪除了您的「完成」欄)，我們會傳送電子郵件給該規則的所有者，通知他們加以修正。

• 當規則首次被觸發，但因錯誤設定而無法執行動作時，我們會傳送電子郵件給您。只有當該問題被修正並至少成功執行一次，然後再次發生錯誤設定時，我們才會再次傳送電子郵件給您。

• 所有具有相關規則讀取權限的使用者，皆可看到規則的正確狀態。

• 一旦您將規則更新為正確的設定並儲存更新後，這些警告就會消失。

規則整合

規則是許多工作流程的重要組成部份，整合亦是如此。現在，您可以使用規則來將團隊最喜愛的工具整合至您在 Asana 中的工作，並使規則自動完成繁重的工作。您可以在 Asana 專案中設定特定的觸發因素，並確保規則將在滿足您選擇的條件時自動執行您的工作流程。

例如，Slack + Asana 規則整合可讓您在任務或專案完成時觸發動作，並傳送訊息給 Slack 中的隊友。

您可以建立規則，依據自訂欄位值變更等標準提及 Microsoft Teams 中的特定頻道。

或是當有任務被新增至特定專案區段時，在 Jira Cloud 和 Jira Server 中建立新議題。

近期推出的規則整合還支援 Gmail、PagerDuty 和 Twilio。請至此處深入瞭解如何為這些工具設定個別的規則整合

在應用程式中觸發動作

規則有三種類型的觸發因素，這些類型亦適用於透過規則整合來觸發動作的情況。

任務新增類型之觸發因素

• 任務新增至區段
• 任務新增至此專案

任務更新類型之觸發因素

• 依據核准狀態
• 依據完成狀態
• 依據指派對象
• 依據截止日期
• 依據所新增的附件
• 依據所新增的評論

任務計時類型之觸發因素

• 任務不再遭阻擋
• 截止日期已臨近
• 任務已逾期

表單

當從表單建立任務時，可觸發以下任一觸發因素：

任務新增至專案

此觸發因素將套用至被新增至專案的所有任務，而不僅限於從表單建立的任務。

自訂欄位已設定

在專案中的每個下拉式自訂欄位中，您會看到一個觸發因素和一個動作。因此，若您的專案含有「優先順序」和「階段」自訂欄位，您將看到「優先順序已設定」及「階段已設定」這些觸發因素。您可以選擇要讓該自訂欄位的哪一個值來觸發規則。

例如：若您的表單中含有「請求類型」的下拉式自訂欄位，且選項包括「部落格」和「網站」，則您可為該專案設定此規則：「當『請求類型』設為『部落格』時，將該任務新增至『部落格請求』專案」。

此功能僅適用於專案的下拉式自訂欄位。有些表單的下拉式選項並非自訂欄位。

表單提交觸發因素

藉助表單提交觸發因素，您可以自動將表單移動至新流程中，而無需手動對其進行分流。表單提交觸發因素可以幫助您將接收流程標準化，並將您工作流程中的表單自動化。

設定觸發因素後，您便可以在自訂功能表中看到您的規則。

每當有人提交表單時，您都會收到一則通知。您還可以透過任務詳細資訊窗格來追蹤表單提交的歷程紀錄。

訪客權限

訪客無法建立自己的規則，但可以觸發規則。

定價

Business 版及 Enterprise 版客戶：

自訂規則產生器可供所有 Business 版和 Enterprise 版客戶使用。

Premium 版客戶僅可使用一部份規則：

• 移至欄/區段 > 標記為已完成
• 標記為已完成 > 移至欄/區段
• 自訂欄位已變更 > 移至欄/區段
• 移至欄/區段 > 設定自訂欄位
• 自訂欄位已變更 > 標記為已完成
• 標記為已完成 > 設定自訂欄位

規則的反向動作

Business 版及 Enterprise 版客戶：

反向動作可輔助現有規則，現在這些規則提供重設或移除資料的選項。藉由提供規則的反項動作選項，我們建立了更強大的規則引擎，以滿足客戶對工作流程之更優質架構、品質和效率的要求。

可用的反向動作：

• 取消任務指派
• 移動任務至另一個專案
• 清除截止日期
• 將任務標記為未完成
• 移除協作者

規則變數

現在建立規則時可參照稱為變數的動態值。使用者可以呼叫任務指派對象、任務建立者、截止日期等變數，提高明晰度和彈性。

建立規則時可將變數用於新增評論文字欄位中。