規則

使用 Asana Premium 的客戶可使用規則。規則中的特定功能包括自訂規則產生器、含條件的自訂規則、核准狀態已變更之觸發因素,以及新增評論動作僅提供 Business 版及 Enterprise 版客戶使用。

您可用規則來簡化例行性任務,並輕鬆建立工作流程。若要規則運作,您需要一個啟動規則的觸發因素,以及一個自動執行的動作。例如,設定截止日期 (觸發因素) 後,規則可以用來自動指派任務 (動作)。

規則無法觸發其他規則,然而您可為同一觸發因素加入多個動作,創造類似的效果。

建立規則{#gl-create-rule}

有兩種方式可以為您的專案建立規則:從您專案的規則庫中選擇,或建立自己專屬的自訂規則。

規則

點選工具列上的自訂圖示,然後向下捲動至規則

您可從預設規則的資源庫中,選擇已經有設定觸發因素和動作的選項。接著可指定所需參數 (例如哪一個欄或哪一個指派對象)。

規則庫

建立自訂規則

所有 Business 版和 Enterprise 版客戶均可使用自訂規則產生器。

您可從自訂規則產生器存取各種觸發因素和動作的組合。

新增規則

點選工具列上的自訂圖示,接著向下捲動至側邊欄上的規則

  1. 選擇新增規則

自訂規則

請從此處按一下建立自訂規則

自訂規則標籤

您可從「新增規則」標籤:

  1. 為您的規則選擇名稱
  2. 選擇一個 (或多個) 觸發因素
  3. 選擇一個 (或多個) 動作
  4. 選擇您想要的選項後,按一下建立規則

編輯一個規則{#gl-edit-rule}

您可導覽回專案,並選擇您要更新的規則,以便隨時編輯規則。

您也可按一下側邊欄上「規則」旁的鉛筆圖示,以便編輯規則。

編輯

停止一個規則

您可按一下側邊欄上「規則」旁的鉛筆圖示,以便隨時暫停一項規則。

規則暫停

暫停規則

按一下切換圖示以暫停您的規則。

刪除一項規則

您可按一下側邊欄上「規則」旁的鉛筆圖示,然後按一下刪除按鈕,以便隨時刪除一項規則。

規則刪除

以區段為基礎的規則

若為 Premium 版、Business 版和 Enterprise 版使用者,「規則」圖示會顯示於包含規則的區段 (清單及看板檢視) 中。規則觸發後,會變成動畫圖示。按一下圖示會開啟該區段的規則功能表,讓使用者可增加新的規則或編輯現有的規則。

您可按一下暫留其上時所顯示的鉛筆圖示,以便編輯規則。

以區段為基礎的規則

觸發因素組合及多個動作

自訂含條件的規則、核准狀態改變之觸發因素,以及新增評論動作只提供給 Business 版Enterprise 版客戶使用。**

您也可使用觸發因素組合,以及/或條件式邏輯和多個動作,將例行性任務自動化,您的團隊就不需要在這些事上費神了。

多個觸發因素和動作

現在建立自訂規則時,可以新增至多 20 個不同的觸發因素組合,並選擇至多 5 個不同的動作。儘管您可以多次選擇相同的觸發因素,但一個動作您只可以使用一次。

規則的使用情況

一旦任務從清單/看板檢視中透過表單、電子郵件或產品的任何區域被新增至專案後,自訂規則應該會立刻生效。

其他觸發因素和動作

其他觸發因素

使用其他觸發因素和動作:

  1. 核准的狀態改變時,您可以指定執行相應的動作
  2. 建立每次所選觸發因素發生時將張貼的 Asana 評論

截止日期已臨近觸發因素

Enterprise 版Business 版 客戶可在「規則」對話框中建立自訂規則,並在觸發因素清單中找到截止日期已臨近。您可從預先設定的選項中選擇幾項,或按一下自訂,以使用更多選項。

截止日期已臨近 1

自訂 選項可讓您指定規則觸發截止日期之前,應經過多少分鐘、小時、天數或週數。

截止日期已臨近 2

任務逾期之觸發因素

Enterprise 版Business 版 客戶可以在建立自訂規則時找到任務逾期 觸發因素。您可從預先設定的選項中做選擇,或按一下自訂,以便使用更多選項。

任務逾期 1

透過自訂選項,您可指定在任務逾期多少分鐘數、小時數、天數或週數之後,才觸發規則。

任務逾期 2

設定觸發因素時,若您選擇天數週數,將會忽略截止時間,而僅會根據截止日期觸發。然而,若您選擇分鐘數小時數,則會遵守截止時間。

以下幾項備註說明截止日期已臨近,以及任務超過截止日期之觸發因素

  • 這些觸發因素會根據任務變成到期或逾期的時刻觸發,而不僅只根據任務到期或逾期而觸發。
  • 這兩個觸發因素都不會回溯性地對所有專案中、現有任務中符合條件者之規則建立觸發。它們只會對規則建立之後發生的到期事件觸發。
  • 這些觸發因素僅會對未完成任務觸發。
  • 有精確日數或週數的規則不會精確地在午夜執行,而會在午夜至凌晨 1 點之間的時間窗口內執行。

規則類型及限制

無論規則是屬於 Premium 版或 Business 版專案,每專案一律有 20 項規則的上限

自訂規則

觸發因素

  • 針對每個自訂規則您可新增至多 20 個觸發因素
  • 您可以多次選擇觸發因素

多個動作

  • 發生一個或多個觸發因素時,您可以選擇至多 5 個動作作為發生結果。
  • 您無法新增相同的動作超過一次。

以欄或區段為基礎的觸發因素

以欄或區段為基礎的觸發因素適用於看板檢視專案,或已更新為使用新功能:可摺疊區段的專案。

自訂欄位規則

自訂欄位規則可用於所有具有自訂欄位的專案。

自訂規則

若要解鎖這些功能,必須先新增一個自訂欄位至您的專案。

觸發規則

您可從任何地方 (網頁、行動裝置、外部整合) 觸發一項規則。若您更新任務的內容,我們會檢查該任務是否屬於任何具有規則的專案,以及您的動作是否為針對這些規則的觸發因素。

您不具存取權限的專案

您可對您不具有存取權限的專案觸發規則,但將不會顯示表示規則正在執行的黃色閃電符號圖示。

任何人都能觸發規則,包括訪客在內。

權限:幾項考量事項

  • 只有規則的所有者能編輯或刪除規則。
  • 若專案所有者是存取權限受限的成員,將無法編輯規則,他們只能暫停或啟用規則。
  • 您只能對具有完整編輯存取權限的專案設定規則。若您只有對專案評論的權限,您的規則將會被暫停。若要重新啟動,您必須擁有該專案的完整編輯存取權限,接著您才能從編輯檢視中重新啟動。
  • 您只能對具有存取權限的事項設定操作規則。若您不具有某專案的存取權限,就無法具有將任務多重連結至該專案的規則。

誰能啟用或停用一項規則?

若專案有正在運作的規則,則任何具該專案編輯存取權限的使用者都能啟用或停用其他人建立的規則。

啟用規則

具有編輯存取權限的使用者也是唯一可檢視變更歷史記錄的使用者。

具有編輯存取權限的使用者可以暫停或啟用規則,但只有所有者才可編輯規則的觸發因素和動作

所有者仍然是可以編輯或刪除規則的唯一人員。

取消佈建

取消佈建具有規則的人員時,他們的規則將會被暫停,而任何專案規則的所有權將移交給專案所有者。

若無專案所有者,所有權將移交給取消佈建該使用者的系統管理員。只有規則的新所有者可以重新啟用該規則,讓它繼續執行。

有關錯誤設定規則之更新

若您的規則變成錯誤設定 (例如:「已標記為完成」> 移至「完成」欄,而有人刪除了您的「完成」欄),我們會傳送電子郵件給該規則的所有者,通知他們加以修正。

  • 我們會在第一次規則被觸發但因錯誤設定而無法發送時,傳送電子郵件給您。只有該問題被修正並至少成功執行一次,然後再次發生錯誤設定,我們才會再次傳送電子郵件給您。

  • 所有者也將在專案工具列中的「規則」功能表看到警告訊號,而非閃電符號,同時還提供關於哪一項規則遭毀壞,以及該規則的觸發因素還是動作需要重新設定的明確資訊。

  • 一旦您將規則更新為正確的設定並儲存更新後,這些警告就會消失。

整合

使用者可透過應用程式規則,把規則觸發因素與另一個工具中的動作相互配對。(例如 - 任務完成後,傳送 Slack 訊息。)

Asana 規則可觸發整合中的下列動作:

  • 傳送 Slack 訊息
  • 傳送 MSFT 訊息
  • 建立新的 Jira 議題 (雲端版和伺服器版均支援)

如何使用觸發因素來傳送自訂通知,或建立 Jira 議題

為了獲得最佳體驗,請先透過專案工具列中的「自訂」圖示新增應用程式至專案,然後按一下「新增應用程式」。

瀏覽至新增規則彈出式視窗:

新增規則

新增規則

  1. 為規則命名
  2. 選擇一個頻道
  3. 撰寫訊息或建立新 Jira 議題
  4. 在整合中選擇動作 1. 按一下建立規則,將規則變成作用中

當任務是從整合 (例如:Slack、Gmail、Outlook) 建立時,可能會觸發下列任一觸發因素:

  1. 新增至專案的任務
  2. 已指派任務
  3. 截止日期已變更
  4. 已標記為完成的任務
  5. 自訂欄位已變更
  6. 附件已附加

針對所有這些觸發因素,其自動化動作將會被套用至所有任務,而不只是來自整合的任務而已。

表單

當任務是從表單建立時,可觸發以下任一觸發因素:

新增至專案的任務

此觸發因素將套用至被新增至專案的所有任務,而不僅限於表單。

自訂欄位已設定

針對專案中每個下拉自訂欄位,您會看到一個觸發因素和一個動作。因此,若您的專案有「優先順序」和「階段」自訂欄位,您將看到「優先順序已設定」及「階段已設定」這些觸發因素。您可選擇想要讓該自訂欄位的哪一個值來觸發規則。

例如:若您請求類型表單上有下拉自訂欄位,且有選項「部落格」和「網站」,就可在專案設定一項規則:「當『請求類型』設定為『部落格』時,將該任務新增至『部落格請求』專案」。

此功能只適用於專案的下拉自訂欄位。有些表單的下拉選項並非自訂欄位。

訪客權限

訪客無法建立自己的規則,但可以觸發規則。

定價

Business 版及 Enterprise 版客戶:

所有 Business 版Enterprise 版客戶均可使用自訂規則產生器。

Premium 版客戶可使用規則的子集合:

  • 移至欄/區段 > 標記為已完成
  • 標記為已完成 > 移至欄/區段
  • 自訂欄位已變更 > 移至欄/區段
  • 移至欄/區段 > 設定自訂欄位
  • 自訂欄位已變更 > 標記為已完成
  • 標記為已完成 > 設定自訂欄位

規則的反向動作

Business 版及 Enterprise 版客戶:

反向動作可輔助現有規則,現在這些規則提供重設或移除資料的選項。藉由提供規則的反項動作選項,我們建立了更強大的規則引擎,以滿足客戶對工作流程之更優質架構、品質和效率的要求。

可用的反向動作:

  • 取消任務指派
  • 移動任務至另一個專案
  • 清除截止日期
  • 將任務標記為未完成
  • 移除協作者

反向動作

反向動作功能支援重新指派重置、或於不同專案間移動任務。

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