唯讀連結

概觀

您可以為 Asana 組織內的公開專案建立可分享的時間軸、清單、行事曆及看板檢視唯讀連結。唯讀連結能即時呈現專案的最新動態,並為所有跨部門團隊提供有助於達成資訊同步的有效事實來源。

取得時間軸檢視的可分享連結

如欲取得可分享連結,請在專案的時間軸檢視中點選建立連結

取得連結

這種唯讀連結的內容與網址無法在任何搜尋引擎上搜尋或編目。

接著,請點選複製連結

取得連結 2

可分享連結建立完成後,該時間軸將會顯示為連結啟用,而您可對該連結執行分享 (對象得為非 Asana 使用者在內的任何人)、檢視或停用等動作。

連結啟用

擁有僅評論權限的使用者或專案訪客無法建立唯讀連結。

預覽可分享連結

在送出連結前先預覽接收者將會看到的畫面。

點選預覽

預覽連結 1

連結預覽視窗將會開啟。

預覽連結 2

接收者如果是組織成員,則可加入該專案以檢視任務詳情、建立新任務,以及與該團隊協作。

停用可分享連結

您可以隨時停用可分享連結。這會使擁有連結的人無法再存取之。

首先,點選停用連結

停用連結 1

接著,請確認停用。

停用連結 2

如果重新建立唯讀時間軸檢視,則連結將會重新生成。這表示舊連結將會失效。

取得行事曆檢視的可分享連結

如欲取得可分享連結,請在行事曆檢視中點選建立連結。然後您將可複製及分享該連結。

行事曆

取得看板檢視的可分享連結

看板檢視中也可使用唯讀連結。如欲取得可分享的連結,請在看板檢視中點選建立連結圖示,接著您便可複製及分享該連結。

看板

取得清單檢視的可分享連結

除了時間軸、看板與行事曆檢視,清單檢視現在也可以使用唯讀連結了。

如欲取得可分享連結,請前往目標專案點選「清單檢視」,然後選取右手邊的建立連結圖示。

清單

該連結可供任何協作者檢視,無論對方是否為 Asana 成員。

點選建立連結後便會看到嵌入網址,且該清單將預設為連結啟用

連結啟用

您可以在此選擇:

  1. 預覽連結
  2. 停用連結
  3. 複製連結

預覽清單檢視連結

預覽連結將會一併提供加入專案的選項。

加入專案

停用清單檢視的可分享連結

點選停用連結,則該唯讀連結便會永久刪除。

刪除

開啟和關閉連結分享權限

系統管理員可以在系統管理主控台的安全性標籤頁中調整連結分享權限

系統管理主控台 1

系統管理主控台 2

網域管理員可以直接在系統管理主控台啟用或停用唯讀連結,而事業處管理員將會收到向我方支援團隊發送 Zendesk 支援單的提醒。

付費團隊的帳單所有者可以聯絡我們的支援團隊以取得進一步說明。

唯讀連結的存取權限

唯讀連結存取權限之功能可供超級管理員和使用者,將唯讀連結的權限設為僅限於該組織內的人員。

系統管理控制項

此功能的好處在於超級管理員可以選擇為其網域實施強化的資料安全。Premium 版、Business 版或 Enterprise 版組織的超級管理員仍然可以為其整個網域停用唯讀連結的功能,意即使用者將無法建立或與任何人分享唯讀連結。

有兩個選項可供 Enterprise 版組織的超級管理員設定其整個網域中唯讀連結的存取權限。

唯_讀_連結_1

選項 1:將存取權設為僅限與組織網域關聯的電子郵件地址

網域中每一個新的和現有的唯讀連結都將被設為「僅限組織」,必須先經過驗證才能獲得存取權。所需的驗證方法取決於超級管理員為其網域所做的設定 (Google SSO、Okta 等 SAML 身分識別提供者或無)。

如果未設定驗證方法,則任何試圖存取唯讀連結的人都必須登入 Asana 或使用其組織的電子郵件地址註冊 Asana 才能獲得存取權。若您必須將存取權侷限於組織成員,這是最合適的選項。

此設定代表使用者無法將唯讀內容設為對組織以外的人員公開。

將此設定變更為僅限組織可能會中斷已經與組織外人員分享的現有唯讀連結。在進行此變更之前,我們建議通知團隊負責人,並為他們預留一些前置作業時間,以便視需要對工作流程進行審核及調整。

選項 2:允許專案成員設定唯讀連結的分享權限

根據使用者為個別專案所做的設定,可能可以將網域中的唯讀連結設為公開且無需經過驗證,或者設為僅限組織並需要先經過驗證才能存取唯讀連結。

若網域中的使用者將唯讀連結混合用於內部和外部用途 (例如需要定期與外部合作夥伴、顧問或潛在客戶分享專案的唯讀檢視),則此選項是較合適的選擇。

選擇此選項後,新建立的檢視內容之權限將預設為僅限組織,但專案成員可以選擇將檢視內容設為公開。

專案層級控制項

Premium 版、Business 版和 Enterprise 版組織的使用者現在可以為個別專案設定唯讀連結的存取權限。超級管理員必須先將網域設為允許成員設定唯讀專案檢視的分享權限,使用者才可進行這些設定。

此功能的好處在於,它可讓專案成員在唯讀檢視內容包含敏感資訊或僅供內部使用時實施額外的安全防護。所有新建立的檢視內容之存取權設定將預設為您公司內的人員

唯讀連結 2

將唯讀連結設為僅供「您公司內的人員」存取

若選擇此選項,則專案的唯讀連結僅可供內部存取,唯讀連結的接收者必須先驗證其身份才能存取該唯讀檢視內容。所需的驗證方法取決於超級管理員為其網域所做的設定 (Google SSO、Okta 等 SAML 身分識別提供者或無)。

如果未設定驗證方法,則任何試圖存取唯讀連結的人都必須登入 Asana 或使用其組織的電子郵件地址註冊 Asana 才能獲得存取權。若您必須將存取權侷限於組織成員,這是最合適的選項。

將唯讀連結設為可供「任何擁有連結的人員」存取

若選擇此選項,則專案的唯讀連結會是公開的,無須驗證即可存取唯讀檢視內容。若您需要與客戶、廠商或大眾等外部人員分享唯讀連結,則此選項是較合適的選擇。

唯讀連結的接收者身份驗證

權限設定為僅限組織的唯讀連結,其接收者可以透過身份驗證來存取該檢視內容。

您組織中擁有 Asana 帳戶的人員可以透過登入其 Asana 帳戶來驗證其身份。

您組織中未擁有 Asana 帳戶的人員可以透過以下兩種方式之一進行身份驗證:

  • 透過網域中已啟用的組織身份識別提供者 (Okta、Google SSO) 來驗證其身份。此方法不需要註冊 Asana 帳戶。透過身份識別提供者進行驗證來存取連結的唯讀連結接收者不會被視為完整權限成員,故除非他們完成註冊流程,否則不會對帳單內容造成影響。

  • 如果組織未啟用身份識別提供者,則可透過公司網域中的電子郵件地址註冊 Asana 帳戶。

權限被設為任何擁有連結的人員的唯讀連結,其接收者無須進行驗證即可存取該唯讀檢視內容。

抱歉,我們不支援此瀏覽器

Asana 無法在您目前使用的網際網路瀏覽器上運作。請改用一個支援的瀏覽器