專案集

專案集可提供給所有 Business 版Enterprise 版客戶使用。

專案集可在一處地方為您的所有重要專案提供全面檢視。藉由專案集管理,您可以組織最重要的專案,即時監控其發展狀況,深入瞭解更多資訊,讓團隊掌握最新進度。您還可以在 Android 和 iOS 裝置上存取專案集。

您還可以透過專案集存取工作負荷 - 點選側邊欄中的專案集,選擇專案集,然後前往工作負荷標籤頁。

建立專案集

儀表板 1

若要建立專案集:

  1. 點選側邊欄中的專案集
  2. 點選新專案集方塊
  3. 輸入專案集名稱
  4. 點選建立專案集

專案集檢視

點選您的任一專案集,即可完整檢視其中包含的所有專案。

專案集檢視

在專案集檢視中,您可以:

  1. 將另一個專案新增至專案集
  2. 檢視每一個專案的最新狀態
  3. 檢視每一個專案的進度百分比
  4. 檢視或編輯專案的截止日期日期範圍
  5. 檢視或編輯專案的優先順序
  6. 檢視每一個專案的自訂欄位值
  7. 檢視專案所有者

要新增專案至專案集

新增專案至專案集

您可以透過下列方式從專案集內新增專案:

  1. 點選新增工作搜尋現有專案
  2. 點選 + 新增工作旁邊的下拉箭頭並選擇建立新專案,以便新增專案
  3. + 新增工作旁邊的下拉箭頭選擇範本,從專案範本新增專案

您可以隨時從專案集中移除專案。

從專案集中移除專案

若要從專案集中移除專案:

  1. 點選出現於專案名稱旁的三點圖示
  2. 點選從專案集移除

要新增專案範本至專案集

新增專案範本至專案集

  1. 點選自訂
  2. 向下捲動至專案範本
  3. 點選 + 新增專案範本

將專案範本新增至專案集後,專案範本會顯示於新增工作旁邊的下拉式功能表中,接著即可從專案集中用它來建立新專案。

要新增範本至專案集:

新增範本至專案集

  1. + 新增專案範本的左側側邊欄選擇範本,然後點選 + 新增至專案集按鈕。

要從專案集移除範本:

從專案集移除範本

  1. 若要從專案集移除範本,請點選從專案集移除按鈕。唯有當範本已新增至專案集的情況下,才會顯示從專案集移除選項。

專案概觀

點選專案集中的任一專案即可檢視其專案概觀。

專案集 3

在專案概觀中,您可以:

  1. 選取專案所有者
  2. 新增或編輯截止日期日期範圍
  3. 直接存取專案以檢視其任務、資源與時間軸
  4. 新增或編輯專案的優先順序
  5. 檢視專案最新狀態或自行更新專案狀態

狀態更新

專案集進度區段透過快照提供深入資訊,讓您瞭解自己正在進行的任何專案之狀態。有了狀態報告,您便可輕鬆建立豐富、可重複、可行動的狀態更新,並與關鍵的專案關係人分享工作。

專案集概觀

專案集進度

點入專案集內的進度標籤頁之後,您會看到專案集目前進度狀態的摘要。

專案集狀態

在進度檢視中,您可以執行以下操作:

  1. 查看專案集的狀態是進度正常存在風險偏離進度還是擱置中
  2. 檢視進度正常、存在風險、偏離進度的專案的數目,或專案總數
  3. 更新您的專案集狀態
  4. 檢視或變更專案集所有者、日期範圍或描述
  5. 檢視或變更與該專案集相關的目標
  6. 檢視最近的狀態更新

如何建立專案集狀態更新

您可以隨時更新專案集的狀態。範本化的塊狀結構讓您可以使用文字敘述說明工作狀況,將實際的工作情形記入 Asana 當中。

建立您的狀態更新

建立狀態更新

若要建立新的狀態更新:

  1. 點選專案集進度檢視中的更新狀態圖示

狀態更新畫面

在狀態更新視窗中,您可以:

  1. 新增標題
  2. 填入狀態更新詳情,包括進度、專案集所有者、日期
  3. 顯示或隱藏自訂欄位
  4. 加入摘要
  5. 重點強調成果
  6. 列出遭阻擋的項目
  7. 將重點摘要拖曳到更新中幫助陳述狀況
  8. 輸入完更新內容後,點選藍色的發佈按鈕

請注意,您必須為專案選擇進度正常存在風險偏離進度的狀態,以及至少一段文字,方可發佈專案集狀態更新。

在狀態更新中新增重點摘要

您可以將進度正常或存在風險的專案等區塊作為重點摘要拖曳至狀態更新中,幫助您說明更新的內容。新增這些摘要能讓您的團隊以立即可見的方式瞭解近期的成果或可能遇到的障礙。

新增重點摘要並發佈狀態更新後,Asana 會記住該區塊的架構和順序,並於之後更新時套用。

重點摘要排序

您也可以藉由拖放已獲致的成果遭阻擋項以及後續步驟區塊將其重新排序。

新增圖表至狀態更新

將圖表區塊拖曳至狀態更新中,可以為團隊提供視覺化的指標,讓人們瞭解整個團隊的工作情形。

圖表

存取控制項

使用者可以將無法存取某特定專案的協作者新增至該專案的狀態更新中。此時,使用者可以檢視該更新的所有內容。然而,如果他們點選無權存取的專案重點摘要或其他元件,則其存取會遭到拒絕。

對於專案集而言,這表示公開的專案集狀態更新會以完全可見的狀態顯示於進度標籤頁中,即使使用者不具該專案集中所有專案的存取權限亦然。

專案集檢視選項與里程碑

若您與您的團隊有特定偏好的專案集排序方式,可將其儲存為每個人的預設檢視。

專案集 5

若要變更您的專案集檢視:

  1. 點選畫面右上方的側邊欄圖示
  2. 選擇任務里程碑作為顯示的進度類型
  3. 選擇依狀態專案所有者截止日期按字母順序檢視專案集

專案集檢視中的里程碑

里程碑會顯示於專案集的時間軸上。

藍色菱形代表的是里程碑,用以標示專案計劃中的重要事件和前進方向。里程碑可做為整個專案過程中的路標,有助於確保您的進度正常。

專案集中的里程碑

您可以點選里程碑符號,深入瞭解專案裡任務中的情境。

里程碑任務

您的專案集檢視中最多可顯示 12 個里程碑,之後多出的項目會被截除。

您還可以在專案檢視中點選專案集中的任一專案來檢視該專案的里程碑。

專案概觀中的里程碑

在專案集中的專案概觀中,您可以:

  1. 點選 + 圖示以新增里程碑
  2. 檢視專案中已完成和未完成的里程碑

您還可以直接從下拉式功能表中新增自訂欄位,然後按照您選擇的欄位排序專案集。

如何管理自訂欄位

專案檢視的欄位圖示中,可從下拉式功能表中選擇點選 +新增欄位

新增自訂欄位

此處會出現一個提示視窗,您可在此新增自訂欄位。

若切換按鈕為藍色,則表示欄位已啟用。

建立新的

如何新增自訂欄位:

  1. 點選建立新的
  2. 欄位標題列中輸入新自訂欄位的名稱
  3. 點選建立欄位以新增您的新欄位

依欄位排序

您可以利用專案檢視的排序滑桿來依據各種欄位選項排序工作負荷。

排序

現在,您可以對工作階段進行分類、安排優先順序或診斷,並依據您的特定需求進行排序。

將專案集匯出至 Google 試算表

建立專案集後,您可隨時將之匯出至 Google 試算表。

試算表匯出

要將專案集匯出至 Google 試算表:

  1. 點選專案集標題旁的三點圖示
  2. 將游標暫留於匯出上方,然後選擇 Google 試算表

將專案集匯出至 CSV

您還可以將專案集匯出至 CSV。自訂欄位也會包含在 CSV 匯出檔案中。

CSV 匯出

若要匯出專案集至 CSV:

  1. 點選專案集標題旁的三點圖示
  2. 將游標暫留於匯出,然後選擇 CSV

專案集成員資格與分享

您可以在 Asana 中隨時與隊友分享專案集,或將其新增為專案集成員。

分享專案集

點選「分享」按鈕並存取專案集成員資格畫面,您便可以:

  1. 複製專案集連結並與同事分享
  2. 新增專案集成員
  3. 將成員設定為專案集所有者,或將其從專案集移除

分享專案集 2

若您被新增為專案集成員,您會在收件匣中收到一則通知。同時,您也會在存取專案集頁面時看到該專案集旁出現「新」圖示。

若您已被新增為專案集成員,且您有開啟電子郵件通知,您會收到為您提供的每週報告電子郵件。

分享專案集 3

若您所分享的專案集包含專屬專案,您分享的對象會在畫面底部看到上述通知。

專案集時間軸

專案集時間軸可讓您以視覺化的方式呈現、分享並調整計劃的排序,以利您充份利用資源並按時完成工作。

存取您的專案集時間軸

若要存取您的專案集時間軸,請先點選專案集標籤頁,然後選擇想要存取的專案集。

專案集時間軸

然後點選時間軸標籤頁,即可檢視您的專案集時間軸。

專案集時間軸檢視

專案集時間軸工具列

專案集工具列

在專案集工具列中,您可以:

  1. 依日篩選專案
  2. 依日、週、月、季度、半年或年篩選檢視內容
  3. 設定顏色,或選擇自訂欄位的顏色

您可以使用進階搜尋功能搜尋專案集中的資訊。

專案集搜尋

在您的首頁中:

  1. 點選搜尋
  2. 然後點選進階搜尋

專案集時間軸搜尋

請在此處填入您的搜尋參數,點選新增篩選器,然後點選在專案集中,即可在專案集中進行搜尋。

若要進行搜尋,您還可以在 Asana 的任一描述或評論欄位中 @ 提及專案集。請注意,若該專案集是專屬專案集,您必須擁有其存取權限,它才會出現在搜尋結果中。

巢式專案集

在專案集中新增專案集可讓您流暢地整合多個專案間的工作並進行追蹤,進而輕鬆掌握工作狀況,並與專案關係人溝通進度。

將專案集新增至另一個專案集

若要將另一個專案集新增至目前的專案集,請點選新增工作圖示,然後選擇或輸入專案集的名稱。

新增工作 1

巢式專案集中的時間軸與工作負荷檢視

若專案集中包含其他專案集,則時間軸和工作負荷標籤頁將會停用。如欲重新啟用,請移除所有的巢式專案集。

專案集隱私設定

專案集所有者可選擇將專案集設定為專屬公開

若將專案集設定為專屬,則只有專案集成員才可存取專案集中的內容,且無法在您的組織或工作空間中搜尋該專案集。若將專案集設定為公開,則可在組織或工作空間中搜尋之。

若要在公開和專屬專案集設定之間切換:

專案集搜尋

在您的專案集中:

  1. 點選分享圖示

專案集隱私

您可在此處將專案集設定為專屬或對您的組織或工作空間公開。

專案集常見問題

有關專案集的常見問題。

誰可以看見我的專案集?

如果專案集設為公開,您在組織與其分享網址的對象將獲得該專案集的存取權。一旦他們造訪該網址,該專案集就會自動顯示於他們專案集檢視裡的最近區段中。如果專案集中有任何專屬專案,他們會在畫面底部看到通知,藉此得知有些專案是專屬的。

只有專案集的成員可以存取專屬專案集。

新增專案至我的專案集時,專案會發生什麼變化嗎?

是的,您會自動成為所有專案的專案狀態追蹤者。專案集裡的任何專案若有狀態更新,您就會收到通知。

如何在專案集中新增自訂欄位?

如果您和您的團隊偏好使用特定的方式排序專案集,您可以將其儲存為所有人的預設檢視。或者,您也可以找到專案檢視中的欄位圖示,在下拉式選單中點選 + 新增欄位,便可於隨後顯示的彈出視窗中新增自訂欄位。

新增欄位

新增欄位標籤頁中,您可以:

  1. 新增欄位標題
  2. 選擇欄位類型
  3. 新增描述
  4. 將欄位新增至組織的欄位庫,供整個組織重複使用。

如何從工具列建立自訂欄位?

如欲從工具列新增自訂欄位,請依序點選自訂+新增欄位

export

新增欄位標籤頁中,您可以:

  • 新增欄位標題
  • 選擇欄位類型
  • 新增描述
  • 將欄位新增至組織的欄位庫,以便組織中的所有人重複使用。

每個專案集最多可以新增 20 個欄位。專案集檢視一次可以顯示 5 個欄位。

專案集有什麼限制?

  • 我可以建立多少個專案集?沒有限制

  • 近期區段可以同時顯示多少個專案集?最多 20 個專案集,而且沒有時間限制

  • 可以新增多少個專案至專案集?最多 500 個 (包括已封存的專案)

  • 可以新增多少個自訂欄位至專案集?最多 30 個

  • 專案集檢視中一次可同時顯示多少個自訂欄位?最多 30 個

  • 針對專案集的每週報告,我每週可收到多少個電子郵件通知?最多 20 個

  • 每一封每週報告的電子郵件中可包含多少個專案?最多 50 個,但會提供連結,供您檢視更多專案。

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