如何開始使用 Asana 的目標功能 | 產品指南

所有 Business 版Enterprise 版客戶皆可使用目標功能。

目標概覽

「目標」功能是一個靈活的目標追蹤系統,能在團隊執行工作之處替目標的設定與追蹤提供單一事實來源,從而助您推動可衡量的成果。

有了目標功能,以清晰的目標使團隊同步並正確地替工作安排優先順序將不再是難事。目標功能可幫助組織中的所有人明白其工作有何重要性,以及他們該朝哪個方向努力。

為此,請同時設定、追蹤並管理公司層級和團隊層級的目標。公司層級的目標是較長期的目標,關乎組織使命的實現。 團隊目標則是較短期的目標,替使命導向的公司目標奠基。

目標可被連結為上層目標或子目標,進而產生目標的層次結構,並可加入支援工作,使目標和工作之間的關聯更加清晰。

欲存取您的目標清單檢視,請前往側邊欄中的目標區段。

我的目標

我的目標

使用我的目標標籤頁快速查找並監控您所擁有的目標。請於側邊欄的「目標」區段中前往我的目標標籤頁。您可在此處按照所有目標、未完結的目標已完結的目標進行篩選。

我的目標小工具

我的目標可供您直接於首頁快速追蹤您擁有的目標,故您可清楚瞭解自己需要進行哪些工作,以及該工作的重要性何在。

目標小工具

若要開始新增目標,請於首頁右上角的自訂功能表中選擇「我的目標」小工具,然後將其由側邊欄拖曳至您的首頁。根據您的偏好,您可以使用下拉式功能表來以全尺寸或半尺寸顯示小工具。 在小工具中,您可以利用篩選功能表來顯示未完結的目標、已完結的目標,或同時顯示兩者。

團隊目標

欲存取您的目標清單檢視,請前往側邊欄中的目標區段。

目標清單檢視

您可於目標清單檢視中進行以下操作:

  1. 點選想要的目標標籤頁,以便篩選目標。若要存取團隊目標,請點選公司目標右邊的標籤頁。
  2. 點選新增目標標籤頁或目標標題即可新增目標
  3. 點入任一目標即可檢視或編輯該目標的詳細資訊
  4. 顯示或隱藏團隊
  5. 點選篩選以搜尋及選擇特定所有者狀態的目標
  6. 點選所有目標以存取特定時間週期的目標

公司目標

公司目標標籤頁

若要存取公司目標標籤頁:

  1. 點選公司目標,前往「公司目標」標籤頁。
  2. 點選公司使命以闡述您公司目標的使命、願景和哲學。定義您公司的使命可以給團隊帶來明晰度,有助於團隊瞭解他們在實現公司使命上所扮演的角色
  3. 若要新增目標,請點選「公司目標」右邊的 + 符號
  4. 點選篩選以搜尋並選擇特定所有者狀態的目標
  5. 點選所有目標以存取特定時間週期的目標

公司目標 2

若欲新增公司目標,請點選「公司目標」旁的 + 符號。 您可以在此添加新的目標並選擇協作者與所有者,亦可決定該目標的隱私設定。

按公司或團隊層級篩選您的目標

您可以在您的團隊目標清單檢視中篩選團隊層級的目標。請前往團隊目標標籤頁,點選顯示/隱藏團隊的下拉圖示,並選擇您的組織或團隊。您也可以在搜尋欄位中輸入團隊名稱,藉以搜尋您所屬的現有團隊。除此之外,您還可以透過搜尋找到您未參與的公開或須請求才可加入的團隊。

篩選目標

按狀態或所有者篩選您的目標

您可以隨時在您的目標清單檢視中按狀態層級篩選目標。只需點選位於目標清單檢視右上角的篩選按鈕,選擇您欲檢視的是未完結還是已完結的目標,並選擇該目標的狀態。您也可以利用搜尋列搜尋特定的目標。

篩選狀態

使用篩選功能時,未符合所有篩選條件 (例如所有者、狀態,或/及所篩選的團隊) 的目標將不會顯示。若想查看該團隊的所有目標,請移除篩選條件。

按時間週期篩選您的目標

Asana 替所有組織預設了財政年度,新的目標將會附加時間週期。您可以點選所有目標按鈕並選擇適用的時間週期,即可在您的目標清單檢視中根據時間週期顯示目標。您可以篩選並檢視當下時間週期中的現行目標,亦可切換查看過去及未來的目標。

篩選時間週期

從您的團隊目標清單檢視中建立新的團隊

若欲建立新團隊,您可以在您的團隊目標清單檢視中按一下新增目標按鈕,並在公司或團隊方塊向下捲動至建立新團隊之提示。

建立新團隊

建立新團隊 2

您可以在「建立新團隊」視窗中進行以下操作:

  1. 新增團隊名稱
  2. 編寫描述
  3. 新增團隊成員
  4. 替您的團隊選擇隱私設定
  5. 在輸入所有細節後,請點選建立團隊

無論與何種類型的團隊相關聯,目標都會是公開的。

如何建立目標

您可以點選目標清單檢視中的新增目標圖示,即可新增公司或團隊層級的目標。

新增目標

新增目標步驟 2

您可以在團隊目標標籤頁的目標清單檢視中進行以下操作:

  1. 檢視目標的名稱、與之相關的子目標數目,並可展開查看子目標
  2. 編輯或移除與您的目標有關的團隊
  3. 編輯目標的開始日期、截止日期或時間週期
  4. 檢視目標進展並點入該目標的詳細資訊頁面
  5. 變更所選目標的所有者

當目標的團隊遭到變更時,該目標會被移至新團隊的空間中。若欲尋找該目標,請點選「目標」清單檢視中的下拉式圖示,並選擇想要的團隊。

衡量您的目標進度

建立目標時,您可以選擇衡量目標成功進度的方式。目標的更新方法可以是自動或手動

進度

建立目標時,您可以在建立對話框中選擇「更新方法」。選項包括:

  1. 自動 - 系統將根據子目標或專案自動計算進度 (建立後會新增至目標的詳細資訊頁面上)。
    選擇自動進度更新,將目標進度直接連結至子目標或專案,從而減少工作附帶事務。當目標自動更新時,其進度會是子目標或專案的平均值 (如果指標是百分比) 或總和 (如果指標是數字或貨幣)。當這些事項的進度發生變更時,上層進度也會自動變更。 此選項最適用於僅根據專案或其他目標和子目標的進度來評估成功與否的目標。

  2. 手動 - 使用者將手動更新此目標的進度。
    此選項最適用於具有特定評分標準 (而不僅僅是子目標或專案的進度) 的目標,或必須根據質化 (對進度的判斷) 或二元 (達成或未達成) 的外部資料來判斷達成與否的目標。

自動化進度

自動化目標

若選擇「自動化」更新方法,則需要選擇進度來源衡量方式的選項。

以子目標作為進度來源的自動化進度衡量選項

衡量方式

  1. 百分比 - 目標進度為子目標進度百分比的平均值
  2. 總計數字 - 目標進度為子目標現有值的總和
  3. 貨幣總計 - 目標進度為子目標現有值的總和。可用貨幣與自訂欄位中可用的貨幣對應:美元、歐元、日元、英鎊、加元、澳元

對於自動化數字與貨幣目標,子目標的衡量方式須與目標的類型對應。百分比目標則不在此限 (子目標可以是任何衡量方式)。

以專案作為進度來源的自動化進度衡量選項

個人資料設定

當您選擇以專案作為進度來源進行目標更新時,目標進度會根據專案進度的衡量選項自動更新。衡量選項有兩種:

  1. 已完成里程碑 - 目標進度是每個附加專案的已完成里程碑百分比平均值

  2. 已完成任務 - 目標進度是每個附加專案的已完成任務任務百分比的平均值。請注意,這也包含專案中的所有任務 (包括里程碑和核准)

若您已選擇「自動化」方法,您需要在目標的詳細資料頁面上完成該目標的設定

手動進度

進度視窗

若選擇「手動」更新方法,則需要選擇衡量方式、現有值和目標值。

手動進度衡量選項

您可以使用三種類型的進度指標來追蹤您的目標進度。

1. 百分比

百分比指標最適合量化型的目標,您可以使用 0-100% 並預估已完成的比例以追蹤目標的進度。請替「贏得顧客忠誠度」或「發展團隊並提升團隊參與度」這類的目標設定百分比指標,並將目標值設為「100%」。您可以在描述欄位新增指南以說明進度的衡量方式。

百分比指標也可用以衡量以百分比作為度量單位的目標之進度,例如「訂閱數成長 25%」或「將滿意分數由 85% 提升至 90%」。

2. 數值

當預期的結果帶有特定的數字時,數值指標是最合適的選擇,例如「取得 1,000 份問卷調查回應」或「舉行 3 場網路研討會」。

數字指標也適用於「發佈新功能」這類的二元目標,或「在所有系統上保持 99.9% 運作時間」這類的維護性目標。這些類型的目標是以實現或失敗作為評估結果,故請將起始值設為「0」、目標值設為「1」。

3. 貨幣

當您的目標涉及貨幣時,使用貨幣指標是最佳的選擇。例如,「提升年度經常性收入至 $500,000 美元」或「在第三季度達到 $80,000 美元的預訂量」。

設定進度指標

目標進度

自動化

子目標

最多可以將 100 個子目標連結至進度。
詳細資料頁面上子目標進度旁邊的「向上箭頭」圖示表示其目前影響著目標進度。
若沒有向上箭頭,則子目標不會影響進度,但仍會在詳細資料頁面和目標清單檢視中顯示為子目標。
您可以透過子目標的「...」功能表從進度中新增 / 移除子目標。

您也可以在此檢視中將子目標與上層目標完全斷開 (移除目標之間的上層與子層關係)。
若您新增一個專屬的子目標,則沒有該子目標存取權限的人員會看到其為附帶「請求存取權限」按鈕的「專屬目標」。然後,子目標所有者將收到授予他們存取權限的任務。 該子目標的目前值不會顯示,但該值仍會參與到目標計算當中。

專案

個人資料設定

最多可以將 10 個專案連結至進度指標。
若您向目標所有者或協作者新增專屬專案,則沒有其存取權限的人員會看到附帶「請求存取權限」按鈕的「專屬專案」。然後,專案所有者會收到一個授予他們存取權限的任務。
該專案目前的完成百分比不會顯示,但該值仍會參與到目標計算當中。
也可以使用專案行上的「...」功能表將「參考」區段中的專案新增至進度計算中。

使用「自動化」更新法時,目標會在清單檢視上暫留滑鼠時出現閃電標記。若您選擇「自動化」更新法,則無法在發佈狀態更新時編輯「進度」欄位。但是,您仍然可以發佈狀態更新。

若要將專案或子目標連結至目標,目標的成員必須具有可編輯的存取權限。

編輯進度設定

個人資料設定

您可以透過詳細資訊頁面上的編輯鉛筆或標題中的功能表來編輯進度設定。此舉可變更更新方法、進度來源、衡量方式和小數位,(若為手動方式,則還有目前值、起始值和目標值)

若您從「手動」變更為「自動化」更新法:

  1. 預設情況下,任何已連結的子目標都會影響進度 (可透過「...」功能表將其移除)
  2. 任何已連結的專案都會保留在參考中。若要將其與進度連結,您需要透過專案的「...」功能表進行

若您從「自動化」變更為「手動」更新方法:

  1. 此前對進度有影響的子目標仍然以子目標的方式連結 (但不再影響著進度)
  2. 此前對進度有影響的專案移動至參考區段 (但不再影響著進度)
  3. 若子目標對進度有影響且其衡量方式發生變更,則會對任何與其具有相容衡量方式的上層目標進度產生影響。但是,若並不相容,則不再對進度有影響

如欲編輯目標的進度設定,目標的成員必須具有可編輯存取權限

參考

個人資料設定

參考區段出現在主窗格中,且連結的物件數量不得超出 100 個的限制。
連結的物件會歸類到「專案」和「專案集」區段 。
如果目標進度更新方式為「自動化」,則可以透過「...」功能表將某個專案連結到目標進度。然後該專案會出現在進度區段,而非參考區段。 請注意,100 個物件的限制包括連結至進度的所有專案。

檢視或編輯目標的詳細資訊

如欲檢視或編輯現有目標,請由您的「目標」清單檢視點入想要存取的目標。

您必須先替目標新增一項進度指標,才能更新該目標的進度。

編輯目標

編輯現有的目標

您可以在編輯目標的視窗中進行以下操作:

  1. 更新目標進度
  2. 檢視、編輯或新增子任務
  3. 編輯目標的所有者、調整截止日期、時間週期,或新增描述
  4. 檢視或編輯與目標相關的團隊或協作者
  5. 編輯或新增上層目標
  6. 新增支援工作,例如專案專案集

即便目標是公開的,附加至公開目標中的專屬專案專案集也只會對有權存取該專屬專案或專案集的人員顯示。

如欲編輯目標,目標的成員必須有可編輯存取權限。

新增或編輯公司的使命宣言

查找使命宣言

如欲新增或編輯現有的使命宣言:

  1. 前往側邊欄中的目標區段
  2. 點選公司目標標籤頁
  3. 點選使命

新增使命宣言

使命宣言撰寫完成後,可以按一下新增加以儲存或按取消。您也可以新增使命的標題,或保留預設的標題「使命」,整個組織均可看見這些變更。

唯有組織系統管理員方能新增或編輯公司的使命宣言。

追蹤目標活動

Business 版和 Enterprise 版的使用者可以判別目標自訂立以來曾經歷過哪些預期和非預期的修改。

活動是指被記錄下來的互動過程。

透過捲動至左窗格中的活動,使用者可以查看為了實現目標而進行的一組任務。

活動

檢視活動變更的歷程紀錄,以便:

  • 進行回顧分析
  • 針對阻礙進行流程評估
  • 預測具有類似型態的未來目標
  • 追蹤活動以做出明智決策

使用者可以利用左側的空間編寫清晰、定義明確、具有時效性、可衡量且可實現的目標。右窗格則可讓您連結上層目標和支援工作。

編輯您的進度設定

您可以在完成目標的進度設定後對其進行編輯,包括變更更新方式 (自動或手動)、指標類型 (例如由百分比改為金額)、起始值和目標值。

如欲編輯您的目標進度設定,請點選該目標標題旁的下拉箭頭,並選擇編輯進度設定

編輯進度設定 1

您可以在下個視窗中變更指標類型、小數位數、起始值、目標值或現有值。

編輯進度設定 2

如欲編輯目標的進度指標,目標的成員必須具有可編輯的存取權限。

通知

以下情形發生時,目標的所有者和協作者將會收到通知:

  • 已完成首次指標類型與目標值的設定
  • 指標類型或目標值遭到變更
  • 您的所有者身分遭到移除
  • 您被新增為協作者
  • 某人對您所擁有的目標點讚
  • 您所擁有的目標之日期/時間週期遭到變更
  • 針對您所擁有或參與協作的指標類型與目標值,已完成首次設定
  • 您所擁有或參與協作的目標之指標類型或目標值遭到變更
  • 您所擁有或參與協作的目標已傳送目標狀態更新

請留意,您不會收到您自己所採取行動的通知。

若僅有初始值或現有值遭到調整,則不會觸發通知。

請求目標狀態更新

個人資料設定

非目標所有者的使用者在造訪目標詳細資料頁面時將看到請求更新目標狀態的選項。這與請求專案狀態更新相似。點選後,將會為目標所有者產生一個任務,用以請求他們更新目標。
所有者可以發佈狀態更新 (現有行為),但不會看到請求更新的選項。 目標編輯者 (非所有者) 可以發佈狀態更新以及請求更新。

更新您的目標進度

您可以在目標的清單檢視中點入目標並選擇更新,藉以隨時更新您的目標進度。

目標狀態概觀畫面

您可藉由目標狀態更新,在更新目標狀態和進度時提供書面文字情境資訊。藉助狀態歷程記錄,您可以追蹤目標的歷程進度,並且記錄目標的進度。

藉由目標狀態更新,您可以:

  • 在報告目標狀態及進度時傳達相關的深入解析
  • 讓目標的專案關係人瞭解其關心的目標狀態或進度指標何時變更以及變更的原因,這樣他們便可依據需要進行評論、解鎖、採取行動或報告。

開放目標狀態設定畫面

點選設定狀態以選擇目標的狀態。

設定狀態更新額外資訊畫面

您可在狀態更新中納入以下內容:

  1. 以百分比表示的目標進度
  2. 目標進展摘要
  3. 目前已完成的內容
  4. 阻礙目標進展的事項
  5. 接下來的步驟

隨後,您可以點選發佈

如欲更新目標的進度,目標的成員必須具有可編輯存取權限。

關閉目標

您可以在「更新進度」頁面進行以下操作:

您可以隨時由您的目標清單檢視中點入目標,並選擇更新進度,即可關閉您的目標。

已完結目標的狀態設定畫面

若要選擇已完結目標的狀態,請前往設定狀態。從已完結區段的下方選擇其中一個選項,然後點選發佈

請利用目標名稱旁的下拉式箭頭進行以下操作:

若欲關閉目標,請點選目標名稱旁的下拉箭頭,並選擇關閉此目標

關閉目標 4

請由此處選擇想要的狀態並點選儲存

目標慶祝

慶祝

當目標狀態變更為關閉的狀態時: 「已實現」會獲得盛大的慶祝 (有很多歡慶吉祥物)。 「部分實現」會獲得小小的慶祝 (一隻歡慶吉祥物)。

如欲關閉目標,目標的成員必須具有可編輯存取權限。

刪除目標

若欲刪除目標,請點選目標名稱旁的下拉箭頭,並選擇刪除目標

刪除目標

如欲刪除目標,目標的成員必須具有可編輯的存取權限。

目標隱私

在建立目標時,您可以選擇「隱私」中的「專屬」來將該目標設為專屬。

新增目標 1

編輯現有目標的隱私設定

請在您的目標清單檢視中點入想要編輯的目標。

編輯現有目標 1

請於此處點選右上角的「分享」圖示。

編輯現有目標 2

接著,請選擇「設為專屬」或「設為公開」。

編輯現有目標 3

如欲變更目標的隱私權設定,目標的成員必須具有可編輯存取權限。

有關個別目標隱私的常見問題,請查看我們的目標隱私設定的常見問題一文。

目標評論

現在,您可以在目標底下透過發表評論的方式進行提問、開啟討論、提供額外資訊,或向任何有權存取該目標的人員提供深入解析。透過目標評論,所有可存取目標的使用者皆可在有情境脈絡的情況下進行溝通及協作。您還可使用目標評論功能分享「感謝」以慶祝成就,並讓您的團隊成員感到備受重視。

評論

主要使用案例

工作的明晰度

  • 相較於使用任務或專案,在 Asana 中使用目標功能的其中一項主要優勢,是公司中的每個人都擁有一個共享空間,其中的目標檢視已預設為公司層級。如此一來便能減少對於「我們的目標是什麼」以及「該如何找到目標」的困惑,且這些目標始終會是您與您團隊的首要事務。

連結工作與其目的

  • 提升員工參與度和團隊動力,因為團隊清楚瞭解他們的工作是如何與公司的目標相互關聯。

幫助團隊瞭解公司的運行現況。

  • 查看團隊如何即時追蹤他們的目標、查看計劃是否需要修正路線,並認可出色的工作。

推動成果

  • 藉由讓團隊將其目標與公司層級的目標連結起來,不必擔心團隊正進行的是非戰略優先事項。

建立對成果的瞭解

  • 在目標的整個生命週期中追蹤其進度與狀態,可避免因不瞭解目標最後實現或失敗的原因而產生挫敗感。

欲獲得更多關於如何使用目標功能的資訊,請查看規劃公司目標:目標與關鍵結果 (OKR) 一文。正在尋在目標設定的最佳作法與構想嗎?請下載一份我們的 Asana OKR 攻略

目標常見問題

您可以在我們的目標常見問題一文中查看一些關於目標功能的常見問題。

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