如何開始使用 Asana 的目標功能 | 產品指南

所有 Business 版Enterprise 版客戶皆可使用目標功能。

目標概覽

「目標」功能是一個靈活的目標追蹤系統,能在團隊執行工作之處替目標的設定與追蹤提供單一事實來源,從而助您推動可衡量的成果。

有了目標功能,以清晰的目標使團隊同步並正確地替工作安排優先順序將不再是難事。目標功能可幫助組織中的所有人明白其工作有何重要性,以及他們該朝哪個方向努力。

為此,請同時設定、追蹤並管理公司層級和團隊層級的目標。公司層級的目標是較長期的目標,關乎組織使命的實現。 團隊目標則為較短期的目標,向上銜接以使命為導向的公司目標。

不論是公司層級或團隊層級,目標是每個人都看得見的,故組織中各層級的人員在任何時候都能明確掌握公司的優先事項。

目標可作為上層目標或子目標而建立連結,進而產生目標的層次結構,並可加入支援工作,使目標和工作之間的關聯更加清晰。

欲存取您的目標清單檢視,請前往側邊欄中的目標區段。

團隊目標

欲存取您的目標清單檢視,請前往側邊欄中的「目標」區段。

目標清單檢視

您可從目標清單檢視中:

  1. 點選您想要的「目標」標籤頁,以便篩選目標。若要存取團隊目標,請點選公司目標右邊的標籤頁。
  2. 點選新增目標標籤頁或目標標題,以新增新目標。
  3. 點選進入任何目標以檢視或編輯詳細資訊。
  4. 顯示或隱藏團隊。
  5. 點選篩選以利搜尋並選擇目標的特定所有者或**狀態。
  6. 點選所有目標以便存取特定時段的目標。

公司目標

公司目標標籤頁

若要存取公司目標標籤頁:

  1. 點選公司目標前往公司目標標籤頁。
  2. 點選公司宗旨以制定您公司目標的宗旨、願景和哲學。定義您公司的宗旨有助團隊獲得明晰度,瞭解您團隊在公司宗旨上扮演的角色。
  3. 若要新增目標,請點選公司目標右邊的 + 符號。
  4. 點選篩選以利搜尋並選擇目標的特定所有者狀態
  5. 點選所有目標以存取特定時段的目標。

公司目標 2

若欲新增公司目標,請點選「公司目標」標題旁的 + 符號。 您可以由此新增新的目標,並選擇協作者與所有者。您也可以決定該目標的隱私設定。

按公司或團隊層級篩選您的目標

您可以在您的團隊目標清單檢視中篩選團隊層級的目標。前往團隊目標標籤頁,點選顯示/隱藏團隊的下拉圖示,並選擇您的組織或團隊。您也可以在搜尋欄位輸入團隊名稱,藉以搜尋您所屬的現有團隊。除此之外,您還可以透過搜尋找到您未參與的公開或者須請求才可加入的團隊。

篩選目標

按狀態或所有者篩選您的目標

您可以隨時在您的目標清單檢視中按狀態層級篩選目標。只需點選位於目標清單檢視右上角的篩選按鈕,選擇您欲檢視的是開放或關閉的目標,並選擇該目標的狀態。您也可以在搜尋列中搜尋特定的目標。

篩選狀態

使用篩選功能時,未符合所有篩選條件 (例如所有者、狀態,或/及所篩選的團隊) 的目標將不會顯示。若想查看該團隊的所有目標,請移除篩選條件。

按時間段篩選您的目標

Asana 替所有組織預設了財政年度,新的目標將會附加時間段。您可以藉由點選所有目標按鈕並選擇適用的時間段,從您的目標清單檢視中根據時間段顯示目標。您可以篩選並檢視當下時間段中的現行目標,亦可切換查看過去及未來的目標時間段。

篩選時間段

由您的團隊目標清單檢視建立新的團隊

若欲建立新團隊,您可以在您的團隊目標清單檢視中點選新增目標按鈕,並在公司或團隊的區塊中向下捲動至建立新團隊之提示。

建立新團隊

建立新團隊 2

####您可以在「建立新團隊」視窗中進行以下操作:

  1. 新增團隊名稱
  2. 編寫描述
  3. 新增團隊成員
  4. 替您的團隊選擇隱私設定
  5. 在輸入所有細節後,請點選建立團隊

無論與何種類型的團隊相關聯,目標都會是公開的。

如何建立目標

您可以點選目標清單檢視中的新增目標圖示以新增公司或團隊層級的目標。

新增目標

新增目標步驟 2

您可以在「團隊目標」標籤頁中的目標清單檢視進行以下操作:

  1. 檢視目標的名稱、與其相關的子目標之數量,並可展開查看子目標
  2. 編輯或移除與您的目標有關的團隊
  3. 檢視目標進展並點入該目標的細節頁面
  4. 變更所選目標的所有者

當目標的團隊遭到變更時,該目標會被移至新團隊的空間中。若欲尋找該目標,請點選「目標」清單檢視中的下拉式圖示,並選擇想要的團隊。

檢視或編輯目標細節

若欲檢視或編輯現有的目標,請由您的「目標」清單檢視點入想要的目標。

您必須先替目標新增進度指標,才能更新該目標的進度。

編輯目標

編輯現有的目標

您可以在編輯目標的視窗中進行以下操作:

  1. 更新目標進度
  2. 檢視、編輯或新增子任務
  3. 編輯目標的所有者、調整截止日期、時間段,或新增描述
  4. 檢視或編輯與目標相關聯的團隊或協作者
  5. 編輯或新增上層目標
  6. 新增支援工作,例如專案專案集

即便是公開的目標,附加至公開目標中的專屬的專案專案集只會對有權存取該專屬專案或專案級的人員顯示。

追蹤目標活動

Business 版和 Enterprise 版的使用者可以判別目標自訂立以來曾經歷過哪些預期和非預期的修改。

活動是指被記錄下來的互動過程。

透過捲動至左窗格中的活動,使用者可以查看為了實現目標而進行的一組任務。

活動

  1. 進行回顧分析
  2. 評估遇到障礙的流程
  3. 預測類似型態的未來目標
  4. 追蹤活動以做出明智決策

使用者可以利用左側的空間編寫清晰、定義明確、具有時效性、可衡量且可實現的目標,右窗格則可讓您連結上層目標和支援工作。

編輯您的進度指標

您可以在設定好目標的進度指標後對其進行編輯,包括變更指標類型 (例如由百分比改為金額)、起始值和目標值。

欲編輯您的目標進度指標,請點選該目標標題旁的下拉箭頭,並選擇編輯進度指標

編輯進度指標 1

您可以在下個視窗中變更指標類型、小數位數、起始值、目標值或現有值。

編輯進度指標 2

通知

以下情形發生時,目標所有者和協作者將會收到通知 (執行該動作的使用者除外):

  • 首次設定指標類型與目標值。
  • 變更指標類型或目標值。

僅變更初始值或現有值將不會觸發通知。

替您的目標新增進度指標

若欲替您的目標新增一項進度指標,請點入目標清單檢視中的「目標」,並選擇新增進度指標的圖示。這些進度指標和使用數字自訂欄位時可用的指標是相同的。

進度

請由進度視窗替您的目標選擇合適的格式。

進度視窗

不同類型的進度指標

您可以使用三種類型的進度指標追蹤您的目標進度。

百分比

百分比指標最適合量化型的目標,您可以使用 0-100% 並預估已完成的比例以追蹤目標的進度。請替「贏得顧客忠誠度」或「發展團隊並提升團隊參與度」這類的目標設定百分比指標,並將目標值設為「100%」。您可以在描述欄位新增如何衡量進度的指南。

百分比指標也可以用以衡量度量單位為百分比的目標之進度,例如「訂閱數成長 25%」或「將滿意分數由 85% 提升至 90%」。

數值

當預期的結果帶有特定的數字時,數值指標是最合適的選擇,例如「取得 1,000 份問卷調查回應」或「舉行 3 場網路研討會」。

數字指標也適用於「發佈新功能」這類的二元目標,或「在所有系統上保持 99.9% 的運作時間」這類的維護性目標。這些類型的目標是以實現或失敗作為評估結果,故請將起始值設為「0」、目標值設為「1」。

貨幣

當您的目標涉及貨幣時,使用貨幣指標是最佳的選擇。例如,「提升年度經常性收入至 $500,000 美元」或「在第三季度達到 $80,000 美元的預訂量」。

更新您的目標進度

您可以在目標清單檢視中點入目標並選擇更新,藉以隨時更新您的目標進度。

目標狀態概觀畫面

您可藉由目標狀態更新,在更新目標狀態和進度時提供文字情境資訊。藉助狀態歷程記錄,您可以追蹤目標的歷程進度,並且為目標進度提供記錄。

藉由目標狀態更新,您可以:

  • 報告目標狀態及進度時,可交流相關的深入解析
  • 讓目標專案關係人瞭解其關心的目標狀態或進度指標何時、為何變更,這樣他們就能依據需要進行評論、解鎖、採取行動或報告。

開放目標狀態設定畫面

點選設定狀態以選擇目標狀態。

設定狀態更新額外資訊畫面

在您的狀態更新中,您可以包含:

  1. 使用百分比表示的目標進度
  2. 目標進展摘要
  3. 目前完成的內容
  4. 阻礙目標進展的事項
  5. 接下來的步驟

隨後,您可以點選發佈

關閉目標

您可以在「更新進度」頁面進行以下操作:

您可以在您的目標清單檢視中點入目標並選擇更新進度,藉以隨時關閉您的目標。

關閉目標狀態設定畫面

若要選擇關閉目標的狀態,請前往設定狀態。選擇關閉區段下方的其中一個選項,然後點選發佈

請利用目標名稱旁的下拉式箭頭進行以下操作:

您可以點選目標名稱旁的下拉箭頭並選擇關閉此目標以關閉該目標。

關閉目標 4

請由此處選擇想要的狀態並點選儲存

刪除目標

若欲刪除目標,請點選目標名稱旁的下拉箭頭,並選擇刪除目標

刪除目標

目標隱私

替新目標編輯隱私設定

請在您的團隊目標標籤頁中點選新增目標按鈕。

新增目標 1

輸入目標名稱及細節,並選擇公開專屬,然後點選儲存目標

新增目標 2

編輯現有目標的隱私設定

請在您的目標清單檢視中點入想要的目標

編輯現有的目標 1

請由此處點選右上角的隱私圖示。

編輯現有的目標 2

接著,請將目標設為公開專屬,然後點選儲存目標

編輯現有的目標 3

編輯現有的子目標之隱私設定

您可以點入子目標並點選隱私圖示,以變更該子目標的隱私設定。

編輯現有的目標 1

請由此處點選右上角的隱私圖示。

編輯現有的目標 2

然後,請將目標設為公開專屬,接著點選儲存目標

編輯現有的目標 3

有關個別目標隱私的常見問題,請查看我們的目標隱私常見問題一文。

目標評論

您現在可以在目標底下評論,以便提問、開啟討論、提供額外資訊或向能存取該目標的任何人提供深入見解。透過目標評論,所有可存取目標的使用者可在有情境資訊的前提下進行溝通及協作。您可使用目標評論功能,與協作者一起草擬目標,並就目標與專案關係人達成共識。

評論

對目標所作的評論將顯示於目標詳細資訊頁面中,相關的目標底部。

評論 2

主要使用案例

工作的明晰度

  • 相較於使用任務或專案,在 Asana 中使用目標功能的其中一項主要優勢,是公司中的每個人都擁有一個共享空間,其中的目標檢視已預設為公司層級。如此一來便能減少對於「我們的目標是什麼」以及「該如何找到目標」的困惑,且這些目標始終會是您與您團隊的首要事務。

連結工作與其目的

  • 提升員工參與度和團隊動力,因為團隊清楚瞭解他們的工作是如何與公司的目標相互關聯。

幫助團隊瞭解公司的運行現況。

  • 查看團隊如何即時追蹤他們的目標、查看計劃是否需要修正路線,並認可出色的工作。

推動成果

  • 藉由讓團隊將其目標與公司層級的目標連結起來,不必擔心團隊正進行的是非戰略優先事項。

建立對成果的瞭解

  • 在目標的整個生命週期中追蹤其進度與狀態,可避免因不瞭解為何目標最後實現或失敗而產生挫敗感。

欲獲得更多關於如何使用目標功能的資訊,請查看規劃公司目標:目標與關鍵結果 (OKR) 一文。正在尋在目標設定的最佳作法與構想嗎?請下載一份我們的 Asana OKR 攻略

目標常見問題

您可以在我們的目標常見問題一文中查看一些關於目標功能的常見問題。

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