系統管理主控台

系統管理主控台可讓全部 Asana 系統管理員及超級管理員利用這些必要的系統管理功能,在組織中倡導 Asana 之使用。

存取組織系統管理主控台

存取系統管理主控台

若要存取系統管理主控台:

  1. 點選您的個人資料照片
  2. 在下拉式功能表中選擇系統管理主控台

獲得對組織的深入解析

深入解析

在「深入解析」標籤頁中,您可以:

  • 藉由高階指標得知您的組織使用 Asana 的狀況
  • 查看近期新增成員
  • 查看您的組織中最有影響力的成員 (在 Asana 中發送最多邀請、建立最多團隊、共用最多專案的啟用中成員)
  • 藉助 Business 版,您可以按時間檢視詳細的參與活動,並藉此發現您的組織使用 Asana 的趨勢

管理組織中的全部成員

成員標籤頁中,可以查看您 Asana 組織中的成員及訪客數目,以及可使用的席次數目。若您需要新增成員,可授予系統管理員存取權限,取消佈建一位成員,這些都可輕鬆完成。

管理成員

從「成員」標籤頁,您可以:

  1. 邀請新成員加入組織中的團隊
  2. 確定成員、訪客、待處理邀請數目,以及組織中可使用的席次數目
  3. 搜尋組織中的人員
  4. 檢視每位人員的名稱,瞭解他們是系統管理員、成員或訪客,以及他們在您的組織中最後一次活躍是什麽時候
  5. 編輯個人資料設定,或將游標暫留於名稱,點選三點圖示並選擇其中一個選項進行移除

停用組織中的成員

若要從組織移除人員,可導覽至系統管理主控台的成員標籤頁。

向下捲動或使用搜尋列來尋找人員名稱。找到該人員後,點選三點圖示並選擇移除

移除成員 1

移除成員 2

在下一個標籤頁中,您可:

  1. 選擇您需要重新指派任務的成員
  2. 點選移除確認停用

停用的成員將作為已移除出現在您的成員清單中。

移除成員 3

取消佈建人員的任務會如何?

當您從組織取消佈建某位人員後,將為您自動產生包含其此前指派任務的專屬專案。您可藉此輕鬆重新指派該取消佈建人員的待處理任務。

委派的後續簡單解決方案是複選取消佈建的任務,這樣,您可以在任務上執行大量動作,甚至大量指派給自己或其他組織成員。

取消佈建的時間會在最新活動欄中顯示。

還原停用中的成員

在「成員」標籤頁中尋找停用中的成員名稱,選擇需要還原的成員。然後點選三點圖示,並選擇還原

還原 1

在下一個視窗中選擇還原

還原 2

若重新啟用失敗,您組織中的系統管理員會收到一個任務,建議他們聯絡我們的支援團隊。

按成員類型篩選

在系統管理主控台的成員標籤頁中,您可以按成員類型對成員清單進行篩選。若要進行篩選,您可點選成員類型篩選器旁的下拉式箭頭,從所有系統管理員成員訪客已邀請已移除中選擇。

成員類型篩選器

團隊存取權限

藉助成員我的設定...中的團隊存取標籤頁,系統管理員可深入瞭解特定使用者的存取權限,並且能編輯成員資格狀態。

編輯個人資料設定中,系統管理員可以導覽至成員的「我的設定...」,以便存取並管理團隊。

編輯個人資料設定

若要存取成員的「我的設定...」:

  1. 點選已選成員對側的三點圖示以檢視選項
  2. 從下拉式清單中,點選編輯個人資料設定

在此處導覽至團隊存取權限,以便瀏覽團隊,編輯團隊存取權限,以及新增或移除團隊成員。

團隊存取權限

點選**團隊存取權限,即可:

  1. 檢視使用者所屬團隊
  2. 新增使用者至組織中的任一團隊
  3. 取消勾選,以便從任一團隊中移除使用者
  4. 進行任何更新後,儲存變更

按名稱、類型和最後活動隊成員進行排序

按名稱/活動排序

您也可以依照名稱 (字母順序或反字母順序) 排序您的成員訪客類型最後一次活動,以便查看任何人員最近登入組織的情況是否有任何未處理的邀請。

匯出成員資格資料至 CSV

匯出 CSV

若要匯出成員資格資料至 CSV:

  1. 從「成員」標籤頁點選三點圖示
  2. 點選請求成員 CSV

匯出團隊資料至

付費組織或事業處的超級管理員,可從其系統管理主控台的「團隊」標籤頁,將其團隊清單匯出至 CSV。

匯出團隊 csv

若要匯出團隊資料為 CSV:

  1. 請導覽至團隊標籤頁
  2. 點選匯出 CSV

稍後您會收到一封電子郵件訊息,其中附帶用於下載的連結。

下載好的 CSV 檔案包含以下欄位:

針對組織:

  • 姓名
  • 電子郵件地址
  • 部門
  • 加入組織的日期
  • 邀請者
  • 邀請者的電子郵件
  • 首次登入日期
  • 登入方法
  • 多因素驗證 (MFA) 狀態
  • 最後活動
  • 類型
  • 團隊數
  • 團隊
  • 專案數
  • 專案

針對事業處:

  • 姓名
  • 電子郵件地址
  • 部門
  • 最後活動
  • 類型

以 CSV 格式匯出組織和事業處後,系統管理員就能掌握哪些部門正在使用 Asana,從而監控席次之使用,並維護 IT 部門內的中央化帳單管理。部門或團隊欄位可透過 SCIM 與 Azure ADOkta 整合之使用,來預先填入。

大型組織在需要協助進行部門退款時,CSV 匯出功能就很有用。

管理團隊

團隊

從「團隊」標籤頁,您可以:

  1. 在您的組織中建立新團隊
  2. 檢視每個團隊的名稱、成員數目、隱私權限、建立日期以及建立者
  3. 懸停於「建立者」欄位旁的三點圖示,即可編輯團隊,然後點選隨後出現的編輯團隊

團隊隱私設定

Enterprise 版組織的超級管理員可為其組織團隊預設隱私等級。

設定時,這將在建立新團隊時成為預選選項。團隊建立者仍可在選擇時以其他隱私等級建立團隊。

若要設定您的預設隱私設定,請導覽至系統管理主控台,點選安全性標籤頁。然後,點選團隊隱私設定

團隊隱私設定 1

團隊隱私設定 2

從下一個標籤頁中,您可以選擇您的預設設定。

管理時間段

Asana 為所有組織提供了預設的會計年度,因此新的目標將直接附帶時間段。這些時間段可以幫助您整合您的 Asana 與會計年度,並可用於公司與團隊目標。預設的年度起始日期是 1 月 1 日,但您可以使用系統管理主控台來變更。

時間段

在系統管理主控台點選設定標籤頁,再點選時間段 在此處依序選取符合組織運作年度的時間段,以及何時開始此時間段之變更。時間段是全組織通用的,因此您必須是全組織層級的系統管理員,方能變更這些時間段。只有擁有全組織層級權限的工作空間系統管理員可以在系統管理主控台變更時間段,而所有其他管理員都必須聯絡支援部門方能變更時間段

個別的使用者也可以手動為現有的目標新增時間段。當系統管理員變更會計年度時,任何目標如果沒有自訂的截止日期,或者沒有不同的時間段日期範圍,則都將反映並自動套用這些變更。

管理帳單資訊

Premium 組織的帳單所有者,同時也是系統管理員,可從系統管理主控台存取其帳單。

帳單資訊

從「帳單」標籤頁,您可以:

  1. 變更付費方案類型
  2. 檢視席次使用率
  3. 更新帳單資訊
  4. 重新指派帳戶的帳單所有者
  5. 下載最新的發票
  6. 聯絡支援部

只有組織當下的帳單所有者能更新帳單資訊、重新指派帳單所有者,或下載最新的發票。

檢視並下載發票

帳單所有者可檢視並下載所有歷史發票。

從「帳單」標籤頁的發票,您不僅可以檢視最新發票和發票歷史記錄,還可以選擇下載特定年份的所有發票。

發票歷史

若要存取:

  • 點選發票歷史記錄
  • 檢視全部發票
  • 點選下載符號,即可大量下載,或選擇特定月份

全部發票

變更或編輯您的方案規模和層級

從您的系統管理主控台,您可以輕鬆將付費方案從 Premium 版變更為 Business 版,反之亦可。

從系統管理主控台點選帳單標籤頁。

在 Premium 版和 Business 版之間切換

從「帳單」標籤頁點選變更方案

變更方案

在這裡,您可以選擇升級至 Business 版方案,或如果您已使用 Business 版,您可以選擇切換為 Premium 版方案。

當您已選擇想要的層級時,請點選確認並變更方案

選擇方案

您必須為已付費方案的帳單所有者,才可編輯其規模或變更層級。

安全性

安全性

從「安全性」標籤頁,超級管理員可以:

  1. 為您的組織啟用或停用 Google SSO
  2. 為您的組織啟用 SAML
  3. 為組織成員設定密碼要求,或強制全部成員重設密碼
  4. 檢視組織的全部系統管理員

管理組織系統管理員

您可以從系統管理主控台決定組織的系統管理員和超級管理員。

安全性系統管理存取權限

組織系統管理員

組織系統管理員具有公司使命宣言的存取權限。

密碼強度

您可以透過點選系統管理主控台中的安全性標籤頁並點選密碼強度,選擇您的密碼強度。

您可以在弱和強密碼之間選擇。密碼必須至少有 8 個字元,而密碼則必須包含以下至少三種類型的字元:小寫、大寫、數字及特殊字元。

密碼強度

密碼強度變更將僅影響新建立的密碼。

Google SSO

SSO

超級管理員必須使用他們的 Google 帳戶登入,方能啟用 Google SSO。若您是使用電子郵件和密碼登入,只要登出後再改用藍色的使用 Google 帳戶按鈕登入即可。

SSO

當您在「安全性」標籤頁中點選 Google 應用程式驗證,您可以:

  1. 針對全部成員,設定 Google 登入為選擇性或必要
  2. 當您已做好選擇,請點選儲存設定

無論組織成員是否需要 Google SSO,組織訪客可隨時以電子郵件和密碼登入。

SAML

Enterprise 版組織還可以從其系統管理主控台的「安全性」標籤頁啟用 SAML。

SAML

啟用

SAML 工作階段逾時

超級管理員可在系統管理主控台將 SAML 工作階段逾時設定在 1 小時與 30 天之間。達到設定的逾時期限後,成員將自動登出,並且需要再次登入。

SAML 工作階段逾時

組織名稱和已驗證的電子郵件網域

安全性

從「設定」標籤頁,您可以:

  1. 變更組織名稱
  2. 檢視或變更已驗證網域的組織清單
  3. 請求以 JSON 檔案匯出組織中的全部資料

網域匯出

超級管理員可以請求以 JSON 檔案匯出組織的全部資料。您可以從系統管理主控台的「設定」標籤頁完成此操作請注意,網域匯出為 Enterprise 版的功能

匯出

管理應用程式與整合

應用程式

從「應用程式」標籤頁,超級管理員可以:

  1. 查看建議的 Asana 整合項
  2. 透過我們的目錄,尋找並探索應用程式
  3. 使用 Enterprise 版,您可以授權或取消授權服務帳戶

存取資源並回答產品問題

資源

從「資源」標籤頁,您可以:

  • 藉助引導教學課程和提示,連結您的團隊,以便在 Asana 中開展工作
  • 尋找協助您的團隊主事者的資源,並探索使用 Asana 的新方法
  • 探索並理解系統管理員功能

停用檔案附件

停用檔案附件為 Enterprise 版功能

如需更多資訊,請參閱此處的指南文章。

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