系統管理主控台
- 跳轉至
- 存取系統管理主控台
- 深入解析
- 管理成員
- 停用組織中的成員
- 復原停用的成員
- 按成員類型篩選
- 匯出成員資格資料至 CSV
- 將團隊資料以 CSV 格式匯出
- 管理團隊
- 團隊隱私權設定
- 管理時間週期
- 管理帳單資訊
- 變更或編輯您的方案規模和層級
- 安全性
- 訪客邀請控制項
- 安全聯絡人電子郵件
- Google 單一登入
- SAML
- SAML 工作階段逾時
- 個人資料欄位可編輯性控制項
- 設定
- 網域匯出
- 應用程式
- 存取資源並回答產品問題
- 停用檔案附件
系統管理主控台可讓所有 Asana 系統管理員及超級管理員利用這些必要的系統管理功能，在組織中倡導 Asana 之使用。
存取組織系統管理主控台
若要存取系統管理主控台：
- 點選您的個人資料照片
- 在下拉式功能表中選擇系統管理主控台
獲得對組織的深入解析
在「深入解析」標籤頁中，您可以：
- 透過高階指標得知您的組織使用 Asana 的情形
- 查看近期新增的成員
- 查看您的組織中最具影響力的成員 (在 Asana 中發送最多邀請、建立最多團隊、共享最多專案的活躍成員)
- 藉助 Business 版，您可以按時間檢視詳細的使用者活動，並藉此發現您的組織使用 Asana 的趨勢
管理組織中的所有成員
您可以在成員標籤頁中查看您 Asana 組織中的成員及訪客數目，以及可使用的席次數目。若您需要新增成員，為系統管理員授予存取權限，或取消佈建一位成員，這些都可輕鬆完成。
在「成員」標籤頁中，您可以：
- 邀請新成員加入您組織中的團隊
- 確定成員、訪客及待處理邀請的數目，以及組織中可使用的席次數目
- 搜尋組織中的人員
- 檢視每位人員的名稱，查看他們是系統管理員、成員還是訪客，以及他們在您的組織中最後一次活躍的時間
- 若要編輯個人資料設定或移除，請將游標暫留於名稱上，然後點選三點圖示，並選擇其中一個選項
停用您組織中的成員
若要從組織中移除人員，請前往您系統管理主控台的成員標籤頁。
向下捲動或使用搜尋列來尋找人員名稱。找到該人員後，點選三點圖示並選擇移除。
在下一個標籤頁中，您可以：
- 選擇您需要重新指派任務的成員
- 點選移除以確認停用
停用的成員將在您的成員清單中顯示為已移除。
取消佈建人員後，其任務該如何處理？
當您對某位組織中的人員取消佈建後，系統會自動為您產生一個專屬專案，當中包含在這之前指派給該成員的所有任務。您可以將此專案指派給自己或組織中的另一位成員，藉此將待處理的任務重新指派給適當的人員。
進行委派的下一步是複選已取消佈建的任務，然後對這些任務執行大量動作，甚至將其成批指派給自己或其他組織成員。
取消佈建的時間會在最新活動欄中顯示。
復原停用的成員
在「成員」標籤頁中尋找已停用的成員名稱，選擇需要還原的成員。然後點選三點圖示，並選擇還原
在下一個視窗中選擇還原。
若重新啟用失敗，您組織中的系統管理員會收到一項任務，建議他們聯絡我們的支援團隊。
按成員類型篩選
在系統管理主控台的成員標籤中，您可以按成員類型篩選成員清單。若要進行篩選，請點選成員類型篩選器旁的下拉式箭頭，並選擇所有、系統管理員、成員、訪客、已邀請或已移除。
團隊存取權限
系統管理員可透過成員的我的設定... 中的團隊存取權限標籤頁深入瞭解特定使用者的存取權限，並且能編輯成員資格狀態。
系統管理員可以從編輯個人資料設定中導覽至成員的我的設定...，以便存取與管理團隊。
若要存取某位成員的「我的設定...」：
- 點選已選成員對側的三點圖示以檢視選項
- 從下拉式清單中點選編輯個人資料設定
在此處導覽至團隊存取權限，在那裡您可以瀏覽團隊，編輯團隊存取權限，以及新增或移除團隊成員。
點選團隊存取權限以便：
- 檢視使用者所隸屬的團隊
- 新增使用者至組織裡的任何團隊
- 取消勾選，以便將使用者從任何團隊移除
- 進行任何更新後儲存變更
按名稱、類型和最後活動對成員進行排序
您也可以按照名稱 (字母順序或反字母順序) 排序您的成員、訪客類型及最後活動，以便查看任何人員最近登入組織的情況，或是否有任何未處理的邀請。
匯出成員資格資料至 CSV
若要匯出成員資格資料至 CSV：
- 在成員標籤頁中點選三點圖示
- 點選請求成員的 CSV 檔案
稍後您會收到一封電子郵件訊息，其中附帶用於下載的連結。
下載好的 CSV 檔案包含以下欄位：
- 姓名
- 電子郵件地址
- 部門
- 加入組織的日期
- 邀請者為
- 邀請者的電子郵件
- 首次登入日期
- 登入方法
- 多因素驗證 (MFA) 狀態
- 最後活動
- 類型
- 團隊數目
- 團隊
- 專案數目
- 專案
管理團隊
在「團隊」標籤頁中，您可以：
- 在您的組織中建立新團隊
- 檢視每個團隊的名稱、成員數目、隱私權限、建立日期以及建立者
- 若要編輯團隊，請將游標暫留於建立者欄位旁的三點圖示，然後點選出現的編輯團隊選項
匯出團隊資料至 CSV
付費組織或事業處的超級管理員可從其系統管理主控台的團隊標籤頁中，將團隊清單匯出為 CSV。
若要匯出團隊資料為 CSV：
- 請導覽至團隊標籤頁
- 點選匯出 CSV
稍後您會收到一封電子郵件訊息，其中附帶用於下載的連結。
下載好的 CSV 檔案包含以下欄位：
- 團隊
- 成員數目
- 隱私
- 建立日期
- 描述
- 成員 (電子郵件)
- 存取權受限的成員 (電子郵件)
- 待處理的邀請 (電子郵件)
以 CSV 格式匯出組織和事業處後，系統管理員便可掌握哪些部門正在使用 Asana，從而監控席次的使用情形，並維護 IT 部門內的中央化帳單管理。部門或團隊欄位可透過 [Azure AD]https://docs.microsoft.com/en-us/azure/active-directory/saas-apps/asana-tutorial) 和 Okta 的 SCIM 整合預先填入。
大型組織在需要協助進行部門退款時，CSV 匯出功能就很有用。
團隊隱私設定
Enterprise 版組織的超級管理員可為其組織中的團隊預設隱私等級。
設定後，將在建立新團隊時預設套用該選項，但團隊建立者仍可在建立團隊時選擇其他隱私等級。
若要設定您的預設隱私等級，請前往系統管理主控台，點選安全性標籤頁，然後點選團隊隱私設定。
從下一個標籤頁中，您可以選擇您的預設設定。
管理時間週期
Asana 為所有組織預設了會計年度，因此新的目標將直接附帶時間週期。這些時間週期有助於保持 Asana 與您會計年度的一致性，並可套用於公司與團隊目標。預設的年度起始日期是 1 月 1 日，但您可以使用系統管理主控台來變更。
請在系統管理主控台中點選設定標籤頁，再點選時間週期 請在此處依序選取符合組織運作年度的時間週期，以及何時開始此時間週期之變更。時間週期是全組織通用的，因此您必須是全組織層級的系統管理員，方能變更這些時間週期。只有擁有全組織層級權限的工作空間系統管理員可以在系統管理主控台中變更時間週期，而所有其他管理員若欲更新時間週期，都必須聯絡支援部門。
個別的使用者也可以手動為現有的目標新增時間段。當系統管理員變更會計年度時，任何目標如果沒有自訂的截止日期，或者沒有不同的時間段日期範圍，則都將自動套用這些變更。
管理帳單資訊
Premium 組織的帳單所有者，同時也是系統管理員，可從系統管理主控台存取其帳單。
在「帳單」標籤頁中，您可以：
- 變更您的付費方案類型
- 檢視您的席次使用情況
- 更新您的帳單資訊
- 重新指派帳戶帳單所有者
- 下載您的最新發票
只有組織目前的帳單所有者可以更新帳單資訊、重新指派帳單所有者，或下載最新的發票。
檢視並下載發票
帳單所有者可檢視並下載所有歷史發票。
在帳單標籤頁的發票處，您不僅可以檢視最新發票和發票歷史記錄，還可以選擇下載特定年份的所有發票。
若要存取：
- 點選發票歷史記錄
- 檢視全部發票
- 點選下載符號，即可大批下載，或選擇特定月份
變更或編輯您的方案規模和層級
您可以在系統管理主控台中輕鬆將您的付費方案從 Premium 版變更為 Business 版，反之亦可。
從系統管理主控台點選帳單標籤頁。
從帳單標籤頁點選變更方案。
您可以在此處選擇升級至 Business 版方案。或者，如果您已經在使用 Business 版，則可以選擇切換為 Asana Premium 版。
當您已選擇想要的層級時，請點選確認並變更方案。
您必須是付費方案的帳單所有者，才可編輯其規模或變更層級。
安全性
超級管理員可以透過「安全性」標籤頁管理下列項目：
- 驗證
- 啟用或停用您組織的 Google SSO
- SAML 驗證
- 雙因素驗證
- 設定成員可保持登入 Asana 的時間長度
- 密碼設定
- 設定組織成員的密碼要求，或強制所有成員進行密碼重設
- 系統管理控制項
- 訪客邀請設定
- 附加檔案選項
- 團隊隱私權設定
- 唯讀連結分享權限
- 表單存取權限
- 報告權限
- 影片錄製權限
- 時間追蹤權限
- 系統管理員存取權限：決定由誰擔任您組織的系統管理員。
- 合規性
- 資料落地
- 行動應用程式
- 行動裝置資料控制項可供 Enterprise 版客戶使用。
管理組織系統管理員
您可以在系統管理主控台中決定組織的系統管理員和超級管理員。
組織系統管理員擁有公司使命宣言的編輯存取權限。
密碼強度
若要選擇您的密碼強度，請點選系統管理主控台中的安全性標籤頁，然後點選密碼強度。
您可以選擇弱密碼或強密碼。弱密碼必須含有至少 8 個字元，而強密碼則必須包含以下至少三種類型的字元：小寫、大寫、數字及特殊字元。
密碼強度變更將僅影響新建立的密碼。
訪客邀請控制項
Enterprise 版組織或事業處的超級管理員可以控制哪些人能邀請組織訪客 (沒有公司電子郵件地址者) 進入您的 Asana 組織。超級管理員有以下三個選項，藉以決定誰可以邀請組織訪客：
-
僅系統管理員
-
系統管理員及組織成員
-
所有人 (包含組織成員與訪客)
如果您想為您的組織啟用選項之一，可以前往系統管理主控台的安全性標籤頁。
此處您需要執行下列動作：
- 選擇其中一個訪客邀請選項
- 點選儲存變更
啟用後，不再有權限邀請組織訪客的人，將會在試圖邀請訪客至 Asana 時收到一則錯誤訊息。
若您不是超級管理員，可以點選右上角的個人資料照片、存取系統管理主控台、檢視成員標籤頁並從成員類型下拉箭頭選擇系統管理員，藉此找到組織的系統管理員。
行動應用程式
行動裝置資料控制項可供 Enterprise 版的客戶使用。
為 Asana 行動應用程式 (iOS 和 Android) 添加額外的安全性，以保護您組織的資料，同時使您的團隊能夠在任何地方工作及進行協作。
作為超級管理員，您可以將以下的行動資料控制項用於您的組織：
生物特徵驗證
透過啟用生物特徵驗證，使用者可以在行動裝置上使用指紋或臉部辨識解鎖 Asana。您可以設定使用者需要重新驗證的頻率。
畫面擷取權限 (僅適用於 Android)
選擇您組織中的使用者是否可以在行動應用程式中擷取螢幕畫面。
附件權限
限制下載或在行動裝置上分享 Asana 附件的能力。
小工具權限
限制行動裝置上的 Asana 首頁小工具，使用者便無法直接從手機的主頁查看任務。
複製和貼上權限
限制行動應用程式中的複製及貼上權限。
安全聯絡人電子郵件
付費組織的超級管理員可以在其系統管理主控台中新增安全聯絡人的電子郵件，以接收來自 Asana 的安全更新。此功能意味著 Asana 知道該將這些重要的通訊內容傳送至何處。
付費事業處的超級管理員可透過聯絡我們的支援團隊 (support@asana.com) 來存取此項功能。
作為付費組織的超級管理員，請以您組織的超級管理員角色登入 Asana 帳戶。然後前往系統管理主控台，點選側邊欄中的設定，接著點選安全聯絡人電子郵件。
請輸入您希望 Asana 傳送有關安全的通信內容的電子郵件地址。
Google SSO
超級管理員必須使用他們的 Google 帳戶登入，方能啟用 Google SSO。若您是使用電子郵件和密碼登入，只需登出後再改用藍色的使用 Google 帳戶按鈕登入即可。
在「安全性」標籤頁中點選 Google 應用程式驗證，您可以：
- 為所有成員將 Google 登入設為選擇性或必要
- 選擇完畢後請點選儲存設定
無論組織成員是否需要 Google SSO，組織訪客皆可隨時以電子郵件和密碼登入。
SAML
Enterprise 版組織還可以從其系統管理主控台的「安全性」標籤頁中啟用 SAML。
SAML 工作階段逾時
超級管理員可在系統管理主控台中將 SAML 工作階段逾時設定在 1 小時與 30 天之間。達到設定的逾時期限後，成員將被自動登出，並且需要再次登入。
設定
從「設定」標籤頁，您可以：
- 變更組織名稱
- 檢視或變更已驗證網域的組織清單
- 請求以 JSON 檔案匯出組織中的全部資料
個人資料欄位可編輯性控制項
Asana 整合 SCIM，透過頂尖的身分識別供應商平台，讓客戶匯入如頭銜和部門等使用者個人資訊至 Asana。當資訊從身分識別系統匯入時，系統管理員可使用個人資料欄位控制項，掌控使用者是否可在 Asana 中編輯此資訊。
超級管理員可前往系統管理主控台 > 安全性 > SCIM 相關設定 > 使用者個人資料設定，選擇讓使用者編輯哪些個人資料欄位
僅建議在以下情況限制使用者編輯此類資訊：若您的組織正在透過 SCIM 同步使用者個人資料欄位至 Asana。否則，使用者將無法新增此等資訊至他們的個人資料欄位。
系統管理員仍可前往系統管理主控台，從成員標籤頁變更使用者的個人資料，藉此代替其他使用者更新鎖定的屬性。
超級管理員可針對工作頭銜或部門或團隊，將個人資料欄位可編輯性控制項切換為開或關。
超級管理員限制工作頭銜和部門或團隊欄位的編輯權限時，使用者前往個人資料設定時，會看到這些欄位呈現鎖定，無法編輯。
網域匯出
超級管理員可以請求將組織的全部資料匯出為 JSON 檔案。您可以在系統管理主控台的「設定」標籤頁中完成此操作。請注意，網域匯出的功能僅供 Enterprise 版使用。
超級管理員可選擇僅匯出文字，或同時匯出文字及附件。
某些附件類型，包括影像文字紀錄、表單封面照片和使用者個人資料圖片，目前並未納入匯出的附件中。如您所需資料無法匯出，請聯絡我們。
應用程式管理與整合
應用程式管理功能可讓 Enterprise 版組織中的超級管理員監控和控制其網域中已啟用的應用程式、個人存取權杖 (PAT) 和服務帳戶。
事業處的系統管理員和不屬於超級管理員的使用者將無權使用此功能
超級管理員現在可在系統管理主控台中使用下列自助式服務：
- 查看哪些應用程式已連結並且有權存取網域中的資料
- 阻擋特定的應用程式，使網域中的使用者無法使用之
- 將網域設為「核准模式」，除非經過超級管理員的明確核准，否則不允許使用任何應用程式
- 管理服務帳戶
- 允許或禁止在網域中使用個人存取權杖 (PAT)。
若您對阻擋功能或控制項有其他疑問，請聯絡您的客戶成功團隊聯絡人或 Asana 支援部。
若要瞭解有關服務帳戶的更多資訊，請查看我們的服務帳戶文章。
檢視已連結的應用程式
- 前往系統管理主控台
- 由左側側邊欄前往應用程式區段，您將會進入管理應用程式中的已連結的應用程式標籤頁。 此處將顯示一份清單，列出 Asana 網域中所有由使用者連結的應用程式，以及該應用程式最後一次在該網域中使用的時間 (24 小時後才會更新)
點選以下任一內容皆會帶您前往應用程式頁面，該頁面會填入有關該應用程式的詳細資訊。 詳細資訊包括：
- 應用程式的簡短描述 (如果可提供)
- 開發人員是誰，以及任何可能由開發人員提供的支援或隱私政策之連結
- 近期使用數據
- 授予應用程式的權限
通用應用程式設定
超級管理員必須決定他們想要如何管理應用程式。通用應用程式設定頁面中包含了兩種主要的控制模式。
允許所有應用程式 (預設)
管理員可以管理已阻擋的應用程式清單，否則預設情況下應用程式皆可使用
要求核准應用程式
管理員可以管理已核准的應用程式清單。除非應用程式列於已核准應用程式的清單中，否則無法使用。
如果組織使用的是「要求核准應用程式」模式，而使用應用程式的訪客未獲准加入該組織，則該應用程式將被阻擋而無法使用，並且會透過電子郵件通知該名訪客。
阻擋應用程式
請透過以下步驟明確阻擋應用程式。
- 從已連結的應用程式頁面前往特定應用程式的頁面
- 點選阻擋按鈕
這會阻止網域中的所有使用者 (成員及訪客) 連結和使用這些應用程式。現有的使用者可能會看到錯誤訊息，且應用程式可能會停止運作。針對同時使用多個網域的使用者，阻擋的動作將使他們無法在任何所屬的網域中使用該應用程式
解除阻擋應用程式
從已連結的應用程式頁面前往特定應用程式的頁面 點選解除阻擋按鈕。若您的組織使用的是「要求核准應用程式」模式 (見下方說明)，則請改為核准該應用程式來解除阻擋。
解除阻擋後，依據應用程式的運作方式，現有的使用者可能需要重新設定/重新驗證
核准應用程式
若組織處於「要求核准應用程式」模式，使用者將無法連結任何不在核准清單上的應用程式 (此核准清單是由超級管理員負責管理)。但他們會看到可要求系統管理員核准的訊息。
若使用者點選傳送請求，系統會發送電子郵件至所選的電子郵件地址，該地址可在「通用應用程式設定」頁面中進行設定。此功能預設會傳送給所有超級管理員，但亦可另外設定。
系統管理員會收到類似於上方範例的電子郵件。
超級管理員可點選管理 Asana 中的應用程式前往該應用程式的詳細資訊頁面，並可在該處核准該應用程式。
提出請求的使用者也會收到一封電子郵件，通知他們系統管理員已收到通知。使用者的電子郵件地址也會包含在應用程式請求的電子郵件中。我們建議建立一套流程來監控收到的請求和/或通知使用者接下來可能進行的步驟，具體做法取決於您公司的處理方式。
管理個人存取權杖
組織中的使用者可以使用個人存取權杖來建立自己的指令碼和自動化工作。個人存取權杖與該權杖的建立者享有相同的存取權限。您可以前往個人存取權杖頁面檢視該網域中使用者所擁有的、作用中的個人存取權杖清單
您可於「通用應用程式設定」頁面中啟用或停用該網域的個人存取權杖。
停用個人存取權杖將導致組織中使用者的所有現有存取權杖被撤銷和阻擋。這可能會造成使用者的工作中斷，因此超級管理員應在進行此操作之前告知其組織中的使用者。
資源
在「資源」標籤頁中，您可以：
- 藉助上線引導教學課程和提示連結您的團隊，以便在 Asana 中開展工作
- 尋找資源來協助您的團隊主事者，並發掘使用 Asana 的新方法
- 探索及瞭解系統管理員功能
停用檔案附件
停用檔案附件是超級管理員可使用的 Enterprise 版功能。
概觀
超級管理員可藉由停用檔案附件功能，確保全組織的 Asana 實作滿足所有安全性與一致性要求，依據其公司的安全性政策及偏好的檔案整合來封鎖需要限制的任何檔案附件。
這項功能可在網域層級中提供更好的控制，以確保依據其組織要求執行嚴格的上傳政策。
IT 系統管理員還可以依據其公司的 IT 安全政策，以快速的方式啟用或停用一個、多個或全部電腦、Dropbox、Google 雲端硬碟、Box 和 Onedrive / Sharepoint 上傳來源，並將其套用於所有可以新增附件的 Asana 產品介面區域。
如何存取您的檔案附件選項
超級管理員可以透過其系統管理主控台的安全性標籤頁存取其檔案附件選項設定。
開啟安全性標籤頁後，向下捲動至系統管理主控台，然後點選檔案附件選項。
預設設定為啟用所有附件。
在下一個畫面中，您可以選取或取消選取您的檔案附件偏好。
取消勾選「允許來自 Asana 應用程式、應用程式開發介面 (API) 和其他功能的附件」
取消選取此項將會停用以下項目中的附件類型
- 網頁附件
- 行動版
- 應用程式開發介面 (API)
- 複製與貼上
- 表單
- 拖放
- 電子郵件轉寄
停用來自第三方應用程式的附件
若要阻止從第三方應用程式附加檔案，您可以從「應用程式」標籤頁中將其阻擋，或從彈出視窗中選擇所需的應用程式。這代表您將無法再從 Dropbox、Google 雲端硬碟、Box 和 OneDrive/ SharePoint 新增附件。
停用行動裝置上的附件
從第三方應用程式上傳的附件和從裝置上傳的附件在行動應用程式上並無差異。這是因為所有內容都會首先下載到裝置中。
停用行動裝置上的附件的唯一方法，是停用允許來自 Asana 應用程式、應用程式開發介面 (API) 和其他功能的附件。
