任務權限

在 Asana 中存取任務是情境相關的,且會有多種情況影響著誰可存取任務:

任務:可存取者為:
專屬任務僅限任務協作者
公開任務全部組織成員
專屬專案中的任務任務協作者及專案成員
公開專案中的任務任務協作者、專案成員及團隊成員
子任務擁有上層任務存取權限的人員

在本文中,我們將解釋:

  • 如何確定任務權限
  • 可看見您任務的人員
  • 為您的任務授予存取權限的方法
  • 為您的任務限制存取權限的方法

參考「玩轉 Asana」,深入瞭解

請參考我們的玩轉 Asana 網路影集,瞭解如何在 Asana 中建立專屬任務、專案和團隊。

專屬任務

專屬任務

確認任務為專屬且不屬於任何專案:

  1. 任務名稱上方的橫幅會指明任務是否專屬於您或任何任務協作者。
  2. 任務詳細資訊窗格中的任務欄位會指明任務是否屬於某專案。

我的任務中建立的任務將預設為專屬任務,其不屬於任何專案,亦不具有任何協作者。

誰可以看見此任務?

存取不屬於任何專案的專屬任務:

不屬於任何專案的專屬任務僅可供其協作者存取。

我要如何為此任務授予存取權限?

分享不屬於任何專案的專屬任務:

  1. 將任務設為公開 — 將任務設為公開會使其對所有組織成員公開,但他們會需要搜尋該任務才能存取之。
  2. 將任務新增至一個或多個專案 — 將任務新增至專案會授予該專案的所有成員團隊成員存取該任務的權限。
  3. 新增人員為協作者 — 將某人新增為協作者會授予其存取該任務的權限。

新增任務至專案前,請務必留意專案權限。 

我要如何為此任務限制存取權限?

若要限制不屬於任何專案的任務之存取權限:

  1. 將任務設為專屬於其協作者
  2. 移除所有協作者,以便將任務設為專屬於您

請勿移除自己任務協作者的身份,否則您亦會失去該任務的存取權限。

公開任務

確認某任務為公開且不屬於任何專案:

  1. 任務標題上方的橫幅會指明任務在 [組織名稱] 中是否每個人都可看見
  2. 任務詳細資訊窗格中的專案欄位會指明任務是否屬於任何專案

誰可以看見此任務?

可看見不屬於任何專案的公開任務的人員:

  1. 任務協作者
  2. 所有組織成員

我要如何為此任務授予存取權限?

分享不屬於任何專案的公開任務:

  1. 新增人員為任務協作者 — 新增人員為任務協作者將授予其存取該單一任務的權限。若他們是組織成員,則他們已經有權透過搜尋功能存取該任務。
  2. 新增任務至專案 — 新增任務至專案將授予所有專案成員存取該任務的權限。

新增任務至專案前,請務必留意專案權限以及專案成員的設定。  

我如何為此任務限制其存取權限?

限制不屬於任何專案的公開任務之存取權限:

  1. 移除人員的任務協作者身分 — 透過移除您自己以外的所有任務協作者,組織成員將無法再接收任務通知,但仍可透過搜尋存取該任務。
  2. 將任務設為專屬 — 點選任務詳細資訊窗格中的任務動作按鈕,然後選擇設為專屬於專案成員。由於該任務不屬於任何專案,因此只有您自己和您可移除的任務協作者可以看見之。

公開專案中的任務

確認任務是否屬於某個公開專案:

  1. 任務詳細資訊窗格中的專案欄位會指明任務所屬的專案。點選專案名稱即可載入專案。
  2. 載入專案後,標題處會指明專案為與[團隊名稱]分享

誰可以看見此任務?

可看見公開專案中的任務的人員:

  1. 任務協作者
  2. 專案成員
  3. 團隊成員

我要如何為此任務授予存取權限?

public project access

分享公開專案中的任務:

  1. 新增人員為任務協作者 — 新增人員為任務協作者將為其提供該任務的更新通知。若他們是專案成員或團隊成員,則他們已具有該任務的存取權限。
  2. 新增人員為專案成員 — 新增人員為專案成員將授予其對該專案中所有任務的存取權限。若他們已是團隊成員,則他們已具有該任務的存取權限。

我要如何為此任務限制存取權限?

  • 移除人員的任務協作者身份
  • 移除人員的專案成員身份
  • 從專案中移除任務
  • 將專案設為專屬

移除人員的任務協作者身份

若從公開專案中的任務移除任務協作者,他們將無法再接收任務通知。但如果他們是任務所屬專案成員或團隊成員,則他們仍可以存取該任務。

移除專案成員

若移除專案成員,他們將無法再接收任務和專案通知。然而,由於專案的性質為公開,若他們同時是該專案所在團隊的成員,則他們仍可以檢視該任務和專案中的其他任務。

將任務由專案中移除

專案成員將無法再存取該任務,但任務協作者仍可存取之。

將專案設為專屬

團隊成員將無法再存取該任務或整個專案,但專案成員和任務協作者仍可存取該任務。

專屬專案中的任務

確認某任務是否位於專屬專案中:

  1. 任務詳細資訊窗格中的專案欄位會指明任務所屬的專案。點選專案名稱即可載入專案。
  2. 載入專案後,標題處會指明專案為專屬於成員。或者,若只有您可看見專案,專案標題會顯示專屬於您

若任務僅限由某一組人員進行存取,則任務詳細資訊窗格中的專案欄位上方會出現一個黃色列。此黃色列會列出可存取該任務的人員。

誰可以看見此任務?

可看見專屬專案中的任務的人員:

  1. 任務協作者
  2. 專案成員

我要如何為此任務授予存取權限?

分享專屬專案中的任務:

  1. 新增人員為任務協作者 — 新增人員為任務協作者會授予其對該單一任務的存取權限。若他們是專案成員,則他們已具有該任務的存取權限。
  2. 新增人員為專案成員 — 新增人員為專案成員會授予其對專案中所有任務的存取權限。
  3. 將專案設為公開 — 將專案設為公開將授予專案所在團隊的所有成員對該專案的存取權限。

我要如何為此任務限制存取權限?

  • 移除人員的任務協作者身份
  • 移除人員的專案成員身份
  • 從專案中移除任務

移除任務協作者

若移除任務協作者,他們將無法再存取該任務。然而,若他們同時也是專案成員,則仍可從專案再次存取該任務,但無法再接收有關該任務的通知。

移除專案成員

若移除專案成員,除非他們仍是該任務的協作者,否則將無法再存取該任務或專案中的任何任務。

將任務從專案中移除

將任務從專案中移除後,專案成員將無法再存取該任務,但任務協作者仍可存取之。

請求存取專屬任務

顯示請求專屬任務存取權限的畫面

若要請求專屬任務的存取權限,您可聯絡該任務的指派對象。為此,請執行以下操作:

  1. 點選您需要存取的專屬任務的連結。您會看到一個畫面,說明您並不具有該任務的存取權限。
  2. 點選請求存取權限, 即可向該任務的指派對象請求存取權限。
  3. 指派對象將收到一則任務,說明您已請求存取權限,並且可選擇將您新增為協作者。

接受或拒絕新增協作者至專屬任務的請求

若您無權存取某專屬任務,您可以請求作為該任務的協作者而加入。您的請求必須先被接受,方能開始存取該任務。

  • 當您請求存取某專屬任務時,指派對象會收到一則任務,通知他們您已請求存取權限。接著,指派對象可以將您新增至該專案中,從而授予您對該專案的存取權限。
  • 若該任務不具指派對象,則接受或拒絕存取的任務便會指派給任務建立者,但前提是他們仍具有該專案的編輯存取權限。
  • 若該任務不具指派對象,且任務建立者亦不具編輯存取權限,則接受或拒絕存取的任務便會指派給第一位擁有編輯存取權限的任務協作者。
  • 若專案成員有權存取該任務,則接受或拒絕存取的任務便會指派給專案所有者。若專案不具所有者,則此任務會指派給對該專案擁有編輯存取權限的成員。

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