專案權限

在 Asana 中,對專案的存取權限與情境相關,有多種情況會影響誰能夠存取專案及其任務。

若某人對專案有存取權限,則他們也可以存取該專案中的所有任務和對話。

專案:可存取者為:
專屬專案專案成員
請求中或專屬團隊中的公開專案團隊與專案成員
公開團隊中的公開專案組織、團隊與專案成員

在本文中,我們將解釋:

  • 如何確認專案權限
  • 誰能看見專案
  • 如何分享專案
  • 如何限制對專案的存取權限

專屬專案

辨識專屬專案:

專屬專案的專案標題中會顯示專屬於專案成員

若只有您能夠存取專屬專案,則專案標題會顯示專屬於您

誰能看見專屬專案?

專案成員可以看見專屬專案。只有被邀請加入專屬專案的人員可以找到該專案。

我要如何分享專屬專案?

  1. 點選專案檢視中的分享按鈕
  2. 在彈出式視窗中使用連結邀請成員
  3. 以姓名或電子郵件新增專案成員

如何將專屬專案設為公開:

如何將專屬專案設為公開:

分享畫面的右下角處點選設為對 [團隊名稱] 公開

若將專案設為公開,則該專案所屬團隊的所有成員都可以存取之。

我要如何限制對專屬專案的存取權限?

存取權限可以在分享彈出式視窗中設定。

您可以決定哪些專案成員可以編輯或僅可評論。您也可以變更專案的所有者或將成員自專案中移除。

如何授予或移除成員對專案的存取權限:

  1. 每位成員名稱的對側都有一個下拉式功能表,其中包含 4 種存取權限
  2. 您可以選擇下拉式功能表中的選項以授予成員特定的權限

當您將成員自專屬專案中移除後,他們便無法再存取該專案的任務和對話。

如何管理通知

您可以在此分享彈出視窗中管理所有通知。

請在分享彈出視窗中點選專案成員對側的管理通知

接著,成員通知設定的彈出視窗中將顯示一個勾選方塊,您可以選擇是否接收為每位 Asana 中的專案成員提供的狀態更新、對話和任務通知。

公開專案

辨識公開專案:

公開專案的專案標題中會顯示與[團隊名稱]共享

誰能看見公開專案?

以下人員有權存取公開專案:

  1. 專案成員
  2. 所有團隊成員

在公開團隊中,不屬於該團隊的組織成員也可以看見該團隊中的公開專案。請查看您的團隊權限,以確認其他的組織成員是否可以看見此公開專案。

我要如何分享公開專案?

分享公開專案

如何分享公開專案:

  1. 將某人新增為專案成員 - 若此人已經隸屬於該專案所屬的團隊,則他們本就有權存取該專案。將團隊成員新增至專案中只會讓系統開始寄送專案通知給他們。
  2. 將某人新增為團隊成員 - 若將某人新增為團隊成員,便會授予他們存取該團隊中所有其他公開專案的權限。

我要如何限制對公開專案的存取權限?

要限制對公開專案的存取權限,請進行以下操作:

  • 移除專案成員 - 若某人同時也是該專案所屬團隊之成員,則他們仍可以繼續存取該專案。
  • 變更為專屬專案 - 若將專案變更為專屬,則只有專案成員可以存取該專案。團隊成員將無法再存取。

移除專案成員:

將成員從公開專案中移除

  1. 點選 + 符號,然後選擇成員通知設定
  2. 在下個視窗中,將游標暫留於想要移除的人員名稱上,然後選擇移除

變更為專屬專案:

將專案設為專屬

點選 + 符號,然後選擇設為專屬

請求存取專屬專案

顯示專屬專案存取請求選項的畫面

您可以聯絡專屬專案的所有者,以請求存取權限。為此,請進行以下操作:

  1. 當您試圖存取專屬專案時,您會來到一個頁面,說明您尚未擁有存取權限。
  2. 點選請求存取按鈕,以向該專案的所有者請求存取權限。
  3. 專案所有者會收到您提出專案存取請求的通知。

無法請求對僅評論專案的存取權限。

接受或拒絕將成員新增至專案的請求

無權存取專屬專案的人員可以請求存取權限。他們的請求必須先被接受,才能開始存取該專案。

  • 當有人請求存取專屬專案時,專案所有者會被指派一項任務,以通知他們有人提出存取請求。接著,專案所有者便可以將請求者添加至專案中,從而賦予他們存取該專案的權限。
  • 若該專案不具所有者,則接受或拒絕存取的任務便會指派給專案的建立者。
  • 若該專案不具所有者,且專案建立者不具編輯存取權限,則接受或拒絕此專案存取權限的任務便會指派給第一位擁有編輯存取權限的專案成員。

僅評論專案

專案的僅評論權限可供使用者查看或評論專案,而無需授予他們編輯權限。這麼做可以讓您更輕鬆地與需要的人員分享專案中的資訊,同時防止任何意外或不必要的更改。擷取有關專案的回饋,並向專案關係人提供更新,同時保持專案結構的完整性。僅評論權限非常適合用於已經固定且不應變更的公司 Wiki、範本、參考點和流程。

將專案變更為僅評論

您可以透過專案頁面上的分享按鈕來存取權限設定。

只有擁有編輯權限的專案成員可以對僅評論專案進行修改。非專案成員仍有可能可以存取整個專案或其中的個別任務,但他們只能透過僅評論權限來存取專案。

專案成員存取設定

若要將專案的權限設定變更為僅評論:

  1. 前往專案中搜尋列旁的分享按鈕,點選按鈕即可開啟專案成員與存取設定的功能表
  2. 選擇您要授予僅評論權限的專案成員,並從功能表中選擇可評論

您可在此處選擇與團隊分享專案,或將專案設為專屬於專案成員,並限制這些成員可以在該專案中執行的動作。

變更此設定後,對於您團隊、事業處或組織中的人員而言,您的公開專案會變為僅評論,但對於專案成員而言則並非如此。此變更不會影響現有專案成員的專案存取設定。

為個別的專案成員變更權限設定

專案所有者和擁有編輯權限的專案成員可將其他專案成員的個人權限設定變更為可編輯,從而為其授予編輯權限。

變更成員存取設定

若要變更專案成員的權限設定:

  • 點選要變更設定的專案成員名稱旁的下拉式功能表
  • 選擇可編輯以授予其完整的專案權限,或選擇可評論以將其權限限制為僅評論
  • 專案所有者可將所有權指定給另一位專案成員
  • 關閉功能表以儲存變更

僅評論檢視

專案名稱上層的任務檢視中會有一橫幅,專案成員可在此查看他們所擁有的權限。

個別使用者的專案權限

無論專案的預設設定為何,專案成員都可以獲得個別的權限。在專案層級中,具有僅評論權限或被指派僅評論權限的成員只能發佈專案訊息和專案的狀態更新

下方表格概述了具有編輯權限的專案成員、具有僅評論存取權限的成員以及在該專案中同時獲指派任務的僅評論存取權限的成員權能。

可編輯:可評論:可在獲指派的任務上評論:
完成任務完成任務
變更指派對象變更指派對象
變更截止日期變更截止日期
修改任務標題與描述
新增 / 移除標籤
新增 / 修改子任務
新增 / 修改任務依存項
編輯 / 檢視表單
修改自訂欄位的值修改自訂欄位的值
新增 / 移除附件新增 / 移除附件新增 / 移除附件
評論任務評論任務評論任務
修改任務協作者修改任務協作者修改任務協作者
對任務或評論點讚對任務或評論點讚對任務或評論點讚

若您擁有僅評論存取權且獲指派任務,該任務的子任務也須指派給您,方可在其中執行動作。在這種情況下,您會擁有對子任務的僅評論存取權。

與多個專案關聯的任務

若任務具有跨專案歸屬,則有權存取該任務所屬的每項專案的人員將會繼承最大程度的權限。

例如,若某位人員對某專案中的任務擁有完整的編輯存取權,當該任務多重歸屬至另一個專案,而該人員對另一個專案只擁有僅評論權限,該人員不會失去其原有的權限。意即,若任務具有多個歸屬專案,而您對另外的專案只擁有僅評論權限,您仍然不會失去對該任務的編輯權限。

這也表示,當任務多重歸屬至另一個專案時,對原先歸屬專案擁有僅評論權限的人員若擁有對另一個歸屬專案的可編輯權限,他們對該任務的權限會擴增為可編輯。

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