管理組織

Asana 帳戶是免費的,且與個人連結;Asana 帳戶可將存取權限授予共享的工作空間及組織,以利他們與其他 Asana 使用者協作。

您可透過一個 Asana 帳戶建立或加入多個工作空間及組織,與各 Asana 使用者群組協作;您隸屬的這些工作空間及組織,本身為獨立個體,各自具有一組唯一專屬的人員、專案及任務。

由於工作空間及組織各為獨立存在,因此您的同事無法查看您隸屬的其他工作空間或組織,而您也無法查看您同事可能隸屬的其他工作空間或組織。在此處深入瞭解工作空間之間的隱私資訊。

帳戶圖

在此處深入瞭解您各工作空間及組織裡,專案及任務的權限設定。  

何謂工作空間?

組織會根據您公司分享的電子郵件網域,將公司內使用 Asana 的所有員工連結於單一個空間。

在組織中,您與同事可分流至不同團隊,針對您的專案任務進行協作。

組織圖

若您或您的公司沒有唯一共同的電子郵件網域,您可以改在工作空間中協作。

您組織裡的人員

組織中有不同類型的人員:組織成員、組織訪客存取權限受限的成員。您的組織成員是內部員工,而外部參與者則是組織的訪客。

例如,「michael@yourco.com」是「yourco.com」組織的成員,而具有任何其他電子郵件地址 (如:「@gmail.com」或「@anotherco.com」) 的任何人,則是「yourco.com」組織的訪客。

您無法將組織成員轉換為訪客。組織裡的成員資格是按照人們的電子郵件地址自動決定的。

組織成員

組織成員資格是根據與電子郵件地址關聯的網域決定的。若要成為組織的成員,您的電子郵件地址必須具有您組織核准的電子郵件網域。

註冊 Asana 的人員,若其電子郵件地址位於組織核准的電子郵件網域,則將自動成為該組織的成員。

組織成員可:

  • 建立新團隊
  • 檢視組織中可以請求加入的團隊
  • 透過團隊設定,檢視組織其他成員及訪客的姓名及電子郵件地址。Premium 版組織的系統管理員還可透過組織設定查看組織成員及訪客的完整清單。
  • 存取設為對組織公開的專案任務

自動加入您組織的成員,必須請求加入或被邀請加入其中一個團隊,才能就您尚未明確設為公開的專案及任務,與您進行協作。在此處深入瞭解

組織訪客

您的客戶、約聘人員、顧客或任何其他人,若其電子郵件地址並非位於組織核准的電子郵件網域 (例如 @gmail.com@yahoo.com),您仍可與其合作。這些人員將成為組織訪客。訪客對您組織的存取權限是有限的,只能查看已明確與之分享的內容。

組織訪客僅可透過邀請來加入團隊。他們無法建立、檢視或提交加入任何其他團隊的請求。

組織訪客可透過分享自己具存取權限的專案及任務,來邀請其他訪客至您的組織。

識別成員及訪客

識別訪客

在輸入提示或成員清單裡的訪客名稱旁邊,會顯示一個地球圖示。

存取權受限的成員

各團隊均有其各自成員及專案。您團隊裡不具所有專案存取權限的人員,在「團隊設定成員」標籤頁中將顯示為有限存取權限成員。

存取權受限的成員可查看自己被新加入的專案及任務,但無法查看團隊的對話或其他專案。

若您決定將組織裡的團隊升級為 Asana Premium 版,則需要在您的方案內容納存取權受限的成員。

加入現有的組織

有兩種方式可加入您公司其他人建立的組織:

  1. 用您的公司電子郵件地址註冊 Asana,接著您將可自動加入組織。
  2. 請現有組織中的某位人員邀請您加入團隊
  3. 若已透過其他電子郵件地址使用 Asana,則請新增您公司的電子郵件地址至您的 Asana 帳戶,這樣您即可自動加入組織。

邀請人員加入您的組織

您可以透過邀請某位人員加入其中一個團隊,將該人員新增至組織。

透過可分享的邀請連結,即可輕易邀請眾多人員加入團隊或專案。使用者可透過各種管道 (透過電子郵件、Slack、訊息等) 分享連結,甚至可以將其發佈於團隊的到職培訓維基百科頁面,或 Google 文件中。

可分享的邀請連結應用於成員,而電子郵件選項則應用於訪客。

透過連結邀請人員加入專案

分享專案

若要分享專案:

  1. 點選專案中的分享圖示
  2. 複製連結

透過可分享邀請連結加入的人員,將具備該專案的預設編輯/評論權限。

透過連結邀請團隊

邀請人員加入團隊

若要邀請加入團隊:

  1. 在側邊欄團隊之下找到團隊名稱
  2. 點選邀請圖示
  3. 在彈出式視窗中選擇透過連結邀請
  4. 從下拉式清單中選擇團隊
  5. 複製連結,以邀請人員加入團隊

您也可透過快速新增按鈕,使用可分享的連結邀請人員加入組織

透過多功能按鈕邀請人員

若要透過快速新增按鈕邀請加入團隊:

找到下拉功能表的快速新增按鈕,並選擇邀請。您可以在彈出式視窗中,選擇透過連結邀請人員加入組織。

邀請訪客

若想要邀請訪客加入您的專案/團隊,請使用透過電子郵件邀請選項。

您無法使用可分享的邀請連結,邀請組織訪客加入團隊或專案——該功能僅限用於具備組織網域電子郵件的組織成員。對於訪客,請選擇透過電子郵件邀請

停用連結

按一下停用,將永久停用連結。任何人均無法再次使用該連結。

停用連結

離開組織

離開組織

若要離開組織:

  1. 按一下您的個人資料照片
  2. 在下拉功能表中,使游標暫留於更多
  3. 選擇將我從此組織移除

若您是組織成員,這麼做將會從您的 Asana 帳戶移除與您組織關聯的電子郵件地址。離開前,請務必先新增個人電子郵件地址至您的帳戶,以便繼續存取 Asana 帳戶。

從您的帳戶移除公司電子郵件地址後,將連帶將您從該組織移除。

將人員從組織移除

您可從組織移除任何使用者,除去他們對您組織以及組織專案和任務的存取權限。

當某位人員從組織移除後,該人員建立的任務、專案、訊息、檔案以及評論都會保持不變,但此前指派給該人員的任務會被取消指派。

為避免留下任何無人負責的任務,在取消佈建任何人員前,應前往該人員的「我的任務」,並重新指派其任務。

請留意,從您的組織將某位使用者取消佈建,將使他的公司電子郵件地址從其帳戶移除;若該地址被加回其帳戶,該名使用者會重新顯示於您的組織。此外,若該使用者的 Asana 使用者帳戶沒有關聯至任何替代的電子郵件地址,那麼將他從您的組織取消佈建,可能造成他被 Asana 封鎖。

若要從組織移除人員,以下條件必須成立:

  • 您必須是組織成員
  • 您與您要移除的人員必須隸屬於相同的團隊

若您不隸屬於相同團隊,或已從團隊移除某位人員,可邀請該人員加入團隊,以便達成稍後立刻將他從組織移除的唯一目的。

自由取消佈建

請遵循以下指示,將團隊成員從組織移除:

  • 使游標暫留於側邊欄的團隊名稱上方
  • 選擇編輯團隊設定
  • 瀏覽至成員標籤頁
  • 使游標暫留於相關的名稱及電子郵件地址
  • 選擇移除 (若使用者尚未接受其邀請,此按鈕也將顯示為取消邀請)
  • 選擇移除存取權限,將其從團隊移除
  • 按一下取消佈建,將其從組織移除

在 Premium 版組織中,只有系統管理員可以取消佈建成員。

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