搜尋與搜尋檢視

無論您是想找出上週指派給同事的任務,或是在為績效考核集結自己的工作紀錄,您都可以藉助 Asana 的搜尋功能將所有的工作彙集一起,並讓您迅速瞭解其狀況。

您可透過搜尋功能來查找工作空間或組織中的任何任務、專案、標籤、人員或團隊。

搜尋列

按鍵盤上的 Tab+/,可聚焦於搜尋列。

基礎搜尋功能

若要進行基礎搜尋,在搜尋列中輸入任一專案的名稱或標題即可。

基本搜尋

您的搜尋結果將在自動完成中顯示下列項目:

  1. 任務
  2. 專案
  3. 範本
  4. 專案集
  5. 訊息
  6. 目標
  7. 專案簡介
  8. 團隊
  9. 人員
  10. 標籤

在基礎搜尋中輸入人員名稱,以存取其個人資料。

完整文字搜尋

執行完整文字搜尋,即可搜尋任務和對話中的每一個文字欄位,包括名稱、描述及評論。

完整文字搜尋

若要執行完整文字搜尋:

  1. 點入搜尋並輸入關鍵字
  2. 選擇檢視所有含[關鍵字]的結果 (或在鍵盤上按 Enter 鍵)

搜尋結果

接著,您的搜尋結果會顯示於網格檢視中,且您將看到任務訊息專案以及範本中的任務之標籤頁。

進階搜尋與搜尋檢視

進階搜尋功能可讓您指明額外的搜尋要求。此功能會出現於顯示清單的最末端。

搜尋檢視會以清單的形式列出符合您指定條件的任務、專案或訊息。請建立搜尋檢視以查找任何特定的任務群組、專案、訊息或任務範本。

您的搜尋結果只會顯示您擁有權限的任務、專案及訊息。因此,即便您和同事使用完全相同的搜尋參數,您和同事所看到的結果可能會不同。

進階搜尋按鈕

建立搜尋檢視

  1. 點選進入搜尋
  2. 選擇進階搜尋

搜尋參數

進階搜尋視窗中,您將看到許多可用來進行搜尋的參數。

更多搜尋參數

點選 + 新增篩選條件以使用額外的搜尋參數。

篩選條件可幫助您更快地找到所需的內容。您可以縮小或擴展您的搜尋範圍。

建立搜尋檢視時,每一個欄位都是選擇性的。

您的搜尋結果會顯示於主窗格中,搜尋的名稱則會出現在標題的頂部。

搜尋結果

在搜尋結果中,您可以:

  • 點選篩選條件以變更您的搜尋參數
  • 點選儲存搜尋以將結果新增至側邊欄的儲存的搜尋區段中
  • 點選排序以將您的任務重新排序
  • 點選檢視以清單或行事曆的形式進行檢視

搜尋檢視會顯示符合您設定參數的任務、訊息、專案和任務範本。

排序結果

排序結果

選擇排序,即可依據各種欄位對搜尋結果進行排序。

儲存搜尋

若您需要定期使用某些搜尋檢視,您可以將其儲存為儲存的搜尋,便於日後輕鬆存取。

儲存搜尋

  1. 點選儲存搜尋按鈕以儲存您的搜尋檢視
  2. 儲存後,您的搜尋檢視會顯示於側邊欄中的儲存的搜尋之下。

儲存搜尋檢視會一併儲存搜尋參數,因此您所儲存的搜尋會在您和您同事持續進行任務的過程中相應更新。

重新命名搜尋

點選搜尋名稱旁的下拉式箭頭即可將其重新命名。您必須先儲存搜尋,此選項才會出現。

您可以在特定專案中搜尋任務。若您的專案中含有大量任務,這個功能便會特別有用。

專案快速搜尋

若要在專案中進行搜尋:

  1. 點選三點圖示
  2. 選擇搜尋此專案

搜尋檢視快速提示

您可以在搜尋檢視中使用多種參數。其中大多數參數的涵義都很直接明瞭,但也有一些鮮為人知的參數。

  • 未指派的任務 - 在指派對象欄位中輸入 Nobody
  • 不存在於專案中的任務 - 在專案欄位中輸入No Project
  • 附帶特定標籤的任務 - 在標籤篩選條件中選擇有標籤有所有這些標籤
  • 位於專案某個區段中的任務 - 在專案欄位中輸入專案後,點選下拉式箭頭,並選擇專案中的特定區段,即可在其中進行搜尋
  • 無參數 - 使用「No Tags」或「No Project」欄位,尋找所有與標籤或專案無關聯的任務
  • 指派者 - 使用指派者欄位尋找由某位特定成員或訪客所指派的任務
  • 完成日期 - 使用完成日期欄位尋找所有在過去 X 天內完成的任務
  • 附帶特定截止日期的任務 - 使用截止日期開始日期完成日期建立日期修改日期欄位,選擇介於來尋找特定時間範圍內的任務,或選擇以顯示特定日期的任務
  • 自訂欄位 - 使用自訂欄位篩選器來尋找特定的自訂欄位狀態。

儲存搜尋的範例

  • 需要跟進的工作:搜尋您為其他夥伴建立,且將於三天內到期的未完成任務
  • 存在風險的任務:使用「高優先順序」自訂欄位搜尋今天或明天到期的任務。這非常適合用來協助專案經理掌握各個專案的進度。
  • 阻擋以待核准:搜尋帶有「可供審查」自訂欄位的任務,並向指派對象提供回饋,好讓他們能將等待他們核准的工作解除阻擋狀態。
  • 我在本季度中已完成的工作:搜尋指派給您並已於特定日期範圍內完成的任務。這非常適合用於檢視自己的貢獻以準備接受績效考核,或用於更新履歷的內容。

如何讓您的工作更容易搜尋

  • 為所有任務賦予明確且可操作的名稱。比起「部落格」,以「客戶焦點部落格貼文草稿」命名可以幫助您取得更精確的搜尋結果,尤其是藉由複製範本而建立的任務更應這麼做。
  • 為所有任務指定截止日期、指派對象,並且把它們都置入專案當中。這可以幫助您更輕易地藉由特定的條件篩選搜尋結果。
  • 使用自訂欄位來依據特定標準對專案中的任務進行分類。

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