我的任務

「我的任務」以清單顯示所有待辦事項 (即 Asana 中的「任務」),它們是在特定組織或工作空間中指派給您的。排序您的任務清單,便能以適合您的方式檢視您的任務。

側邊欄的「我的任務」

若要存取「我的任務」:

請點選側邊欄中的我的任務

最近指派

當任務第一次指派給您後,即顯示於「最近指派」區段。您可以隨心重新命名此區段,但請記得這個「特殊」區段用於顯示指派給您的任務。

我的任務

若您以傳送電子郵件至 x@mail.asana.com 的方式建立任務,則任務會首先顯示於您的「我的任務」中的最近指派下。

自訂區段

您可以在「我的任務」中建立專屬區段來組織工作。重新命名、重新排序並建立與刪除區段,以此設計出完美的個人組織系統。

此處提供一些有關如何開始使用的建議!

「我的任務」中的規則

此前用於自動在區段之間移動任務的「今天」、「即將截止」、「稍後」自動推進功能已棄用。不過,您仍可使用規則功能重新實施這一自動推進功能。

新增自動化至「我的任務」可助您節省花費在手動流程上的時間,例如分流、在區段間自動移動任務等。在預設規則庫中,您可以選擇已設定好觸發因素和動作組合的選項。然後,指明所需的參數。

您可以透過以下方式,使用自動化自訂您的「我的任務」:

  1. 接近截止日期時,將任務移動到特定區段
  2. 任務逾期時,自動新增評論
  3. Business 版Enterprise 版的客戶還可利用自訂規則產生器,也可從預設選項中選擇,或點選「自訂」增加更多選項。

規則 GIF 圖檔

重新建立「今天」、「即將截止」、「稍後」推進動作

若要重新建立動作,以便將任務從稍後移動至即將截止、從即將截止移動至今天,您需要新增兩條規則至「我的任務」。您需要新增一條規則在接近截止日期時將任務移動至即將截止區段,以及另一則規則以便任務今天到期時,將任務移動至今天區段。

若要新增這些自動化動作:

  1. 點選工具列中的「自訂」
  2. 點選「新增規則」
  3. 點選以新增截止日期已臨近規則
  4. 選擇您需要規則為您移動任務至特定區段的截止日期
  5. 選擇您需要在已選日期移動任務的目標區段

您可以看到,當「規則」圖示 (閃電符號) 出現在已有規則的區段旁時,則表示已部署規則。

二輪規則 GIF 圖檔

您可以為每一個需要移動任務的目標區段新增其他規則。例如,若您需要在截止日期 3 天前先將任務移動至即將截止區段,並且有另一條規則在任務截止日期臨近時將任務移動至今天區段,您可能需要建立兩則規則。

當您建立這些自動化後,在截止日期臨近時,任務就會從您的「我的任務」任意一處移動至這些區段。當這些自動化更新您的「我的任務」時,它們會在午夜時分從您的「最近指派」區段或其他任一區段直接移動。

「我的任務」中的應用程式

最常使用的應用程式不僅可以整合至專案, 也可新增至「我的任務」,與您的團隊最常使用的工具整合在一起。

若要新增應用程式至「我的任務」,點選「我的任務」頁面右上角的「自訂」按鈕,然後從清單中選取應用程式。應用程式的欄位將會顯示在「我的任務」的每個任務中,您便可將應用程式無縫整合至工作流程中。

清單、看板以及行事曆檢視

如同在專案中,您可以在清單、看板和行事曆之間切換檢視方式。依據您使用的區段,您可能會偏好其中某一種檢視方式。

排序與篩選

您可以依截止日期點讚數目字母順序在「我的任務」中進行排序。在清單檢視中開啟「在區段內排序」,可讓您的任務保持依區段分組,且任務將在這些區段內排序。但是,在看板檢視中,區段不會變更或消失,且任務始終在區段中排序妥當。

自訂

您可以透過以下方式,自訂「我的任務」:

  • 開啟/關閉特定欄位顯示
  • 重新排序欄位
  • 重新設定欄的大小

自訂

完成、未完成以及檢視全部

您可以使用此功能表來僅顯示未完成任務、僅顯示已完成任務或所有指派給您的任務。若您目前僅檢視已完成任務,您還可以指明是否需要查看今天、昨天或過去一週、兩週、三週所完成的任務。

在「我的任務」中建立任務

您在「我的任務」中建立的所有新任務都會自動指派給您,並且專屬於您將其新增至專案,這樣團隊中的其他人也能看見。

其他人若在您的「我的任務」清單中建立任務,則所有任務都會自動指派給您,並且專屬於您及所有協作者 (例如:任務建立者)。

將版面配置儲存為預設

「我的任務」會自動儲存您的排序、篩選和檢視偏好,供下次使用。

請注意,專案檢視不會自動儲存。若要瞭解如何儲存專案檢視,請於此處參閱指南文章。

在您所屬的所有空間中檢視您所有任務

若要在您所屬的每一個空間 (工作空間和組織) 檢視「我的任務」清單,您需要至頂端列,進行這些空間的切換。

不過,您可能用得上這款第三方整合。藉助 Taco,您能夠以單一清單,跨工作空間和組織檢視您所有任務。

然而,由於這些工具並非由 Asana 開發,因此我們的支援團隊無法為第三方工具提供協助服務。

拖放

若您的任務清單不是依截止日期排序,您可以使用拖放功能,重新排序「我的任務」清單。

拖放

7 天行事曆檢視

檢視我的任務行事曆,以便追蹤重要的截止時間和即將截止的任務。您可以使用「7 天行事曆」檢視,對每天截止的任務進行重新排序,即可讓最優先的任務始終置頂。

行事曆檢視

在我的任務 7 天行事曆檢視中,您可以:

  • 點選進入週檢視以開啟和關閉多天任務,防止長時間執行的任務顯示佔據每週計劃版面。您還可以在此處依週檢視、月檢視對行事曆進行排序,以及顯示或隱藏週末
  • 您也可以透過點選工具列上的任務按鈕來組織行事曆檢視,以便顯示所有任務、未完成的任務或已完成的任務
  • 您可以透過拖放任務,對每天截止的任務進行重新排序,以便讓最優先的任務始終置頂
  • 點選未排定按鈕,顯示未排定的任務 (即沒有截止日期的任務)。您可以藉此存取迷你行事曆,以便快速跳轉到特定日期。您可以將任務從「未排定」側邊欄拖曳到週檢視中,即可為任務排定特定日期。

每週重點

每週重點

您的每週重點

透過設定每週重點,更有意識地開始一週的工作。擷取您本週最優先的事項,並在行動裝置和網頁版上查看。由於每週重點可在各個平台上顯示,因此設定重點能為您帶來更好的規劃、行動和結果。

每週一早上,系統會提示行動裝置使用者設定每週重點。在行動裝置上設定的每週重點也會出現在 Asana 的電腦版和網頁版上,但無法在該處進行編輯。一週當中,您的每週重點會出現在我的任務的頂端,以便為您的規劃提供指引。

「我的任務」成員資格

藉助「我的任務」成員資格,您可以請求並獲得存取權限,以便管理其他人的「我的任務」。您還可以授權存取,允許選定人員管理您自己的「我的任務」。

若您需要為其他人的「我的任務」清單進行分類、排序或建立區段,或是你希望選定人員為您完成這些事務,這一功能對於完成上述工作流程非常實用。

現在,若您造訪其他人的「我的任務」,如果他們並未明確授予存取權限,您會看到:

  • 他們的任務清單
  • 變更排列順序功能 (僅供您使用,並不影響該「我的任務」的所有者)
  • 篩選功能 (同上,僅供作為檢視者的您使用)
  • 您無法重新排序任務、查看區段或建立區段

獲得存取權限前,您僅能依「截止日期」和「專案」排序,獲得存取權限之授權後,您也可以依「無」和「點讚數目」進行排序。

獲得某位人員的「我的任務」存取權限,不會對任務的隱私權產生影響。例如若您在獲得存取權限前無法查看任務,即使獲得授權,仍無法查看該任務。

存取另一位成員的「我的任務」清單檢視

「我的任務」搜尋

如何存取其他成員的「我的任務」清單檢視:

  1. 在搜尋列中依名稱搜尋
  2. 向下捲動,並在人員點選其個人資料
  3. 此時可看見其任務的清單

我的任務搜尋

請求存取其他成員的「我的任務」

若要請求存取其他成員的「我的任務」,請導覽至其「我的任務」清單檢視,點選下拉式箭頭,選擇請求管理存取權限

我的任務請求 1

請求存取後,將為請求對象建立一個任務。

透過「分享」按鈕授予您的「我的任務」存取權限

我的任務請求 2

點選分享按鈕。

我的任務請求 3

輸入成員名稱並點選邀請

授予存取權限後,將建立一則收件匣通知,通知獲得存取權限之授權的人員。

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