我的任務

「我的任務」是以清單顯示所有待辦事項 (Asana 中的「任務」),它們是在特定組織或工作空間中指派指派任務或子任務的負責人員。Asana 允許每個任務或子任務有一個指派對象。給您的。 排序您的任務清單,便能以適合您的方式檢視您的任務。

側邊欄的「我的任務」

若要存取「我的任務」:

點選側邊欄中的我的任務

最近指派

當任務指派給您後,即顯示於「近期指派」區段下。您可以隨心重新命名此區段,但請記得這是用於顯示指派給您的任務的「特殊」區段!

我的任務

若您以傳送電子郵件至 x@mail.asana.com 的方式建立任務,則會首先顯示於您的「我的任務」中的最近指派下。

自訂區段

您可以在「我的任務」中建立專屬區段來組織工作。重新命名、重新排序並建立與刪除區段,以此設計出完美的個人組織系統。

此處提供一些有關如何開始使用的建議!

「我的任務」中的規則

此前用於自動在區段之間移動任務的「今天」、「將至」、「稍後」自動推進功能已棄用。不過,您仍可使用規則功能重新實施這一自動推進功能。

新增自動化至「我的任務」可助您節省花費在手動流程上的時間,例如分流、在區段間自動移動任務等。在預設規則庫中,您可以選擇已設定好觸發因素和動作的選項。然後,指明所需的參數。

您可以透過以下方式,使用自動化自訂您的「我的任務」:

  1. 截止日期臨近時,將任務移動到特定區段
  2. 任務逾期時,自動新增評論
  3. Business 版Enterprise 版的客戶還可利用自訂規則產生器,也可從預設選項中選擇,或自訂更多選項。

規則 GIF 圖檔

重新建立「今天」、「將至」、「稍後」推進動作

若要重新建立動作,以便將任務從稍後移動至將至、和從將至移動至今天,您需要新增兩則規則至「我的任務」。您需要新增一則規則,在截止日期臨近時將任務移動至將至區段;且新增另一則規則,在任務今天截止時,將任務移動至今天區段。

若要新增這些自動化:

  1. 點選工具列中的「自訂」
  2. 點選「新增規則」
  3. 點選以新增「截止日期已臨近」規則
  4. 選擇您需要規則為您移動任務至特定區段上的截止日期
  5. 選擇您需要在已選日期移動任務的目標區段

您可以看到,當「規則」圖示 (閃電符號) 出現在已有規則的區段旁時,則表示已部署規則。

二輪規則 GIF 圖檔

您可以為每一個需要移動任務的目標區段新增其他規則。例如,若您需要在截止日期 3 天前先將任務移動至將至區段,並且在任務截止日期臨近時建立另一則規則,以便將任務移動至今天區段,您可能需要建立兩則規則。

當您建立這些自動化後,在截止日期臨近時,任務就會從您的「我的任務」任意一處移動至這些區段。當這些自動化更新您的「我的任務」時,它們會在午夜時分從您的「最近指派」區段或其他任一區段直接移動。

清單、看板以及行事曆檢視

如同在專案中,您可以在清單、看板和行事曆之間切換檢視方式。依據您使用的區段,您可能會偏好其中某一種檢視方式。

排序與篩選

您可以依截止日期點讚數目字母順序在「我的任務」中進行排序。在清單檢視中開啟「在區段內排序」,可讓您的任務持續依區段分組,並且將這些區段中的任務進行排序。但是,在看板檢視中,區段不會變更或消失,且任務始終在區段中排序妥當。

自訂

您可以透過以下方式,自訂您的「我的任務」:

  • 開啟/關閉特定欄位顯示
  • 重新排序欄位
  • 重新設定欄的大小

自訂

完成、未完成以及檢視全部

您可以使用此功能表來僅顯示未完成任務、已完成任務或所有指派給您的任務。若您目前僅檢視已完成任務,您還可以指明是否需要查看今天、昨天或過去一週、兩週、三週所完成的任務。

在「我的任務」中建立任務

您在「我的任務」中建立的所有新任務都會自動指派給您,並且專屬於您將其新增至專案,這樣團隊中的其他人也能看見。

由其他人在您的「我的任務」清單中建立的所有任務都會自動指派給您,並且專屬於您及所有追蹤者追蹤者新增追蹤者至任何任務後,他們會收到該任務的更新通知。 (例如:任務建立者)。

將版面配置儲存為預設

「我的任務」會自動儲存您的排序、篩選和檢視偏好,供下次使用。

請注意,專案檢視不會自動儲存。若要瞭解如何儲存專案檢視,請於此處參閱指南文章。

在您所屬的所有空間中檢視您所有任務

若要在您所屬的每一個空間 (工作空間和組織) 檢視您的「我的任務」清單,您需要在頂端列中,在這些空間之間進行切換。

不過,您可能用得上這款第三方整合。藉助 Tack,您能夠以單一清單,跨工作空間和組織檢視您所有任務。

這些工具並非由 Asana 開發,因此我們的支援團隊無法為第三方工具提供協助服務。

拖放

若您的任務清單不依截止日期排序,您可以使用拖放功能,隨時重新排序您的「我的任務」清單。

拖放

7 天行事曆檢視

檢視「我的任務」行事曆,以便追蹤重要的截止時間和將至的任務。您可以使用 7 天行事曆檢視,對每天截止的任務進行重新排序,即可讓最高優先順序的任務始終列於頂端。

行事曆檢視

在 7 天行事曆檢視中,您可以:

  • 按一下進入週檢視以開啟和關閉多天任務,防止長時間執行的任務擾亂您的每週計劃。您還可以在此處依週檢視、月檢視對行事曆進行排序,以及顯示或隱藏週末
  • 您還可以透過點選工具列上的任務按鈕來組織行事曆檢視,以便顯示所有任務、未完成的任務或已完成的任務
  • 您可以透過拖放任務,對每天截止的任務進行重新排序,以便讓最高優先順序的任務始終列於頂端
  • 點選未排定按鈕,顯示未排定的任務 (即沒有截止日期的任務)。您可以在此存取迷你行事曆,以便快速跳轉到特定日期。您可以將任務從「未排定」側邊欄拖到週檢視中,即可為任務排定特定日期。

若您仍然無法存取 7 天行事曆檢視中的「我的任務」,請不要擔心。此功能正逐步推出,很快就會提供給所有電腦版使用者。若您想及時瞭解 7 天行事曆檢視中「我的任務」的推出資訊,只需關注此社群貼文,即可接收相關更新內容

「我的任務」成員資格

藉助「我的任務」成員資格,您可以請求並授予存取權限,以便管理其他人的「我的任務」。您還可以授權存取,允許選定人員管理您自己的「我的任務」。

若您需要為其他人的「我的任務」清單進行分類、排序或建立區段,或是你希望選定人員為您完成這些事務,這一功能對於完成上述工作流程非常實用。

現在,若您造訪其他人的「我的任務」,如果他們並未明確授予存取權限,您會看到:

  • 他們的任務清單
  • 變更排列順序功能 (僅供您使用,並不影響該「我的任務」的所有者)
  • 篩選功能 (同上,僅供作為檢視者的您使用)
  • 您無法重新排序任務、查看區段或建立區段

獲得授予存取權限前,您僅能依「截止日期」和「專案」排序,獲得授權後,您還可以依「無」和「點讚數目」進行排序。

獲得某位人員的「我的任務」存取權限,不會對任務的隱私權產生影響。例如若您在獲得存取權限前無法查看任務,即使獲得授權,仍無法查看該任務。

存取另一位成員的「我的任務」清單檢視

「我的任務」搜尋

如何存取其他成員的「我的任務」清單:

  1. 在搜尋列中依名稱搜尋
  2. 向下捲動,並在人員下點選其個人資料
  3. 此時可看見其任務的清單

我的任務搜尋

請求存取其他成員的「我的任務」

若要請求存取其他成員的「我的任務」,請導覽至其「我的任務」清單檢視,點選下拉式箭頭,選擇請求管理存取權限

我的任務請求 1

請求存取後,將為請求對象建立一個任務。

透過「分享」按鈕授予您的「我的任務」存取權限

我的任務請求 2

點選分享按鈕。

我的任務請求 3

輸入成員名稱並點選邀請

授予存取權限後,將建立一則獲授權限者的收件匣通知。

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