電子郵件通知

若要隨時掌握 Asana 中活動的最新訊息，您可以接收電子郵件通知或使用收件匣。

電子郵件通知設定有四種：

• 活動更新
• 僅提及
• 每日摘要
• 每週報告

電子郵件通知設定

關閉通知

若您不想收到電子郵件通知，可以依照以上章節提供的指示將其關閉，使收件匣成為用來掌握 Asana 最新資訊的唯一位置。

若要減少收到的通知並將收件匣的干擾降至最低：

• 關閉電子郵件通知
• 從任務、訊息或專案中移除自己的協作者身份
• 在我的設定進行各專案的通知調整

您無法關閉有關已刪除團隊及已刪除專案的通知，因為這些通知內含可讓您將其復原的連結。

如何篩選通知：

前往收件匣，您可在此按以下條件篩選通知：

• 指派給我
• @提及
• 由我指派
• 僅未讀

每日摘要

我們會針對當天您需要在 Asana 中專注的事，傳送出清楚的每日更新 (週一至週五，不含週末)。此類電子郵件將包括其一或所有 (三個) 適用的區段：

即將截止的任務：這些是指派給您並且將在接下來的 5 天內截止的任務。

近期指派的任務：此區段將顯示近期指派給您的任務，無論該任務是否設有截止日期。

您指派給其他人的任務：此區段會顯示您近期已指派給其他人的任務，無論該任務是否設有截止日期。

逾期任務不會顯示於每日摘要電子郵件中。

若您沒有任何任務落在這幾個類別當中，此區段便不會顯示於電子郵件中。

活動更新

您會收到下列活動的電子郵件通知：

• 有一項任務指派給您
• 您的任務被取消指派
• 有一項指派給您的任務截止日期發生變更
• 您已被新增為一項任務的協作者
• 您參與協作的任務有新增檔案
• 您參與協作的一項任務有新評論
• 您參與協作的一項任務已標記為完成
• 有人對您參與協作的一項任務點讚
• 有人對您的評論點讚
• 有人對您的附件點讚
• 有人對您完成任務點讚
• 有人在您所屬的團隊或專案中開始了一則訊息
• 有人在您追蹤的訊息中發佈了一則評論
• 您以成員身份參與的專案新增了新任務
• 您以成員身份參與的專案有新的狀態更新
• 您正在等待的任務發生了狀態變更
• 看板檢視專案中有一項任務從一個欄移動至另一個欄
• 您已被指派一項核准任務

只會針對其他人執行的動作和變更傳送出活動通知；您不會收到自己執行之活動的通知。

加入任務和訊息之協作或移除自己的協作者身份，即可開始或停止接收收件匣的通知。

您完成自己的任務以及對其採取動作時，會自動產生收件匣的通知。

回覆通知

回覆電子郵件通知給：

• 將任務標記為已完成 - 回覆電子郵件並輸入 Complete 或 Done，使用這兩個字詞作為訊息開頭
• 評論任務 - 回覆電子郵件
• 指派任務給隊友 - 回覆電子郵件，並在收件者欄位中新增隊友的電子郵件地址
• 將隊友新增為任務協作者 - 回覆電子郵件，並在副本欄位中新增隊友的電子郵件地址

您可在電子郵件通知的底部找到這些提示。

請勿將回覆地址儲存在您的聯絡人清單。該地址會改變。

每週報告

我們會每週傳送一封電子郵件，當中包含專案集中的專案狀態更新。

每週您可收到最多 20 份每週報告。

批次更新

您若每隔一小時內收到多項通知，Asana 會將其合併成一封電子郵件。關鍵的通知 (例如任務指派) 將一律單獨傳送，但新建立任務或已完成任務的相關通知將會合併處理。

在傳送電子郵件通知 (即無法批次處理的事件之電子郵件通知) 前，我們會等候 30 秒。

這 30 秒用於接收電子郵件通知的門檻，僅適用於關鍵通知。例如，指派給您的任務就是一項關鍵通知。較不重要的通知，等候時間則為 60 分鐘。

若您剛好在 30 秒間隔內將這些通知封存了，我們會隱藏這些電子郵件。

批次處理模式

不同類型的通知會有不同的批次處理情況。

批次處理指的是在一封單一的電子郵件拼接通知資訊，以避免資訊雜亂，而非批次處理指的是針對每個個別更新均傳送出獨立的通知。

什麼會批次處理：

• 會針對先前的指派對象 (而非接獲關鍵通知的目前指派對象) 將指派項目的通知進行批次處理
• 會批次處理任務完成通知 (若當下完成的任務是一項里程碑則除外)

什麼不會批次處理：

• 不會批次處理已被變更的自訂欄位 (若有啟用)
• 不會批次處理評論
• 不會批次處理「X 已完成您在等候的最後一個任務」通知
• 不會批次處理檔案通知

用於專案的電子郵件通知

任務中有評論，或在 Asana 使用者進行協作的任務中有 @ 提及時，Asana 使用者會收到電子郵件通知。

專案中的所有成員都會在有評論或 @ 提及時收到電子郵件通知。

若要讓所有專案成員都能接收電子郵件通知，需確保其所屬專案的成員設定中已妥善勾選全部成員通知方塊。

若專案所有者變更或專案中有成員請求，則專案成員僅會收到其參與協作的任務的自訂欄位通知，或收到其追蹤的任務欄位值變更時的通知。