電子郵件通知

若要隨時掌握 Asana 中活動的最新訊息,您可以接收電子郵件通知或使用收件匣

電子郵件通知有三種類型:

  • 活動更新
  • 僅提及
  • 每日摘要
  • 每週報告

電子郵件通知設定

若要存取您的電子郵件通知設定:

  1. 在頂端列中點選您的個人資料照片,然後選擇我的設定...
  2. 前往通知標籤頁
  3. 選取/取消選取任一方塊,即可將您的電子郵件通知切換成開啟/關閉

收件匣

您可以在收件匣中存取電子郵件通知設定:

  1. 於側邊欄中點選收件匣
  2. 點選右側的三點圖示以展開功能表
  3. 選擇管理通知

關閉通知

若您不想收到電子郵件通知,可以利用上文的說明將其關閉,並專門使用收件匣來接收 Asana 中的最新資訊。

若要減少收到的通知並將收件匣的干擾降至最低

  • 關閉電子郵件通知
  • 從任務、訊息或專案中移除自己的協作者身份
  • 我的設定...中調整每個專案的通知設定

您無法關閉有關已刪除團隊及已刪除專案的通知,因為這些通知內含可讓您將其復原的連結。

如何篩選通知

前往收件匣,您可在此按以下條件篩選通知:

  • 指派給我
  • @ 提及
  • 由我指派
  • 僅未讀

每日摘要

我們會針對當天您需要在 Asana 中專注的事,傳送出清楚的每日更新 (週一至週五,不含週末)。此類電子郵件將包括其一或所有 (三個) 適用的區段:

即將截止的任務:這些是指派給您並且將在接下來的 5 天內截止的任務。

近期指派的任務:此區段將顯示近期指派給您的任務,無論該任務是否設有截止日期。

您指派給其他人的任務:此區段會顯示您近期已指派給其他人的任務,無論該任務是否設有截止日期。

逾期任務不會顯示於每日摘要電子郵件中。

若您沒有任何任務落在這幾個類別當中,此區段便不會顯示於電子郵件中。

每日摘要

活動更新

您會收到下列活動的電子郵件通知:

  • 有一項任務指派給您
  • 您有一項任務被取消指派
  • 有一項指派給您的任務截止日期發生變更
  • 您被新增為一項任務的追蹤者
  • 您追蹤的一項任務有新的檔案
  • 您追蹤的一項任務有新的評論
  • 您追蹤的一項任務已標記為完成
  • 有人對您追蹤的一項任務點讚
  • 有人對您的評論點讚
  • 有人對您的附件點讚
  • 有人對您完成任務點讚
  • 有人在您所屬的團隊或專案中開始了一則訊息
  • 有人在您追蹤的訊息中發佈了一則評論
  • 您以成員身份參與的專案新增了新任務
  • 您以成員身份參與的專案有新的狀態更新
  • 正在等待的任務狀態發生了變更
  • 看板專案中有一項任務從一個欄被移動至另一個欄
  • 您已被指派一項核准任務

活動狀態 1

活動狀態 2

已請求核准

只會針對其他人執行的動作和變更傳送出活動通知;您不會收到自己執行之活動的通知。

加入任務和訊息之協作或移除自己的協作者身份,即可開始或停止接收收件匣的通知。

您完成自己的任務以及對其採取動作時,會自動產生收件匣的通知。

回覆通知

回覆電子郵件通知給:

  • 將任務標記為已完成 - 回覆電子郵件並輸入 CompleteDone,使用這兩個字詞作為訊息開頭
  • 評論任務 - 回覆電子郵件
  • 指派任務給隊友 - 回覆電子郵件,並在收件者欄位中新增隊友的電子郵件地址
  • 將隊友新增為任務協作者 - 回覆電子郵件,並在副本欄位中新增隊友的電子郵件地址

您可在電子郵件通知的底部找到這些提示。

請勿將回覆地址儲存在您的聯絡人清單。該地址會改變。

每週報告

我們會每週傳送一封電子郵件,當中包含專案集中的專案狀態更新。

每週您可收到最多 20 份每週報告。

批次更新

您若每隔一小時內收到多項通知,Asana 會將其合併成一封電子郵件。關鍵的通知 (例如任務指派) 將一律單獨傳送,但新建立任務或已完成任務的相關通知將會合併處理。

批次處理電子郵件

在傳送電子郵件通知 (即無法批次處理的事件之電子郵件通知) 前,我們會等候 30 秒。

這 30 秒用於接收電子郵件通知的門檻,僅適用於關鍵通知。例如,指派給您的任務就是一項關鍵通知。較不重要的通知,等候時間則為 60 分鐘。

若您剛好在 30 秒間隔內將這些通知封存了,我們會隱藏這些電子郵件。

批次處理模式

不同類型的通知會有不同的批次處理情況。

批次處理指的是在一封單一的電子郵件拼接資訊,以避免資訊雜亂,而非批次處理指的是針對每個個別更新均傳送出獨立的通知。

什麼會批次處理:

  • 會針對先前的指派對象 (而接獲關鍵通知的目前指派對象) 將指派項目的通知進行批次處理
  • 會批次處理任務完成通知 (若當下完成的任務是一項里程碑則除外)

什麼不會批次處理:

  • 不會批次處理已變更的自訂欄位 (若有啟用)
  • 不會批次處理評論
  • 不會批次處理「X 已完成您在等候的最後一個任務」通知
  • 不會批次處理檔案通知

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