Zoom 整合

概觀

Asana for Zoom 的整合能促進遠距協作和工作追蹤。請使用 Asana for Zoom,透過清晰的日程和後續步驟主持更有效的會議。

您可以使用 Asana 的 Zoom 整合功能將 Zoom 會議與 Asana 任務連結起來,以便顯示它們之間的關聯性。使用者可以指示某特定任務將於何時解決/討論/消除瓶頸完成,且系統會自動將會議的錄影檔和轉譯內容附加至連結的 Asana 任務,從而提供更多情境資訊,讓一切清晰可見。一旦將會議連結至任務後,系統便會在會議日程中顯示該任務,並將會議的錄影檔和轉譯內容附加至連結的 Asana 任務,從而提供更多情境資訊,讓一切清晰可見。

此項整合有助於團隊在 Asana 中追蹤會議、在 Zoom 上主持更有效的會議,並將完成的轉譯內容和錄影檔立即新增至您需要的地方,進而為您節省管理的時間。

Asana for Zoom 的整合可供所有 Asana 使用者使用。

安裝

請將 Asana 和 Zoom 連結起來,以便將您的工作自動化。若要徹底利用此項整合,您必須在 ZoomAsana 中設定之。

如何在 Zoom 中進行設定:

  • 請於會議開始前或進行時前往「應用程式」標籤頁。
  • 搜尋並加入 Asana。
  • 請在會議進行期間點選應用程式標籤頁,然後選擇 Asana,即可載入位於視訊通話右方的 Asana 應用程式。任何已連結至該會議或在會議期間建立的任務將會顯示於此處。

如何在 Asana 中進行設定:

  • 點選應用程式按鈕
  • 點選 + 新增應用程式
  • 選擇 Zoom
  • 現在您可以將會議與此專案中的任務連結起來了

將 Zoom 新增至專案中

Asana 和 Zoom 連結完成後,請在我們的應用程式資源庫中搜尋本 Zoom 整合功能,然後將之新增至一項專案中。

應用程式資源庫 / 驗證流程

在新增應用程式的頁面處,請:

  1. 點選 + 至專案

完成新增後,您會在該專案中每個任務的頁面上看見 Zoom 的欄位。

zoom 欄位

您可以在此處安排新的會議,或連結您行事曆上已排定的會議。

建立會議

若要建立新會議,請:

在 Zoom 欄位的下拉式清單中選擇建立新會議

新的 Zoom 會議

建立 Zoom 會議的彈出式視窗中新增以下內容:

  1. 會議主題
  2. 開始時間
  3. 會議長度
  4. 然後點選建立會議

接下來,您便可以將該 Zoom 會議新增為行事曆事件,並邀請與會者加入。

若要分享會議邀請,請點選複製網址的按鈕,將網址貼至電子郵件的訊息處,發送給您想邀請的人員,或者單純在 Asana 中發表評論。

如何將 Zoom 會議連結至活動或任務:

連結 Zoom

若要連結現有的會議,請:

  1. 複製會議的加入連結或會議 ID (可由 Zoom 或您已連結的行事曆取得),再輸入至 Zoom 的欄位
  2. 選擇新增

將 Zoom 會議和任務連結起來,可以讓團隊會議更加清晰,確保所有事情萬無一失。在 Asana 任務欄位中找到 Zoom 的欄位後,您便能輕鬆連結會議,或在任務中建立會議。最後,請與其他人分享會議,並邀請成員加入。當您在 Zoom 中載入 Asana 應用程式時,任何在 Asana 中與該會議連結的任務都會顯示,並會作為該會議的日程。若與會者已安裝 Asana Zoom 應用程式,且有權在 Asana 中存取連結的任務,則他們也會在 Zoom 中看見那些任務!

每次載入任務時,會議的詳細資料都會更新。這些資訊包括了會議的狀態、主持人是誰,以及會議的時間安排。

Zoom 詳細資料

在會議中以日程的形式查看已連結的任務

在 Zoom 會議期間,開啟 Asana 應用程式將顯示目前連結至會議的所有任務。這是個很棒的方法,可讓您將任務新增至相關的會議日程中,並確保這些議題都被討論到。當使用者在會議中開啟應用程式時,他們會看到一份「會議任務」清單。在會議中建立的新任務也同樣會顯示於此處!您還可以按照任何您偏好的順序管理任務。

所有已新增 Asana 應用程式、並且有權存取您工作空間中的任務的與會者都將能夠看見那些任務。

連結任務

在 Zoom 會議中建立後續會議

如果您想要在會議中建立一個與現有連結任務無關的行動項目,請返回會議的任務清單,並點選右上角的「+」圖示,藉以建立一項全新的任務。

如何連結附件和轉譯內容

會議開始後,點選會議詳細資料即可自動收到加入會議的連結。如果您此時不想加入,請選擇取消。

  • 如果您的 Zoom 方案可以存取會議的錄影檔和/或轉譯內容,且您的帳戶已啟用此功能,Asana 會自動取得錄影檔的連結和/或轉譯內容,並將之附加至連結的 Asana 任務中。

  • 如果您將會議連結到多個任務,所有連結的任務都會擁有錄影檔和轉譯內容的附件。

如此,每個人都能清楚知道誰負責什麼工作以及何時開始,從而以明確的權責推進專案。

本整合可供所有免費和付費版的 Asana 客戶使用,但您可能需要使用付費版的 Zoom 才能使用錄製和轉譯等功能。若您需要協助,請聯絡支援部

會議的轉譯內容將可供搜尋,且您可以藉由搜尋會議中的討論議題來找到相關的任務。

Zoom 中的音檔轉譯目前僅支援英文。

解除安裝

從專案:

您可以透過以下方式將 Zoom 整合從專案中移除:

  • 前往專案上的「應用程式」選單
  • 選擇選單中的「Zoom」選項
  • 點選從專案中移除

從您的 Zoom 帳戶:

  • 登入您的 Zoom 帳戶,並前往 Zoom 應用程式商店
  • 點選管理 > 安裝應用程式,或搜尋 Asana for Zoom 應用程式
  • 選擇 Asana for Zoom 的應用程式
  • 點選解除安裝

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