Asana for Outlook

是時候停止在電子郵件收件匣中挖掘待辦事項和重要細節了,請改變作法,將您的電子郵件轉變為 Asana 中可追蹤的工作,使您可以從頭到尾進行管理。

藉助 Asana for Outlook,您可以將每個工具用於其真正的目的:在 Outlook 中進行交流並在 Asana 中管理工作,好讓您的團隊知道他們需要做什麼,以及需在何時完成方能按時交付工作。使用此附加元件,您可將電子郵件轉換為 Asana 中的新任務或評論,藉此將電子郵件轉換為可行動的工作,而無需在工具之間切換。

如欲使用 Asana for Outlook,需先訂閱 Office 365 並取得 Microsoft AppSource 的存取權限。除了 Outlook Web 應用程式,我們也支援最新版 Windows 電腦版應用程式的 Outlook 2021 ,以及最新版 Mac 電腦版應用程式的 Outlook 2019 。針對 Windows 上訂閱的 Office 版本 (即 Microsoft 365),我們支援最新版 Windows 10 1903 和 Office 365 16.0.11629 的組合。

開始使用

所有具有 Microsoft AppSource 存取權限且使用 Asana 及 Outlook 的人皆可使用這項新的附加元件。

  1. 前往 Microsoft 市集,按一下立即取得

  2. 請依循指示,將 Asana 附加元件新增至您的 Outlook 收件匣。

建立及相關任務

您完成後,將看見建立任務開啟 Asana 附加元件按鈕,且您 Outlook 收件匣頂端列中會顯示 Asana 標誌。

系統管理員將可看到為其組織的所有人安裝此附加元件的選項。

將電子郵件轉變成可追蹤、可行動的任務

當行動項目透過電子郵件湧入時 (例如來自機構的審查工作,或來自合作夥伴的設計資產請求),您現在可以直接在 Outlook 中為這些工作建立 Asana 任務。接著,您可以將這些新任務指派給自己或隊友、設定截止日期並將其新增至專案,以便與其他相關的工作連結起來。

建立任務

若要將電子郵件轉變成任務:

  1. 請按一下電子郵件頂端的 Asana 圖示,然後按一下建立 Asana 任務
  2. 填寫完任務的詳細資訊後,請按一下建立任務

目前只能在建立任務時設定任務的截止日期。無法為現有任務新增/調整截止日期。

將電子郵件新增至現有任務,以便掌握情境資訊

有些郵件串含有團隊執行工作所需要的資訊,但這些郵件串的副本收件人名單卻不一定涵蓋您的整個團隊。而如果沒有這些細節和情境資訊,他們便無法有效地完成工作。

無論是來自代理商的提案、帶有應徵者聯絡資訊的電子郵件,或是您公司內請求設計資源的另一個團隊,您都希望整個團隊能擁有正確的資訊,以便執行其工作。與其大費周章地在工具間來回切換、複製貼上這些資訊,其實您可以直接在 Outlook 中將電子郵件以評論的形式新增至現有的 Asana 任務。

相關任務

若要將電子郵件新增至現有任務:

  1. 按一下電子郵件頂端的 Asana 圖示,然後按一下開啟 Asana 附加元件
  2. 搜尋您要對其新增電子郵件的任務,然後按一下新增電子郵件

設定

您可以在 Asana for Outlook 附加元件的設定中,在工作空間和組織之間來回切換,或直接登出。

設定

若要存取 Asana for Outlook 的設定:

  1. 按一下電子郵件頂端的 Asana 圖示,然後按一下開啟 Asana 附加元件
  2. 按一下顯示在 Asana for Outlook 窗格頂端的齒輪圖示

設定

您可從此處,在不同的 Asana 網域間來回切換,或直接登出。

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