Asana for Outlook

是時候停止在電子郵件收件匣像個無頭蒼蠅般地查找代辦事項及重要詳細資訊,而改將電子郵件轉變成可在 Asana 中追蹤的工作了,這樣一來,您就能從任務開始到完成的一刻,徹底管理工作。有了 Asana for Outlook,您就可使用專為它設計的各項工具:在 Outlook 中溝通,並且在 Asana 中管理,使您的團隊知道自己該做什麼以及何時該做,從而準時完成工作。透過此擴充元件,您就能把 Outlook 中的電子郵件變成在 Asana 中現有任務下的新任務或評論,從而將電子郵件轉換為可行動的工作,而毋須在工具間來回切換。

必須訂閱 Office 365 並具有 Microsoft AppSource 的存取權限,方能使用 Asana for Outlook。除 Outlook Web 應用程式之外,我們也支援 Outlook 2016 電腦版應用程式或更新的版本。

開始使用

具有 Microsoft AppSource 存取權限且使用 Asana 與 Outlook 的所有人均可使用這項新的附加元件。

  1. 前往 Microsoft 市集,按一下 Get It Now (立即取得)

  2. 請依循指示,將 Asana 附加元件新增至您的 Outlook 收件匣。

建立及相關任務

您完成後,將看見建立任務開啟 Asana 附加元件按鈕,且您 Outlook 收件匣頂端列中會顯示 Asana 標誌。

系統管理員將可看到為其組織的所有人安裝此附加元件的選項。

將電子郵件轉變成可追蹤、可行動的任務

行動項目會以電子郵件的方式湧入 (例如來自機構的審查工作,或來自合作夥伴的設計資產請求),而您現在則可直接從 Outlook 為這些工作建立 Asana 任務。接著,您可以將這些新任務指派給自己或隊友、設定截止日期並新增至專案,以便與其他相關的工作連結起來。

建立任務

若要將電子郵件轉變成任務:

  1. 請按一下電子郵件頂端的 Asana 圖示,然後按一下建立 Asana 任務
  2. 填寫完任務的詳細資訊後,請按一下建立任務

目前只能在建立任務時設定任務的截止日期。無法為現有任務新增/調整截止日期。

將電子郵件新增至現有任務,以便掌握情境資訊

您的整個團隊很可能不會出現在每一封電子郵件的郵件串副本收件人清單中,而這些郵件串卻涵蓋他們執行工作所需要的資訊。沒有這些詳情和情境資訊,他們就無法有效執行其工作。無論是來自代理商的提案、具有聯絡資訊的候選人電子郵件,或是您公司內請求設計資源的另一個團隊,您都希望整個團隊能擁有正確的資訊,以便執行其工作。與其大費周章地在工具間來回切換、複製貼上這些資訊,其實您可以直接從 Outlook 將電子郵件新增至現有的 Asana 任務,作為評論即可。

相關任務

若要將電子郵件新增至現有任務:

  1. 按一下電子郵件頂端的 Asana 圖示,然後按一下開啟 Asana 附加元件
  2. 搜尋您要對其新增電子郵件的任務,然後按一下新增電子郵件

設定

您可從 Asana for Outlook 附加元件設定中,在工作空間和組織之間來回切換,或單純地登出。

設定

若要存取 Asana for Outlook 的設定:

  1. 按一下電子郵件頂端的 Asana 圖示,然後按一下開啟 Asana 附加元件
  2. 按一下顯示在 Asana for Outlook 窗格頂端的齒輪圖示

設定

您可從此處,在不同的 Asana 網域間來回切換,或直接登出。

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