Microsoft Teams 與 Asana

使用 Asana 與 Microsoft Teams 搭配的整合方案,可在同一處新增 Asana 專案至群組對話,或者將對話轉變為可行動的工作。在查看完整任務清單 (包括任務指派對象、截止日期) 的同時,與隊友交談,並在做完的當下將任務標記為完成。使用 Asana for Microsoft Teams 後,無論您在何處工作,都可維持與他人的聯繫,並保持井然有序。

Microsoft Teams 與 Asana

Teams 是以對話為基礎的協作工具,可讓全球的跨職能團隊進行遠端合作,並透過共同的空間分享資訊。使用者可搭配 Asana 使用如文件協作、頻道傳訊、團隊聊天以及任務管理等功能。此項 Asana 整合確保您無論在任何時間、任何地點,均能專注並持續地工作。Asana 讓您知道誰在什麼時候進行什麼工作。

由於 Microsoft Teams 加入了輔助應用 Asana 功能的 Asana 機器人,因此可協助您搜尋以及尋找 Asana 功能,從而在 Teams 的對話中參照,並讓使用者從 Teams 建立任務或將訊息新增至現有的任務。

所有層級的方案均提供有 Microsoft Teams 整合。

安裝需求

Asana 需求

所有層級的方案均提供有 Microsoft Teams 整合。

Microsoft Teams 需求

Asana for Microsoft Teams 可供所有 Microsoft Teams 的付費方案使用。免費版本的 Microsoft Teams 不支援應用程式整合。

安裝步驟

連結 Asana 與 Microsoft Teams,為您和您的團隊新增該應用程式,以便指派任務,並始終各負其責。

設置

如何設置 Asana for Microsoft Teams 整合:

  • 前往 MS Teams 的「應用程式」標籤
  • 搜尋「Asana 專案管理」
  • 點選「Asana」
  • 按一下「新增」安裝應用程式

新增

從「Asana 專案管理」彈出式視窗:

  1. 按一下新增

如何為您的組織管理該應用程式:

管理應用程式

若要管理應用程式,請前往 Microsoft Teams 系統管理中心,接著搜尋 Asana,以確保設定妥當,可允許使用。勾選允許

將 Asana 新增至 Microsoft Teams 系統管理中心的釘選的應用程式清單,以便更快找到,並選擇其在導覽列要釘選的順序位置。

導引流程

整合安裝後,您可在一對一交談中存取整合機器人。此外,還可將機器人新增至特定的團隊頻道。

您可以鍵入問題,利用機器人隨時取得 Asana 專案活動的最新進展。

導引

首次與整合互動時,您會面對一個聊天機器人。聊天機器人會介紹該整合,逐一說明範例使用案例,並進一步提供您可能需要的文章指南連結。

如何分享連結

使用者可以展開任務、專案、專案集、狀態更新及團隊,以便在與特定團隊分享時顯示更多資訊。

分享連結

若要分享連結:

  • 貼上任何 Asana 特定的 URL 連結
  • 等待展開項目出現
  • 按一下「展開」圖示以顯示進一步情境資訊
  • 連結至團隊並傳送

展開

按一下在 Asana 中檢視,您即可檢視完整內容。

您可以按一下訊息編輯器裡的 Asana 標誌,來尋找任務、專案及專案集。

尋找任務

搜尋任務、專案或專案集:

  1. 按一下訊息編輯器裡的 Asana 標誌
  2. 您可以在此功能表內搜尋任何任務、專案或專案集

如何建立新任務

建立新任務

若要建立新任務:

  1. 在 Asana 的訊息編輯器對話框裡按一下「+」按鈕
  2. 選擇建立新任務
  3. 在顯示的彈出式視窗中填寫詳細資料
  4. 點選建立任務

建立任務 2

您可以在 Teams 中的任何地方建立新的 Asana 任務。您可以在 Asana 機器人、編輯器的選項或對話中的任何訊息裡使用建立任務指令。您可以將其指派給隊友、設定截止日期,以及新增至 Asana 專案。

如何新增訊息至任務中

新增訊息 1

若要新增訊息至任務中:

  • 在三個點圖示選項下點選更多動作,並選擇新增訊息至任務
  • 您可透過彈出式視窗搜尋和選擇現有的 Asana 任務,以便新增訊息

新增訊息

您可以接著將此訊息新增至任務,作為一則評論。

設定通知

瀏覽至任何團隊頻道或一對一聊天對話。

通知

如何存取通知:

  1. 從「+」功能表選擇連結專案
  2. 選擇您要接收通知的專案

選擇

設置 Microsoft Teams 的通知設定

MT 通知

從 Asana 訊息編輯器:

  1. 在 Asana 對話彈出式視窗中找到「+」功能表,瀏覽至通知設定
  2. 選擇您要接收哪些通訊通知

選擇通知

接著針對您選擇的專案,您將獲得所有新活動的相關通知。

自訂通知

您可以使用 Asana 的規則功能建立自訂通知。使用者可讓自訂訊息於任務更新或移動時,自動傳送至某個頻道。瞭解如何辦到

自訂通知

新增規則彈出式視窗中:

  • 您可以透過 Microsoft Teams 傳送附帶任務更新內容的自訂頻道訊息

Asana 機器人

Microsoft Teams 的 Asana 機器人會與該應用程式聊天,問問題並尋找東西。它會根據您 (使用者) 的輸入內容回傳答覆。以下是您能在此應用程式使用的一些指令,以便節省時間。您與它的互動,是完美的。

機器人互動:

機器人互動

您可在 Asana 聊天機器人中使用變更工作空間指令來選擇工作空間,或切換至另一個工作空間,以因應您的專案需求。

Microsoft Teams 會議

Asana 的 Microsoft Teams 整合也能搭配 Teams Meetings 使用。

因此使用者能將零散的對話轉變為可在 Asana 中追蹤的工作,並減少工具切換的需求。

將 Asana 整合新增至 Teams 裡的會議事件後,您將能:

  • 迅速建立任務而毋須離開會議室窗
  • 查看會議中建立的任務摘要

如何設置

會議組織工具必須在會議開始之前,將團隊或事件新增至整合。

Teams 桌面應用程式有提供這項支援,且在瀏覽器視窗中存取時將不會顯示於會議中。

瀏覽至您要新增整合的團隊事件,並按一下畫面頂端的 + 按鈕

瀏覽至團隊事件

第一個步驟需要由指定的會議籌辦者將團隊或事件新增至整合。目前無法於會議中新增此功能,您必須在會議編輯/設定中將其新增。

保持工作的相互聯繫

新增標籤

新增 Asana 標籤:

  • 搜尋「Asana」並加以選取,以便新增 Asana 標籤
  • 按一下新增確認

新增 Asana

若要加入會議

連結至 Asana

連結至 Asana:

  • 接下來,會提示您連結至 Asana,請點選
  • 在 Asana 驗證後,選擇一個工作空間來準備會議
  • 加入會議活動

新增 Asana

建立任務以及審查您在事件或團隊中建立的任何任務。依預設,在 Teams 中建立的任務僅可供在 Teams 建立任務的使用者檢視。在 Asana 中一律可找到任務。

此檢視僅對會議籌辦者提供,是向外指派會議準備任務或筆記任務的絕佳地方,也可在會議結束後檢閱您建立的任務。

如何建立任務:

加入活動後,您也會在您的會議功能表中看到 Asana 標誌。按一下此標誌將開啟側邊面板,會議進行期間,您可在此建立任務,以及檢閱您在會議中建立的任務。

在 MS 中建立任務

其他與會者也將在功能表中看到此項目,並且也能驗證及建立任務。

也可在「標籤」中看到在此建立的所有任務,以便在會議結束後檢閱任務。

為什麼要使用 Teams 會議?

在 Teams 會議視訊通話體驗載入 Asana「應用程式」後,使用者可以:

  • 建立任務而毋須離開視訊通話的瀏覽畫面
  • 留下這些任務的記錄
  • 毋須在工具間切換,而能持續激發即刻的創意及奇妙的點子
  • 集思廣益而有高產出的會議成果
  • 將構想轉化為行動

若您不確定如何在 Teams 中檢視專案層級的任務畫面,請造訪此頁面,我們將為您介紹如何在 Microsoft Teams 中處理完整的 Asana 專案,從而輕鬆駕馭更多功能。

主要使用案例

透過此整合,您的團隊可專注於他們當下的目標、專案和任務。您始終能掌握團隊裡發生的工作狀態。

  • 定義關鍵資訊 - 此整合可讓使用者從 Teams 建立一個 Asana 任務,並整合任何情境資訊 (例如訊息)。使用者可定義如任務名稱、描述、截止日期、指派對象及/或自訂欄位等關鍵資訊。

  • 掌握最新資訊 - 現在使用 Teams 的協作者可在事情發生得當下,從 Asana 取得重要情境及進展的最新資訊。

  • 參照至 Asana - 在 Teams 中有工作相關的討論時,您可輕鬆參照相關的 Asana 專案、任務及其他資訊,從而使團隊成員和討論參與者獲得更多情境、更佳的明晰度及工作流程透明度,而不會感到置身事外。

  • 當責 - 檢視完整任務清單 (包括任務指派對象、截止日期) 的同時與隊友交談,並在做完的當下完成任務。團隊有更快的進度並完成更多。

  • 無縫接軌 - 毋須在工具間切換。Teams Meetings 的使用者可將零散的對話瞬間轉變成可在 Asana 中追蹤的工作。

需要協助嗎?在此處查閱 Microsoft 的支援頁面。

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