Microsoft Teams 與 Asana

使用 Asana 與 Microsoft Teams 搭配的整合方案,可在同一處新增 Asana 專案至群組對話,或者將對話轉變為可行動的工作。在查看完整任務清單 (包括任務指派對象、截止日期) 的同時,與隊友交談,並在做完的當下將任務標記為完成。使用 Asana for Microsoft Teams 後,無論您在何處工作,都可維持與他人的聯繫,並保持井然有序。

Microsoft Teams 與 Asana

Teams 是以對話為基礎的協作工具,可讓全球的跨職能團隊進行遠端合作,並透過共同的空間分享資訊。使用者可搭配 Asana 使用如文件協作、頻道傳訊、團隊聊天以及任務管理等功能。此項 Asana 整合確保您無論在任何時間、任何地點,均能專注並持續地工作。Asana 讓您知道誰在什麼時候進行什麼工作。

由於 Microsoft Teams 加入了輔助應用 Asana 功能的 Asana 機器人,因此可協助您搜尋以及尋找 Asana 功能,從而在 Teams 的對話中參照,並讓使用者從 Teams 建立任務或將訊息新增至現有的任務。

所有層級的方案均提供 Microsoft Teams 整合之選項

安裝步驟

連結 Asana 與 Microsoft Teams,為您和您的團隊新增該應用程式,以便指派任務,並始終各負其責。

設置

如何設置 Asana for Microsoft Teams 整合:

  • 前往 MS Teams 的「應用程式」標籤
  • 搜尋「Asana 專案管理」
  • 點選「Asana」
  • 按一下「新增」安裝應用程式

新增

從「Asana 專案管理」彈出式視窗:

  1. 按一下新增

如何為您的組織管理該應用程式:

管理應用程式

若要管理應用程式,請前往 Microsoft Teams 系統管理中心,接著搜尋 Asana,以確保設定妥當,可允許使用。勾選允許

將 Asana 新增至 Microsoft Teams 系統管理中心的釘選的應用程式清單,以便更快找到,並選擇其在導覽列要釘選的順序位置。

導引流程

整合安裝後,您可在一對一交談中存取整合機器人。此外,還可將機器人新增至特定的團隊頻道。

您可以鍵入問題,利用機器人隨時取得 Asana 專案活動的最新進展。

導引

首次與整合互動時,您會面對一個聊天機器人。聊天機器人會介紹該整合,逐一說明範例使用案例,並進一步提供您可能需要的文章指南連結。

如何分享連結

使用者可以展開任務、專案、專案集、狀態更新及團隊,以便在與特定團隊分享時顯示更多資訊。

分享連結

若要分享連結:

  • 貼上任何 Asana 特定的 URL 連結
  • 等待展開項目出現
  • 按一下「展開」圖示以顯示進一步情境資訊
  • 連結至團隊並傳送

展開

按一下在 Asana 中檢視,您即可檢視完整內容。

您可以按一下訊息編輯器裡的 Asana 標誌,來尋找任務、專案及專案集。

尋找任務

搜尋任務、專案或專案集:

  1. 按一下訊息編輯器裡的 Asana 標誌
  2. 您可以在此功能表內搜尋任何任務、專案或專案集

如何建立新任務

建立新任務

若要建立新任務:

  1. 在 Asana 的訊息編輯器對話框裡按一下「+」按鈕
  2. 選擇建立新任務
  3. 在顯示的彈出式視窗中填寫詳細資料
  4. 點選建立任務

建立任務 2

您可以在 Teams 中的任何地方建立新的 Asana 任務。您可以在 Asana 機器人、編輯器的選項或對話中的任何訊息裡使用建立任務指令。您可以將其指派給隊友、設定截止日期,以及新增至 Asana 專案。

如何新增訊息至任務中

新增訊息 1

若要新增訊息至任務中:

  • 在三個點圖示選項下點選更多動作,並選擇新增訊息至任務
  • 您可透過彈出式視窗搜尋和選擇現有的 Asana 任務,以便新增訊息

新增訊息

您可以接著將此訊息新增至任務,作為一則評論。

設定通知

瀏覽至任何團隊頻道或一對一聊天對話。

通知

如何存取通知:

  1. 從「+」功能表選擇連結專案
  2. 選擇您要接收通知的專案

選擇

設置 Microsoft Teams 的通知設定

MT 通知

從 Asana 訊息編輯器:

  1. 在 Asana 對話彈出式視窗中找到「+」功能表,瀏覽至通知設定
  2. 選擇您要接收哪些通訊通知

選擇通知

接著針對您選擇的專案,您將獲得所有新活動的相關通知。

自訂通知

您可以使用 Asana 的規則功能建立自訂通知。使用者可讓自訂訊息於任務更新或移動時,自動傳送至某個頻道。瞭解如何辦到

自訂通知

新增規則彈出式視窗中:

  • 您可以透過 Microsoft Teams 傳送附帶任務更新內容的自訂頻道訊息

Asana 機器人

Microsoft Teams 的 Asana 機器人會與該應用程式聊天,問問題並尋找東西。它會根據您 (使用者) 的輸入內容回傳答覆。以下是您能在此應用程式使用的一些指令,以便節省時間。您與它的互動,是完美的。

機器人互動:

機器人互動

您可在 Asana 聊天機器人中使用變更工作空間指令來選擇工作空間,或切換至另一個工作空間,以因應您的專案需求。

Microsoft Teams 會議

Asana 的 Microsoft Teams 整合也能搭配 Teams Meetings 使用。

因此使用者能將零散的對話轉變為可在 Asana 中追蹤的工作,並減少工具切換的需求。

將 Asana 整合新增至 Teams 裡的會議事件後,您將能:

  • 迅速建立任務而毋須離開會議室窗
  • 查看會議中建立的任務摘要

如何設置

會議組織工具必須在會議開始之前,將團隊或事件新增至整合。

Teams 桌面應用程式有提供這項支援,且在瀏覽器視窗中存取時將不會顯示於會議中。

瀏覽至您要新增整合的團隊事件,並按一下畫面頂端的 + 按鈕

瀏覽至團隊事件

第一個步驟需要由指定的會議籌辦者將團隊或事件新增至整合。目前無法於會議中新增此功能,您必須在會議編輯/設定中將其新增。

保持工作的相互聯繫

新增標籤

新增 Asana 標籤:

  • 搜尋「Asana」並加以選取,以便新增 Asana 標籤
  • 按一下新增確認

新增 Asana

若要加入會議

連結至 Asana

連結至 Asana:

  • 接下來,會提示您連結至 Asana,請點選
  • 在 Asana 驗證後,選擇一個工作空間來準備會議
  • 加入會議活動

新增 Asana

建立任務以及審查您在事件或團隊中建立的任何任務。依預設,在 Teams 中建立的任務僅可供在 Teams 建立任務的使用者檢視。在 Asana 中一律可找到任務。

此檢視僅對會議籌辦者提供,是向外指派會議準備任務或筆記任務的絕佳地方,也可在會議結束後檢閱您建立的任務。

如何建立任務:

加入活動後,您也會在您的會議功能表中看到 Asana 標誌。按一下此標誌將開啟側邊面板,會議進行期間,您可在此建立任務,以及檢閱您在會議中建立的任務。

在 MS 中建立任務

其他與會者也將在功能表中看到此項目,並且也能驗證及建立任務。

也可在「標籤」中看到在此建立的所有任務,以便在會議結束後檢閱任務。

為什麼要使用 Teams 會議?

在 Teams 會議視訊通話體驗載入 Asana「應用程式」後,使用者可以:

  • 建立任務而毋須離開視訊通話的瀏覽畫面
  • 留下這些任務的記錄
  • 毋須在工具間切換,而能持續激發即刻的創意及奇妙的點子
  • 集思廣益而有高產出的會議成果
  • 將構想轉化為行動

若您不確定如何在 Teams 中檢視專案層級的任務畫面,請造訪此頁面,我們將為您介紹如何在 Microsoft Teams 中處理完整的 Asana 專案,從而輕鬆駕馭更多功能。

主要使用案例

透過此整合,您的團隊可專注於他們當下的目標、專案和任務。您始終能掌握團隊裡發生的工作狀態。

  • 定義關鍵資訊 - 此整合可讓使用者從 Teams 建立一個 Asana 任務,並整合任何情境資訊 (例如訊息)。使用者可定義如任務名稱、描述、截止日期、指派對象及/或自訂欄位等關鍵資訊。

  • 掌握最新資訊 - 現在使用 Teams 的協作者可在事情發生得當下,從 Asana 取得重要情境及進展的最新資訊。

  • 參照至 Asana - 在 Teams 中有工作相關的討論時,您可輕鬆參照相關的 Asana 專案、任務及其他資訊,從而使團隊成員和討論參與者獲得更多情境、更佳的明晰度及工作流程透明度,而不會感到置身事外。

  • 當責 - 檢視完整任務清單 (包括任務指派對象、截止日期) 的同時與隊友交談,並在做完的當下完成任務。團隊有更快的進度並完成更多。

  • 無縫接軌 - 毋須在工具間切換。Teams Meetings 的使用者可將零散的對話瞬間轉變成可在 Asana 中追蹤的工作。

需要協助嗎?在此處查閱 Microsoft 的支援頁面。

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