Google 試算表與 Asana

當您需要處理大量專案時,瞭解這些專案進展如何就會成為一種挑戰。在 Google 試算表中進行報告,您就可以運用專案資料建立自訂報告與可視化內容,瞭解哪些事項進度正常,哪些事項需要注意。

Google 試算表報告可搭配專案集使用。

準備使用 Google 試算表報告

專案集中開啟 Google 試算表前,應確保您的專案集中有適當的專案專案專案為任務所構成的清單。

若您此前不曾使用 Google 試算表,我們建議您諮詢 Google 的說明中心Google 試算表求助論壇。本文解釋了如何使用您的 Asana 專案集資料進行一些基礎報告,但不會涵蓋您能夠利用 Google 試算表的一切方式。

藉助 Google 試算表進行報告,您可以有無數種方式將您在 Asana 中追蹤的工作進行排序與可視化。這篇文章將會協助您入門,並且提供一些適靈感,供您建立所需報告時參考。

開始使用專案集報告

專案集中已有所需專案時,只需按一下專案標題旁下拉式功能表中的匯出至 Google 試算表即可。您的 Google 試算表會在新的標籤頁中開啟。第一次使用的使用者需要授權 Asana 與其 Google 帳戶進行連線。

建立後,您在 Google 試算表中的資料將會每小時自動更新一次。

報告中有哪些內容

可立即使用的 Google 試算表包含以下三個標籤頁:

  1. Overview (概觀) — 作為試算表使用方法的參考,其中包含依據您的資料建立的兩個範例圖表。
  2. Asana project data (Asana 專案資料) — 顯示來自每一個專案的最重要的資料。可依欄排序或篩選這類資料以深入瞭解。
  3. Live source data (即時來源資料) — 從 Asana 中提取的即時資料。此標籤頁已鎖定,用以保護與 Asana 之間的連線。

您可以將滑鼠暫留於欄標題上以深入瞭解欄中的資料。

組建自訂報告

試算表以兩個範例報告和兩個資料標籤頁為標準樣式,但您可能需要為團隊專案建立自訂報告。藉助試算表中提供的資料,閱讀以下範例,您可以實現多種報告需求。

您建立的報告會自動儲存在試算表中,下一次您從 Asana 中開啟試算表時會顯示這些報告。

以下是您可在 Google 試算表中建立的報告種類。我們會為您深入介紹以下其中兩種報告。

  • 哪些專案存在風險且即將截止?截止日期與狀態顏色散佈圖 (下方範例)
  • 哪些專案所有者正快速推進工作?近期由專案所有者完成的任務的長條圖 (下方範例)
  • 專案中哪些部分進度正常?狀態顏色的圓餅圖
  • 工作集中還是分散於多個專案?過去幾週每一個專案中所完成任務的長條圖
  • 哪些團隊的專案幾近完成?依團隊劃分的專案完成比例堆疊長條圖

範例 1:截止日期與狀態顏色散佈圖

此範例介紹了一些您可用於組建報告的技巧,以尋找最需關注的專案。我們會組建一份報告,用以識別即將截止且最後一次狀態更新為紅色的專案,因為這些專案很可能需要最為緊迫的關注。

建立新的標籤頁

點選試算表左下角的 +,即可建立新的標籤頁,同時為您的報告選擇一個名稱。

引用「Live source data (即時來源資料)」標籤頁,為您的報告新增欄

  1. 選擇新空白標籤頁左上角的儲存格
  2. 輸入 =
  3. 導覽至 Live source data (即時來源資料)標籤頁,點選您需要複製到其他標籤頁的欄標題。此時,我們會引用 Name (名稱) 欄。按一下 Enter

  4. 按下 Enter 後,您會返回到報告標籤頁中。
  5. 選擇右側的下一個儲存格,針對 Due Date (截止日期) Status Color (狀態顏色) 欄重複步驟 2 至 4。
  6. 現在我們已引用每一個欄的標題儲存格,此時需要複製資料本身。選擇全部三個標題,然後使用所選內容右下角的自動填入控點向下拖動。

我們已引用 Live source data (即時來源資料) 標籤頁中的資料,而不只是將其複製。意即當 Live source data (即時來源資料)中的資料每一小時自動更新一次時,您的報告也會同時自動更新。

使用公式,計算每一個專案還有多長時間截止

  1. 在第 4 欄中輸入截止剩餘天數作為標題
  2. 在其下方輸入公式 =DATEDIF(NOW(), B2, "D"),用以計算現在距 Due Date (截止日期) 欄中的值的天數。

  3. 拖動自動填入控點以填入新欄的其餘部分。

建立散佈圖

  1. 首先,我們需要依 Status Color (狀態顏色) 排序報告。最簡單的方式就是開啟 Data (資料) 功能表並且選擇 Filter (建立篩選器)。然後,使用 Status Color (狀態顏色) 欄標題上的功能表,*Sort A → Z (排序 A → Z)

  2. 按住 (在 Mac 上) 或 CTRL (在 PC 上) 並按一下每一欄上方的字母 (C、D 和 A),依次選擇 狀態顏色 (Status Color) 截止剩餘天數Name (名稱)欄。這些就是我們在散佈圖中所需要的三欄,而且必須最後選擇「Name (名稱)」欄,因為它會是每個資料點的標籤。

  3. 開啟 Insert (插入)功能表,選擇 Chart (圖表) 以建立圖表。
  4. 選擇 Scatter chart (散佈圖)並且取消勾選 Aggregate (彙總)

使用此圖表,您可以直觀地看到哪些即將截止的專案遇到了問題。在下面的螢幕擷取畫面中,我們已經標記了「危險區域」,即同時顯示紅色且在 60 天內截止的專案。由於 Asana 的資料每小時更新一次,您可以隨時查看此圖表以瞭解團隊工作的關注點。

範例 2:專案所有者的任務完成比例

此範例展示了一些您可用於組建報告的技巧,在這些報告中,專案會依據某些特性進行分組,而在本範例中則依專案所有者分組。我們會組建一份報告,用以瞭解本週在每個專案所有者執行的專案中完成了多少任務。我們可以確定出高產出量的團隊,或者積極鼓勵其團隊在 Asana 中擷取所有任務的專案所有者專案所有者每個專案都有一個專案所有者,他們能設定專案的狀態更新。

建立樞紐分析表以便依所有者將專案分組

  1. 導覽至 Live source data (即時來源資料) 標籤頁。
  2. 從第 2 列開始選擇列。跳過第 1 列是因為樞紐分析表在第 1 列包含標題時可發揮最佳效果。

  3. 開啟 Data (資料) 功能表,選擇 Pivot table (資料透視表)。此時會開啟標題為 Pivot table (資料透視表) 的新標籤頁。
  4. 在 Pivot table (資料透視表) 標籤頁的 Pivot table Editor (資料透視表編輯器)側邊欄中 Column (列)的下方,選擇 Add (新增)。選擇您想要對專案進行分組所依據的欄,在本例中為 Owner (所有者)。取消勾選 Show totals (顯示總計),因為在本例中我們不需要這一資料。
  5. Value (值)下方,選擇 Add field (新增欄位)。為每一組專案選擇您想要瞭解的欄,在本例中為 Tasks Completed (已完成的任務)

  6. 檢查分組的值是否依您需要的方式彙總。在這個範例中,我們想查看每組專案的任務總計完成率,因此選擇 Sum (總計)

將資料可視化

在許多情況中,手動建立圖表更簡便的替代方法是使用 Google 試算表的瀏覽器側邊欄,它可使用人工智慧產生相關圖表。

  1. 點選試算表右下角的 Explore (探索)。在本範例中,長條圖是將任務完成率可視化的實用形式。
  2. 若要查看較大版本的圖表,您可以將其拖入試算表的主要區域。在圖表上按一下滑鼠右鍵即可進行自訂。

在 Google 試算表中建立您專屬的自訂報告

一次管理多個專案絕非易事,但藉由 Google 試算表進行報告可讓您靈活地將資訊可視化,並且可以輕鬆建立所需的報告。使用您專案集中的專案資料來組建報告並進行可視化,以便瞭解哪些部分進展順利,哪些部分需要注意。

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