CSV 匯入工具

以快速輕鬆的方式運用您的資料來開始使用 Asana。

CSV 匯入工具可協助您將 Excel 或 Smartsheet 等試算表軟體中的工作流程移動到 Asana,這樣您就可以立即著手處理任何專案了。您還可以從其他工作管理工具匯入資料。

匯入後,您就可以看到各列成為可追蹤的專案任務,而每一欄則成為任務的中繼資料。

開始前:在試算表中組織資料的提示

欄名稱參考的試算表畫面

藉助 CSV 匯入工具,您可以將資料匯入 Asana,而無需進行手動對應。您可以使用以下表格,在試算表中給欄命名,以便自動對應專案中的欄位:

  1. 名稱:使用此欄表示專案中的任務名稱
  2. 描述:使用此欄提供任務詳細資料與情境
  3. 指派對象:從工作空間或組織新增有效 Asana 使用者的電子郵件地址,為每一個任務指派一位所有者。Asana 中建立的任務僅能指派給一位隊友。
  4. 協作者:您可以從工作空間或組織將有效 Asana 使用者的電子郵件地址新增到一個單獨的欄,以此將最多一位隊友新增為任務協作者。
  5. 截止日期:使用標準美國日期格式 (月/日/年) 來追蹤每一個任務的截止日期。
  6. 開始日期:新增一個單獨的欄來表示開始日期,這是 Asana Premium 的功能。若您並未使用 Premium 版,則開始日期欄中的資訊會顯示於任務描述中。
  7. 類型:將「里程碑」設定為一個值,用以在專案中區分任務和里程碑
  8. 區段/欄:當您手動移動任務至目標區段或欄時,就會建立新區段
  9. 其他資訊:其他欄資訊會在任務中以欄的順序從上而下列出

務必納入帶有欄名稱的標題列,這樣 CSV 匯入工具就能識別您匯入的資料類型了

匯入子任務至專案

包含對應子任務參考資訊的試算表畫面

若要透過 CSV 匯入工具匯入子任務:

  1. 在試算表中建立新的欄,命名為子任務
  2. 將對應列中的上層任務確切名稱填入子任務欄。上層任務應置於 CSV 檔案中目前的列上方。若 CSV 檔案中沒有唯一名稱,則使用對應名稱上方最接近的列

在任務之間設定相依性

包含設定相依性參考資訊的試算表畫面

若要透過 CSV 匯入工具指明相依性:

  1. 在試算表中建立命名為依存項的新欄
  2. 填寫依存項欄,以列出目前的列遭封鎖的任務

這些資訊應準確對應依存任務名稱。依存任務應置於 CSV 檔案中目前列的上方。若 CSV 檔案中沒有唯一名稱,則使用對應名稱上方最接近的列

將資料匯入為專案中的自訂欄位

其他欄可對應至自訂欄位,以協助您分類並追蹤優先順序、專案階段、團隊或預估時間,以及用於其他用途。

聚焦適用於自訂欄位的欄的試算表畫面

自訂欄位可包含文字、數字或下拉式數值。若某些列與特定 Asana 欄位 (例如名稱或區段) 的名稱不匹配,則會對應為專案中的自訂欄位。

CSV 檔案中的資料可以對應到新的自訂欄位,或專案中的現有欄位:

  • 匯入試算表選項匯入後,會自動為新專案建立新的自訂欄位。預設情況下,這些新的自訂欄位僅可用於該專案

  • 將 CSV 檔案匯入到現有專案中,即自動建立新的自訂欄位。當欄名稱與該專案或組織中的任何現有自訂欄位不匹配時,就會自動建立。預設情況下,這些新的自訂欄位僅可用於該專案

  • 如果事先建立了專案,則資料會對應到專案或組織中的現有自訂欄位。您可以在匯入 CSV 檔案之前,使用該專案中現有的自訂欄位,或者將 CSV 檔案中的資料與您組織中的自訂欄位進行對應。

若要將 CSV 檔案中的資料對應到現有自訂欄位,請確保欄中的資料與您專案或組織中的自訂欄位選項一一對應。若某儲存格出現拼寫錯誤或標點符號不一樣的情況,則無法匯入為自訂欄位選取項目。

如何使用 CSV 匯入工具將試算表匯入至 Asana

有三種不同方式可將資料從 CSV 檔案匯入至 Asana:從團隊建立新專案,使用快速新增按鈕,以及從現有專案的下拉式功能表中匯入。

透過「建立專案」功能表團隊匯入試算表

建立專案功能表中的匯入試算表選項畫面

若要從團隊處匯入 CSV 檔案來建立新專案:

  1. 在側邊列點選團隊名稱旁的加號圖示,即顯示建立專案選項。
  2. 選擇匯入試算表選項

使用「快速新增」按鈕匯入試算表

範本對話窗中的匯入試算表選項畫面

若要使用快速新增按鈕匯入 CSV 檔案來建立新專案:

  1. 點選右上角的快速新增按鈕,然後選擇專案
  2. 選擇專案範本對話窗中,點選匯入試算表

從現有專案中的下拉式功能表匯入試算表

專案功能表中匯入 CSV 選項的畫面

若要匯入 CSV 檔案來新增任務至專案:

  1. 選擇專案名稱旁的專案標題下拉清單功能表
  2. 將游標暫留於匯入
  3. 選擇 CSV

提供詳細資料,選擇檔案以及預覽專案

將詳細資料新增至專案

新增專案詳細資料對話窗的畫面

選擇匯入試算表或 CSV 的選項後,將導覽至一個您可在其中指明專案相關資訊的對話窗,例如名稱或隱私設定:

  1. 使用專案名稱欄位來命名專案
  2. 選擇需要為其新增專案的團隊
  3. 對您的專案進行隱私設定,可在對整個團隊或僅對特定項目成員公開的專案之間進行選擇。
  4. 點選選擇需匯入的檔案來繼續

選擇一個要匯入的 CSV 檔案

選擇 CSV 檔案至匯入對話窗的畫面

指明專案名稱後,即可選擇要匯入的檔案。

點選選擇需要匯入的 CSV 檔案,即可從電腦中選擇 CSV 檔案。您還可以從電腦拖放檔案至對話窗中。

預覽專案

預覽對話窗畫面

在完成 CSV 檔案的匯入前,您可以預覽專案,並依據需要進行變更:

  1. 點選上傳新的 CSV 檔案,回到上一個畫面並選擇不同的 CSV 檔案
  2. 若您更想要編輯已從 CSV 檔案上傳到您專案中的資訊,可選擇進行變更選項
  3. 如果您覺得專案已就緒,可點選前往專案

變更資料對應的方式

在建立專案前,您可以在預覽畫面中選擇進行變更選項,變更資料對應、匯入的欄或編碼的方式。

變更對應方式

聚焦於對應變更的預覽對話窗畫面

點選欄標題以變更需要對應的欄位。

您還可以變更自訂欄位的類型。例如,如果某一欄顯示的是數值,並且自訂欄位的類型設定為數字欄位,您可以將其變更為文字欄位

請注意,任務的名稱欄不可變更。若要在 CSV 檔案中選擇特定欄作為任務名稱,務必讓該欄的第一列的值為「名稱」。CSV 檔案中的資訊會以欄名稱對應到 Asana

忽略原始 CSV 檔案中的某些欄

聚焦於欄的功能表的預覽對話窗畫面

有些欄包含了無需匯入至專案的資料,對此您可以點選忽略欄選項來忽略。

變更編碼方式

聚焦於編碼圖示的預覽對話窗畫面

若您使用不同的 CSV 編碼格式或不同的地區設定,您可以點選字元編碼圖示,將編碼變更為 UTF-8、Windows、Macintosh 或 Shift JIS。

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