如何開始使用 Asana

歡迎使用 Asana!

環繞漂浮著豐富多彩的 Asana 任務的真實 Asana 客戶照片,展示了他們使用該產品所取得的成就 對於我們的客戶而言,可使用 Asana 的許多功能。這裡提供了簡要介紹,說明您在剛開始時需要瞭解的一些重要事項。

快速 Asana 示範演練

Asana 的外觀和功能正在不斷發展,您的畫面可能看起來與本影片不同,但關鍵概念仍維持不變。

1. 如何建立任務

如何在 Asana 專案中建立任務的 GIF

一切都從任務開始。任務即可行動的待辦事項,也是 Asana 最重要的組成部分。

若要建立任務,請從專案開始,輸入任務名稱,然後按 Enter 鍵繼續新增。

任務最佳作法

  • 任務名稱要具體且以行動為基礎,如此一來就很清楚知道需要執行什麼事項。 新增任務描述,讓指派對象瞭解他們需要做什麼。
  • 指派任務給隊友,並設定截止日期 (就算只是一個預測日期也可以)。這樣可以清楚知道誰負責何事。
  • 附加檔案並附帶任何有關該任務的情境資訊或作業中的文件。此外當您將任務標記為完成時,請務必附加已完成檔案,這樣隊友就可以找到您的工作內容並瞭解其已完成。
  • 新增隊友為任務協作者,這樣他們就可以隨時瞭解任務進度。評論任務時,您可以透過 @ 提及的方式向他們請求資訊。

2. 如何建立第一個專案

專案即您如何組織、規劃與特定議題、目標或大型工作相關的全部任務。您可以在清單, Board行事曆時間軸檢視透過畫面來呈現專案,還可隨時在這些檢視之間來回切換。

一幅 GIF,顯示 Asana 中不同的專案檢視,包括清單、看板、時間軸和行事曆

您可在 Asana 中進行管理的專案類型

您可以在 Asana 中規劃和管理幾乎任何專案或流程,這裡提供一些最常見的範例:

Asana 專案類型

在我們的 Asana 使用方式區段中查看更多範例,或在我們的範本庫中使用預製專案開始。

3. 組織您的專案

使用區段將相關任務組合在一起

Asana 清單檢視中的區段範例

區段可將您的任務加以組合,使其更易於剖析專案。它們最適合用於不會隨工作進展而變動的類別。例如,以時間範圍 (如季度或月份) 和專案階段或看板風格的「待辦事項」、「進行中」、「已完成」等形式建立區段。

使用自訂欄位排序專案並篩選任務

如何在 Asana 中按自訂欄位對任務進行排序

自訂欄位如同試算表欄標題,可協助您在專案中以優先順序、任務狀態、成本或核准等條件對任務進行篩選和排序。透過點選任一標題並使用篩選及排序按鈕對專案進行分組。

4. 如何尋找工作內容及相關更新內容

隨著專案進展,新工作會陸續到來,Asana 提供諸多選項,讓您始終掌握最新情況。開啟側邊欄即可快速查看:

我的任務

GIF 圖檔,將「我的任務」中新的 Asana 任務設為高優先順序,以便記得在本週稍後執行 我的任務僅顯示指派給您的任務及其截止時間。可隨時回到「我的任務」核銷您已完成的任務,查看即將到來的任何新工作,然後開始進行下一個任務。

收件匣

GIF 圖檔,客戶查看 Asana 收件匣,並依據直接指派給他們的工作與例行更新進行排序 收件匣為篩選後的更新內容新摘要,但僅顯示您正在追蹤的工作內容。您還可以直接從收件匣回應事務,并快速導覽至您的工作。

5. Asana 的組織方法

專案和任務是 Asana 中最基礎的構成要素。

Asana 架構概觀

  1. 組織以您公司的共用電子郵件網域為基礎,並連結公司中使用 Asana 的每個人。
  2. 團隊是組織中的職能群組,可能與行銷或銷售等一般團隊、「紐約辦公室」等職能群組相對應。
  3. 專案儲存在團隊 (和專案集) 中,用以追蹤全部可行動步驟和資訊以及為實現目標、倡議或目的而進行的對話。
  4. 任務儲存在專案中,並清楚說明與任務相關的人、事、時。任務儲存了所有與之相關的檔案、對話和說明,因此很容易在同一位置找到這些內容。
  5. 專案集儲存專案。您可以使用它們在一處地方查看針對某個計劃或目標的所有專案和狀態更新。

更多協助您瞭解如何使用 Asana 的資源

充滿創造力和好奇心的受啟發女性示意圖

當您掌握這些基礎內容後,您可以繼續進一步學習,Asana 團隊也如此。我們提供多種不同的入門資源,每個人都能以自己喜好的方式學習。

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