如何開始使用 Asana

歡迎使用 Asana!

環繞漂浮著豐富多彩的 Asana 任務的真實 Asana 客戶照片,展示了他們使用該產品所取得的成就 對於我們的客戶而言,可使用 Asana 的許多功能。這裡提供了簡要介紹,說明您在剛開始時需要瞭解的一些重要事項。若您希望培訓人員帶您瀏覽內容並即時回答您的問題,您可以報名參加訓練網路研討會

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快速 Asana 示範演練

Asana 的外觀和功能不斷改善,您的畫面可能看起來與本影片不同,但關鍵概念仍維持不變。

1. 如何建立任務

建立任務

一切都從任務開始。任務是可行動的待辦事項,也是 Asana 中最重要的構成要素。

若要建立任務,請先進入專案,輸入任務名稱,然後按 Enter 鍵繼續新增。

任務最佳做法

任務最佳做法

  • 任務名稱必須具體且以行動為基礎,這樣便能清楚知道需要執行什麼事項。新增任務描述,讓指派對象瞭解他們需要做什麼。
  • 指派任務給隊友並設定截止日期 (即便只是個猜測的日期也可)。這樣便能清楚知道由誰負責何事。
  • 附加檔案並納入與該任務有關的情境資訊或作業中的文件。此外,當您任務標記為完成時,請務必附加已完成的檔案,這樣隊友便可以找到您的工作內容並知曉其完成狀態。
  • 新增隊友為任務協作者,以便他們掌握最新的任務進度。評論任務時,您可以透過 @ 提及的方式向他們請求資訊。

2. 如何建立第一個專案

專案可供您組織及規劃與特定行動、目標或大型工作相關的所有任務。您可以在清單看板行事曆時間軸檢視中以視覺化的方式呈現專案,並可隨時在這些檢視之間來回切換。

Asana 中的專案檢視

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您可在 Asana 中進行管理的專案類型

您可以在 Asana 中規劃和管理幾乎任何專案或流程,這裡提供一些最常見的範例:

Asana 專案類型

在我們的 Asana 使用方法區段中查看更多範例,或者透過使用我們的範本庫中的預製專案來開始。

3. 組織您的專案

使用區段將相關任務組合在一起

區段範例

區段可將您的任務加以分組,使其更易於剖析專案。它們最適合用於不會隨工作進展而變動的類別。例如,以時間範圍 (如季度或月份) 和專案階段或看板風格的「待辦事項」、「進行中」、「已完成」等形式建立區段。

使用自訂欄位在專案中排序並篩選任務

自訂欄位排序

自訂欄位如同試算表欄標題,可協助您在專案中以優先順序、任務狀態、成本或核准等對任務進行篩選和排序。透過點選任一標題並使用篩選及排序對專案進行組合。

4. 如何尋找工作內容及相關更新內容

隨著專案進展,新工作會陸續到來,Asana 提供諸多選項,讓您始終掌握最新情況。開啟側邊欄即可快速查看:

我的任務

我的任務

我的任務只會顯示指派給您的任務及其期限。請隨時回到「我的任務」核銷您已完成的任務、查看新的工作,然後開始進行您的下一個任務。

收件匣

收件匣

收件箱是經過篩選的更新摘要,但僅可用於您正在追蹤的工作。您還可以直接從收件匣回覆內容並快速前往工作所在之處。

5. Asana 的組織方法

專案和任務是 Asana 中最基礎的構成要素。

Asana 架構概觀

  1. 組織以您公司的共用電子郵件網域為基礎,並連結公司中使用 Asana 的每個人。
  2. 團隊是組織中的職能群組,可能與行銷或銷售等一般團隊、「紐約辦公室」等職能群組相對應。
  3. 專案儲存在團隊 (和專案集) 中,用以追蹤全部可行動步驟和資訊以及為實現目標、倡議或目的而進行的對話。
  4. 任務儲存在專案中,並清楚說明與任務相關的人、事、時。任務儲存了所有與之相關的檔案、訊息和說明,因此很容易在同一位置找到這些內容。
  5. 專案集儲存專案。您可以使用它們在一處地方查看針對某個計劃或目標的所有專案和狀態更新。

更多協助您瞭解如何使用 Asana 的資源

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當您掌握這些基礎內容後,您可以繼續進一步學習,Asana 團隊也如此。我們提供多種不同的入門資源,每個人都能以自己喜好的方式學習。

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