建立、指派及回應任務

何謂任務?

任務即可執行的步驟或待辦事項,用以明確人、事、時,同時也可表示構想參考項目。若您以前每次向隊友討要東西時都需要傳送電子郵件,不妨試試用任務來完成吧。

例如,您可能需要為即將到來的宣傳活動完成製作影片的任務,而其他隊友則負責佈置場景。可在宣傳活動管理專案中追蹤這些任務。

任務可儲存所有與之相關的檔案、對話和說明,讓資訊得以保存於適合的地方 (也能保存於同一處地方)。任務通常屬於專案的一部分,因此既易於尋找,又能讓隊友輕鬆查看。

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如何建立任務

在 Asana 中建立任務的 GIF 圖檔

有三種主要的任務建立方式:

  1. 頂端列中按橘色的 + 按鈕。
  2. 在專案中按新增任務按鈕。
  3. 點入任一任務清單,按 Enter 並開始輸入。

您還可以從電子郵件建立任務從 Slack 訊息建立亦可。Asana 已整合多種工具,從而為您節省時間,讓您能夠更輕鬆管理任務。

任務提示與最佳作法

您可參考這些提示,瞭解如何建立出色的任務,以及如何回應指派給您的任務。

建立出色的任務

附帶指派對象、截止日期、描述和附件,用於管理工作的 Asana 任務螢幕擷取畫面

  1. 撰寫清晰、可執行的任務名稱。例如,您可能需要把「部落格貼文」寫成「完成部落格貼文第一稿」
  2. 指派任務給自己或隊友。任務中僅有一位指派對象,從而清楚指明誰負責這項工作。
  • 如果有多個人需要交付完成的內容,您可以將任務分解為子任務
  1. 新增開始和截止日期,用以說明任務持續時間與最後的截止時間。隊友可以更有效地為任務安排時間,也能明白需要什麼時候完成。
  2. 使用任務描述來提供詳細資料、說明或任務情境,為指派對象提供開始與完成任務所需要的全部資訊。
  3. 附加所有需要的檔案。Asana 與 Google DriveDropboxOneDrive以及 Box 整合,讓您可以輕鬆附加已使用工具中的檔案。
  4. 某些任務可能會依存於其他需要先行完成的工作,可設定任務相依性,讓工作以正確的順序、在正確的時機進行。
  5. 最後,您可以新增協作者至任務 (如同在電子郵件中寄送副本給他們)。他們會收到所有與任務活動有關的通知。您可以隨時新增或移除協作者。
  6. 當您完成任務時,可點選任務名稱旁的勾號。可發佈評論,讓隊友瞭解您已完成的內容。

您還可以建立任務里程碑,用以表示主要專案目標 (例如實現收入目標),或表示進入下一階段所需的主要工作片段 (例如確認活動地點)。

該使用專案、任務還是子任務?

大多數客戶都會遇到這個問題,而答案往往與其試圖要完成的事務以及希望查看資訊的方式有關。參閱下方的架構,以及可以幫助您選擇合適方式的要點。

從組織、團隊、專案、任務到子任務的 Asana 層級圖,每一層級皆附範例

建立專案... 建立任務... 建立子任務... 範例
投入量等級 需要眾多專案關係人在一段時間內為一個目標投入的大型工作,也可以是用於追蹤工作的集中之處。 用於嘗試擷取某個人可在幾分鐘或幾個工作日內完成的單項待辦事項。 有多位人員需為完成任務而交付內容,用以協助您化整為零。 專案:可編輯的行事曆
任務:發佈部落格
子任務:收集用於部落格的客戶話語引述
檢視 需要以不同檢視方式 (清單、看板、時間軸、行事曆) 查看專案及其任務,並使用專案集與儀表板進行報告。 需要在時間軸、儀表板或工作負荷等檢視方式中看到工作內容 (此處不會顯示子任務)。 不需要在時間軸、儀表板或工作負荷檢視中查看子任務 (如果需要,請轉換為專案中的上層任務)。 專案:產品發佈
任務:進行市場研究
子任務:撰寫用於行銷目的的研究總結
複雜性 您正在進行的工作中有著諸多步驟、階段、專案關係人或層次。 需要與幾組專案關係人就工作特定段落 (相對於整個專案而言) 進行溝通。 需要將任務分解為可容易處理的段落。(若您有多於 5 個子任務需要指派給不同的專案關係人,切勿讓它變相成為一個專案)。 專案:新年活動
任務:確定宣傳活動傳訊內容
子任務:審查宣傳活動傳訊內容

回應任務與任務協作

任務需要有人建立並指派給 Asana 域中的人員。參考以下提示,讓協作變得更緊密無間:

  • 若有人指派任務給您,您可以用按讚來表示您已知悉且可以執行。
  • 若您不適合執行任務中的工作內容,您可以重新指派,或在任務評論中開始對話。
  • 當您執行任務時,可使用任務評論來提供更新內容,讓任務協作者可以回應並追蹤進度。
  • 若評論中包含重要詳細資料,或已是最終成果,您可以釘選到頂端,使其易於尋找。
  • 若您需要讓某位人員注意到任務或評論,可使用 @ 提及功能來實現。被提及者可收到通知,並且可以快速導覽至特定任務,在任務中 @ 提及某人,即可自動新增為協作者。
  • 您還可以 @ 提及專案、任務和對話名稱,以便連結工作內容,便於參考使用。

在評論或描述欄位中輸入 @,然後輸入隊友名稱來 @ 提及隊友

更多用於掌握任務的資源

您是視覺型學習者嗎?或者想要更深入瞭解嗎?請參閱以下資源:

資源 連結
Asana 課程 5 分鐘內瞭解任務功能基礎知識
任務影片教學課程 觀看「玩轉 Asana」
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