在透明度與隱私之間取得平衡

在 Asana,我們深信透明度對我們公司和產品的重要性。透明度能夠提升個人和團隊的權責,並可防止資訊孤島的產生。

瞭解到他人能夠公開存取您所進行的工作,將由內在提升您對團隊的責任感。當您可以看到您的工作如何與團隊的目標以及公司的整體目標互相契合時,您便會感到更有力量,這與微觀管理完全相反。這就是為什麼 Asana 專案是預設為公開,並可供團隊中的任何人查看。

透明度與權責

為幫助團隊確認各項工作由誰負責,每項任務都僅有一位指派對象。藉由為每項任務指派一位直接負責人 (DRI),團隊便能避免因為不清楚責任歸屬或期限為何,而導致溝通不良或錯過工作期限。

當團隊有了明確的責任歸屬,每個人都會感到充滿力量,能為專案的成功做出貢獻。

公開與專屬

您可以使用 Asana 追蹤您所有的工作,但有些工作可能具有較高的敏感性。預設情況下,Asana 中的工作對您的組織是公開的,但您可以建立專屬專案,以便限制資訊的存取權,使其僅對需要的人開放。

若要為您自己或其他隊友設定專屬專案,您必須是 Asana Premium 版的使用者。

在 Asana 中發掘工作

藉由將 Asana 中的工作設為公開,團隊可以查看正在進行的工作,亦可回顧已完成的工作,以取得更多資訊和情境脈絡。一般來說,我們建議將大部份的工作設為公開,以便成員查找和存取。您可以藉由[搜尋功能]/guide/help/fundamentals/search)輕鬆找到位於 Asana 中的工作。

如果您有更具體的搜尋條件,您可以使用進階搜尋找出符合特定條件 (例如指派對象、截止日期、追蹤者和完成狀態等) 的任務清單。

在 Asana 中使用進階搜尋產生報告

藉助進階搜尋,您可以查看團隊中其他人正在進行什麼工作 (以及他們何時進行),您甚至還可以建立報告,確保工作的進度正常。

進階搜尋的使用方式:

  • 搜尋指派對象和截止日期的時間範圍,即可查看直接下屬或隊友正在進行的所有任務或已完成的工作。
  • 搜尋標記為今天、將至或稍後的任務,即可查看直接下屬所排定的優先事項。
  • 找出可能錯過期限的專案和任務 (例如所有在週末之前到期的工作)。
  • 搜尋您指派給其他人但尚未完成的任務,即可判定是否需要向任何人跟進。
  • 搜尋所有標記為「高優先層級」自訂欄位自訂欄位新增更多資料至 Asana 任務。欄位名稱、類型及值均可自訂,因此您可為自己的工作流程建立特定欄位。的任務,確保這些任務都已有指派對象,且會在截止日期前完成。

將工作設為專屬

當然,有些資訊需要謹慎處理。您可以為這些資訊建立隱藏團隊或專屬專案。適用範圍包括了負責處理私人財務資料的財務團隊、保管敏感資訊的法務團隊,或是需要為員工評價或一對一會議提供回饋的經理們。

將專案設為專屬

  1. 點選專案頂端的 + 按鈕
  2. 選擇設為專屬

在 Asana 中將專案設為專屬

僅可評論的專案

不論專案是公開或專屬,您可能單純想要確保該專案在建立後就無法修改。您可以將其設為僅評論專案,這麼做可以讓您將編輯權限賦予特定的專案成員。所有其他成員僅能對任務發表評論,並處理指派給他們的任務。您可以根據具體情況變更每位人員的存取設定。

為了充分利用 Asana,有些團隊可能必須接受他們所不習慣的透明度,但我們相信,若要真正取得成果,工作必須在公開的環境中進行。當團隊成員明白工作的責任歸屬,並對團隊的目標和優先事項取得共識,成員便能發揮他們全部的潛力。

跟隨「玩轉 Asana」一起深入瞭解

參考我們的玩轉 Asana 網路影集,瞭解在 Asana 中建立專屬任務、專案和團隊的方法。

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