什麼是工作流程

概觀

日常工作可能會讓人感到混亂。但實際上,其中很多工作是以可預測的方式不斷重複。我們使用相同的步驟順序引導新隊友到職。新的工作請求會經歷一系列相同的階段。我們推進工作的方式帶有可重複的模式。

這些就是工作流程。

什麼是工作流程?

工作流程

請將工作流程想像成街道和高速公路。

工作會朝向目標流動,就有如一輛車開往其目的地。工作流程可以短如從您家到街角商店的路程,也可以長如一連串的州際高速公路。

且就如同道路一樣,工作流程也可能變得擁擠、混亂或甚至中斷。

Asana 工作圖

工作圖

Asana 獨特的工作圖可讓您組建強大的流程,將混亂的電子郵件和試算表轉換為自動化的流程。

繪制您的工作流程

您可以為絕大部份的工作建立流程,這些流程包含了一系列的步驟,讓您以可重覆和系統化的方式依循之。

在 Asana 中組建工作流程的第一步,就是繪制您目前流程的運作方式。

繪製

確認您工作流程的起始和結束點。

例如,某個負責管理客戶回饋的團隊認定其工作流程是以收到來自面對客戶團隊的回饋作為起點。就該回饋執行完行動並準備好繞回原本的提交人員後,便來到他們流程的結束點。

內部欄位

從頭到尾建構步驟。

在此過程中,請確認誰正在進行什麼工作,以及他們正在使用的工具有哪些。

階段

將這些步驟組合成階段。

例如「已接收」、「處理中」和「已解決」。

常見的工作流程階段

階段

每個工作流程都是獨一無二的,但許多工作流程都會經歷這些核心階段:

  1. 規劃

    規劃階段的行動範例包括
  • 構思或收集資訊
  • 接收請求
  • 專案的優先順序和資源分配
  1. ####執行 執行階段的行動範例包括
  • 交付項目的開發和審查
  • 工作進度追蹤
  1. 審查

    審查階段的行動範例包括
  • 對交付項目的回饋和核准
  • 向專案關係人匯報

以下是幾個範例:

工作請求

工作請求

衝刺

衝刺規劃

應徵者

追蹤應徵者

繪製出工作流程後,就可以為工作流程奠定基礎了。請參閱本系列的下一篇文章

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