為您的工作流程奠定基礎

為您的工作流程奠定基礎

確保為成功準備好工作流程

在 Asana 中建置工作流程前,很重要的一點是要奠定基礎,使工作流程得以妥善運作。本文章是系列文章的第二部分 (共有三部分)。如欲參閱系列文章的第一部分,請按此處

工作流程構成要素

構成要素

組織

組織可將您公司中所有使用 Asana 的員工,連結至以您公司的共用電子郵件網域為基礎的單一空間。

團隊

在組織中,您與同事會劃分成不同的團隊,協作處理專案和任務。組織中的每一位使用者都至少從屬於一個團隊,但也可以從屬於多個團隊。

專案

您可以藉由專案,組織與特定計劃、目標或大型工作內容相關的所有任務。在專案中,您可以使用區段來組織您的任務。

任務

任務是 Asana 中施用動作的基本單元。

子任務

可使用子任務將任務的工作內容分解為更小的部分,或協助將工作指派給多位人員。

評論

評論任務,即可提出問題、提供額外資訊或提出見解。

工作流程設定決策

接下來,為確保您的工作流程正常運作,您需要做出一系列重要決策。

決策 1

決策 1:專案或任務

團隊最常提出的問題,就是他們要將工作流程放入專案還是任務中。

我們建議從專案開始,以便納入您的完整工作流程。

專案為您提供了與專案關係人進行協調的集中位置。在其中新增任務和子任務,用以表示可行動的工作。像是「促銷」等過於模糊的任務往往難以執行。不妨分解工作,使任務變得可行動。

決策 2:如何使用區段

決定如何使用專案區段時,瞭解工作內容在工作流程中推進的兩種主要方式會很有幫助:分別是序列和階段。

序列

序列

序列就像是核對清單,工作會以特定順序完成,組合成最終交付項目。規劃一場活動或為新員工辦理到職都是序列式工作流程的絕佳範例。在這些情況中,不妨考慮在清單檢視中設定您的專案,並依類別或時間範圍,使用區段對任務進行分組。

階段

階段

階段則像是管線,單一交付項目經過一系列階段後得以完成。請求流程或產品開發管線就是階段式工作流程的絕佳範例。在這些情況中,不妨考慮在看板中設定您的專案,並使用區段來表示每一個階段。您的任務可表示每一個交付項目,當它們經過每個階段時,您可以將它們從一個區段移動到下一個區段。

決策 3:新增哪些自訂欄位

您應在早期就思考需要哪些自訂欄位。您組織、自動化及報告工作流程的方式,取決於您新增的欄位。

組織

組織

在您的工作流程中,您要如何組織任務? 可針對特定類別建立欄位。

自動化

自動化

您希望如何自動化您的工作流程?您可以依據所新增的欄位,建立自訂規則。

報告

報告

您需要在工作流程中報告哪些內容?專案儀表板中可供您使用的圖表取決於您的自訂欄位。

決策 4:何時使用子任務

子任務

有時候需要將單一任務或交付項目分解為更小型的連續步驟。在這些情況中,可以使用子任務

僅以任務和子任務組建完整工作流程時需謹慎。當您想要新增自動化、使用時間軸檢視或報告工作時,此舉可能會造成麻煩。

子任務的一般用途

任務請求

如果頂層任務是一項請求,可考慮使用子任務來記錄後續步驟。

任務請求

當您需要多位人員核准頂層任務的工作內容時,可將核准請求新增為子任務。

任務請求

某些工作流程中會有一些只在特定條件下發生的動作。例如,負責管理請求的團隊可能會有需要更多資訊才能將請求設定為「進行中」的條件。在這些情況中,可以利用規則功能,在任務移動至特定階段時新增子任務。

您知道嗎?您可以將區段新增至子任務中。鍵盤捷徑為「Tab + N」

一個通用經驗法則,就是當您需要新增超過 10 個子任務時,您可以考慮改為使用任務來組建專案。

決策 5:一個專案還是多個專案?

有時候,當工作流程有著相當大的規模時,可分解為多個專案。

可在以下時機使用多個專案:

任務請求


您的工作流程與另一個正在使用其專屬專案的團隊交錯進行。例如,某個團隊可能會在某一個專案中追蹤他們的文案發表,而另一個團隊可能需要在即將舉行的會議中討論相同的內容。因此,團隊可將相關任務同時新增到兩個專案中。

任務請求

工作流程的各個階段包含大量任務,如果將它們全部置於同一個專案的話,就會過於龐雜。例如,某個團隊可能使用一個專案來管理一個請求收件匣,但他們所收到的郵件卻數量驚人。因此,他們建立了一個單獨的專案,以便在開始處理請求後針對請求採取行動。他們使用了自訂規則,將這個流程自動化。

決策 6:如何設定專案權限?

原生欄位

您設定權限的方式,可能會影響您的工作流程運作方式。您可以為專案成員授予編輯或僅評論權限。僅評論權限允許團隊成員檢視或評論專案,而不會為他們授予編輯的權限。

大多數工作流程都需要您為專案成員授予編輯權限,以便他們可以在其任務中採取行動。我們建議在以下時機使用僅評論權限: 當專案中有許多無需負責任何任務的專案關係人,但專案需要設定為可公開檢視。 專案中含有敏感資訊,且您需要防止發生意外或非必要變更。

請前往此處,深入瞭解權限的相關資訊。

為工作流程奠定基礎後,就可以增加動作了。請參閱本系列的下一篇文章

抱歉,我們不支援此瀏覽器

Asana 無法在您目前使用的網際網路瀏覽器上運作。請改用一個支援的瀏覽器