為您的工作流程添加動作

設置好工作流程後,該如何新增交接事項以及完成這些事項的自動化?該如何讓你的工作流程順利進行?

本文是三部份系列中的第三部份。若您錯過了前兩個部份,請參閱此處: 第一部份文章 第二部份文章

工作流程產生器

開始使用工作流程產生器。

產生器

請在專案中找到「工作流程產生器」的標籤頁。此功能可協助您建立從頭到尾的工作步驟。工作流程產生器可助您建立您的工作流程,但無法運行之。當您在工作流程產生器中建好工作流程後,請選擇使用其中一種專案檢視。

四種類型的動作

無論您是否使用工作流程產生器,請尋找四種不同類型的動作,並將它們與 Asana 中適當的功能連結起來。

1. 啟動

內部欄位

每個工作流程都有一個工作開始的起點。您將會根據您的工作流程,透過下列方式中的其中一種啟動工作:

  1. 手動進行:在某些情況下,您的團隊會手動啟動工作,例如當您決定為即將來臨的發佈會發表新的部落格文章時。在這種情況下,請建立一個新專案或任務。
  2. 使用表格:有些工作流程涉及接收流程,透過來自他人的接收內容 (例如請求) 來提引可行動工作。表單非常適合用於處理接收流程,它可以讓您簡化和標準化工作請求。
  3. 使用任務範本:若您的團隊需要在工作流程中反覆進行同一組步驟,請使用任務範本。若您想要預先構建帶有相關資訊連結的任務和一組子任務 (例如追蹤應徵者) 時,任務範本是一個理想的工具。

2. 交接

在許多工作流程中,工作會由某位人員傳遞給另一位,直到完成為止。團隊在處理交接事項時會依循以下這些常見作法:

內部欄位

手動重新指派

請為任務新增指派對象,以確保工作具有可行動性。在某些工作流程中,不同階段會有不同的隊友擔任該階段工作的所有者。

例如,創意製作人員將一項請求交接給設計師進行處理。在這種情況下,請重新指派任務。

內部欄位

新增子任務

當您需要將任務拆分為較小的步驟,以便將工作流程的某些部份交接給其他人時,請新增子任務。
例如,某個團隊在管理請求時,會以專案任務的形式追蹤交付項目。他們會新增子任務,以管理工作流程中每個階段的步驟。

內部欄位

新增相依性

在某些情況下,任務會受另一個任務阻擋而無法向前推進。在這種情況下,請使用相依性。相依性可讓您展示任務被其他任務阻擋的情形。

例如,某團隊負責管理來自客戶的產品回饋,他們需要等待發開團隊先行處理工作,才能繞回原先提交回饋的團隊。故他們會新增相依性,以展示某個任務正遭另一個任務阻擋。相依性功能僅供 Asana Premium 版的團隊和組織使用。

內部欄位

使用核准功能

許多交接事項都需要經過核准才能繼續進行。這種情況非常適合使用核准功能。核准是一種特定類型的任務,可讓指派對象選擇「核准」、「請求變更」和「拒絕」。 例如,某位設計師需要不同的專案關係人對某項資產進行審查及核准,才能完成該交付項目。核准功能可供 Asana Business 版和 Enterprise 版的用戶使用。

3. 交集

在某些工作流程中,您會與另一個部門或使用另一項工具交錯進行工作。當遇到這種交集情形時,請考慮以下作法:

內部欄位

跨專案連結

在 Asana 中,您可以一次將任務新增至到多個專案中而不會重複。任務的更新將同時顯示於兩個專案中。這稱為跨專案連結

請使用跨專案連結,為 Asana 中同時屬於不同專案和團隊的任務建立共享的可視度。

內部欄位

整合

若您需要使用另一個工具交錯進行工作,請確認是否有適合您使用的整合。若有的話,您可以在不同工具之間連結您的工作流程。

請前往此處查看我們的整合清單

4. 重覆

內部欄位

在許多工作流程中,您會發現自己需要重覆進行相同的動作以推進工作。這種情況非常適合合併使用規則,規則是簡單的自動化,可簡化手動操作的步驟。規則功能可供 Asana Premium 版的客戶使用,且 Asana Business 版和 Enterprise 版的用戶可使用更多自訂內容。

內部欄位

藉助工作流程產生器,您可在您工作流程的每個階段中無縫地建立規則。

事實上,本文中討論過的每種動作類型都可以自動化。例如:

觸發因素與動作

啟動 → 當透過表單提交將新任務新增至專案中時... → 將子任務新增至任務中以立即跟進

交接 → 當自訂欄位更新時... → 將任務重新指派給特定隊友

交集 → 當任務移動至特定區段時... → 將任務新增至另一個團隊的專案中

其他常見的工作流程規則包括:

觸發因素動作
(您希望將所有新任務都移動至特定區段) 當有新任務新增至專案中時...將任務移動至特定區段
(您希望任務會在您將其移動至已完成工作的區段時自動完成) 當任務移動至已完成工作的區段時...將任務標記為完成。
(您希望取得將至工作的更新) 當截止日期逼近時...新增評論至任務。
(您希望讓某位指派對象參閱某個專案任務) 當任務移動至特定區段時...新增評論至任務,並在評論中 @ 提及該專案範本。
(您希望根據簽核人員的回應,取得移動至不同工作階段的核准) 當核准任務被標記為「已核准」、「已請求變更」和「已拒絕」時將任務移動至相關的區段

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