為您的工作流程添加動作
設置好工作流程後，該如何新增交接事項以及完成這些事項的自動化？該如何讓你的工作流程順利進行？
本文是三部份系列中的第三部份。若您錯過了前兩個部份，請參閱此處： 第一部份文章 第二部份文章
工作流程產生器
開始使用工作流程產生器。
請在專案中找到「工作流程產生器」的標籤頁。此功能可協助您建立從頭到尾的工作步驟。工作流程產生器可助您建立您的工作流程，但無法運行之。當您在工作流程產生器中建好工作流程後，請選擇使用其中一種專案檢視。
四種類型的動作
無論您是否使用工作流程產生器，請尋找四種不同類型的動作，並將它們與 Asana 中適當的功能連結起來。
1. 啟動
每個工作流程都有一個工作開始的起點。您將會根據您的工作流程，透過下列方式中的其中一種啟動工作：
2. 交接
在許多工作流程中，工作會由某位人員傳遞給另一位，直到完成為止。團隊在處理交接事項時會依循以下這些常見作法：
手動重新指派
請為任務新增指派對象，以確保工作具有可行動性。在某些工作流程中，不同階段會有不同的隊友擔任該階段工作的所有者。
例如，創意製作人員將一項請求交接給設計師進行處理。在這種情況下，請重新指派任務。
新增子任務
當您需要將任務拆分為較小的步驟，以便將工作流程的某些部份交接給其他人時，請新增子任務。
例如，某個團隊在管理請求時，會以專案任務的形式追蹤交付項目。他們會新增子任務，以管理工作流程中每個階段的步驟。
新增相依性
在某些情況下，任務會受另一個任務阻擋而無法向前推進。在這種情況下，請使用相依性。相依性可讓您展示任務被其他任務阻擋的情形。
例如，某團隊負責管理來自客戶的產品回饋，他們需要等待發開團隊先行處理工作，才能繞回原先提交回饋的團隊。故他們會新增相依性，以展示某個任務正遭另一個任務阻擋。相依性功能僅供 Asana Premium 版的團隊和組織使用。
使用核准功能
許多交接事項都需要經過核准才能繼續進行。這種情況非常適合使用核准功能。核准是一種特定類型的任務，可讓指派對象選擇「核准」、「請求變更」和「拒絕」。 例如，某位設計師需要不同的專案關係人對某項資產進行審查及核准，才能完成該交付項目。核准功能可供 Asana Business 版和 Enterprise 版的用戶使用。
3. 交集
在某些工作流程中，您會與另一個部門或使用另一項工具交錯進行工作。當遇到這種交集情形時，請考慮以下作法：
多重歸屬
在 Asana 中，您可以一次將任務新增至到多個專案中而不會產生重複。任務的更新將同時顯示於兩個專案中。這稱為多重歸屬。
請使用多重歸屬，為 Asana 中同時屬於不同專案和團隊的任務建立共享的可視度。
4. 重覆
在許多工作流程中，您會發現自己需要重覆進行相同的動作以推進工作。這種情況非常適合合併使用規則，規則是簡單的自動化，可簡化手動操作的步驟。規則功能可供 Asana Premium 版的客戶使用，且 Asana Business 版和 Enterprise 版的用戶可使用更多自訂內容。
藉助工作流程產生器，您可在您工作流程的每個階段中無縫地建立規則。
事實上，本文中討論過的每種動作類型都可以自動化。例如：
觸發因素與動作
啟動 → 當透過表單提交將新任務新增至專案中時... → 將子任務新增至任務中以立即跟進
交接 → 當自訂欄位更新時... → 將任務重新指派給特定隊友
交集 → 當任務移動至特定區段時... → 將任務新增至另一個團隊的專案中
其他常見的工作流程規則包括：
| 觸發因素 | 動作 |
|---|---|
| (您希望將所有新任務都移動至特定區段) 當有新任務新增至專案中時... | 將任務移動至特定區段 |
| (您希望任務會在您將其移動至已完成工作的區段時自動完成) 當任務移動至已完成工作的區段時... | 將任務標記為完成。 |
| (您希望取得將至工作的更新) 當截止日期逼近時... | 新增評論至任務。 |
| (您希望讓某位指派對象參閱某個專案任務) 當任務移動至特定區段時... | 新增評論至任務，並在評論中 @ 提及該專案範本。 |
| (您希望根據簽核人員的回應，取得移動至不同工作階段的核准) 當核准任務被標記為「已核准」、「已請求變更」和「已拒絕」時 | 將任務移動至相關的區段 |
