專案提案與臨時請求

在組織中,請求與專案的構想可能來自方方面面,容易導致遺漏細節或致使團隊不勝負荷。與其試圖完成所有事情或將其加入到備忘待辦項目中,團隊不妨試著建立一個工作請求專案。

如何組建工作請求專案

您可以使用這一流程管理臨時請求 (例如修改錯字或提問您無法立即回答的問題) 和新專案簡介的提交,所有事情都可在同一處地方完成。若要快速入門,您可以:

  1. 工作請求範本開始。
  2. 將您目前用以追蹤將至請求的現有試算表匯入

如何存取所有 Asana 範本

展示如何從頂端列的 + 按鈕存取 Asana 範本的 GIF 檔

如果您是免費使用者、更偏好從頭開始建立自己的請求專案,或是想要瞭解 Asana 專案的一般最佳作法,請從這些專案建立介紹著手

管理和完成請求的提示

組建您的專案後,可參考這些提示,協助您在工作進行時加以管理。

1. 將請求範本化,以便利用表單更快速地行動

來回核對基本的請求細節,或者並未以清晰的專案簡介開始,都會拖慢工作的進度。不妨建立表單,這樣每次都可以針對任一專案簡介臨時請求擷取正確的詳細資料。表單會直接連結至您的請求專案,以便確保團隊可從所需資訊著手 (以其理解的方式)。

任何人都能提交表單,即使並未使用 Asana,也能透過傳送表單連結給他們來提交。提交後,表單回應會成為您專案中的新任務,這樣就能安排其優先順序,並且指派給一位隊友,同時附帶所有需要的資訊。

依循下方列出的步驟設定表單。同時新增專案規則以自動指派表單提交任務給創意製作人或團隊負責人,確保在提交後為其安排優先處理。

若收到大型、跨職能或複雜的專案/計劃請求,您可以將任務轉為專案,從而更有效管理。

2. 讓對話和電子郵件中的請求可行動

如果您從聊天或電子郵件處收到大量請求,您可以隨時將導向您的表單的連結傳送給請求者,但您也可以選擇使用整合,快速針對對話執行動作。

Outlook 和 Gmail 與 Asana 的電子郵件整合螢幕擷取畫面

對於電子郵件,可使用 Asana for Gmail、Asana for Outlook,或其他電子郵件用戶端附加元件。對於聊天,可試用 Asana for Slack 整合。

如果您收到附帶可行動工作或問題的聊天、電子郵件,您可以直接從您的收件匣或訊息將其新增至 Asana,然後將其指派為任務、新增至您的請求專案等。

使用整合從 Slack 訊息建立 Asana 任務的 GIF 檔

3. 使用自訂欄位組織請求並安排優先順序

透過點選 Asana 中專案頂端藍色連結存取和建立自訂欄位的 GIF 檔

設定表單後,可藉由自訂欄位,為將至的請求安排優先順序,並排序為不同類別。若您習慣使用試算表,可透過篩選和排序欄來完成。

例如,專案經理可使用「優先順序」自訂欄位,這樣指派對象就能理解其緊急程度,同時確保請求的整體優先順序符合實際情況。

4. 藉助更清晰的審查與核准來按時完成

是否能夠更輕鬆地提供合併行銷活動回饋,可能決定了是否能實現專案目標。不妨依循以下步驟,清晰、快速地透過核准推進工作:

Asana 中附帶自訂欄位的核准工作流程 GIF 檔,可顯示工作何時準備就緒或已獲得核准

  1. 新增專案規則,這樣任務就能自動指派給適當的人員、自動完成,或隨進度自動移動至不同的專案區段。
  2. 使用自訂欄位通知讓專案關係人掌握最新進度。例如,當欄位從「需要回饋」更新至「已核准」時,他們就會收到通知。

報告請求並安排人員配置的提示

藉助專案集和工作負荷,監控專案進度並管理人員配置

若要瞭解專案進度並衡量團隊餘裕,領導者需要經常將會議、電子郵件或試算表中的資訊拼湊在一起,這樣可能既耗時又不準確。不妨建立一個專案集,納入所有重要專案和臨時請求專案,即可在一處地方查看即時進度、截止時間和優先順序。

然後使用工作負荷標籤頁,依據已在 Asana 中指派的任務,將團隊工作量可視化。可藉由工作負荷制定明智的人員配置決策,從而維持工作負荷處於平衡狀態,且重要工作也能進展順利。

使用工作負荷查看哪一位隊友超出負荷並重新指派其工作的螢幕擷取畫面

工作負荷預設為任務數目,但我們明白並非所有任務都是等同的。您可以在專案集的不同專案中設定投入量自訂欄位,以便更好地瞭解每個任務所需的總小時數或投入量等級。

用於追蹤請求的資源

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資源 連結
工作請求範本 使用範本
影片教學課程 觀看「玩轉 Asana」
案例研究網路研討會 瞭解 New Relic 如何使用 Asana 管理請求
案例研究 請參閱紐西蘭最大私營不動產公司 Barfoot & Thompson 如何藉助 Asana 管理其營運
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