管理專案

每一個團隊使用 Asana 進行專案管理的方式都會有些差異,但這些提示可為您提供基礎知識,讓你瞭解擁有幾個專案後可以實現些什麼,以便有個好的開始。

對於專案、任務或子任務該怎麼做?

在組建之前......我們明白,客戶對於將工作新增至 Asana 時是否要建立專案、任務或子任務有些疑問。這裡提供一個快速架構和可視化材料,協助您在這一緊要關頭作出決策:

  • 為包含諸多步驟和專案關係人、且需要以不同檢視方式查看內容的大量協作工作建立專案 (例如主題宣傳、發佈/活動或編輯行事曆/管線)。
  • 若您需要為某位人員擷取一項可在幾分鐘或幾天內完成的單一待辦事項 (例如撰寫部落格,或者修復錯誤),而且需要以不同檢視方式查看,則可以建立任務
  • 要將任務分解為較小型的片段或劃分工作內容 (例如檢查部落格搜尋引擎最佳化關鍵字詞,或調查錯誤頻率),而且只需要以一種任務檢視形式查看的話,可以建立子任務。(但若是您有超過 5 個子任務,或者有不同層級的子任務時,則需慎用子任務!)

從組織、團隊、專案、任務到子任務的 Asana 層級圖,每一層級皆附範例

如需關於此架構的深入解釋,請於此處閱讀更多提示

1. 建立專案

若您尚未掌握 Asana 中的其他知識,瞭解如何建立和使用專案,對於團隊擺脫過時的試算表、混亂的電子郵件討論串以及為了維持資訊同步而進行的長時間會議,都能有極大的改進作用。

  • 建立專案。在 Asana 中,專案掌握在團隊手中,而且儲存著多組相關任務。您可以運用這些專案處理任何事情,如設立了截止時間的計劃 (例如發佈活動)、不斷進行的流程 (例如管理編輯行事曆) 或是追蹤資訊 (例如即將到來的設計請求)。您可以在清單看板時間軸以及行事曆等幾種檢視方式之間隨時切換。
  • 運用範本節省時間。我們的範本以 Asana 中一些最為可靠的工作流程為基礎。這些範本提供了關於如何設定專案以及在工作流程中移動任務的建議。還可以建立您的專屬範本

如何在 Asana 中存取專案建立和範本的 GIF 圖檔

2. 組織您的專案

專案建立後,新增結構,使其條理分明而且便於瀏覽。

3. 建立專案排程

專案組建起來後,Asana 可協助您建立專案排程和工作流程,讓您的團隊可以自始而終明晰、順暢地推展工作。

如何辦到:

  • 運用時間軸繪製出專案計劃,以甘特圖式檢視來協助您規劃專案,並且將每一個步驟可視化。您可以輕鬆查看每一個任務的持續時間、截止時間和依存項,從而便於變換事項安排,避免發生重複和衝突。
  • 運用任務相依性功能,確保工作在合適的時間開始。若您正等待隊友完成其工作,Asana 可協助您追蹤其狀態,讓您可以在合適的時間開始您自己的部分。此舉也可讓您減少花費在檢查任務是否完成上的時間,或助您留意工作何時就緒。運用時間軸功能,輕鬆設定任務相依性。
  • (如有需要) 可將工作分解為子任務。許多客戶想瞭解為何任務只能有一位指派對象,這是因為要讓職責分明。但是,如果一項任務需要進行前期工作、額外的步驟,或者您需要向另一位隊友快速詢問才能完成,子任務可以協助您將任務分解為更易於管理的片段,並且在流程中顯示其所有者。
  • 建立專案概觀,這樣您就可以在計劃和任務所在之處與您的團隊分享專案簡述,並明確專案角色,供隨時參考。

Asana 任務顯示清晰的指派對象、截止日期、預期成果以及專案關係人之間核准的螢幕擷取畫面

4. 推展工作

團隊開始協作後,Asana 對於專案管理的作用就變得更為顯著。您可以根據團隊正在進行的工作,輕鬆將狀態更新加入到情境中。而且您只會接收到對您最重要的通知。

如何辦到:

  • 隨著任務進行 (或遇到阻礙),可在任務上評論,以此提供更新內容,讓追蹤者瞭解工作進度,或回答問題及提供回饋。
  • 使用專案資料製作燃耗圖,說明進度,以此提供狀態更新。您還可以在更新中 @ 提及隊友、任務和專案,既便於參考,又能表達讚賞。所有專案成員都會收到通知,也能在更新上發表評論。
  • 建立任務里程碑,標記重大專案目標,展示專案進度的重要階段。此舉可讓您的團隊瞭解需要實現的目標,而專案經理也能查看團隊的里程碑完成情況。
  • 運用我們的核准工作流程,簡化審查與核准。若可視化資產屬於專案的一部分,可使用校訂功能輕鬆追蹤回饋。
  • 新增規則以便將指派任務、更新自訂欄位、移動已完成任務等手動步驟自動化。您可因此節省時間,而且可以對是否遵循了正確流程感到放心。
  • 運用專案集,跨專案監控更新內容。對於需要管理多個專案或需要以單一檢視即時監控特定計劃進度的人而言,專案集就是理想的工具。

在 Asana 中使用優先順序自訂欄位排序專案集以指明專案是否進展順利的 GIF 圖檔

5. 為下一個專案作準備

太棒了!您已經能夠在 Asana 中成功管理專案了。進入到下一個專案前,請抽空回顧上此專案。

如何進行:

  • 請記住,Asana 會不斷發佈新功能並改善應用程式,您的團隊也會有新發現並且不斷疊代使用 Asana 的方式,這很正常,甚至可說是很理想的事情!
  • 將專案中積累的經驗融入到範本中。此舉可讓您避免犯相同錯誤,讓您的下一次計劃更有成效。
  • 封存專案。完成專案後可加以封存,這樣您就可以專注於更需要優先處理的事項了。封存專案不會刪除任何資訊,只是從專案清單中移除。
  • 和團隊慶祝一番。在 Asana 中,可以使用感謝按讚等眾多小功能來表達感謝之情。

獨角獸在 Asana 中飛越畫面,以此來慶祝任務完成或完美結案的螢幕擷取畫面

用於專案管理的資源

需要更多提示嗎?您是視覺學習者嗎?想要瞭解和您類似的客戶如何管理專案嗎?請參閱以下資源:

用於專案管理的資源 連結
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