產品發佈

如何在 Asana 中建立產品發佈專案

有幾個方法可以建立您的專案。若要快速開始,請這麼做:

  1. 請先從我們的產品發佈範本著手,再針對您團隊的需求加以自訂。
  2. 匯入現有試算表,亦即您目前管理發佈之處。
  3. 針對每一項發佈建立唯一的專案。在下方的報告章節中,可瞭解如何以單一檢視進行管理。

如何存取所有 Asana 範本

展示如何從頂端列的 + 按鈕存取 Asana 範本的 GIF 檔

若您是免付費使用者、偏好從零開始建立自己的發佈專案,或想要獲得 Asana 專案的一般最佳做法,請從此處開始

管理發佈的提示

1. 利用時間軸規劃您的發佈 (並隨事務進展的情況加以調整)

大多數發佈計劃在上線之日前,都有一些關鍵期限和依存項。時間軸有助您在計劃中詳列這些項目,而且是在您開始實際執行之前做到這一點,因此可確保所有片段完美整合,從而使發佈順利進行。

利用 Asana 時間軸功能製作專案計劃的 GIF

如何運用時間軸建立計劃:

  1. 在清單檢視中針對您所有發佈的待辦事項一一建立任務。
  2. 按一下專案頂端的時間軸標籤頁,以切換至時間軸檢視。
  3. 拖放任務至時間軸即可安排任務的排程。若您發現有時間衝突,移動任務即可重新排程。
  4. 新增開始與截止日期,以利指派對象更妥善地規劃他們的時間,在期限來臨之前妥善執行工作。
  5. 若任務需要以特定的順序完成,請將游標暫留於任務上方,以便在任務之間建立相依性,然後再拖曳該點至相關的任務以進行連結。

工作開始進行後,時間軸還可協助您在衝突搞砸計劃之前,就快速先行解決。若獲得搶鮮版參與者所需時間比原來預期的更久,則可在時間軸內推延依存任務。任務指派對象會在期限被調整後自動獲得通知。工作在對的時間開始,而不會造成困惑、額外的會議,或在一切都已太晚後瘋狂應戰。

2. 透過集中的進度更新使溝通更清晰

進行發佈工作需要許多跨職能協作,您可能會想將每位成員都加入每場會議或電子郵件對話串。但這實際上會導致更多的誤解和浪費時間。

在 Asana 進度檢視中使用 @ 提及任務和專案關係人的狀態更新貼文之螢幕擷取畫面

相反地,請讓一位隊友在進度檢視中提供定期的進度更新。這些更新會傳送給每位專案成員並顯示於專案集中。您可以 @ 提及隊友、任務和其他專案,以便詢問和提供情境資訊。

若要更快速地草擬狀態更新,請建立專案里程碑,以便直接從 進度檢視密切關注重大的發佈目標或需要完成的關鍵工作階段。 接著,無論這些工作是已經完成或存在風險,您都可以在您的更新中輕鬆引用之。

3. 直接在試驗模型上產品建立可據以行動的回饋

是否能夠更輕鬆地針對試驗模型與資產提供納入回饋,決定著發佈會是一場轟動壯舉,還是白費心機。藉助 Asana 中的校訂功能,審查人員可在資產上直接輕鬆評論,將回饋內容放入情境中。每一則評論都可以轉換為可執行的子任務,建立者隨後可決定如何統整。

Asana 中的圖片校訂工作流程 GIF 圖檔

配合我們的 Adobe Creative Cloud 整合,創作者可直接在 Illustrator、Photoshop 或 InDesign 中提取回饋,以便獲得指導,同時節省浪費在情境與工具切換上的時間。

4. 有了範本後,未來的發佈都能節省時間,而且不再錯過重要的步驟

每一次發佈都是獨一無二的,但基本上都會有同一個核心核對清單。與其浪費時間重新建立,或將其儲存在與可行動工作內容毫不相干的位置,不妨在 Asana 中組建並儲存您的發佈範本。

GIF 示範:將 Asana 專案儲存成範本,供後續重複使用

  1. 在專案中組建您的核心發佈核對清單。除非每次都由同一個人完成同一項任務,否則請不要指派任務或新增截止日期。
  2. 按一下專案標題中的 ... 並選擇將專案儲存為範本
  3. 將範本設定為僅評論專案,防止發生編輯或變更
  4. 針對之後的每一次發佈,您可以點選橘色的 + 按鈕專案,再前往組織已儲存範本的標籤頁,以使用您的範本。
  5. 在繼續改善發佈核對清單的同時,您可以隨之更新範本,從而杜絕重蹈覆轍或過時技法。

5. 藉助 Slack 整合,讓即時對話內容在發佈之日變得可據以行動

許多團隊會同時使用 Asana 和 Slack 針對發佈進行協調與溝通,發佈之日時尤其如此。團隊可以藉由 Asana for Slack 整合同時使用兩種工具,而不必擇此棄彼。

使用整合從 Slack 訊息建立 Asana 任務的 GIF 檔

若隊友使用 Slack 向您傳送關於部落格貼文裡中斷連結的訊息,您可以直接從 Slack 對話中建立 Asana 任務,這樣您就不會遺忘,且指派對象可擁有當時的情境脈絡,便於解決問題。

報告活動工作和進度的提示

若要瞭解如何建立報告,以分析發佈進度,請從此處開始

若要深入瞭解如何發佈及持續追蹤發佈的狀態更新,請從此處開始

1. 利用專案集和工作負荷監控進度,並管理所有發佈工作的人員配置

為了瞭解發佈工作的進度及衡量團隊能力,產品經理與主管通常得在會議、電子郵件或試算表中拼湊出所有資訊,但這麼做可能既耗時又不準確。請改變作法,建立一個專案集並納入所有產品發佈專案,以便在同一處查看即時進度、發佈日期和優先順序。

接著請使用工作負荷標籤頁,根據已在 Asana 中指派的任務,將產品行銷團隊跨多項發佈的工作量可視化。工作負荷功能有助您做出明智的人員調度決策,從而確保工作負荷達到平衡且進展順利。

使用工作負荷查看哪位隊友超出負荷並重新指派其工作的螢幕擷取畫面

工作負荷預設為任務數目,但我們明白並非所有任務都是等同的。您可以在專案集的不同專案中設定投入量自訂欄位,以便更好地瞭解每個任務所需的總小時書或投入量等級。

2. 使用自訂欄位組織發佈工作並安排優先順序

若您習慣使用試算表,您可能會將欄進行排序及篩選,以便更輕鬆地查看關鍵細節。自訂欄位是一個更為強大的替代選項,因為它是在工作的情境資訊中追蹤這類資訊,而不是在只有專案經理才能查看的地方進行。

例如,若將「優先順序」的自訂欄位新增至發佈專案中,您便可以安排每項任務的優先順序,使每位隊友都清楚應該將專注力投入於何處。接著,您可以按照優先順序將專案排序,以便在頂端查看優先性最高的任務,並確保這些任務進度正常。

您也可查看按照自訂欄位顯示於時間軸的任務,讓自己更清楚看見計劃內容,並根據顏色區分來發覺阻礙。

3. 在進階搜尋報告中查看存在風險的工作並向隊友跟進

使用自訂欄位追蹤優先順序與任務狀態的另一個好處,就是這些資訊可匯入進階搜尋報告。進階搜尋報告可從您在 Asana 的所有工作中提取資訊,從而協助您即時回答「哪些優先事項存在風險?」、「哪些工作需要回饋?」等問題,同時無需進行手動搜尋或彙整。

Asana 中進階搜尋報告結果的螢幕擷取畫面

雖然您可以針對任何內容建立搜尋報告,但存在風險工作報告與核准報告可協助您在問題發生前確定發佈阻礙。在報告中,您還可以直接透過評論任務,與任務指派對象及專案關係人跟進。

若要瞭解如何建立其他類型的進階搜尋報告,請從此處開始

用於產品發佈的資源

需要更多提示嗎?您是視覺型學習者嗎?想要瞭解和您類似的客戶如何管理產品發佈嗎?請參閱以下資源:

用於產品發佈的資源 連結
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