為營運團隊打造的 Asana

營運團隊可藉由 Asana 建立、擴充及簡化專案和流程。本文旨在提供給已熟悉 Asana 專案基礎知識、但想要嘗試變得更有效率並試用付費功能的團隊。請使用以上這些跳轉連結,跳至特定使用案例或利用以下的一般性提示開始使用。

若您不熟悉 Asana 專案,請利用營運專案範本開始,以便瞭解如何組織它們。或者,若您已在試算表中規畫營運工作,也可匯入試算表,使專案快速對應至 Asana。

營運專案的一般性提示

這些提示有益於不同類型的營運專案,可幫助您更輕易地管理專案計劃、時間軸、狀態更新及優先順序。

利用專案集管理及監控多組專案、時間軸及團隊能力

GIF 檔,在 Asana 專案集中按照狀態列出營運團隊專案,接著顯示於時間軸,再切換為工作負荷查看員工能力

  • 專案集可幫助您監控多組專案的狀態,以便瞭解需將自己的注意力放在何處。例如,您可針對所有軟體實作建立一個專案集,以監控各個軟體進度如何。
  • 確保專案經理及負責人定期發佈狀態更新,以利該資訊顯示於專案集。
  • 若您想在時間軸上查看專案排程,請將其新增至專案集,然後使用時間軸標籤頁,確保排程不會彼此重疊。您也可以將它當成當季或當年的主營運行事曆。
  • 將團隊正在運作中的專案新增至專案集,然後前往工作負荷標籤頁查看排程,以便管理團隊能力並做出明智的人員配置決定。

組織任務並安排其優先順序

GIF 檔,將依存任務的優先順序自訂欄位設定為高,然後按照優先順序自訂欄位在 Asana 中排序營運專案,以便在頂端查看最高優先級的任務

  • 自訂欄位可協助您透過下拉功能表、數字或文字欄位對各項任務掌握一致資訊。例如,您可以建立欄位來追蹤任務進度、成本或優先順序。
  • 按照自訂欄位排序專案,以便依欄位將任務分組 (如同將試算表中的欄排序) 或使用欄位來建立報告,以利您瞭解哪些可能存在風險。
  • 相依性確保任務是按照正確的順序來執行,以免任何人過早搶先進行或因不確定何時該開始自己那部分的工作而躊躇不前。
  • 在任何專案中設定規則,以便讓自己的工作自動化執行。您可以設定規則來優先處理新增至營運請求專案的任務,或在任務到特定階段時新增追蹤者。

專案提案或請求專案的提示

您的營運團隊是否收到來自其他團隊的大量請求、提問及提案工作?下列提示可協助您在一開始就利用所有細節、簡化最終核准的步驟,從而更快推動各項請求的工作。

圖解,說明工作請求流程從開始到結束都可在 Asana 中予以追蹤

  • 利用表單將請求標準化。與其在請求和規格需求等資訊間來回切換,不妨建立表單,讓每個人詳加填寫,以便團隊獲得正確的詳細資訊。
  • 將具有截止日期的請求指派給隊友,並 (只在任務有排定優先順序時) 設定優先順序自訂欄位,藉此捍衛團隊的寶貴時間。這麼一來,團隊就不會被任意提出的問題或半路殺出的請求轟炸,也不會對於應該如何安排該項工作與其他工作的相對優先順序感到困惑。

引導廠商的提示

若您的營運團隊負責遴選或引導新廠商進入公司服務,團隊可在 Asana 中執行一切事務,包括核准廠商,乃至於最後推出的作業。以下說明如何辦到:

圖解,說明引導廠商時,可在 Asana 中從開始到結束所依循的流程

Asana for Gmail 整合的圖片

目標規劃的提示

營運團隊通常得負責規劃團隊或公司的目標及目的。無論是季度或年度規劃,都可藉由此專案規劃流程,讓跨職能的規劃變得更簡單。

圖解,說明團隊或公司目標可在 Asana 中從開始至結束均依循的流程

  • 利用範本節省時間。組織通常會在固定的時間間隔達到時設立目的和目標。藉由 Asana 預先建立的範本,或儲存您專屬的自訂範本,就可遵循您所需的所有步驟快速開展工作。
  • 建立核准任務,讓核准的過程變得清楚透明並大幅簡化。簽核人員可在任務上留下任何回饋。完成後,您就有清楚的記錄,可供查看哪些已獲 (或未獲) 核准,並瞭解箇中原因。
  • 設立目標後,請建立專案集,並在該處追蹤對目標有貢獻的主要專案,以便查看進度和時程。務必請專案經理和團隊負責人定期針對他們負責的項目提供目標進度的狀態更新。

GIF 檔,示範如何核准 Asana 任務

如何在 Asana 中建立核准任務。

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