募款活動策劃
如何在 Asana 中建立募款活動專案
有幾個方法可以建立您的活動專案。請利用以下方式快速開始：
- 利用我們的募款活動範本開始著手，再針對您組織的需求加以自訂。
- 若您目前有在試算表中管理活動，請匯入現有試算表。
如何存取所有 Asana 範本
若您偏好從頭建立自己的活動計劃，或想要取得 Asana 專案的一般最佳作法，請參考這些步驟開始進行。
需要一次規劃多個募款活動嗎？
若您使用我們的範本：
- 請複製範本中的
[範例任務]、重新命名，並將其轉換為專案。 - 然後將這些專案新增至專案集中，以協助您在同一處管理並監控所有募款活動。
與供應商、代理機構或承包商合作嗎？
透過電子郵件追蹤有關多個第三方機構的工作期限、資產和對話會使工作變得更為複雜。請改變作法，邀請第三方機構成為您的專案訪客。這麼一來，他們便能查看您的計劃，而您也可設立明確的期限，掌握交付項目的進度。
需要保有其他活動工作的私密性嗎？您仍然可以邀請第三方機構加入 Asana，但請將專案設為專屬，並僅將他們新增為任務追蹤者。他們將只能看到該項任務。
管理及執行活動工作的提示
建立您的募款活動規劃專案後，請參考以下這些提示，以協助您在工作進行時管理及追蹤所有細節。
1. 利用時間軸制定您的活動計劃 (並隨事務進展的情況加以調整)
大多數活動計劃在發佈日前都有許多關鍵的期限和依存項。時間軸可幫助您在工作啟動之前規劃這些內容，確保所有部份妥善整合，從而使活動順利進行。
如何運用時間軸建立計劃：
- 拖放任務至時間軸即可安排任務的排程。若您發現有時間衝突，可拖放任務重新排程。
- 展延任務的日期範圍，以利指派對象更妥善地規劃他們的時間，在期限來臨之前妥善執行工作。
- 若必須以特定順序完成任務，可將游標暫留於任務上方，然後將該點拖曳至相關的任務，即可建立任務之間的相依性。
工作開始進行後，時間軸還可幫助您調整您的計劃。例如，如果預定活動場地的所需時間比預期來得長，您可以利用時間軸更改期限，並查看該變更會對您的計劃整體造成什麼影響。
2. 使用電子郵件整合持續追蹤重要的電子郵件 (同時減少花費在收件匣中的時間)
您可以隨時邀請廠商加入您的活動專案，但如果您需要透過電子郵件與對方溝通，不妨試用 Asana for Gmail、Outlook 或其他電子郵件用戶端的整合。收到帶有重要文件或可行動工作的電子郵件後，您可以直接從收件匣將其新增至 Asana，進而以任務形式進行指派、新增至您的活動專案等。重要的規劃細節與待辦事項再也不會遺失於電子郵件中 (您也不必花費大把時間整理收件匣了)。
3. 使用校訂功能直接對募款活動資產建立可據以行動的回饋
是否能夠對活動資產 (例如電子郵件邀請函或活動海報) 提供及統整回饋，將決定您的活動會是一場轟動壯舉或是徒勞無功。藉助 Asana 中的校訂功能，審查人員可輕鬆地在資產上直接評論，故回饋內容已帶有情境資訊。每一則評論都可轉換為可執行的子任務，建立者隨後可決定如何統整。
當您為活動的資產或創意想法進行腦力激盪時，請為每項資產/想法建立一項任務，然後使用點讚按鈕在團隊中進行投票。
管理活動工作當天的提示
1. 使用 Asana 行動應用程式隨時隨地離線工作
如果您的團隊正在現場籌備活動，可能很難存取關鍵的細節和查看待辦事項清單中的剩餘內容。Asana 的行動應用程式可讓您的團隊在活動前、活動期間和活動後皆與活動計劃保持連結 (即使您處於離線狀態)。
2. 藉助 Slack 整合，讓即時對話內容變得可據以行動
許多團隊會同時使用 Asana 和 Slack 針對工作進行協調與溝通，籌備活動時尤其如此。團隊可以藉由 Asana for Slack 整合同時使用兩種工具，而不必擇此棄彼。
若有隊友徵求關於其簡報的回饋，但您正在為該活動執行另一項任務，則可以直接從 Slack 對話中建立一個 Asana 任務，這樣您就不會遺忘，且能擁有所有當時的情境。
報告活動工作和進度的提示
1. 與您的整個團隊進行溝通 (無需舉行更多會議)
與其為了檢查任務狀態或為團隊提供更新而舉行會議，不如在 Asana 中嘗試以下幾個方式：
- 對任務發表評論，以提供任務的進度更新、回饋或提問。
- 使用專案狀態更新 (位於您專案中的進度標籤頁中) 傳達有關專案進展的最重要更新，像是達成里程碑、期限或任何帶有風險的工作內容。
- @ 提及 您的同事、相關的任務、專案或對話，以便直接在任何描述或評論中連結至那些內容。
2. 利用專案集和工作負荷監控跨多項活動的進度及管理人員配置
為了瞭解活動進度及衡量團隊能力，活動策劃人員經常需要將會議、電子郵件或試算表中的資訊拼湊在一起，但這麼做可能既耗時又不準確。請改變作法，建立一個專案集並納入所有活動計劃，以便在同一處查看即時進度、活動日期和優先層級。
接著，使用工作負荷標籤頁，根據成員已經在 Asana 中獲得指派的任務，將團隊跨多項活動的工作量可視化。工作負荷功能有助您做出明智的人員調度決定，確保工作負荷達到平衡，且活動進度正常。
在 Asana 中管理及規劃活動的相關資源
您是視覺型學習者嗎？想要瞭解我們的客戶如何藉助 Asana 規劃活動？請參閱以下資源：
| 資源 | 連結 |
|---|---|
| 非營利募款活動策劃範本 | 使用範本 |
| 影片教學課程 | 觀看「玩轉 Asana」 |
| 隨選提供課程 | 登記參加 Asana 學院 |
| 案例研究 | 一起來看看特殊奧運、The Young Survival Coalition、Together We Rise 和 NTEN 如何使用 Asana 進行活動策劃。 |
| 活動專業人士的生產力指南電子書 | 閱讀電子書 |
| 與社群連結 | 參加即將到來的訓練或在我們的社群論壇中展開討論 |
