募款活動策劃

如何在 Asana 中建立募款活動專案

有幾個方法可以建立您的活動專案。請利用以下方式快速開始:

  1. 利用我們的募款活動範本開始著手,再針對您組織的需求加以自訂。
  2. 若您目前有在試算表中管理活動,請匯入現有試算表

如何存取所有 Asana 範本

展示如何從頂端列的 + 按鈕存取 Asana 範本的 GIF 檔

若您偏好從頭建立自己的活動計劃,或想要取得 Asana 專案的一般最佳作法,請參考這些步驟開始進行

需要一次規劃多個募款活動嗎?

若您使用我們的範本:

  1. 複製範本中的[範例任務]、重新命名,並將其轉換為專案
  2. 然後將這些專案新增至專案集中,以協助您在同一處管理並監控所有募款活動。

與供應商、代理機構或承包商合作嗎?

透過電子郵件追蹤有關多個第三方機構的工作期限、資產和對話會使工作變得更為複雜。請改變作法,邀請第三方機構成為您的專案訪客。這麼一來,他們便能查看您的計劃,而您也可設立明確的期限,掌握交付項目的進度。

需要保有其他活動工作的私密性嗎?您仍然可以邀請第三方機構加入 Asana,但請將專案設為專屬,並僅將他們新增為任務追蹤者。他們將只能看到該項任務。

管理及執行活動工作的提示

建立您的募款活動規劃專案後,請參考以下這些提示,以協助您在工作進行時管理及追蹤所有細節。

1. 利用時間軸制定您的活動計劃 (並隨事務進展的情況加以調整)

大多數活動計劃在發佈日前都有許多關鍵的期限和依存項。時間軸可幫助您在工作啟動之前規劃這些內容,確保所有部份妥善整合,從而使活動順利進行。

利用 Asana 時間軸功能製作專案計劃的 GIF

如何運用時間軸建立計劃:

  1. 拖放任務至時間軸即可安排任務的排程。若您發現有時間衝突,可拖放任務重新安排排程。
  2. 展延任務的日期範圍,以利指派對象更妥善地規劃他們的時間,在期限抵達之前妥善執行工作。
  3. 若必須以特定順序完成任務,可將游標暫留於任務上方,然後將該點拖曳至相關的任務,即可建立任務之間的相依性

工作開始進行後,時間軸還可幫助您調整您的計劃。例如,如果預定活動場地的所需時間比預期來得長,您可以利用時間軸更改期限,並查看該變更會對您的計劃整體造成什麼影響。

2. 使用電子郵件整合持續追蹤重要的電子郵件 (同時減少花費在收件匣中的時間)

適用於電子郵件與收件匣的 Outlook 和 Gmail Asana 整合的螢幕擷取畫面

您可以隨時邀請廠商加入您的活動專案,但如果您需要透過電子郵件與對方溝通,不妨試用 Asana for GmailOutlook其他電子郵件用戶端的整合。收到帶有重要文件或可行動工作的電子郵件後,您可以直接從收件匣將其新增至 Asana,進而以任務形式進行指派、新增至您的活動專案等。重要的規劃細節與待辦事項再也不會遺失於電子郵件中 (您也不必花費大把時間整理收件匣了)。

3. 使用校訂功能直接對募款活動資產建立可據以行動的回饋

如何使用校對功能對附加至 Asana 任務的圖片留下可行動回饋的 GIF 圖檔

是否能夠對活動資產 (例如電子郵件邀請函或活動海報) 提供及統整回饋,將決定您的活動會是一場轟動壯舉或是徒勞無功。藉助 Asana 中的校訂功能,審查人員可輕鬆地在資產上直接評論,故回饋內容已帶有情境資訊。每一則評論都可轉換為可執行的子任務,建立者隨後可決定如何統整。

當您為活動的資產或創意想法進行腦力激盪時,請為每項資產/想法建立一項任務,然後使用點讚按鈕在團隊中進行投票。

管理活動工作當天的提示

1. 使用 Asana 行動應用程式隨時隨地離線工作

如果您的團隊正在現場籌備活動,可能很難存取關鍵的細節和查看待辦事項清單中的剩餘內容。Asana 的行動應用程式可讓您的團隊在活動前、活動期間和活動後皆與活動計劃保持連結 (即使您處於離線狀態)。

用於活動規劃的 Asana 行動裝置任務螢幕擷取畫面

2. 藉助 Slack 整合,讓即時對話內容變得可據以行動

許多團隊會同時使用 Asana 和 Slack 針對工作進行協調與溝通,籌備活動時尤其如此。團隊可以藉由 Asana for Slack 整合 同時使用兩種工具,而不必擇一棄一。

使用整合從 Slack 訊息建立 Asana 任務的 GIF 檔

若有隊友徵求關於其簡報的回饋,但您正在為該活動執行另一項任務,則可以直接從 Slack 對話中建立一個 Asana 任務,這樣您就不會遺忘,且能擁有所有當時的情境。

報告活動工作和進度的提示

1. 與您的整個團隊進行溝通 (無需舉行更多會議)

與其為了檢查任務狀態或為團隊提供更新而舉行會議,不如在 Asana 中嘗試以下幾個方式:

  • 對任務發表評論,以提供任務的進度更新、回饋或提問。
  • 使用專案狀態更新 (位於您專案中的進度標籤頁中) 傳達有關專案進展的最重要更新,像是達成里程碑、期限或任何帶有風險的工作內容。
  • @ 提及 您的同事、相關的任務專案對話,以便直接在任何描述或評論中連結至那些內容。

2. 利用專案集和工作負荷監控跨多項活動的進度及管理人員配置

在 Asana 中使用專案集進行進度更新的 GIF 圖檔

為了瞭解活動進度及衡量團隊能力,活動策劃人員經常需要將會議、電子郵件或試算表中的資訊拼湊在一起,但這麼做可能既耗時又不準確。請改變作法,建立一個專案集並納入所有活動計劃,以便在同一處查看即時進度、活動日期和優先層級。

使用工作負荷查看哪一位隊友超出負荷並重新指派其工作的螢幕擷取畫面

接著,使用工作負荷標籤頁,根據成員已經在 Asana 中獲得指派的任務,將團隊跨多項活動的工作量可視化。工作負荷功能有助您做出明智的人員調度決定,確保工作負荷達到平衡,且活動進度正常。

在 Asana 中管理及規劃活動的相關資源

您是視覺型學習者嗎?想要瞭解我們的客戶如何藉助 Asana 規劃活動?請參閱以下資源:

資源連結
非營利募款活動策劃範本使用範本
影片教學課程觀看「玩轉 Asana」
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