活動規劃與管理
如何在 Asana 中建立活動規劃專案
有幾個方法可以建立您的活動專案計劃。請利用以下方式快速開始：
如何存取所有 Asana 範本
如果您是免費使用者、更偏好從頭開始建立自己的活動規劃專案，或是想要瞭解 Asana 專案的一般最佳作法，請從這些專案建立介紹著手。
邀請廠商及承包商以訪客身分加入您的活動專案
您可以在電子郵件中與廠商一起啟動工作，但不妨考慮邀請重要廠商或承包商以訪客身分加入您的活動專案。讓每個人都能輕鬆查看截止時間、待辦事項及附件，有助於確保事情按時完成。同時也可以簡化追蹤合約和發票等重要檔案的方式。
管理和執行活動工作的提示
建立您的活動規劃專案後，可參考這些提示，以利隨工作展開的同時管理及追蹤每一處細節。
1. 發佈狀態更新，並在概觀檢視中查看專案活動
隨著團隊實現活動計劃，可使用概觀標籤頁發佈更新內容，並查看持續新增的專案活動清單。在狀態更新中，您可拖放強調要點至更新中，以便分享圖表或里程碑。若您想每次都按照相同的格式製作，Asana 會儲存您的狀態更新範本。
2. 利用時間軸制定活動計劃 (並隨事務進展的情況調整)
大多數活動計劃在發佈之日前，都有一些關鍵期限和依存項。時間軸有助您在計劃中詳列這些項目，而且是在您開始實際執行之前做到這一點，因此可確保所有片段完美整合，從而使活動順利進行。
如何運用時間軸建立計劃：
- 在清單檢視中針對您所有活動的待辦事項一一建立任務。
- 按一下專案頂端的時間軸標籤頁，以切換至時間軸檢視。
- 拖放任務至時間軸即可安排任務的排程。若您發現有時間衝突，移動任務即可重新排程。
- 展延任務的日期範圍，以利指派對象更妥善地規劃他們的時間，在期限來臨之前妥善執行工作。
- 若任務需要以特定的順序完成，請將游標暫留於任務上方，以便在任務之間建立相依性，然後再拖曳該點至相關的任務以進行連結。
工作開始進行後，時間軸還可協助您在衝突搞砸計劃之前，就快速先行解決。若預訂活動場地所需時間比原來預期的更久，則可在時間軸內推延依存任務。任務指派對象會在期限被調整後自動獲得通知。隨後，工作可以在對的時間開始，而不會造成困惑、額外的會議，或在一切都已太晚後瘋狂應戰。
3. 持續追蹤重要電子郵件 (同時減少花費在收件匣中的時間)
您可以隨時邀請廠商加入您的活動專案，但如果您與對方需透過電子郵件進行溝通，不妨試用 Asana for Gmail、Outlook 或其他電子郵件用戶端附加元件。收到重要文件或可行動工作的電子郵件後，您可以直接從您的收件匣將其新增至 Asana，進而以任務形式進行指派、新增至您的活動專案等。重要規劃細節與待辦事項再也不會遺失於電子郵件中 (您也不必花費大把時間整理您的收件匣了)。
4. 有了範本後，每個活動計劃都能節省時間，而且不再錯過重要的步驟
每一場活動都不同，但基本上都會有同一個核心核對清單。與其浪費時間針對每一場活動重新建立，或將其儲存在與計劃實際進行之處毫不相干的位置，不妨在 Asana 中組建並儲存您的活動範本。
- 在專案中組建您的核心活動核對清單。除非每次都由同一個人完成同一項任務，否則請不要指派任務或新增截止日期。
- 按一下專案標題中的 ... 並選擇將專案儲存為範本。
- 將範本設定為僅評論專案，防止發生編輯或變更
- 針對之後的每個活動，可按一下橘色 + 按鈕、專案，再前往組織已儲存範本的標籤頁，複製您的範本。
- 在繼續改善活動核對清單的同時，您可以隨之更新範本，確保自己不會重蹈覆轍或使用過時技法。
管理活動工作當天的提示
1. 使用 Asana 行動應用程式隨時隨地離線工作
在活動開始前的幾天與活動當天，您的團隊可能會在現場做準備，導致您難以知道還有什麼事情要做，也難以快速存取重要細節。藉由 Asana 的行動應用程式，(即便您的 iOS 或 [Android] 作業系統處於離線狀態) 團隊在活動前、活動進行時及活動結束後都能與活動計劃始終保持連結。
例如，您可以在分享活動照片前直接在照片上對回饋作註解，或確認活動日程已按時透過電子郵件傳送給所有參加者，一切都可在行動裝置上完成。即便活動隊友來自不同地方，此舉都能強化彼此的協作。
2. 藉助 Slack 整合，讓即時對話內容變得可據以行動
許多團隊會同時使用 Asana 和 Slack 針對工作進行協調與溝通，籌備活動時尤其如此。團隊可以藉由 Asana for Slack 整合同時使用兩種工具，而不必擇此棄彼。
若有隊友徵求關於其簡報的回饋，但您正在為該活動執行另一項任務，則可以直接從 Slack 對話中建立一個 Asana 任務，這樣您就不會遺忘，且能擁有所有當時的情境。
報告活動工作和進度的提示
若要瞭解如何建立報告以便分析活動進度，請從此處開始。 若要瞭解如何發佈並持續追蹤活動狀態更新，請從此處開始。
利用專案集和工作負荷來監控進度，以及管理跨多項活動的工作人員
若要瞭解活動進度並衡量團隊餘裕，活動規劃者需要經常將會議、電子郵件或試算表中的資訊拼湊在一起，這樣可能既耗時又不準確。不妨建立一個專案集，納入所有活動計劃，即可在一處地方查看即時進度、活動日期和優先順序。
接著，使用工作負荷標籤頁，根據成員已經在 Asana 中獲得指派的任務，將團隊跨多項活動的工作量可視化。工作負荷功能有助您做出明智的人員調度決定，確保工作負荷達到平衡，且活動進度正常。
工作負荷預設為任務數目，但我們明白並非所有任務都是等同的。您可以在專案集的不同專案中設定投入量自訂欄位，以便更好地瞭解每個任務所需的總小時數或投入量等級。
在 Asana 中管理及規劃活動的資源
您是視覺型學習者嗎？想要瞭解我們的客戶如何藉助 Asana 規劃活動？請參閱以下資源：
| 資源 | 連結 |
|---|---|
| 活動規劃範本 | 使用範本 |
| 影片教學課程 | 觀看「玩轉 Asana」 |
| 隨選提供課程 | 登記參加 Asana 學院 |
| 案例研究 | 瞭解 Autodesk、G2 以及 DMEXCO 如何藉助 Asana 規劃活動 |
| 活動專業人士的生產力指南電子書 | 閱讀電子書 |
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