活動規劃與管理

如何在 Asana 中建立活動規劃專案

有幾個方法可以建立您的活動專案計劃。請利用以下方式快速開始:

  1. 先從活動規劃範本著手,再針對您團隊的需求加以自訂。
  2. 匯入現有試算表,亦即您目前追蹤活動計劃之處。

如何存取所有 Asana 範本

展示如何從頂端列的 + 按鈕存取 Asana 範本的 GIF 檔

如果您是免費使用者、更偏好從頭開始建立自己的活動規劃專案,或是想要瞭解 Asana 專案的一般最佳作法,請從這些專案建立介紹著手

邀請廠商及承包商以訪客身分加入您的活動專案

您可以在電子郵件中與廠商一起啟動工作,但不妨考慮邀請重要廠商或承包商以訪客身分加入您的活動專案。讓每個人都能輕鬆查看截止時間、待辦事項及附件,有助於確保事情按時完成。同時也可以簡化追蹤合約和發票等重要檔案的方式。

管理和執行活動工作的提示

建立您的活動規劃專案後,可參考這些提示,以利隨工作展開的同時管理及追蹤每一處細節。

1. 發佈狀態更新,並在概觀檢視中查看專案活動

螢幕擷取畫面,說明在 Asana 中透過顯示任務更新的活動摘要,來提供專案狀態更新

隨著團隊實現活動計劃,可使用概觀標籤頁發佈更新內容,並查看持續新增的專案活動清單。在狀態更新中,您可拖放強調要點至更新中,以便分享圖表或里程碑。若您想每次都按照相同的格式製作,Asana 會儲存您的狀態更新範本。

2. 利用時間軸制定活動計劃 (並隨事務進展的情況調整)

大多數活動計劃在發佈之日前,都有一些關鍵期限和依存項。時間軸有助您在計劃中詳列這些項目,而且是在您開始實際執行之前做到這一點,因此可確保所有片段完美整合,從而使活動順利進行。

利用 Asana 時間軸功能製作專案計劃的 GIF

如何運用時間軸建立計劃:

  1. 在清單檢視中針對您所有活動的待辦事項一一建立任務。
  2. 按一下專案頂端的時間軸標籤頁,以切換至時間軸檢視。
  3. 拖放任務至時間軸即可安排任務的排程。若您發現有時間衝突,移動任務即可重新排程。
  4. 展延任務的日期範圍,以利指派對象更妥善地規劃他們的時間,在期限來臨之前妥善執行工作。
  5. 若任務需要以特定的順序完成,請將游標暫留於任務上方,以便在任務之間建立相依性,然後再拖曳該點至相關的任務以進行連結。

工作開始進行後,時間軸還可協助您在衝突搞砸計劃之前,就快速先行解決。若預訂活動場地所需時間比原來預期的更久,則可在時間軸內推延依存任務。任務指派對象會在期限被調整後自動獲得通知。隨後,工作可以在對的時間開始,而不會造成困惑、額外的會議,或在一切都已太晚後瘋狂應戰。

3. 持續追蹤重要電子郵件 (同時減少花費在收件匣中的時間)

適用於電子郵件與收件匣的 Outlook 和 Gmail Asana 整合的螢幕擷取畫面

您可以隨時邀請廠商加入您的活動專案,但如果您與對方需透過電子郵件進行溝通,不妨試用 Asana for GmailOutlook其他電子郵件用戶端附加元件。收到重要文件或可行動工作的電子郵件後,您可以直接從您的收件匣將其新增至 Asana,進而以任務形式進行指派、新增至您的活動專案等。重要規劃細節與待辦事項再也不會遺失於電子郵件中 (您也不必花費大把時間整理您的收件匣了)。

4. 有了範本後,每個活動計劃都能節省時間,而且不再錯過重要的步驟

每一場活動都不同,但基本上都會有同一個核心核對清單。與其浪費時間針對每一場活動重新建立,或將其儲存在與計劃實際進行之處毫不相干的位置,不妨在 Asana 中組建並儲存您的活動範本。

GIF 示範:將 Asana 專案儲存成範本,供後續重複使用

  1. 在專案中組建您的核心活動核對清單。除非每次都由同一個人完成同一項任務,否則請不要指派任務或新增截止日期。
  2. 按一下專案標題中的 ... 並選擇將專案儲存為範本
  3. 將範本設定為僅評論專案,防止發生編輯或變更
  4. 針對之後的每個活動,可按一下橘色 + 按鈕專案,再前往組織已儲存範本的標籤頁,複製您的範本。
  5. 在繼續改善活動核對清單的同時,您可以隨之更新範本,確保自己不會重蹈覆轍或使用過時技法。

管理活動工作當天的提示

1. 使用 Asana 行動應用程式隨時隨地離線工作

在活動開始前的幾天與活動當天,您的團隊可能會在現場做準備,導致您難以知道還有什麼事情要做,也難以快速存取重要細節。藉由 Asana 的行動應用程式,(即便您的 iOS 或 [Android] 作業系統處於離線狀態) 團隊在活動前、活動進行時及活動結束後都能與活動計劃始終保持連結。

用於活動規劃的 Asana 行動裝置任務螢幕擷取畫面

例如,您可以在分享活動照片前直接在照片上對回饋作註解,或確認活動日程已按時透過電子郵件傳送給所有參加者,一切都可在行動裝置上完成。即便活動隊友來自不同地方,此舉都能強化彼此的協作。

2. 藉助 Slack 整合,讓即時對話內容變得可據以行動

許多團隊會同時使用 Asana 和 Slack 針對工作進行協調與溝通,籌備活動時尤其如此。團隊可以藉由 Asana for Slack 整合同時使用兩種工具,而不必擇此棄彼。

使用整合從 Slack 訊息建立 Asana 任務的 GIF 檔

若有隊友徵求關於其簡報的回饋,但您正在為該活動執行另一項任務,則可以直接從 Slack 對話中建立一個 Asana 任務,這樣您就不會遺忘,且能擁有所有當時的情境。

報告活動工作和進度的提示

若要瞭解如何建立報告以便分析活動進度,請從此處開始。 若要瞭解如何發佈並持續追蹤活動狀態更新,請從此處開始

利用專案集和工作負荷來監控進度,以及管理跨多項活動的工作人員

若要瞭解活動進度並衡量團隊餘裕,活動規劃者需要經常將會議、電子郵件或試算表中的資訊拼湊在一起,這樣可能既耗時又不準確。不妨建立一個專案集,納入所有活動計劃,即可在一處地方查看即時進度、活動日期和優先順序。

接著,使用工作負荷標籤頁,根據成員已經在 Asana 中獲得指派的任務,將團隊跨多項活動的工作量可視化。工作負荷功能有助您做出明智的人員調度決定,確保工作負荷達到平衡,且活動進度正常。

使用工作負荷查看哪一位隊友超出負荷並重新指派其工作的螢幕擷取畫面

工作負荷預設為任務數目,但我們明白並非所有任務都是等同的。您可以在專案集的不同專案中設定投入量自訂欄位,以便更好地瞭解每個任務所需的總小時書或投入量等級。

在 Asana 中管理及規劃活動的資源

您是視覺型學習者嗎?想要瞭解我們的客戶如何藉助 Asana 規劃活動?請參閱以下資源:

資源連結
活動規劃範本使用範本
影片教學課程觀看「玩轉 Asana」
隨選提供課程登記參加 Asana 學院
案例研究瞭解 AutodeskG2 以及 DMEXCO 如何藉助 Asana 規劃活動
活動專業人士的生產力指南電子書閱讀電子書
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