活動管理
如何在 Asana 中建立行銷活動專案
有幾個方法可以建立您的行銷活動專案。請利用以下方式快速開始：
如何存取所有 Asana 範本
若您是免付費使用者、偏好從零開始建立自己的行銷活動專案，或想要獲得 Asana 專案的一般最佳做法，請從此處開始。
邀請任何您合作的代理廠商成為訪客
若要使啟動和行銷活動之執行更流暢，不妨邀請任何您合作的代理廠商成為訪客，讓他們加入您的專案。如此一來，他們可瞭解整體活動計劃，而且可讓他們清楚您對他們在期限和交付項目的上的期望，從而讓行銷活動之發佈到位且準時完成。
管理及執行行銷活動工作的提示
建立您的行銷活動專案後，可參考這些提示，以利隨工作展開的同時管理專案。
1. 啟動行銷活動時需具備清楚的簡介及角色
執行行銷活動的任何人通常都會不斷參考簡介，以確保他們仍掌握正確的整體目標和宣傳內容。專案的概觀標籤頁可讓大家隨時輕易地存取，節省行銷活動經理的時間，如此一來，若有人找不到文件，就不會一直詢問他們。
在概觀標籤頁裡設定角色，使每個人明白自己應向誰取得核准或有問題應該找誰。
2. 利用時間軸制定專案計劃 (並隨事務進展的情況調整)
成功的行銷活動，在實際發佈當天之前會有許多促成這一切的關鍵期限和相依性。時間軸有助您詳列這些項目在計劃中，而且是在您開始實際執行之前做到這一點，因此可確保所有片段完美整合，從而達成目標。
如何運用時間軸來建立您的行銷活動計劃：
- 在清單檢視中針對您所有行銷活動的待辦事項一一建立任務。
- 按一下專案頂端的時間軸標籤頁，以切換至時間軸檢視。
- 拖放任務至時間軸即可安排任務的排程。若您發現有時間衝突，可拖放任務重新排程。
- 展延任務的日期範圍，以利指派對象更妥善地規劃他們的時間，在期限來臨之前妥善執行工作。
- 若任務需要以特定的順序完成，請將游標暫留於任務上方，以便在任務之間建立相依性，然後再拖曳該點至相關的任務。
工作開始進行後，時間軸還可協助您在衝突搞砸計劃之前，就快速先行解決。若您的行銷活動登陸頁面之建置，需要的時間比原來預期的更久，則可在時間軸內推延依存任務。任務指派對象會在期限被調整後自動獲得通知。工作可以在對的時間開始，而不會造成困惑、額外的會議，或在一切都已太晚後瘋狂應戰。
3. 透過表單擷取相關的創意簡報詳細資訊，並更快對此採取行動
創意簡報可協助行銷團隊擷取活動目標、受眾和需求的相關重要細節，但若未能妥善完成或消失在文件中，就可能拖慢創意流程。與其如此，您其實可以建立創意簡報表單，使其直接連結至您的行銷活動專案，以確保團隊以他們所需要 (且以他們所理解的語言) 的資訊開始著手。
任何人 (即便未使用 Asana) 都可提交表單，只要向他們傳送表單連結即可。提交後，表單就變成您行銷活動專案裡的任務，因而得以安排優先順序。
4. 在超過一個專案中追蹤行銷活動任務，從而避免重工
行銷活動工作通常涉及其他活動——它可能是產品發佈或招聘作業的一部分。若沒有 Asana，團隊可能無法查看在其他專案或計劃中正在進行的工作，因此可能會有重工的情況，或者他們就得花更多力氣進行協調。
- 輸入
Tab + P，並輸入您想對其新增任務的任何其他專案的名稱。
新增任務至多個專案來節省時間，而無須重工或在不同地方管理相同任務。在您新增的所有專案中，它都是同一個任務，因此所有檔案和評論都保持安在，而專案關係人則可在有情境資訊的前提下予以查看，因而最容易理解。
5. 藉助更清晰的審查和核准來按時完成工作
是否能夠更輕鬆地提供和合併行銷活動回饋，可能決定了活動是毫無聲量，抑或是爆紅。不妨依循以下步驟，清晰、快速地透過核准推進工作：
- 新增專案規則，以便自動將任務指派給適當的人員、自動完成，或隨進度自動移動至不同的專案區段。
- 使用自訂欄位通知讓專案關係人掌握最新進度。例如，當欄位從「需要回饋」更新至「已核准」時，他們就會收到通知。
- 使用核准功能明確資產何時備妥以進行最終核准。若一項資產需要取得多個專案關係人的核准，不妨考慮將核准子任務新增至包含該資產的上層任務，以便在一處地方追蹤所有核准。
- 審閱者可以透過校訂功能在圖片上直接留下回饋。每則回饋會建立一個可行動的子任務，以利創作者追蹤並視需要納入回饋。
我們與 Adobe Creative Cloud 的整合可讓創作者直接在他們執行的 Adobe 應用程式中提取回饋，以便獲得引導之協助，並節省浪費在尋找情境資訊和工具切換的時間。
此舉可讓提出與接收回饋的流程更為輕鬆，因為審查人員可以使其構想清楚明晰，而建立者也可決定如何、是否將這些回饋加以統整 (而且還能將所有記錄保留在同一處地方)。
6. 有了範本後，每個行銷活動都能節省時間，而且不再錯過重要的步驟
儘管每個行銷活動各有不同，卻可能每次都必須執行核心任務組合 (或有適合每個行銷活動類型的核心任務) 。與其將時間浪費在為每個行銷活動重新建立計劃 (或將範本保存在未連結至工作檔案和說明的文件中)，您其實可以在 Asana 中建立並儲存行銷活動範本。
- 在專案中將您的核心行銷活動工作建置為任務。除非每次都由同一個人完成同一項任務，否則請不要指派任務或新增截止日期。
- 按一下專案標題中的 ... 並選擇將專案儲存為範本。
- 若您想限制人員修改範本的權限，請將它設定為僅評論的專案
- 針對每個行銷活動，可按一下橘色 + 按鈕、專案，再前往組織已儲存範本的標籤頁，複製您的範本。
- 在繼續改善行銷活動的同時，您可以隨之更新範本，確保自己不會在一問題上犯同樣的錯誤或使用不合時宜的方法。
看吧！現在您只要點擊幾下滑鼠，就能開始著手任何行銷活動了。
報告行銷活動工作和進度的提示
1. 發佈狀態更新，並在概觀檢視中查看專案活動
您可隨行銷活動工作進行，前往概觀標籤頁發佈更新，並查看持續新增的專案活動清單。在狀態更新中，您可拖放重點摘要至更新中，以便分享圖表或里程碑。若您想每次都按照相同的格式製作，Asana 會儲存您的狀態更新範本。
2. 把您的專案當成會議日程來使用，從而提高會議的成效
週期性會議可協助您查核進度及團隊凝聚力。若您把行銷活動專案當成會議日程使用，以便與代理廠商或跨部門合作夥伴召開電話會議，就更容易瞭解工作當下的狀態，以及哪些才是您真正應該討論的主題。接著，您就可專注地討論策略和構想，而不是對著整間會議室的人做一般性的資訊更新。
會議期間，您可在出現行動項目時為其建立任務，這樣一來就不會被遺忘。
3. 運用自訂欄位管理優先順序並組織行銷活動之工作
若您習慣使用試算表，可能會排序及篩選欄，以便更易於查看關鍵細節。自訂欄位是功能遠勝於試算表的替代選項，因為他們在有工作情境資訊的前題下 (而不是只有行銷活動經理可以看到的地方) 追蹤此資訊。
例如，若您新增「優先順序」自訂欄位至行銷活動專案，就能安排各任務的優先順序，以利每位隊友明白自己應將專注力擺在何處。接著，您可以按照優先順序將專案排序，以便在頂端查看最高度優先的任務，從而確認這些專案進度正常。
您也可查看按照自訂欄位顯示於時間軸的任務，讓自己更清楚看見計劃內容，並根據顏色區分來發覺阻礙。
4. 利用專案集和工作負荷來監控進度，以及管理跨所有行銷活動的工作人員
為了獲得狀態更新及瞭解內容團隊的能力，團隊主管通常得在會議、電子郵件或試算表中拼湊出所有資訊，而這可能耗時費力又不正確。不妨利用內容行事曆建立專案集，以及其他相關的內容專案，以利在同一處查看專案狀態、期限、優先順序及所有者。
接著，使用工作負荷標籤頁，根據成員已經在 Asana 中獲得指派的任務，將團隊跨各個專案的工作量可視化。工作負荷功能有助您做出明智的人員調度決定，確保工作負荷達到平衡，且內容專案進度正常。
工作負荷預設為任務數目，但我們明白並非所有任務都是等同的。您可以在專案集的不同專案中設定投入量自訂欄位，以便更好地瞭解每個任務所需的總小時數或投入量等級。
規劃及管理行銷活動的相關資源
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| 資源 | 連結 |
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