活動管理

如何在 Asana 中建立行銷活動專案

有幾個方法可以建立您的行銷活動專案。請利用以下方式快速開始:

  1. 先從我們的行銷活動範本著手,再針對您團隊的需求加以自訂。
  2. 匯入現有試算表,亦即您目前追蹤行銷活動工作之處。

如何存取所有 Asana 範本

展示如何從頂端列的 + 按鈕存取 Asana 範本的 GIF 檔

若您是免付費使用者、偏好從零開始建立自己的行銷活動專案,或想要獲得 Asana 專案的一般最佳做法,請從此處開始

邀請任何您合作的代理廠商成為訪客

若要使啟動和行銷活動之執行更流暢,不妨邀請任何您合作的代理廠商成為訪客,讓他們加入您的專案。如此一來,他們可瞭解整體活動計劃,而且可讓他們清楚您對他們在期限和交付項目的上的期望,從而讓行銷活動之發佈到位且準時完成。

觀看此快速入門教學課程,瞭解如何邀請訪客加入 Asana

管理及執行行銷活動工作的提示

建立您的行銷活動專案後,可參考這些提示,以利隨工作展開的同時管理專案。

1. 啟動行銷活動時需具備清楚的簡介及角色

螢幕擷取畫面,就行銷活動專案顯示專案簡介和角色的概觀檢視

執行行銷活動的任何人通常都會不斷參考簡介,以確保他們仍掌握正確的整體目標和宣傳內容。專案的概觀標籤頁可讓大家隨時輕易地存取,節省行銷活動經理的時間,如此一來,若有人找不到文件,就不會一直詢問他們。

概觀標籤頁裡設定角色,使每個人明白自己應向誰取得核准或有問題應該找誰。

2. 利用時間軸制定專案計劃 (並隨事務進展的情況調整)

成功的行銷活動,在實際發佈當天之前會有許多促成這一切的關鍵期限和相依性。時間軸有助您詳列這些項目在計劃中,而且是在您開始實際執行之前做到這一點,因此可確保所有片段完美整合,從而達成目標。

利用 Asana 時間軸功能製作專案計劃的 GIF

如何運用時間軸來建立您的行銷活動計劃:

  1. 在清單檢視中針對您所有行銷活動的待辦事項一一建立任務。
  2. 按一下專案頂端的時間軸標籤頁,以切換至時間軸檢視。
  3. 拖放任務至時間軸即可安排任務的排程。若您發現有時間衝突,可拖放任務重新排程。
  4. 展延任務的日期範圍,以利指派對象更妥善地規劃他們的時間,在期限來臨之前妥善執行工作。
  5. 若任務需要以特定的順序完成,請將游標暫留於任務上方,以便在任務之間建立相依性,然後再拖曳該點至相關的任務。

工作開始進行後,時間軸還可協助您在衝突搞砸計劃之前,就快速先行解決。若您的行銷活動登陸頁面之建置,需要的時間比原來預期的更久,則可在時間軸內推延依存任務。任務指派對象會在期限被調整後自動獲得通知。工作可以在對的時間開始,而不會造成困惑、額外的會議,或在一切都已太晚後瘋狂應戰。

3. 透過表單擷取相關的創意簡報詳細資訊,並更快對此採取行動

創意簡報可協助行銷團隊擷取活動目標、受眾和需求的相關重要細節,但若未能妥善完成或消失在文件中,就可能拖慢創意流程。與其如此,您其實可以建立創意簡報表單,使其直接連結至您的行銷活動專案,以確保團隊以他們所需要 (且以他們所理解的語言) 的資訊開始著手。

螢幕擷取畫面,顯示在 Asana 中建立的行銷活動簡介表單

任何人 (即便未使用 Asana) 都可提交表單,只要向他們傳送表單連結即可。提交後,表單就變成您行銷活動專案裡的任務,因而得以安排優先順序。

依循此處列出的步驟設定表單

4. 在超過一個專案中追蹤行銷活動任務,從而避免重工

行銷活動工作通常涉及其他活動——它可能是產品發佈或招聘作業的一部分。若沒有 Asana,團隊可能無法查看在其他專案或計劃中正在進行的工作,因此可能會有重工的情況,或者他們就得花更多力氣進行協調。

GIF,說明多重主目錄讓相同任務位於多個 Asana 專案,以用於內容行事曆及發佈專案

  1. 輸入 Tab + P,並輸入您想對其新增任務的任何其他專案的名稱。

新增任務至多個專案來節省時間,而無須重工或在不同地方管理相同任務。在您新增的所有專案中,它都是同一個任務,因此所有檔案和評論都保持安在,而專案關係人則可在有情境資訊的前提下予以查看,因而最容易理解。

5. 藉助更清晰的審查和核准來按時完成工作

是否能夠更輕鬆地提供合併行銷活動回饋,可能決定了活動是毫無聲量,抑或是爆紅。不妨依循以下步驟,清晰、快速地透過核准推進工作:

Asana 中附帶自訂欄位的核准工作流 GIF 檔,可顯示工作何時準備就緒或已獲得核准

  1. 新增專案規則,以便自動將任務指派給適當的人員、自動完成,或隨進度自動移動至不同的專案區段。
  2. 使用自訂欄位通知讓專案關係人掌握最新進度。例如,當欄位從「需要回饋」更新至「已核准」時,他們就會收到通知。
  3. 使用核准功能明確資產何時備妥以進行最終核准。若一項資產需要取得多個專案關係人的核准,不妨考慮將核准子任務新增至包含該資產的上層任務,以便在一處地方追蹤所有核准。
  4. 審閱者可以透過校訂功能在圖片上直接留下回饋。每則回饋會建立一個可行動的子任務,以利創作者追蹤並視需要納入回饋。

Asana 中的圖片校訂工作流程 GIF 圖檔

我們與 Adobe Creative Cloud 的整合可讓創作者直接在他們執行的 Adobe 應用程式中提取回饋,以便獲得引導之協助,並節省浪費在尋找情境資訊和工具切換的時間。

螢幕擷取畫面:Adobe Creative Cloud 整合,可在 Adobe 程式中檢視 Asana 任務

此舉可讓提出與接收回饋的流程更為輕鬆,因為審查人員可以使其構想清楚明晰,而建立者也可決定如何、是否將這些回饋加以統整 (而且還能將所有記錄保留在同一處地方)。

6. 有了範本後,每個行銷活動都能節省時間,而且不再錯過重要的步驟

儘管每個行銷活動各有不同,卻可能每次都必須執行核心任務組合 (或有適合每個行銷活動類型的核心任務) 。與其將時間浪費在為每個行銷活動重新建立計劃 (或將範本保存在未連結至工作檔案和說明的文件中),您其實可以在 Asana 中建立並儲存行銷活動範本。

GIF 示範:將 Asana 專案儲存成範本,供後續重複使用

  1. 在專案中將您的核心行銷活動工作建置為任務。除非每次都由同一個人完成同一項任務,否則請不要指派任務或新增截止日期。
  2. 按一下專案標題中的 ... 並選擇將專案儲存為範本
  3. 若您想限制人員修改範本的權限,請將它設定為僅評論的專案
  4. 針對每個行銷活動,可按一下橘色 + 按鈕專案,再前往組織已儲存範本的標籤頁,複製您的範本。
  5. 在繼續改善行銷活動的同時,您可以隨之更新範本,確保自己不會在一問題上犯同樣的錯誤或使用不合時宜的方法。

看吧!現在您只要點擊幾下滑鼠,就能開始著手任何行銷活動了。

報告行銷活動工作和進度的提示

1. 發佈狀態更新,並在概觀檢視中查看專案活動

螢幕擷取畫面,說明在 Asana 中透過顯示任務更新的活動摘要,來提供專案狀態更新

您可隨行銷活動工作進行,前往概觀標籤頁發佈更新,並查看持續新增的專案活動清單。在狀態更新中,您可拖放重點摘要至更新中,以便分享圖表或里程碑。若您想每次都按照相同的格式製作,Asana 會儲存您的狀態更新範本。

2. 把您的專案當成會議日程來使用,從而提高會議的成效

週期性會議可協助您查核進度及團隊凝聚力。若您把行銷活動專案當成會議日程使用,以便與代理廠商或跨部門合作夥伴召開電話會議,就更容易瞭解工作當下的狀態,以及哪些才是您真正應該討論的主題。接著,您就可專注地討論策略和構想,而不是對著整間會議室的人做一般性的資訊更新。

會議期間,您可在出現行動項目時為其建立任務,這樣一來就不會被遺忘。

3. 運用自訂欄位管理優先順序並組織行銷活動之工作

若您習慣使用試算表,可能會排序及篩選欄,以便更易於查看關鍵細節。自訂欄位是功能遠勝於試算表的替代選項,因為他們在有工作情境資訊的前題下 (而不是只有行銷活動經理可以看到的地方) 追蹤此資訊。

例如,若您新增「優先順序」自訂欄位至行銷活動專案,就能安排各任務的優先順序,以利每位隊友明白自己應將專注力擺在何處。接著,您可以按照優先順序將專案排序,以便在頂端查看最高度優先的任務,從而確認這些專案進度正常。

您也可查看按照自訂欄位顯示於時間軸的任務,讓自己更清楚看見計劃內容,並根據顏色區分來發覺阻礙。

4. 利用專案集和工作負荷來監控進度,以及管理跨所有行銷活動的工作人員

為了獲得狀態更新及瞭解內容團隊的能力,團隊主管通常得在會議、電子郵件或試算表中拼湊出所有資訊,而這可能耗時費力又不正確。不妨利用內容行事曆建立專案集,以及其他相關的內容專案,以利在同一處查看專案狀態、期限、優先順序及所有者。

接著,使用工作負荷標籤頁,根據成員已經在 Asana 中獲得指派的任務,將團隊跨各個專案的工作量可視化。工作負荷功能有助您做出明智的人員調度決定,確保工作負荷達到平衡,且內容專案進度正常。

螢幕擷取畫面,說明在工作負荷檢視中重新取得指派對象間的工作負荷平衡

工作負荷預設為任務數目,但我們明白並非所有任務都是等同的。您可以在專案集的不同專案中設定投入量自訂欄位,以便更好地瞭解每個任務所需的總小時數或投入量等級。

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