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如何在 Asana 中建立 IT 服務台請求專案

有幾個方法可以建立您的專案。若要快速開始,請這麼做:

  1. 請先從我們的 IT 服務台範本開始,再針對您團隊的需求加以自訂。
  2. 若您目前已在試算表追蹤請求,請匯入現有的試算表

您可針對敏感性 IT 問題建立專屬專案,只讓 IT 查看。

如何存取所有 Asana 範本

展示如何從頂端列的 + 按鈕存取 Asana 範本的 GIF 檔

若您是免付費使用者、偏好從零開始建立自己的服務台專案,或想要獲得 Asana 專案的一般最佳做法,請從此處開始

追蹤 IT 請求的提示

1. 利用表單更快速而一致地擷取請求內容,並且化為行動

透過訊息往返來答覆基本的服務台請求細節,會降低工作的速度。不妨建立表單,在每次有任何 IT 請求時都能擷取正確的詳細資訊。表單會直接連結至您的請求專案,確保團隊開始作業前即擁有所需資訊,同時又讓提出請求的人員更容易提供您所需要的資訊。

螢幕擷取畫面:在 Asana 中建立的 IT 請求表單

任何人都能提交表單,即使並未使用 Asana,也能透過傳送表單連結給他們來提交。提交後,表單回應會成為您專案中的新任務,這樣就能安排其優先順序,並且指派給一位隊友,同時附帶所有需要的資訊。

GIF 檔,導覽至表單標籤頁並複製連結,以便與任何要使用表單的人分享

依循此處說明的步驟設定表單。並新增專案規則,將表單提交任務自動指派給一位 IT 隊友,確保請求在提交後,依輕重緩急獲得優先順序的妥善安排。

2. 讓對話和電子郵件中的請求可行動

如果您從聊天或電子郵件處收到大量請求,您可以隨時將導向您的表單的連結傳送給請求者,但您也可以選擇使用整合,快速針對對話執行動作。

Outlook 和 Gmail 與 Asana 的電子郵件整合螢幕擷取畫面

如果您收到附帶可行動工作或問題的聊天、電子郵件,您可以直接從您的收件匣或訊息將其新增至 Asana,然後將其指派為任務、新增至您的請求專案等。

對於電子郵件,可使用 Asana for Gmail、Asana for Outlook,或其他電子郵件用戶端附加元件。對於聊天,可試用 Asana for Slack 整合。

使用整合從 Slack 訊息建立 Asana 任務的 GIF 檔

3. 使用自訂欄位組織請求並安排優先順序

設定好表單後,自訂欄位可幫助您安排將至請求的優先順序,並將其排序為不同類別。若您習慣使用試算表,您可以對欄進行篩選和排序。自訂欄位是一個更為強大的替代選項,因為它是在工作的情境脈絡中追蹤這類資訊,而不是在只有專案經理或團隊主管才能查看的地方進行。

若您在表單中新增「請求類型」,就可將其對應至專案的相同自訂欄位。接著一旦提交後,新任務就會表明是否有人正在試著對技術問題進行疑難排解,或購置新硬體。

4. 在超過一個專案中追蹤請求任務,從而避免重工

一項 IT 請求成為更大型的 IT 工作和計劃的構成要素,這是很常見的情況。與其設立兩個獨立的任務,不妨將任務儲存在多個專案中,以便在兩個專案中同時追蹤這項工作。不僅不會重工,您還可在正確的脈絡下查看正確的資訊。

GIF,說明多重主目錄讓相同任務位於多個 Asana 專案,以用於內容行事曆及發佈專案

  1. 從任務中開始,然後輸入 Tab + P,再輸入您想對其新增任務的任何其他專案的名稱。

例如,您的 IT 團隊可能有專屬專案正在追蹤出借的電腦。若您收到借用電腦的新請求,就可將該任務儲存在 IT 請求出借電腦專案,同時讓出借電腦專案的其餘部分維持專屬之設定。

5. 再也不忘記該準時完成的期限

針對時間具敏感性的請求,您可以使用截止時間來確保所有問題都在做簡報、示範前,或離開辦公室進行商務旅行前獲得解決。按一下任務的截止日期,再選擇新增截止時間,即可選擇時間。

若必須定期重複執行特定任務,您可以將之設定為週期性,確保自己絕不會錯過帳戶續約或每月再次訂購的週期。

GIF 檔,示範在 Asana 中針對特定時間必須執行的工作設定截止時間和週期性任務。

報告請求並安排人員配置的提示

利用專案集和工作負荷功能監控專案進度並管理 IT 人員配置

若要瞭解專案進度並衡量團隊能力,IT 主管通常會將會議、電子郵件或試算表中的資訊拼湊再一起,這樣可能既耗時又不準確。不妨建立一個專案集,納入所有重要的 IT 專案和您的 IT 服務台,即可在同一處查看一切資訊,包括即時進度、期限和優先順序。

然後使用工作負荷標籤頁,依據已在 Asana 中指派的任務,將團隊工作量可視化。可藉由工作負荷做出明智的人員配置決策,從而使工作負荷維持平衡,而重要的 IT 工作也能進度正常。

螢幕擷取畫面,使用工作負荷查看哪位隊友超出負荷,並重新指派他們的工作

工作負荷預設為任務數目,但我們明白並非所有任務都是等同的。您可以在專案集的不同專案中設定投入量自訂欄位,以便更好地瞭解每個任務所需的總小時數或投入量等級。

IT 服務台的相關資源

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