# Asana 案例研究 - Zoom

> Zoom 透過其平台連結全球數百萬家公司、朋友和家庭。閱讀他們的案例研究，瞭解整個公司的團隊如何運用 Asana。

Source: https://asana.com/case-study/zoom

## 藉助 Asana，Zoom 每年可節省 133 個工作週

全球

Enterprise 版

科技

- [計劃管理](/resources/what-is-program-management)

- [工作請求](/templates/for/operations/work-requests)

- [專案管理](/uses/project-management)

- [表單](/features/workflow-automation/forms)

- [專案集](/features/goals-reporting/portfolios)

- [範本](/features/workflow-automation/project-task-templates)

在 COVID-19 疫情開始時，從企業到總理，每個人都註冊了 Zoom 帳戶。 這家領先的溝通供應商透過視訊、語音、聊天和內容分享工具連結數以百萬計的公司、朋友和家庭。 特別是對於 Business 版而言，當他們無法親自與客戶會面，且團隊無法實際並肩工作時，視訊會議就會扮演重要角色。

Zoom 從 2020 年 1 月的 2400 多名員工成長為截至 2021 年 6 月的 5700 多名全球員工，商務服務與 IT 部門讓他們保持彼此連結。 科技計劃管理資深經理 Gregory Daniels 領導一個專注於 IT 專案和計劃管理的團隊。 他們負責監督系統變更和部署，例如 Zoom 的 Okta 推出和全公司的「自備裝置」計劃。 這些全球計劃的預算為數百萬美元，幾乎影響了公司的每個人。

Greg 還致力於發展 Zoom 的專案管理文化，但當他加入時，各團隊正為協作而苦，因為他們混合使用著試算表、電子郵件和各種工作管理平台，導致效率低下。 這一團亂麻無法起作用：
- 工程和開發團隊使用 Jira，但行銷和銷售團隊並未使用，因此難以查看即將推出的功能版本。
- 有些團隊需要處理來自各個方向的工作請求，導致難以確定接收專案的範圍和優先順序。
- 高階主管的狀態更新在投影片組中呈現，而團隊則在繁瑣的流程中手動更新。

隨著公司擴大規模，Zoom 的員工需要更有效的溝通方式。

隨著 Zoom 的發展，我們需要一套標準化的檢視來查看所有正在進行的工作，以便我們確定工作的優先順序並做出 Business 版決策。 我們需要可視度、當責、工作完成方式的一致性以及跨團隊的知識共享。

## 連結技術團隊與業務團隊的解決方案

Greg 和他的 IT 同事開始評估工作管理平台。 首要任務是將 Zoom 的技術團隊與 Business 版團隊聯合起來，以消除最後一刻仍無法解決的發布爭議。 他們需要一個具有 Jira 整合的平台，並且具有足夠的靈活性以容納不同部門的不同工作流程。

個人需要在沒有 IT 部門幫助設定的情況下也能開始使用該工具，這同樣重要。 事實上，Zoom 的幾百名員工已經可以自助使用 Asana。 再加上其靈活性、原生[Jira 整合](https://asana.com/apps/jiracloud)和市場領先地位，幫助 IT 團隊作出了 Asana 作為 Zoom 標準平台的選擇。

Asana 無疑是工作管理的市場龍頭，我們希望與其建立企業關係。

## 全面推行：引導人們以 Zoom 的方式管理專案

IT 部門首先將 Asana 推廣到五個部門，隨著經理將專案帶入平台，他們的隊友也緊隨其後。 越來越多的團隊認識到集中管理工作的價值，一個易於分享的連結即可存取包含所有內容的 Asana 專案。 IT 部門還將每月業務回顧轉移到 Asana 中，從而獲得了領導層的支持。

Greg 表示：「我們正式推廣使用 Asana 後，對工作管理工具被壓抑的需求呈現井噴狀態，我們看到越來越多的人使用它。」 隨著採用的增加，在 Asana 中工作為 Zoom 所節省的時間同比增長了 200%。

Greg 的團隊利用 Asana 推出來教導人們通用的組織技能和完成任務的「Zoom 方式」。 他說：「Asana 就像是我們的教室，可以幫助人們學習管理專案的新方法。 我們使用它來教授基礎專案管理技能，以及如何以可重複、可擴展的方式實現成果。」

如今，Zoom 在每個部門都有幾位 Asana 專家，可針對其團隊的工作流程對新員工進行訓練，而 Greg 的團隊則可提供額外的訓練和複雜的專案設計。 他們經常以安全性團隊的 Asana 設定作為範例，說明如何架構[專案集](https://asana.com/product/portfolios)並將專案標準化。

## 技術和非技術團隊如何在 Asana 中協作

Zoom 各部門採用 Asana 作為事實來源。

**工程與業務之間的聯繫 -**工程團隊在 Jira 中管理與 Asana 同步的日常任務，因此他們無需為每個微小的更新給行銷團隊發送通知。 Greg 表示：「它為我們徹底解決了混亂和繁瑣的問題。」

**行銷**- 分佈全球的行銷團隊使用 Asana 來規劃行銷及各類活動，並管理來自 Zoom 中其他團隊的請求。

**商務與 IT -** IT 部門運用 Asana 進行全球推廣和系統變更，例如「自備裝置」計劃，其註冊人數超過 90%。 Greg 表示：「Asana 讓變更管理變得輕鬆。 「我們可以追蹤每個微小的子任務，從而幫助 Zoom 員工瞭解計劃。 試算表問題太多，無法發揮作用。」

**安全性**- 團隊使用 Asana 即時掌握專案的最新資訊，以便每個人都能查看其狀態。 這對團隊的大型技術實施和全企業範圍的推廣至關重要，當中可能涉及多達 20 名協作者和更多專案關係人。 團隊使用專案集組織持續進行的大規模計劃，並[使用巢式專案集](https://blog.asana.com/2021/02/add-portfolios-to-portfolios/)來管理其中的專案。

當您以組織的形式快速推進時，務必要維持資訊同步，且提供一處集中式工具，讓所有人員各負其責。團隊仰賴一套標準的 Asana 功能，但能夠靈活地加以利用來配合其流程。

**專案**是事實的來源，而[專案概觀](https://asana.com/guide/help/projects/project-overview)則提供有關目標、範疇、時間和成本的情境資訊，因此大家都不再需要詢問專案經理。

**專案**集依其計劃對專案進行分組，釐清團隊的工作負荷和能力，並讓經理在單一檢視中監控狀態。

[Jira Cloud](https://asana.com/apps/jiracloud)等**整合**可連結技術與業務團隊。 [Zoom](https://asana.com/apps/zoom)整合可讓與會者在 Zoom 會議中以 Asana 任務做筆記。 [Zapier](https://asana.com/apps/zapier)整合有助於自動化工作流程中的步驟，而[Google 雲端硬碟](https://asana.com/apps/google-drive)整合則可將檔案連結至其所屬的專案。

**表單**可協助團隊在單一管道中收集來自內部來源的請求。 例如，銷售營運支持部門中的內容建立團隊會在標準的[Asana 表單](https://asana.com/product/forms)中預先收集所有資訊。 Greg 表示：「我們從第一天就執行相關流程。 他們會分享表單連結、接收安全請求和範疇，並提供預估期限。」

他們可以透過變更 Asana 表單中的欄位來快速疊代其流程。 Zoom 員工每月提交近 900 份表單，由此帶來的效率提升，每年可為公司節省約 335 天的工作時間。

**範本**為新專案提供了一個起點，可節省時間並確保不會遺忘任何步驟。 Greg 表示：「如果我使用的是 Asana 範本，那麼一小時的專案規劃就只需十五或二十分鐘。 為期一小時的啟動會議也能減半。 節省的時間是相當可觀的。」

## Zoom 每年節省 667 個工作天

如今，Zoom 預計每年可藉助表單、評論、範本等 Asana 功能節省 667 個工作天。 如果按典型的每週 40 小時工作來計算，這相當於節省了超過兩年時間。

部分團隊棄用了高階主管投影片組手動更新，而改為使用專案集為領導者提供所有計劃的鳥瞰式檢視。 當團隊正在進行類似專案時，也很容易發現問題，這樣他們就可以統整工作並提高投入量。

[工作剖析索引](https://asana.com/resources/anatomy-of-work)發現，這種重複狀況很常見，知識工作者將 13% 的時間花費在已完成的工作上。 當員工需要使用許多不同的應用程式來完成工作時，問題就更有可能發生。 但對 Zoom 來說，專案集中式首頁可以為這類冗餘提供解決出路。

當所有排程、任務和溝通都集中在一處時，就能更輕鬆地進行遠端協作。

## 組織與系統有助於公司擴大規模

隨著 Zoom 的專案管理能力持續增長，公司中出現了更多像 Greg 這樣的團隊。 他們不斷成為倡議者，並創新 Zoom 的方式來完成工作，幫助每個人都能快速且大規模地執行工作。

當員工在 Asana 中協作時，Zoom 可以縮小團隊之間的距離，就像他們的產品有助於縮小同事、親人甚至國家首腦之間的距離一樣。

擴大規模就是要讓我們的員工有能力使用 Asana，而無需專案經理把關。 我們希望保持高度靈活性，並提供足夠的指引，讓人們能夠建立自己的專案。

### 建立連結並擴展工作規模

- [聯絡銷售部](/sales)

藉助自動化、流程標準化和減少情境切換方面的效率，每年可節省 133 個工作週

在單一平台中連結技術與業務團隊的工作

IT 的「自備裝置」計劃採用率超過 90%