# OneO2Plants scales productivity 3x with Asana over a decade

> OneO2Plants, Singapore's top plant rental company, tripled vendor invoice processing with Asana, scaling company-wide without adding headcount.

Source: https://asana.com/case-study/one-o2-plants

## OneO2Plants 在十年內藉助 Asana 將生產力提高 3 倍

OneO2Plants 是新加坡領先的工廠租賃公司，著手取代限制可視度與協作的手動、分散的工作流程。 以 Asana 作為其集中式平台，他們在不增加人手的情況下，將供應商發票處理量提高了兩倍，從而實現全公司規模化，同時保持對營運的掌控。

挑戰

跨營運、銷售、財務和採購的手動工作流程造成了協作障礙，並限制了跨團隊的可視度。

透過電子郵件、WhatsApp 和紙本系統處理供應商發票會導致延遲，且需要多名員工每月管理 200 至 300 張發票。

員工交接期間的知識流失導致客戶體驗不一致，關鍵偏好和歷史記錄隨著時間的推移而遺失。

解決方案

從客戶團隊開始，在整個組織中推出 Asana，並擴展至銷售、營運和採購，以集中式系統取代分散的工作流程。

建立「若非在 Asana 中，還會在哪裡？」 文化，確保所有工作都得到記錄，且所有人都可看見，以推動當責。

使用 Asana 表單和規則將供應商發票工作流程自動化，將文件整合至一處，以簡化驗證和審核。

成果

**供應商處理速度提升為三倍，**現在一位人員每月處理 600 多張供應商發票，而之前則是 2 至 3 位人員處理 200 至 300 張發票。

將超**過 100 萬個任務**的**業務歷史集中**於一處，Asana 可作為全面的內部溝通記錄。

**從小型企業擴展至擁有 200 多名員工**，同時維持營運控制和可視度

經過**驗證的引導流程**，新進員工在第一個月內即可瞭解並採用系統。 **消除了所有部門的付款延遲和手動協調瓶頸**。

- [返回客戶故事](/customers)

亞太地區

- [專案管理](/uses/project-management)

- [工作請求](/templates/for/operations/work-requests)

零售

中端市場

- [表單](/features/workflow-automation/forms)

- [規則](/features/workflow-automation/rules)

- [專案集](/features/goals-reporting/portfolios)

對我們來說，這是讓我們保持聯繫的方式。 Asana 可讓我們一目了然掌握發生的情況，讓我們能夠成長，讓我們能夠掌控。 現在一個人處理 600 張發票，而以前是 2–3 個人處理 200–300 張。 我們只需要一個人，不僅可以做得更好，而且現在我們做的事情更多。

### 為營運打造的 Asana

#### **大規模協調複雜服務**

OneO2Plants 的營運團隊協調複雜的多利害關係人專案，涵蓋植物租賃合約、維護排程、景觀安裝、活動綠化以及為新加坡的企業、餐旅和零售客戶提供的廠商管理。 該團隊管理週期性服務合約、專案式安裝，以及每月來自 600 多家廠商的採購，其中包括中小企業和海外供應商。 他們的工作直接影響客戶滿意度、服務品質和業務利潤，尤其是在 F1 新加坡大獎賽合作夥伴關係等高知名度的參與度中。

為了簡化執行並改善協調，OneO2Plants 將營運集中在 Asana 中。 團隊現在在同一處位置管理同時進行的專案、供應商工作流程和週期性服務交付，所有工作都有明確的所有權和即時可視度。

#### 集中式專案管理提升可視度和協調性
- 跨職能景觀美化專案在 Asana 中進行管理，從初步諮詢到安裝和持續維護，為每項參與度建立清晰的端到端檢視。
- 所有專案關係人均可查看時間軸、相依性和交付項目，從而改善跨團隊的協調
- 將所有工作都擷取到一處，Asana 可作為營運的單一事實來源，使領導層能夠在業務擴展時維持控制力和可視度。 

#### **結構化接收取代臨時協調**
- Asana 表單將跨團隊提交請求的方式標準化，預先擷取正確的情境資訊，以便工作可以更快速、更一致地進行。
- 已提交的表單會透過基於規則的工作流程，自動將任務傳送給合適的任務所有者，從而消除手動交接。
- 所有文件都存放在一處，即使數量增加，也能更輕鬆地驗證、審查和簽核請求。

#### **擴展工作量，但不增加人手**
- 在 Asana 中集中管理同時進行的專案、維護合約和安裝的員工配置，提供即時可視度，以便規劃和調整。
- 藉助專案集層級的可視度，可以更輕鬆地針對季節性高峰進行主動規劃，並確保在正確的時間配置正確的資源。
- 將所有工作在 Asana 中收集並指派後，經理可以重新平衡工作負荷、及早發現瓶頸，並維持服務品質，而無需被動地招聘。

[OneO2Plants](https://oneo2plants.com/) Pte Ltd 是新加坡領先的植物租賃、景觀美化和綠化解決方案提供商。 Far East Flora 的子公司，擁有 40 多年的歷史，為新加坡各地的企業、餐旅和商業客戶提供服務。