# Asana 案例研究 - Hope for Haiti > 瞭解 Hope for Haiti 如何藉助 Asana 簡化其補助金管理流程。在本案例研究中，我們深入瞭解 Hope for Haiti 如何提高團隊可視度並改善捐贈者體驗，以便他們能夠改善更多海地人民的生活。 Source: https://asana.com/case-study/hope-for-haiti ## Hope for Haiti 透過 Asana 改善更多海地人的生活 美洲 小型企業 非營利組織 - [會議日程](/templates/for/other/meeting-agenda) - [目標追蹤和 OKR](/product/goals) - [計劃管理](/resources/what-is-program-management) - [專案檢視](/features/project-management/project-views) - [專案集](/features/goals-reporting/portfolios) 海地是一個文化豐富的加勒比國家，與多明尼加共和國共享一個島嶼，有著悠久的天然災害歷史。 其中最大的一場是 2010 年發生的 7.0 級地震，震央距離該國首都不到 20 英里。 雖然[對死亡人數的估計各不相同](https://www.cnn.com/2013/12/12/world/haiti-earthquake-fast-facts/index.html)，但許多人認為有超過 200,000 人死亡。 2016 年，[颶風馬修](https://en.wikipedia.org/wiki/Effects_of_Hurricane_Matthew_in_Haiti)襲擊該國，造成超過 500 人死亡，超過 100 萬人無家可歸。 [Hope for Haiti](https://hopeforhaiti.com/)是一個致力於改善海地人民 (尤其是兒童) 生活品質的非營利組織，在這些災難之前、期間和之後都在現場提供協助。 該組織透過專注於教育、醫療保健、基礎設施、水資源取得，以及向海地企業和企業家提供貸款和補助金的計劃，支援並幫助海地人擺脫貧困。 Skyler Badenoch 擔任 Hope for Haiti 執行長已有三年，但他對海地的熱愛始於 13 多年前。 事實上，他見證了 Hope for Haiti 對 2010 年地震的應對，並親自伸出援手。 如今，他負責管理一支分佈在海地和美國的 65 人團隊。 他的團隊中有 10 名成員在美國工作，專注於募款、行銷、行政支援、財務和治理，而其他 55 名成員則在海地，他們是醫生、護士、教育工作者和行政人員，而且全都是海地人。 這個跨國組織致力於透明度、當責和良好治理。 他們也是 Charity Navigator 和 Guidestar 等第三方評級平台評價最高的非營利組織之一。 透過在工作中遵循最佳作法，他們促進了對海地以及對慈善事業的普遍信任。 ## 成長如何導致變革的需求 2007 年，Hope for Haiti 在海地的年度預算為 100 萬美元，有 4 名員工。 自此之後，他們的員工人數增加了 15 倍，預算增加了 4 倍，這還不包括他們的實物捐贈計劃，該計劃已增長至 1,100 萬美元 (超過 10 倍)。 雖然組織的成長使其在海地的影響力更大，但也帶來了挑戰，例如低效的溝通、捐贈者關係和報告。 隨著組織成長，溝通開始陷入瓶頸。在 Hope for Haiti，溝通效率不彰對我們造成傷害：若我們無法正常運轉，就無法盡全力為更多對象服務，而我們有責任改善這一點。該組織每隔幾年就會進行一次 SWOT 分析，在最近一次分析中，有多位人員認為專案和捐贈者溝通是組織需要改進的領域。 因此，Skyler 決定研究能夠幫助他們在一處地方進行溝通和管理工作的平台。 ## 尋找解決方案 憑藉 SWOT 分析結果，Skyler 迅速確定了工作管理平台可以消除瓶頸的四個領域。 他需要： - 在可能的情況下**簡化並自動化流程**，例如災害應變、緊急情況規程、資助申請和管理，以及報告。 - **提高整個組織正在進行的工作的可視度**，這樣隊友就不需要互相聯絡以取得更新。 - **將溝通集中**在同一處，從團隊討論和進度確認到捐贈者關係和報告。 - **改善專案管理和報告，**讓專案順利進行，報告流程變得簡單，且讓捐贈者信任組織。 在試用另一款輕量型工作管理工具後，Skyler 感到失望，因為該工具不夠直觀，也不夠強大，無法滿足團隊的需求。 但當他的高階主管教練、一位同事和一位業界同行都推薦 Asana 時，他決定試用[免費版本](https://asana.com/pricing)，看看它是否能滿足組織的需求。 根據他的研究，Skyler 知道 Asana 取得成功的最佳方式是獲得高階主管的支持。 他決定先讓核心領導層接受並能自在地使用 Asana，然後再推廣給組織的其他成員。 因此，他開始與團隊一起使用 Asana 追蹤每[週目標設定和](https://asana.com/templates/for/operations/team-goals-planning-example)查核會議。 每週一早上，他們每個人都會將三個工作目標和一個個人目標新增至共用的 Asana 專案。 在一週中，隊友會使用[評論 相互確認進度](https://asana.com/guide/help/tasks/comments)。 團隊很快就習慣使用 Asana 追蹤這些每週目標。 他們可以看到每個目標的狀態，這些任務充[當每週會議的內建日程](https://asana.com/guide/examples/meetings/meeting-agendas)，並立即改善了團隊[的溝通能力](https://asana.com/guide/team/onboard/move-communications-to-asana)。 我們一開始在 Asana 中追蹤每週目標時，作為領導團隊的溝通立即得到了改善。此外，還讓我瞭解整個組織優先事項的進展情況。 ## 在整個組織範圍內推出 雖然 Hope for Haiti 最初使用 Asana 的免費方案，但該組織知道，透過付費功能，組織可以更有效地運作。 因此，在 2020 年 3 月中旬，當 Asana 宣布將為在醫學研究和 COVID-19 救援第一線工作的非營利組織提供免費的[Asana Business 計劃](https://asana.com/business)時，Skyler 申請了，而[Asana 也捐贈了接下來 12 個月的免費 Business 版計劃](https://blog.asana.com/2020/06/nonprofit-covid-response/)。 藉助 Asana Business 版的力量，Skyler 開始尋找將整個組織的工作轉移到平台上的方法。 他們最大且最重要的計劃 (年度策略計劃) 是第一個，Skyler 向[Asana 顧問](https://advisors.asana.com/)尋求協助。 在顧問的指導下，Skyler 和團隊將包含多個目標、策略和戰術的複雜計劃轉換為 Asana 專案。 現在，Hope for Haiti 團隊使用[專案集](https://asana.com/product/portfolios)來追蹤整個組織在策略計劃方面的工作，並使用專案[時間軸](https://asana.com/product/timeline)來查看進度並建立狀態報告。 組織的基石在 Asana 中，Skyler 因此再次確信 Asana 是其團隊的合適解決方案。 讓 Asana 顧問協助我們將策略計劃移轉至平台，節省了我們的時間、排除阻礙計劃實行的巨大障礙，並讓我們相信 Asana 是合適的解決方案。 ## 在整個組織中使用 Asana 藉由在 Asana 中的每週目標和策略計劃專案奠定的基礎，Skyler 和組織擴大了其使用範圍，納入更多工作流程，包括： - **資助申請和管理：**位於美國的團隊使用 Asana 管理其募款工作，以免最後一分鐘發生手忙腳亂的情況。 此外，當 SWOT 分析發現取得資助和報告方面的效率低下時，他們將這些流程轉移至 Asana。 現在，團隊使用 Asana[管理資助申請](https://asana.com/guide/examples/nonprofits/grant-tracking)、報告以及來自資助的預期現金收入。 補助金管理至關重要，因為資金很難獲得。藉助 Asana 所獲得的效率，使我們成為更具競爭力的組織，進而能夠尋求新的資金來源並節省時間。 - **規範合規：**位於海地的團隊使用 Asana 進行所有工作，從內部溝通到[報告](https://academy.asana.com/reporting-on-work-in-asana)和 COVID-19 規範。 當發生 COVID-19 等緊急情況時，團隊使用 Asana 建立並推出應對規範。 例如，他們制定了在診所接收和治療患者的複雜程序，其中包括測量患者體溫、洗手站、分發口罩等。 他們將規程記錄在 Asana 專案中，並用其進行內部溝通，確保每位員工都遵循必要的步驟。 新冠肺炎發生時，我們的組織當仁不讓必須著手災難因應，雖然團隊和董事會中有醫生，我們也有處理緊急情況的經驗，但我們仍然需要像 Asana 這樣的組織工具來幫助我們推動流程。 - **追蹤實物捐贈：**今年，該計劃的目標是募得超過 2,000 萬美元的捐款，幾乎是他們通常 1,100 萬美元目標的兩倍，其中包括必須運送到海地、進口並分發給合作夥伴和最需要的人的藥物、醫療用品和設備。 現在，他們在 Asana 中追蹤流程，而不再依賴 Excel 試算表。 ## 藉助 Asana 提供更好的捐贈者體驗 有了 Asana Business 版的協助，Hope for Haiti 現在能夠更快地與捐贈者合作。 最近，專業網球選手大坂直美在參加線上遊戲錦標賽時，選擇了該組織，並[捐贈 25,000 美元](https://people.com/sports/naomi-osaka-on-playing-in-the-stay-at-home-slam/)，用於協助 COVID-19 疫情救援工作。 Hope for Haiti 團隊使用 Asana 來處理這段關係，確保他們傳送正確的材料，且不會錯過與 Naomi 團隊的任何接觸點。 當 Hope for Haiti 收到捐款時，他們希望向 Naomi 報告其影響。 在使用 Asana 之前，此流程需要多個檔案和冗長的電子郵件串。 但透過在 Asana 中追蹤捐款的影響，團隊能夠在短短幾週內整理出一份報告，並與 Naomi 分享。 若沒有 Asana，我們就無法如此快速地整理大坂直美捐款的報告。 ## 回到他們的基金會 儘管 COVID-19 讓 Hope for Haiti 的重點有所轉變 (並且是一個範例，說明了該組織在面對緊急情況時可以使用 Asana 多快做出回應)，Skyler 和團隊仍堅定地致力於推進其[核心計劃](https://hopeforhaiti.com/mission/)：改善獲得優質教育、醫療保健、乾淨飲用水、實物醫療捐贈和經濟機會的機會。 使用 Asana，Skyler 知道組織對這些計劃的影響只會隨著新發現的效率和流程而增加。 而且，隨著組織的核[心價值](https://hopeforhaiti.com/about/)與他們實現目標的方式之間重新建立連結，Hope for Haiti 現在比以往任何時候都更有能力繼續超越其目標。 例如，團隊將使用 Asana 來規劃其年度[Hike for Haiti](https://hopeforhaiti.com/event/hike-for-haiti-challenge/)募款活動，該活動邀請世界各地的人們參與健行，以聲援在海地步行超過合理距離前往學校的學童。 Skyler 和他的團隊希望做出的改變是一座需要攀登的大山，但他的團隊比以往任何時候都更有準備，藉助 Asana 完成這段旅程，並為他們心愛的海地帶來影響。 身為執行長，很難掌握每個團隊發生了什麼事。Asana 讓我能夠查看所有進行中的工作，無論是募款和捐款者管理，還是現場營運。 ### 建立連結並擴展工作規模 - [聯絡銷售部](/sales) - [檢視示範](/demo/main) Hope for Haiti 可以尋求新的資金來源，並報告預期現金收入 提高整個組織進行中工作的可視度，並採用集中式溝通，以加快專案執行速度。 透過在同一處追蹤所有互動情形和資訊，改善捐贈者體驗。