# Asana 案例研究 - Benefit Cosmetics

> Benefit Cosmetics 深受全球美容愛好者的喜愛。閱讀他們的案例研究，瞭解該公司美國行銷團隊如何運用 Asana。

Source: https://asana.com/case-study/benefit-cosmetics

## Benefit Cosmetics 藉由 Asana，為美容客戶帶來愉快體驗

美洲

Enterprise 版

零售與消費品

- [創意製作](/workflows/creative-production)

- [創意請求](/templates/for/design/creative-requests)

- [專案集](/features/goals-reporting/portfolios)

- [範本](/features/workflow-automation/project-task-templates)

- [工作負荷](/features/resource-management/workload)

1976 年，雙胞胎姐妹 Jean 和 Jane Ford 在舊金山開了一家小型化妝店。 他們的目標是每天只賺取 33 美元的收益，而且成功了。 如今， [Benefit Cosmetics](http://www.benefitcosmetics.com/)已成為深受歡迎的美容品牌，產品銷往超過 55 個國家，擁有 3,000 多個 BrowBar Beauty Lounges，並創造了「團隊在 8 小時內使用最多眉蠟」的金氏世界紀錄。 這家[LVMH](https://www.lvmh.com/houses/perfumes-cosmetics/benefit/)旗下的公司以包裝和行銷聞名，極具個性。 他們的標語總結道：「笑聲是最好的化妝品。」

Benefit 美國行銷團隊的品牌行銷經理 Jessie Geisen 幫助這怡人品牌背後的創意人員保持生產力。 美國創意團隊由設計師、撰稿人、影片和攝影專家組成，隨時處理多達 75 個專案。 Jessie 負責管理工作負荷，每月分類來自其他團隊的 50-60 個請求，並安排行銷活動時間軸。 從產品發佈到電子郵件、付費媒體，再到美國市場的網紅行銷，Jessie 將其組織起來，並每週與每個創意人員會面，以便審查其任務。

美國團隊一直在使用一款工作管理工具，但它缺少一些關鍵功能。 在平台上無法進行溝通和提問，因此當創意人員收到資訊有所遺漏的任務時，他們需要在聊天室或電子郵件中進行追蹤。 與此同時，Jessie 需要建立行銷活動時間軸並計算工作量，但該款工具並不支援此功能，因此她需要將資料匯出到試算表並使用手動公式。 這個系統阻礙了團隊的發展：
- 聊天和電子郵件上的許多非正式對話減慢了生產速度，分散了專案情境脈絡。
- 工作沒有集中管理，因此發生遺漏。
- Jessie 花費了大量時間手動執行工作負荷報告和規劃時間軸。

[工作剖析索引](https://asana.com/resources/anatomy-of-work)顯示，這種類型的「工作附帶事務」佔據了美國知識工作者超過 60% 的時間。 Jessie 開始尋找新的工作管理平台，以便加快創意執行，提高美國團隊的協作效率。

由於我們只在聊天室和電子郵件進行非正式對話，而沒有在一個地方進行所有的對話，因此有些事情不免被遺漏了。 我想：「我需要讓每個人，包括我自己，都能更輕鬆。

## 更好的分享資訊和簡化繁忙團隊行事曆的方式

團隊尋找一個可以追蹤各種類型專案、同時能讓他們在工具本身當中提出問題的平台。 Jessie 還需要管理來自其他團隊的傳入請求、更快地規劃行銷活動時間軸，並進行團隊資源規劃。

有些團隊成員之前曾使用過 Asana，而且在評估其他選項時，他們發現 Asana 是最具視覺效果且易於使用的。 按顏色分組的不同專案 (例如品牌計劃的紫色) 可以更輕鬆地查看所有正在進行的工作。 Jessie 表示：「Asana 是一種使用者友善的工具，因此最適合我們。 「這些顏色可以幫助我一目了然地瞭解正在發生的事情，而不會被諸多資訊所淹沒。」

他們還被 Asana 的靈活檢視方式、[工作負荷](https://asana.com/product/workload)功能，以及為任務新增評論和附件的功能所吸引。 「Asana 的評論對我們而言非常重要。 如果設計師對任務感到困惑或沒有所需的資產，他們可以對任務發表評論，而無需另外傳送訊息給另一個團隊。」Jessie 說。

## 將 Asana 推動至創意團隊

Benefit 的創意人員很高興能使用 Asana，解決他們所面臨的挑戰。 他們與 Asana 客戶成功經理 (CSM) 合作，設定與美國團隊運作方式相符的工作流程。 然後，Jessie 根據客戶服務經理提供的實施最佳作法，帶領團隊進行簡報和培訓，向他們展示如何將 Asana 用於其角色。

為了提升採用率，Jessie 不斷提倡使用 Asana，並且隨時準備為團隊解答問題。 她不斷對生產流程進行疊代，每週傳送包含 Asana 相關更新的電子郵件，例如來自其 CSM 的提醒和功能增強。 兩個月後，團隊和行銷副總裁一併納入，且知道如何使用 Asana 來解決他們的痛點。

## 透過集中溝通和請求，每年節省 10 個工作週

如今，美國行銷團隊使用 Asana 管理所有專案和請求，以加快執行速度。

**透過表單對創意請求進行分流**

創意團隊現在透過[Asana 表單](https://asana.com/guide/help/premium/forms)接收工作請求，平均每月有 78 份表單提交。 此舉有助於消除訊息往來，預計每年可節省近六個工作週時間。 請求送入「傳入創意請求」Asana 專案，該專案為 Jessie 用作分流的收件匣。 它包含「新請求」、「已核准請求」和「已封存請求」等區段。

每份提交內容都會顯示為任務，[自訂欄位](https://asana.com/guide/help/premium/custom-fields)會填入同事在表單欄位中輸入的資訊。 當請求獲得核准時，Jessie 會為每個執行步驟建立子任務，並將其指派給適當的內容或設計專業人員。 所有回饋和溝通都在上層任務的評論中進行，以便協作者查看完整的情境資訊和最新決策。

Jessie 會更新 Asana 表單，以便疊代團隊的流程。 這樣可以確保請求者預先向創意人員提供他們所需的所有資訊，以便他們立即開始工作。 其中一個欄位要求請求者列出專案的所有「協作者」，即可能希望隨時掌握進度的人員。 然後，Jessie 將這些人員新增至 Asana 任務，以便他們能接收通知並參與審查。

**追蹤工作負荷**

Jessie 使用[工作負荷](https://asana.com/product/workload)自動計算團隊工作量，並在每週的時間軸上將其可視化。 她為每個團隊建立了一個[專案集](https://asana.com/product/portfolios)，用於存放他們的專案和任務，例如設計團隊專案集。她可以點選工作負荷檢視，以查看每位設計師的任務。 Jessie 每週一與創意人員分享，討論本週即將發生的事情並進行調整。 Jessie 使用試算表時，無法顯示此視覺即時快照。 現在，每當在 Asana 中的截止日期或職責變動時，她都會看到自動更新。

在 Asana 中以這種方式管理工作有助於 Benefit 的創意團隊為僱用更多人力 (例如自由職業設計師或撰稿人) 建立商業企劃案，因為他們可以輕鬆地將工作負荷與他們收到的請求數量進行比較。

我是視覺型學習者，因此我經常使用專案集和工作負荷功能。 我可以查看確切顯示任務截止日的每週時間軸。 可目視查看創意團隊的能力，是與之前系統最大的不同。**行銷活動的計劃日期**

在美國規劃新活動的時間軸時，Jessie 只需使用具有關鍵里程碑的 Asana 專案[範本](https://asana.com/templates)即可。 她輸入發佈日期，Asana 便會自動填寫每個任務的截止日期。 然後，她新增了該行銷活動特有的所有其他任務。 Jessie 表示：「系統會在 5 秒內填入日期，而試算表則需要至少 1 小時填入。」

創意團隊還使用行事曆檢視多個行銷活動進行的時間，使他們能夠發現空缺並主動規劃重疊部分。 任務使用自訂欄位以其專屬顏色指定不同類型的工作，例如「內容」、「付費媒體」和「網紅傳送」。 此舉可讓團隊篩選並查看特定的工作類別，例如，僅限網紅行銷時間軸。

**集中溝通與協作**

美國行銷團隊預估使用 Asana 所節省的時間總計為每年 52 個工作天，即 10 個工作週。 這些新的效率成果提高了設計師的士氣，幫助團隊實現他們開始的每一項計劃 (而不再遺漏細節)，並使團隊能夠處理更雄心勃勃和複雜的專案，例如 POWmade 的複雜付費媒體活動，這是一種新的眉毛用產品發佈。

除了表單之外，在 Asana 任務上進行集中溝通是節省時間的一項重要因素。 該團隊每月分享超過 600 則評論，減少了電子郵件、聊天及其他平台之間的情境切換。

我們的副總裁參與我們所有的專案，並在 Asana 中提供回饋。 能夠瞭解團隊正在進行的工作，這種全新可視度讓她倍感欣慰。「我們團隊能遠遠更快地完成創意專案，因為他們更快取得需要的資訊。」Jessie 表示， 「這對每個人來說都是一大助力。 挫折和外部溝通都變少了，原本這些都會徒增工作內容、減緩一天內的工作速度。」

## 高效的創意協作讓 Benefit 散播更多喜悅

隨著 Benefit 的美國行銷團隊在新的一年推出令人興奮的產品，更多令人愉悅的活動即將推出。 他們的創意團隊產生了新的想法，以刺激消費者關注新產品，並計劃在 Asana 中管理這些計劃和活動。 隨著 Jessie 持續簡化創意流程，她希望將更多與她協作的團隊帶入 Asana，例如 Benefit 的社交媒體團隊。 這家公司相信笑聲是最好的化妝品，並使用 Asana 將此訊息傳遞給美國粉絲，未來看起來十分美好。

即便要同時進行多個專案，事務也不再發生錯漏。 Asana 幫助我瞭解即將進行的事務，而無需手動檢查全部內容。 這對我們來說是一大好處，對於付費媒體行銷活動等有著複雜時程的工作而言尤其如此。

### 建立連結並擴展工作規模

- [聯絡銷售部](/sales)

- [檢視示範](/demo/main)

集中溝通和請求可節省 10 週工作時間

使用專案範本和自動日期計算功能，將行銷活動時間軸規劃從 1 小時縮短至 5 秒

為創意人員提供單一目的地，讓其掌握所有關鍵資訊

使用「工作負荷」將團隊餘裕可視化，以便輕鬆規劃資源