# Gratis mötesprotokollsmall för mötesanteckningar > Slösar du tid på möten? Vi fixar det. Skapa en mall för mötesprotokoll i Asana för att effektivisera dina mötesagendor och minska improduktivt arbete. Source: https://asana.com/sv/templates/meeting-minutes.md - [Skapa din mall](https://app.asana.com/-/product_templates) - [uppgifter](/features/project-management/tasks) - [Projekt](/features/project-management/projects) - [Zoom](/apps/zoom) - [Clockwise](/apps/clockwise) - [Gmail](/apps/google-gmail) - [Microsoft Teams](/apps/microsoft) mallar Mötesagendor Mötesprotokoll Skapa en mall för mötesprotokoll i Asana för att effektivisera dina mötesagendor och minska improduktivt arbete. Mötesagendor ## Mötesprotokoll Har du någonsin lämnat ett möte och tänkt: "Vad var meningen med det här?" Ja, vi fattar. Men det behöver inte vara så. Ta reda på hur skapandet av en anpassad mall för mötesprotokoll i Asana kan leda till meningsfulla, handlingsfokuserade möten. ### Skapa mallar med Asana - [Registrera dig](/create-account) Föreställ dig din kommande vecka. Hur många möten är du inbokad på? Hur många av dem ser du fram emot? Och viktigast av allt, hur många tror du faktiskt kommer att vara produktiva eller relevanta för ditt dagliga arbete?  Om du känner dig överbelastad med onödiga, improduktiva möten är du inte ensam. Faktum är att [index för Arbetets anatomi](https://asana.com/resources/anatomy-of-work) 2022 visar att anställda i genomsnitt förlorar nästan tre timmar på onödiga möten varje vecka.  Så hur kan du förvandla ineffektiva, tidskrävande möten till produktiva, handlingskraftfulla möten? Ett sätt är att använda mallar för mötesprotokoll.  ## Vad är mötesprotokoll? Mötesprotokoll är ett formellt format för anteckningar som används för att dokumentera [mötesagendor](https://asana.com/resources/meeting-agenda), diskussionsämnen och resultat. Trots namnet handlar mötesprotokoll inte om möteslängd – syftet är att hålla reda på viktiga beslut och [vad som ska göras](https://asana.com/resources/action-items).  Även om de liknar varandra till namnet och funktionen skiljer sig mötesprotokoll från [mötesanteckningar](https://asana.com/resources/meeting-notes-tips), som är informella och inte har en fast struktur. Och du behöver inte båda. Vanligtvis använder man detaljerade mötesprotokoll för att dokumentera mer formella möten (t.ex. företags- eller teamöverskridande uppdateringar) och mötesanteckningar i mer avslappnade sammanhang, t.ex. återkommande individuella möten. Men tekniskt sett är det upp till dig och de andra personerna i mötet. Om du gillar strukturen i mötesprotokoll lika mycket som vi kan du justera formatet så att det fungerar med de flesta mötestyper.  Standardmallar för mötesprotokoll bör innehålla följande: - Datum och tid för mötet. - Mötesdeltagare, inklusive närvarande och frånvarande medlemmar. - Viktiga diskussionspunkter.  - Beslut som fattats under mötet. - Punkter att göra och nästa steg. - Datum och tid för kommande möten.  ## Vad är en mall för mötesprotokoll? En mall för mötesprotokoll är en återanvändbar resurs som används för att enkelt organisera, spåra och dela mötesprotokoll i hela organisationen. Formella mallar för mötesprotokoll gör det [enklare att föra mötesanteckningar](https://asana.com/resources/meeting-notes-tips) genom att strukturera mötena och göra dem synliga för hela teamet. Med mallar för mötesprotokoll kan du vara säker på att dina möten kommer att föra projekten framåt – i stället för att hamna i kategorin ”borde ha varit ett mejl”.  ### Fördelar med en mall för mötesprotokoll Om du känner att du [slösar bort tid på möten](https://asana.com/resources/stop-wasting-time-meetings) beror det förmodligen på att du gör det. Enligt [index för Arbetets anatomi](https://asana.com/resources/anatomy-of-work) lägger anställda 129 timmar på onödiga möten per år. Och det är när mötena har börjat – vilket innebär att statistiken inte tar hänsyn till allt [jobb om jobb](https://asana.com/resources/why-work-about-work-is-bad) som krävs för att schemalägga möten, utarbeta agendor och hålla alla deltagare informerade.  Att skapa en mall för mötesprotokoll kan bidra till att minska det förberedande arbetet med att planera och förbereda möten. Det finns många sätt att hålla koll på mötesprotokoll, från papperslappar och anteckningsmallar till dokument och kalkylblad. Men att använda ett [projekthanteringsverktyg](https://asana.com/uses/project-management) ger dig den största fördelen eftersom det gör det möjligt för dig att skapa en mall för dina mötesprotokoll, som du sedan kan duplicera mellan olika team och möten.  Dessutom är digitala mallar för mötesprotokoll alltid uppdaterade – det finns ingen föråldrad version. De är också mer tillgängliga för hela teamet och kräver inte manuella uppföljningar, vilket ytterligare minskar det improduktiva arbetet med att planera möten och föra anteckningar.  Andra fördelar med digitala mötesprotokollsmallar: - Håll koll på alla dina mötesagendor och anteckningar på ett och samma ställe. - Förvara mötesprotokoll på en plats som är lättillgänglig för alla teammedlemmar. - Ge synlighet till [intressenter](https://asana.com/resources/stakeholder-vs-shareholder) som kanske inte kan delta i varje möte. - Omvandla punkter att göra till uppgifter och tagga relevanta teammedlemmar för ansvar.  - Dokumentera viktiga beslut och få snabb åtkomst till tidigare mötesprotokoll för framtida referens.  - Spåra förloppet för arbetet som är ett resultat av möten, så att inget glöms bort. ## Använda en mall för mötesprotokoll Digitala mallar för mötesprotokoll är enkla att skapa och använda. Börja med att skapa en grundläggande mall med följande avsnitt:  - **Grundläggande mötesinformation:**projektets eller teamets namn, mötets syfte, datum, deltagare och all relevant logistikinformation.  - **Agendapunkter:**ämnen som ska diskuteras, vem som leder varje diskussion och hur lång tid som har avsatts för ämnet. - **Åtgärdspunkter:**eventuella slutsatser och åtgärdspunkter som kommer fram under mötet, inklusive uppgiften, ägaren och slutdatumet.  - **Information om kommande möten:**Relevant information om nästa möte, inklusive tid och datum. Härifrån kan du justera mallen beroende på vilken typ av möte du använder den för. När mötet fortskrider kan du bocka av diskussionsämnen som ni har gått igenom och lägga till beslut som kräver åtgärder i avsnittet ”att göra”. Tilldela sedan uppgifterna till ägarna när mötet är över och se hur allt prat blir till handling. - [Läs: Vad är efteråtgärdsgranskningar?](/resources/after-action-review-template) ### Integrerade funktioner - [Underuppgifter](https://asana.com/features). Ibland är en att göra-punkt för stor för att utgöras av en enda uppgift. Om en uppgift har fler än en medverkande, ett långt slutdatum eller intressenter som måste granska och godkänna innan publiceringen, kan underuppgifter vara till hjälp. Underuppgifter är ett effektivt sätt att fördela arbete och dela upp uppgifter i enskilda komponenter – samtidigt som du ser till att alla de mindre uppgifterna fortfarande är kopplade till det övergripande sammanhanget i den överordnade uppgiften. Dela upp uppgifter i mindre komponenter eller fånga upp de enskilda komponenterna i en process med flera steg med hjälp av underuppgifter. - [Milstolpar](https://asana.com/features). Milstolpar representerar viktiga kontrollpunkter i projektet. Genom att sätta upp milstolpar i hela projektet gör du det möjligt för teammedlemmar och projektintressenter att se hur du närmar dig ditt mål. Använd milstolpar för att fira små framgångar på vägen mot det stora projektmålet. - [beroenden](https://asana.com/features). Markera en uppgift som väntande på en annan uppgift med hjälp av beroenden. Få reda på när ditt arbete blockerar någon annans arbete, så att du kan prioritera därefter. Team med arbetsflöden för samarbete kan enkelt se vilka uppgifter de väntar på och veta när de ska börja med sin del av arbetet. När den första uppgiften är slutförd kommer den tilldelade personen att få ett meddelande om att arbetet med den beroende uppgiften kan påbörjas. Om uppgiften som ditt arbete är beroende av omplaneras meddelar Asana dig om du behöver ändra slutdatumet för den beroende uppgiften. - [Lägga till uppgifter i flera projekt](https://asana.com/features). Allt arbete är i grunden tvärfunktionellt. Team i olika avdelningar måste kunna samarbeta effektivt. Men om varje avdelning har sitt eget arkiveringssystem stannar arbetet av och isoleras. Asana gör det enkelt att spåra och hantera uppgifter i flera olika projekt. Det minskar inte bara dubbelarbete och ökar synligheten mellan olika team. Det hjälper också ditt team att se uppgifter i ett sammanhang, visa vem som arbetar med vad och att hålla teamet och dina uppgifter anslutna. ### Rekommenderade appar - [Zoom](https://asana.com/apps/zoom). Asana och Zoom samarbetar för att hjälpa team att ha mer målinriktade och fokuserade möten. Zoom + Asana-integreringen gör det enklare att förbereda möten, hålla genomförbara konversationer och komma åt information när samtalet är slut. Mötena börjar i Asana där gemensamma mötesagendor ger insyn i och sammanhang om vad som kommer att diskuteras. Under mötet kan teammedlemmarna snabbt skapa uppgifter i Zoom, så att detaljer och punkter att göra inte går förlorade. När mötet är slut hämtar Zoom + Asana-integreringen transkriptioner och inspelningar från mötet till Asana, så att alla medarbetare och intressenter kan se dem vid behov. - [Clockwise](https://asana.com/apps/clockwise). Med integreringen mellan Clockwise och Asana kan du lägga till uppgifter i form av tidsblock i din Google Kalender. Clockwise + Asana-integreringen gör det möjligt att ange uppgifternas varaktighet, när de ska slutföras och om Clockwise automatiskt kan planera om dem. Lägg till uppgifter i din kalender och skapa tid för att få jobbet gjort. - [Gmail](https://asana.com/apps/google-gmail). Med Asana för Gmail-integreringen kan du skapa Asana-uppgifter direkt från din Gmail-inkorg. Alla uppgifter du skapar från Gmail kommer automatiskt att inkludera sammanhanget från ditt e-postmeddelande, så att du aldrig missar något. Behöver du hänvisa till en Asana-uppgift när du skriver ett e-postmeddelande? I stället för att öppna Asana kan du använda Asana för Gmail-tillägget och enkelt söka efter uppgiften direkt från inkorgen i Gmail. - [Microsoft Teams](https://asana.com/apps/microsoft). Med Microsoft Teams + Asana-integreringen kan du söka efter och dela informationen du behöver utan att lämna Teams. Koppla enkelt dina team-konversationer till genomförbara punkter i Asana. Dessutom kan du skapa, tilldela och visa uppgifter under ett team-möte utan att behöva byta till webbläsaren. ## Vanliga frågor #### Vilka typer av möten bör använda mallar för mötesprotokoll? Traditionellt sett använder man en mall för mötesprotokoll för formella möten, såsom företagsomfattande möten, tavlamöten eller möten med intressenter. Strukturen i en mall för mötesprotokoll är dock också användbar för informella möten såsom teammöten eller möten med specifika syften, till exempel [kickoff-möten](https://asana.com/resources/project-kickoff-meeting), [post-mortem](https://asana.com/resources/project-post-mortem-tips) och [stand-up-möten](https://asana.com/resources/stand-up-meeting). Justera helt enkelt mallen för mötesprotokoll efter behov. #### Hur skapar jag en effektiv mötesagenda? En effektiv mall för mötesprotokoll lägger grunden för en [effektiv mötesagenda](https://asana.com/resources/meeting-agenda). När du utformar din mötesagenda bör du inkludera information som definierar mötets syfte och berättar för ditt team vad de kan förvänta sig under mötet. Gör agendan genomförbar genom att tilldela diskussionsämnen till ägare och avsätta tillräckligt med tid för varje punkt på agendan. Slutligen bör du skicka ut mötesagendan och allt relevant material som ska läsas i förväg, så att dina teammedlemmar hinner förbereda sig. #### Vad bör ingå i en mall för mötesprotokoll? Alla mallar för mötesprotokoll bör innehålla samma grundläggande avsnitt: mötesinformation, diskussionsämnen, saker att göra och information om kommande möten. Härifrån kan du bygga ut din mall för att inkludera mötesspecifik information, till exempel varför du håller mötet och vad du vill uppnå. När du använder mallen fyller du i agendapunkterna med diskussionsämnen och skapar att göra-punkter baserat på vad teamet diskuterade under mötet. #### Hur skapar man uppgifter baserat på åtgärdspunkter från mötet? Du har säkert upplevt det här förut: du har ett produktivt möte. Du fattar viktiga beslut och pratar om nästa steg. Du avslutar samtalet med en bra känsla, och sedan … ingenting. Ingen uppföljning skickas. Inga åtgärder har vidtagits. Och den drivkraft du trodde att du hade byggt upp försvinner. Det här är ganska vanligt vid ineffektiva möten. Men mallar för mötesprotokoll förändrar allt det där. Med en digital mall för mötesprotokoll kan du skapa uppgifter baserat på punkter att göra och se till att beslut faktiskt genomförs. Lägg bara till en åtgärdspunkt i avsnittet ”att göra” i mötesprotokollet och tilldela den till den person som ska äga uppgiften med ett slutdatum. #### Hur kan en mall för mötesprotokoll hjälpa mig att hålla effektivare möten? Det finns många anledningar till att [möten är slöseri med tid](https://asana.com/resources/stop-wasting-time-meetings). Kanske saknar de fokus, är för långa eller hålls för ofta (eller för sällan). Oavsett vad det beror på, om du alltid lämnar möten och undrar vad ni har pratat om den senaste halvtimmen – eller varför ni ens höll mötet – kan en mall för mötesprotokoll vara till hjälp. Genom att identifiera syftet och [målet](https://asana.com/resources/goal-vs-objective) för varje möte, se till att rätt personer deltar och tilldela saker att göra i realtid, ger mallar för mötesprotokoll struktur och syfte till dina möten som kommer att hålla igång drivkraften långt efter att du har avslutat samtalet.