Portfolior
- Hoppa fram till
- Skapa en portfolio
- Portfoliovy
- Projektöversikt
- Statusuppdateringar
- Visa alternativ och milstolpar
- Exportera till Google Kalkylark
- Exportera till CSV
- Portfoliomedlemskap och -delning
- Portfoliotidslinje
- Portfoliosökfunktionen
- Lägga till portfolior i portfolior
- Sekretessinställningar
- Vanliga frågor och svar om portfolior
Portfolior är tillgängliga för alla Business- och Enterprise-kunder.
Portfolior ger dig en helhetsbild över alla dina viktiga projekt, på ett och samma ställe. Med projektportfoliohantering kan du organisera dina viktigaste projekt, övervaka projektstatus i realtid, ta reda på mer information och hålla teamet uppdaterat om förloppet. Du har även åtkomst till Portfolior på dina Android- och iOS-enheter.
Du har även åtkomst till Arbetsbelastning i Portfolior. Klicka på Portfolior i sidofältet, välj en portfolio och gå sedan till fliken Arbetsbelastning.
Skapa en portfolio
Skapa en portfolio :
- Klicka på Portfolior längst upp till vänster i sidofältet.
- Klicka på Ny portfolio.
- Namnge portfolion.
- Klicka på Skapa portfolio.
Portfoliovy
När du klickar på en av dina portfolior får du en helhetsbild över alla projekt den innehåller.
Från portfoliovyn kan du:
- lägga till ännu ett projekt i portfolion
- visa projektets senaste status
- visa projektets förlopp i procent
- visa eller redigera projektets slutdatum eller datumintervall
- visa eller redigera projektets prioritet
- visa projektets värden för anpassade fält
- visa projektägaren.
Du kan ta bort ett projekt från din portfolio när som helst.
Ta bort ett projekt från en portfolio:
- Klicka på trepunktsikonen intill projektnamnet.
- Klicka på Ta bort från portfolio.
Projektöversikt
Klicka på ett projekt i portfoliovyn för att visa projektets översikt.
Från projektöversikten kan du:
- välja en projektägare
- lägga till eller redigera slutdatum eller *datumintervall
- få åtkomst till projektet direkt för att visa dess uppgifter, resurser och tidslinje
- lägga till eller redigera projektets prioritet
- visa ett projekts senaste status eller själv uppdatera projektstatusen.
Statusuppdateringar
Om statusen för ett projekt inte har uppdaterats kan du klicka på projektet i din portfolio och begära att projektägaren uppdaterar den eller själv skriva en statusuppdatering.
Du kan även kommentera på en befintlig status direkt från projektöversikten.
Visa alternativ och milstolpar
Om teamet föredrar att sortera portfolior på ett specifikt sätt, kan du spara det som standardvy för alla.
För att ändra din portfoliovy:
- Klicka på reglage-ikonen uppe till höger på skärmen.
- Välj antingen Uppgifter eller Milstolpar beroende på vilken förloppstyp som ska visas.
- Välj att visa din portfolio efter Status, Projektägare, Slutdatum eller Alfabetisk.
Milstolpar i portfoliovyn
Man kan se milstolpar på portfoliotidslinjen.
Viktiga milstolpar betecknas av en blå diamantformad symbol.
De visar viktiga händelser och kartlägger framstegen i projektplanen. Milstolpar fungerar som riktmärken under projektets gång och hjälper till att hålla alla i fas.
Du kan klicka på symbolen för milstolpen för att få mer information om uppgiften i projektet.
Portfoliovyn kan visa upp till tolv milstolpar innan listan kortas av.
Genom att klicka på vilket projekt som helst i en portfolio kan man visa projektets milstolpar i projektöversikten.
I portfolions projektöversikt kan du:
- klicka på +-ikonen för att lägga till en ny milstolpe
- se projektets befintliga slutförda och ej slutförda milstolpar.
Du kan också lägga till anpassade fält direkt från den nedrullningsbara menyn och sedan sortera portfolion efter det valda fältet.
Hantera anpassade fält
Du kan klicka på +Lägg till fält i den nedrullningsbara menyn som finns under Fält-ikonen i vyn Projekt.
Här visas ett popup-fönster där du kan lägga till ett anpassat fält.
Fältet är aktiverat om växlingsikonen är blå.
Lägga till ett anpassat fält:
- Klicka på Skapa nytt.
- Ange namnet på ditt nya anpassade fält i fältet Fälttitel.
- Klicka på Skapa fält för att lägga till det nya fältet.
Sortera efter fält
I projektvyn kan du sortera dina uppgifter efter flera olika fältalternativ med hjälp av reglaget Sortera.
Du kan nu kategorisera, prioritera eller analysera de olika arbetsfaserna och sortera dem utifrån dina specifika behov.
Exportera din portfolio till Google Kalkylark
När du har skapat en portfolio kan du när som helst exportera den till Google Kalkylark.
Exportera en portfolio till Google Kalkylark:
- Tryck på trepunktsikonen intill portfoliotiteln.
- För muspekaren över Exportera och välj Google Kalkylark.
Exportera din portfolio till CSV
Du kan även exportera din portfolio till CSV. Anpassade fält ingår i CSV-exporten.
Exportera en portfolio till CSV:
- Tryck på trepunktsikonen intill portfoliotiteln.
- För muspekaren över Exportera och välj CSV.
Portfoliomedlemskap och -delning
Du kan när som helst dela dina portfolior med teamkollegor i Asana eller lägga till dem som portfoliomedlemmar.
När du klickar på knappen Dela och får åtkomst till skärmen för portfoliomedlemskap kan du:
- kopiera portfoliolänken och dela den med dina kollegor
- lägga till portfoliomedlemmar
- ställa in en medlem som portfolioägare eller ta bort medlemmar från portfolion.
När du har lagts till som medlem i en portfolio får du en inkorgsavisering. När du öppnar din portfoliosida kommer du också att se ikonen Ny intill portfolion.
Om du har lagts till som portfoliomedlem kommer du att få en veckorapport via e-post förutsatt att du har aktiverat e-postaviseringar.
Om du delar en portfolio som innehåller privata projekt kommer personen du har delat den med att se ovanstående meddelande längst ner på skärmen.
Portfoliotidslinje
Med portfoliotidslinjen kan du visualisera, dela och justera hur initiativen är ordnade för att utnyttja resurserna på bästa sätt och hålla dina deadliner.
Få åtkomst till din portfoliotidslinje
Klicka på avsnittet Portfolior och välj ut en portfolio för att få åtkomst till portfoliotidslinjen.
Klicka sedan på fliken Tidslinje för att visa portfoliotidslinjen.
Portfoliotidslinjens verktygsfält
Från porfolioverktygsfältet kan du:
- filtrera projekt efter dag
- filtrera vyn efter dagar, veckor, månader, kvartal, halvår eller år
- ställa in färg eller välja Anpassade fält med färg.
Portfoliosökfunktionen
Observera att vi lanserar den här funktionen gradvis.
Använda enkel sökning
För att göra en enkel sökning kan du skriva namnet på din portfolio i sökrutan.
Använda avancerad sökning
Du kan använda avancerad sökning för att söka efter information i en portfolio.
Du kan enkelt göra det från din startsida.
Från startsidan:
- Klicka på Sök.
- Klicka på Avancerad sökning.
Här fyller du i parametrarna för sökningen. Klicka på Lägg till filter och sedan I portfolior för att söka i dina portfolior.
Du kan också söka efter en portfolio genom att @omnämna den i ett beskrivningsfält eller ett kommentarsfält i Asana. Observera dock att om porfolion är privat måste du ha åtkomst till den för att den ska visas i sökresultaten.
Lägga till portfolior i portfolior
Om du vill ha mer information om hur man lägger till portfolior i portfolior kan du läsa vår guideartikel här.
Sekretessinställningar
Portfolioägaren kan göra portfolion privat eller öppen.
Att göra portfolion privat innebär att endast portfoliomedlemmar har tillgång till innehållet i portfolion och att den inte är synlig för din organisation eller arbetsyta. Att göra portfolion öppen innebär att den är synlig för alla i din organisation eller arbetsyta.
Växla mellan öppet och privat läge:
Från din portfolio:
- Klicka på ikonen Dela.
Här kan du välja att göra portfolion privat eller öppen för din organisation eller arbetsyta.
Vanliga frågor och svar om portfolior
Om du har några frågor om portfolior kan du besöka vår sida med vanliga frågor och svar om portfolior eller kontakta supporten.
