Hjälp ditt team att anpassa sig till Asana

För att hjälpa ditt team att anpassa sig till Asana har vi analyserat vad de mest framgångsrika teamen i Asana har gemensamt. Vi har använt expertisen hos våra användarframgångsansvariga och införlivat beprövade strategier för ändringshantering för att skapa strukturen ”Asanas väg till förändring” som beskrivs i den här artikeln.

GRAFIK som visar de sex stegen som beskrivs i Asanas väg till förändring för att definiera, upptäcka, utforma, aktivera, lägga till fler team och utöka användningen

För att maximera er framgång rekommenderar vi också att:

1. Besvara ”Varför Asana?”

Innan du bjuder in teamet till Asana bör du försäkra dig om att du har ett övertygande skäl att använda det. Om du vill ha lite hjälp att svara på frågan ”Varför Asana?” kan du göra följande övning.

Föreställ dig framgång

Föreställ dig först en idealisk situation där ditt team använder Asana och uppnår sina mål. Ställ dig följande frågor:

  • Vilka mål kan Asana hjälpa er att uppnå?
  • Vad kommer att vara möjligt i framtiden som inte är möjligt nu?

Identifiera problem

Nästa steg är att hitta och formulera de problem som fick dig att börja använda Asana och som ditt team kommer att känna igen.

Problem Exempel
Ansvarsområdena är otydliga Åtgärdspunkter försvinner i långa e-postkonversationer eller andra verktyg, och kollegorna vet inte vilka deadlines som gäller eller vad de är ansvariga för.
Samarbete upplevs som krävande Det känns krångligt att samarbeta med olika team eller det uppstår friktion och förseningar vid uppgiftsöverlämningar mellan teamkollegor.
Processerna är inkonsekventa När ett nytt arbete påbörjas behöver man alltid börja från början eller alla utför samma arbete på lite olika sätt.
Projekthanteringen känns svår Ni har system som är för enkla eller för komplexa och som gör det svårt att planera projekt och sedan följa förloppet.

Skriv ditt ”Varför Asana”-argument

Nu är du redo att skriva ett ”Varför Asana”-argument med den här strukturen:

”[Team-/organisationsnamn] använder Asana för att hantera [de här projekten och processerna] och underlätta [de här problemen] så att vi kan uppnå [de här målen].”

Till exempel: Vi är ett designteam som använder Asana för att hantera designförfrågningar och projekt för marknadsföringskampanjer för att förhindra oklara förfrågningar och eliminera dubbelarbete så att vi kan nå kampanjens deadliner, fokusera på våra prioriteter och förebygga utbrändhet i teamet.

Sätt ihop ditt introduktionsteam

Sätt ihop ett ”introduktionsteam” på minst tre personer som innefattar följande roller:

GRAFIK som visar de tre rollerna i introduktionsteamet

  1. Normskapare – Fastställer grundläggande normer för hur ni ska använda Asana och svarar på teamkollegornas frågor under processen (t.ex. en teamledare, programchef eller teamsamordnare).
  2. Medvetenhetsansvarig – Ledare som tror på och påminner teamet om deras ”Varför Asana”-målbeskrivning så att teamet känner sig delaktigt (t.ex. chefer, direktörer, teamledare).
  3. Asana-förespråkare – Hjälper normskaparen att utföra sitt arbete, föregår med gott exempel och uppmuntrar kollegor och uppmärksammar deras insatser (t.ex. individuella medarbetare).

2. Analysera er nuvarande situation

Nu när du har en tydlig anledning till varför teamet ska använda Asana kan du bestämma vilket arbetsflöde, vilken process eller vilket projekt du vill prova först. Ett arbetsflöde är den process eller de steg man tar för att få saker gjorda, som till exempel att producera en video eller lansera en ny produkt. Arbetsflödeshantering handlar om att bygga upp och spåra dessa processer.

Vilket arbetsflöde ni provar beror på teamet, men sträva efter att välja något som är:

  • Samarbetsinriktat, med kommunikation mellan alla intressenter.
  • Specifikt med tydliga mål, leveranser eller en tidsbegränsad varaktighet.

För att få inspiration kan du kolla in alla våra sätt att använda Asana.

Slutligen har det blivit dags att så fröet för era framtida framgångar genom att skapa en Asana-teamstruktur. Generellt sett bör teamstrukturen i Asana återspegla er organisationsplan.

Om bara ett team använder Asana kan du strukturera teamen baserat på hierarki, initiativ eller samarbetsgrupper.

GRAFIK som visar Asanas datahierarki och hur team, projekt och uppgifter är organiserade

3. Skapa ert första projekt

Se till att fråga teamet om hur lång tid det tar för dem att slutföra arbetet, var de fastnar och vilka problem de skulle vilja lösa. På så sätt kan du se Asanas påverkan och om det lyckas lösa dessa problem.

När du skapar ditt första projekt kommer du också att vilja förstå [hur Asana passar ihop med era andra verktyg] (/guide/resources/info-sheets/where-does-asana-fit), så att du kan ställa tydliga förväntningar på ditt team om var olika typer av arbete ska utföras.

GRAFIK som visar hur Asana fungerar med verktyg för att skapa filer, skicka meddelanden och kommunicera

Vet du inte var du ska börja? Prova att börja med en mall.

Börja samarbeta

Börja med att bjuda in en liten grupp teammedlemmar till att prova Asana för att bekanta er med funktionerna och rekommenderad bästa praxis. Asana är flexibelt, så dra er inte för att prova saker även om resultatet inte blir ”perfekt”.

När du känner dig redo kan du bjuda in hela teamet till ett Asana-kickoff-möte där du går igenom all information från steg ett och introducerar dem till Asana och ert första arbetsflöde.

Ladda ner vår mall för ett Asana-kickoff-möte genom att registrera dig för vårt [webbinarium på begäran om Asanas team-kickoff] (https://academy.asana.com/series/on-demand-webinars/help-your-team-adopt-asana) och anpassa sedan mallen med specifika detaljer som passar just ditt team.

4. Förbered ditt team och fira framgångar

Dela våra resurser för att komma igång nedan så hjälper du teammedlemmarna att lära sig grunderna:

  • Asana-lektioner (15 minuter) som ger en snabb sammanfattning och kort översikt över funktioner och exempel.
  • Delta i ett Asana Basics träningswebbinarium (60 minuter) och jobba tillsammans live med en instruktör som ger svar på era frågor tillsammans med andra kunder.

Fastställa och upprätthålla Asana-normer

Vissa team stöter på hinder när teammedlemmarna är osäkra på när och varför de ska använda vissa funktioner. En teammedlem kanske vet hur man skapar en uppgift, men känner sig osäker på när den ska märkas som slutförd eller hur den kan prioriteras. Läs den här artikeln som ger en utmärkt genomgång av hur man upprättar teamnormer i Asana.

Förvänta dig och acceptera misstag! Din normskapare bör på ett konstruktivt sätt instruera teamkollegorna när de glömmer bort etablerade normer.

5. Skapa förutsättningar för framgång

När teamet väl kommit igång kan du fortsätta att förstärka normerna och göra Asana till er centrala informationsplattform så att man alltid finner svaren på frågor som rör de processer ni har byggt upp. Några idéer för att komma igång:

  • Skapa ett Asana-projekt för frågor och feedback och kontrollera det varje vecka.
  • Fira teamets första framgångar, stora som små! Ditt introduktionsteam kan skapa motivation och ett system för att fira när man lär sig och använder olika delar av Asana.
  • Skapa ett tryggt ställe där man kan prova olika funktioner utan att behöva vara rädd att man ska ”förstöra” något.
  • Prova utmaningen ”en hel dag utan e-post” för att se om ditt team kan klara sig en hel dag eller vecka utan att skicka e-postmeddelanden till varandra och i stället använda Asana.

Du behöver också skapa en plan för hur du ska ta emot nya medarbetare så att de snabbt kan komma igång med arbetet. Kolla in vår mall för introduktion av nyanställda som inspiration och överväg att använda Asana-introduktionen för nyanställda som allmän Asana-inskolningsprocess.

6. Mät och utöka användningen

När du har använt Asana i en månad eller två kan du reflektera över vad du skrev i avsnitt ett och återkomma till de grundläggade saker du frågade teamet om i avsnitt två, så att du får en bild av hur det går. Fråga ditt team:

  • Uppnådde vi våra ursprungliga mål?
  • Fungerar de nya processerna smidigt?
  • Hur lång tid tar det att göra ett visst arbete jämfört med tidigare?
  • Hur effektivt har Asana visat sig vara om man jämför med våra förväntningar? Har Asana löst de problem som vi hoppades att det skulle lösa?

Om det har gått bra och ni har slutfört er tidslinje kan du förmedla era framgångar och framsteg till dina sponsorer och intressenter. Du kan också börja lägga till fler processer, projekt och arbetsflöden i Asana om du inte redan har gjort det.

Fler resurser

Lärandet tar inte slut här. Se hur andra team använder Asana och lär dig mer om bästa praxis med vårt breda utbud av resurser:

Vi stöder tyvärr inte den här webbläsaren

Asana fungerar tyvärr inte med webbläsaren du använder. Använd i stället en av följande stödda webbläsare för att registrera dig.

Välj språk

När du väljer ett språk ändras språket och/eller innehållet på asana.com