Använda Asana och e-post

Med e-post kan människor kommunicera inom en organisation (och till och med över hela världen), men det är inte utformat för uppgifts-, projekt- och jobbhantering. Här på Asana använder vi inte e-post internt. Och även om det kanske inte för närvarande är realistiskt för ditt team, kommer den här artikeln att hjälpa ditt team att kommunicera mindre via e-post samtidigt som den ger tips på tillfällen där du fortfarande kan behöva det.

Hjälpa ditt team att skicka färre e-postmeddelanden

Nästan alla är vana vid e-post, och det kan vara svårt att bryta gamla vanor. Men det är viktigt att ditt team förstår när de bör använda Asana och när de bör använda e-post, och att de konventioner som du fastställer efterlevs – annars kommer du att fastna i samma problem. Våra tips om konventioner och exempelarbetsflöden nedan kan hjälpa dig att komma igång när du låter vissa saker övergå från e-post till Asana.

För en snabb genomgång av hur du använder Asana och e-post tillsammans kan du se Använda Asana.

Använda e-postintegreringar för att omvandla konversationer till åtgärdspunkter

Det enklaste sättet att flytta över arbete till Asana är att omvandla e-postmeddelanden till uppgifter – särskilt om du kommunicerar med någon utanför din organisation (t.ex. en entreprenör, en byrå eller kunder). På så sätt kan du behålla din e-postinkorg för korrespondens och använda Asana för att hantera och prioritera arbete. Övergången går snabbt och enkelt med våra e-postintegrationer.

Prova Asana för Gmail- eller Outlook-appar

Om du använder Gmail och Outlook kan du prova Asana för Gmail-tillägget eller Asana för Outlook-appen för att omvandla e-postmeddelanden direkt till uppgifter, tilldela uppgifter till teamkollegor, ange slutdatum och lägga till uppgiften i ett projekt – utan att lämna din e-postinkorg. Detta gör att ditt arbetsflöde går blixtsnabbt.

Använda tillägget Asana för Gmail från GSuite marketplace för att omvandla e-postmeddelanden till uppgifterAnvända Asana för Outlook-appen från vår appsida för att omvandla e-postmeddelanden till uppgifter

Om en kund till exempel skickar ett e-postmeddelande till dig med en begäran om en utbildningssession för sitt team kan du omvandla begäran till en uppgift direkt via integreringen. Det gör den till en spårbar uppgift, med all kontext från e-postmeddelandet så att du kan prioritera den i förhållande till annat arbete och bifoga eventuella dokument som du behöver, för att ha dem tillgängliga vid utbildningen och inte glömma när utbildningen ska äga rum.

Omvandla e-postmeddelanden till Asana-uppgifter

Om du inte använder Gmail eller Outlook kan du fortfarande vidarebefordra e-postmeddelanden till x@mail.asana.com så att de automatiskt hamnar i Mina uppgifter. Mer detaljerade instruktioner finns i vår Hjälpartikel om att vidarebefordra e-post till Asana.

Du kan också prova andra e-postintegreringar såsom Newton.

Hantera e-postmeddelanden från Asana

Asana kan också skicka e-postmeddelanden till dig med nya aviseringar. Vi rekommenderar att du låter det här vara aktiverat tills du har vant dig vid att använda Asana och kontrollera din inkorg dagligen. Det är också till hjälp om du helt enkelt arbetar mycket med e-post, eftersom du kan genomföra uppgifter från din inkorg. Med hjälp av e-postmeddelanden med aviseringar från Asana kan du:

  • märka uppgifter som slutförda – svara med Slutförd.
  • kommentera uppgiften – svara med din kommentar i e-postmeddelandet
  • tilldela uppgiften – svara med din teamkollegas e-postadress i fältet ”Till”
  • lägga till en uppgiftsföljare – svara med din teamkollegas e-postadress i fältet ”Kopia”

Om du får för många e-postmeddelanden med aviseringar eller om du inte behöver dem längre kan du stänga av dem i Mina profilinställningar.

Exempel på arbetsflöden mellan Asana och e-postmeddelanden

Nu när du förstår mer hur Asana fungerar tillsammans med e-post är det dags att ta reda på hur du kan maximera din produktivitet med båda:

Generella tips:

  • I stället för att skicka förfrågningar eller frågor till dina kollegor via e-post kan du försöka tilldela uppgifter till dem. Lägg till alla som du vill ha som samarbetspartner för en uppgift så att de kan hålla sig uppdaterade.
  • Använd kommentarer till uppgifter i stället för att skriva och besvara e-postmeddelanden. Då har ni all information om arbetet i sitt sammanhang. Ge en tumme upp för att tacka eller visa att du såg en kommentar.
  • Bilagor kan vara svåra att hitta och hantera i e-postkonton. Genom att bifoga dem till Asana-uppgifter finns de just där du behöver dem när du börjar arbeta med något.
  • Om du behöver följa upp ett e-postmeddelande kan du använda en e-postintegrering eller vidarebefordra e-postmeddelandet och därigenom skapa en påminnelseuppgift i Asana i stället för att spåra det någon annanstans.

Kommunikationer:

  • Bjud in gänster – Om det blir för mycket kommunikation fram och tillbaka mellan dig och någon utanför din Asana-domän kan du överväga att bjuda in dem till Asana som gäst och därigenom göra kommunikationen och åtgärdspunkterna mer direkta och spårbara.
  • Privat kommunikation – Använd meddelanden när du vill kommunicera direkt med en person eller ett team privat, samtidigt som du kan hänvisa till annat arbete i Asana genom att @omnämna det.
  • Statusuppdateringar – Om du brukar dela statusuppdateringar via e-post kan du prova att använda en team- eller projektkonversation. Du kan @omnämna teamkollegor, uppgifter och projekt i Asana i din uppdatering. Teamkollegor kan kommentera uppdateringen i stället för att starta långa e-posttrådar där bilagor och svar kan gå förlorade.

Specifika projekt:

  • Kampanjplanering – Om du samarbetar med en byrå kan du omvandla e-postmeddelanden till [godkännande]-uppgifter(/guide/help/premium/approvals) för att uppmärksamma granskaren och tydliggöra när de har blivit godkända.
  • Kreativa förfrågningar – Om någon från din organisation skickar ett e-postmeddelande till dig och ber dig att skapa eller designa något åt dem, kan du använda integreringar eller vidarebefordran för att omvandla det till en uppgift och spåra det tillsammans med annat arbete i ditt (förfrågningsprojekt](/guide/examples/operations/work-requests). Då kan du prioritera förfrågan i förhållande till annat arbete och se till att samma arbete inte pågår någon annanstans – något du inte kan göra i e-post.
  • Händelseplanering – Om en leverantör hör av sig till dig med en offert eller evenemangsspecifikationer kan du omvandla e-postmeddelandet till en Asana-uppgift i ditt evenemangsprojekt och diskutera det med ditt team.
  • Designkritik – I stället för att ge och ta emot feedback via e-post kan du använda kvalitetskontroll när du vill lämna kommentarer direkt på en bild, och därmed få med kontexten och göra det lättare att referera till för den som har skapat bilden.

Sättet på vilket varje team använder Asana och e-post tillsammans kommer att variera, men förhoppningen är att Asana kan bidra till att minska antalet e-postmeddelanden som du skickar till ditt team. Och för alla de e-postmeddelanden du skickar och får kan du enkelt flytta mellan Asana och e-post för att hålla dig uppdaterad och produktiv.

Vi stöder tyvärr inte den här webbläsaren

Asana fungerar tyvärr inte med webbläsaren du använder. Använd i stället en av följande stödda webbläsare för att registrera dig.

Välj språk

När du väljer ett språk ändras språket och/eller innehållet på asana.com