Målspårningsprocessen med Asana-mål
- Hoppa fram till
- Leda målprocessen för din organisation
- Utkast
- Slutförande
- Utförande
- Gradering
- Fler resurser för Asana-mål
Du ansvarar för och leder målhanteringsprocessen i din organisation eller för ditt team med hjälp av Asana-mål. Men hur ser det ut i verkligheten? Läs vidare om du vill se specifika exempel på målprocessaktiviteter under året.
Leda målprocessen för din organisation
Målhanteringsprocessen har fyra distinkta faser: utkast, slutförande, utförande och gradering. Under årets sista kvartal äger den årliga målplaneringen rum och alla mål för det följande året utarbetas och godkänns.
Förutom den årliga planeringsprocessen som beskrivs här, kan en snabbare planeringsprocess göras varje kvartal eller halvår för att skapa kortsiktiga mål utifrån de som utformades under den årliga processen.
Hos Asana genomför vi målplanering varje år och varje halvår eftersom vi tycker att det ger den rätta balansen av strategi och genomförande.
Låt oss ta en titt på varje fas och dess tidslinje i detalj.
Utkast
Syftet med den här fasen är att både företagets och teamets mål bör vara redo att granskas inför slutförande.
Den här fasen startar under årets sista kvartal och omfattar två milstolpar. Först skapar ledningsgruppen ett utkast till företagets mål som är baserat på organisationens uppdrag. Sedan skisserar teamen utkast till mål som är baserade på företagets mål.
Milstolpe: målutkast på företagsnivå
När
Utkasten för företagsmål måste bli klara i god tid för att teamets mål ska kunna utarbetas och godkännas innan årets slut. Att utarbeta de mest strategiska företagsmålen kan ta upp till 2 månader, medan mer taktiska mål tar kortare tid.
Om planeringsprocessen är för ett enskilt team kan man hoppa över den här fasen, och teamet kan basera sina mål på företagets prioriteringar eller på sitt uppdrag.
Hur det går till
När företagsmål på hög nivå har utarbetats delas de med organisationen så att teamen kan utveckla de stödjande målen.
Milstolpe: målutkast på teamnivå
När
Utkasten för teammål måste bli klara i god tid för att hinna godkännas innan årets slut. Utarbetandet av företagsmål kan ta två veckor för små organisationer och en månad eller mer för större organisationer.
Den här fasen kan ta en vecka om planeringsprocessen är för ett enskilt team.
Hur det går till
- Ledningsgruppen förmedlar strategin för året till företaget genom företagsmålen. De måste kommunicera målens Vad och Varför så att teamen sedan kan fundera på hur de kan bidra.
- Företagsmålen återspeglas sedan i teammålen som har utarbetats av teamledare för att stödja företagsmålen. Innehållet i dessa mål måste följa bästa praxis för målskrivning.
- Individer och team kan dela sina idéer och skapa sina egna mål i linje med företagets strategi. I kombination med kaskadmetoden stimulerar bottom-up-medskapande kreativiteten och engagemanget i teamet.
En top-down-styrning där alla mål på teamnivå återspeglas från företagets mål skapar mer enhetlighet. Samtidigt skapar team innovation bottum-up när de föreslår nya mål, även när dessa inte bidrar till de tidigare fastställda top-down-målen på företagsnivå.
Företag bör kombinera top-down- och bottum-up-strategier för att skapa mål enligt sina prioriteringar.
Slutförande
Syftet med den här fasen är att både företagets och teamets mål ska godkännas av relevanta intressenter.
När
Alla mål måste bli klara och hinna godkännas innan årsslutet. Den sista slutförandefasen kan ta 1-2 veckor för små organisationer och 3-4 veckor för större.
Hur det går till
Målägare på företagsnivå granskar och slutför sina mål tillsammanas med ledningsgruppen. Teammålägare granskar och godkänner sina mål tillsammans med sina chefer och andra relevanta intressenter. Asana-godkännanden är det perfekta verktyget för att genomföra den här fasen.
I den här fasen kan ledningsgruppen granska sina företagsmål mot bakgrund av de skapade teammålen och överväga teamens bottom-up-idéer.
Utförande
I den här fasen arbetar teamen för att uppnå sina mål. Målägare kommunicerar målens status till sina intressenter. De statusuppdateringarna är avgörande för uppfatta risker tidigt och antingen kalibrera om målet eller be om mer resurser för att kunna uppnå det.
När
Det är en bra metod att fastställa formella milstolpar under året för att kommunicera och granska statusen för ett mål. Vid behov kan de milstolparna användas för att diskutera tillsammans med intressenter om ett mål bör uppdateras för att återspegla oförutsedda förhållanden eller om nya resurser bör användas för att hålla målet i fas.
Beroende på hur dina mål ser ut kan det här äga rum varje månad, varje kvartal eller en gång i halvåret. Målen kan justeras eller uppdateras under dessa granskningar om ny information uppstår under genomförandet.
Som en allmän regel bör statusuppdateringar skrivas med följande frekvens:
- Årliga mål: minst kvartalsvisa uppdateringar.
- Halvårsmål (sex månader): kvartalsvisa eller månatliga uppdateringar.
- Kvartalsmål: minst månatliga uppdateringar.
Statusuppdateringar bör innehålla följande information:
- Vad som är målets status (i fas, riskerar att bli fördröjt eller ur fas) och varför.
- Viktiga resultat för att uppnå målet.
- Nästa steg för målet.
Målförloppet i Asana kan delas med intressenter med hjälp av statusuppdateringar. Målägare kan ställa in återkommande påminnelser om att skapa statusuppdateringar i önskad takt (veckovis, varannan vecka, osv.). Läs mer om statusuppdateringar.
Gradering
Målet med den här fasen är att utvärdera målets framgångskriterier som har definierats under godkännandefasen. Målet stängs sedan och graderas som uppnått, delvis uppnått, missat eller slopat. Läs mer om att skriva graderingskriterier för mål.
När
Graderingen kan göras när som helst så snart ett mål är klart. Om du till exempel har ett mål att lansera en kampanj i slutet av februari, bör det målet graderas vid slutförandet. Med det sagt är en bra metod att fastställa milstolpar i din målprocess under året för att formellt gradera mål. Detta brukar ske minst två gånger: en gång i mitten på året och en gång i slutet av året. Organisationer som använder kvartalsmål sätter kvartalsvisa graderingsmilstolpar.
Hur det går till
I Asana sker gradering via en statusuppdatering. För att göra det uppdaterar du målets status till uppnått, delvis uppnått, missat eller slopat utifrån de graderingskriterier som definierades för målet i godkännandefasen. Ta även med information om målets inverkan och eventuella avvikelser från planen eller orsaker till varför det inte uppnåddes.
Med graderingen följer ett reflekterande kring lärdomar som har följt av målen och deras utförande. Dessa bör förmedlas till andra och användas följande år.
Har du några frågor? Kontakta oss gärna via din användarframgångsansvarig eller vårt Asana-communityforum!
