Förstå arbetsytor

Asana-konton är gratis och personliga. Asana-konton ger tillgång till delade arbetsytor och organisationer för att användare ska kunna samarbeta med andra Asana-användare.

Med ett enda Asana-konto kan du skapa eller gå med i flera arbetsytor och organisationer, för att samarbeta med olika grupper av Asana-användare. De arbetsytor och organisationer du tillhör är separata enheter, var och en med sin egen unika uppsättning av personer, projekt och uppgifter.

Eftersom varje arbetsyta och organisation är separata enheter kan inte dina kollegor se vilka arbetsytor eller organisationer du tillhör. Inte heller du kan se vilka arbetsytor eller organisationer dina kollegor tillhör. Läs mer om sekretessen mellan de olika ytorna här.

Läs mer om behörighetsinställningarna för projekt och uppgifter inom varje arbetsyta och organisation här.

Vad är en arbetsyta?

En arbetsyta är en grupp personer som arbetar tillsammans med projekt och uppgifter. Alla grupper kan använda arbetsytor och de kräver inte en delad företags-e-postdomän vilket organisationer gör.

Personer som skapar ett Asana-konto med en personlig e-postadress (t.ex. @gmail.com or @yahoo.com) börjar med en arbetsyta.

Om du har en företags-e-postdomän kan du i stället överväga att använda en organisation.

Personer i din arbetsyta

I en arbetsyta finns det två typer av användare: medlemmar och medlemmar med begränsad åtkomst. Medlemmar har full åtkomst till arbetsytan medan medlemmar med begränsad åtkomst bara kan komma åt de projekt, uppgifter och meddelanden som någon har delat med dem.

Medlemmar i arbetsytan

Medlemmar i arbetsytan har full åtkomst till alla öppna projekt, uppgifter och konversationer i arbetsytan.

Medlemmar i arbetsytan kan göra följande:

• Byta namn på arbetsytan.
• Uppgradera arbetsytan till ett betalabonnemang.
• Bli betalningsansvarig för en betalande arbetsyta.
• Bjuda in eller ta bort personer från arbetsytan.
• Omvandla personer till medlemmar eller medlemmar med begränsad åtkomst.

Medlemmar med begränsad åtkomst

Medlemmar med begränsad åtkomst är personer med begränsad åtkomst till arbetsytan. Medlemmar med begränsad åtkomst kan bara se de projekt du har delat. Du kan bjuda in leverantörer, kunder eller andra tredje parter som medlemmar med begränsad åtkomst, vilket ger dem åtkomst till relevanta projekt och uppgifter utan att ge dem åtkomst till allt i arbetsytan.

Medlemmar med begränsad åtkomst kan inte göra följande:

• Byta namn på arbetsytan.
• Uppgradera arbetsytan till ett betalabonnemang.
• Bli betalningsansvarig för den betalande arbetsytan.
• Bjuda in personer som fullvärdiga medlemmar i arbetsytan.
• Ta bort personer.
• Omvandla personer till medlemmar eller medlemmar med begränsad åtkomst.

Medlemmar med begränsad åtkomst kan göra följande:

• Skapa nya projekt och uppgifter.
• Göra ändringar i de projekt och uppgifter som de har tillgång till.
• Bjuda in andra medlemmar med begränsad åtkomst.
• Skriva meddelanden.

Det finns inga gäster i arbetsytor.

Identifiera medlemmar och medlemmar med begränsad åtkomst

Medlemmar i arbetsytan kan även omvandla en medlem till en fullvärdig medlem eller medlem med begränsad åtkomst i det här fönstret.

Skapa en arbetsyta

Skapa en arbetsyta när du vill samarbeta med andra personer i Asana.

Ett Asana-konto kan gå med i eller skapa flera arbetsytor. Skapa arbetsytor för olika grupper av personer som du vill samarbeta med.

Omvandla din befintliga arbetsyta till en organisation

Om du behöver skapa flera team eller arbeta med olika avdelningar kan du omvandla en av dina befintliga arbetsytor till en organisation. Lär dig mer om skillnaderna mellan arbetsytor och organisationer här.

Du måste först lägga till företagets e-postadress till ditt Asana-konto innan du kan omvandla en arbetsyta till en organisation.

Har du problem med att omvandla din arbetsyta?

Om du har problem med att omvandla en av dina befintliga arbetsytor till en organisation och du inte ser meddelandet om att din e-postdomän redan används, kan du kontakta Asanas supportteam och inkludera följande information:

• Namnet på din organisation eller din största/mest aktiva företagsarbetsyta.
• Din e-postdomän.

Vi kommer då att omvandla din största arbetsyta till en ny organisation.

Påskynda processen genom att kopiera den här texten:

Primary organization/workspace:
Email domain:

Om du har en delad universitet-e-postdomän (t.ex. college.edu) krävs en separat underdomän (t.ex. staff.college.edu) för att skapa en organisation.

Adminkonsol för arbetsytan

Öppna adminkonsolmenyn när du vill:

• redigera arbetsytans namn
• hantera personer och inbjudningar
• hantera fakturering som gäller för de som har uppgraderat till en betalande arbetsyta.

Endast medlemmar i arbetsytan har åtkomst till adminkonsolen, inte medlemmar med begränsad åtkomst.

I adminkonsolen får du tillgång till följande flikar: Medlemmar, Fakturering, Inställningar, Appar och Resurser.

Medlemmar

Inställningar

Inaktivera en arbetsyta

När du lämnar en arbetsyta kommer projekten och uppgifterna inte att tas bort från arbetsytan eftersom arbetsytor är delade utrymmen.

Om arbetsytan inte längre behövs kan du inaktivera den genom att:

• ta bort alla uppgifter
• ta bort alla projekt
• ta bort alla andra medlemmar.

När allt har tagits bort och du är den enda kvarvarande medlemmen kan du lämna arbetsytan.

Endast de som har bjudits in får åtkomst till en arbetsyta. Om alla medlemmar har tagits bort är arbetsytan inte längre tillgänglig.

Det går inte att arkivera arbetsytor.

Bli medlem i en befintlig arbetsyta

För att bli medlem i en arbetsyta måste du begära att en medlem bjuder in dig.

Lämna en arbetsyta

Du kan lämna en arbetsyta om du inte längre samarbetar aktivt med medlemmarna i arbetsytan.

När du lämnar har du inte längre tillgång till projekten och uppgifterna i arbetsytan, och den kommer inte längre att synas när du klickar på din profilbild även om arbetsytan finns kvar.

Hantera medlemmar i arbetsytan och medlemmar med begränsad åtkomst

Som medlem i en arbetsyta kan du använda adminkonsolen när du vill:

• bjuda in andra medlemmar och medlemmar med begränsad åtkomst
• avbryta inbjudningar
• omvandla medlemmar till medlemmar med begränsad åtkomst, eller omvänt
• ta bort medlemmar och medlemmar med begränsad åtkomst.

Här kan du även se antalet medlemmar i arbetsytan och medlemmar med begränsad åtkomst högst upp i menyn. Uppgradera din arbetsyta om du vill lägga till fler personer efter att ni nått er gräns.

Omvandla medlemmar och medlemmar med begränsad åtkomst

Du kan omvandla medlemmar till medlemmar med begränsad åtkomst om du vill begränsa deras åtkomst, eller konvertera medlemmar med begränsad åtkomst till medlemmar om du vill ge dem åtkomst till alla öppna projekt i din arbetsyta.

Bjuda in personer

Bjud in personer från fliken Medlemmar i din adminkonsol

Du kan bjuda in personer till arbetsytan från fliken Medlemmar i adminkonsolen.

Du kan konvertera en användare i en arbetsyta till en medlem med begränsad åtkomst genom att klicka på trepunktsikonen bredvid personens namn på fliken Medlemmar i adminkonsolen.

Bjuda in personer från ett projekt

Du kan också bjuda in personer från ett projekt.

Du får en avisering när du bjuder in någon till projektet som ännu inte ingår i din arbetsyta.

avbryta inbjudningar

Den person vars inbjudan du avbryter kommer fortfarande att få sitt e-postmeddelande med inbjudan, men om de följer länken kommer de inte längre att få åtkomst till din arbetsyta eller projekt. I stället visas felmeddelandet ”Tyvärr har du inte åtkomst”.

Ta bort medlemmar och medlemmar med begränsad åtkomst

Ta bort medlemmar eller medlemmar med begränsad åtkomst från arbetsytan om du inte längre vill att de ska ha tillgång till arbetsytans projekt och uppgifter.

När du tar bort en person från din arbetsyta kommer de uppgifter, projekt, meddelanden, bilagor och kommentarer som personen har skapat fortfarande att finnas kvar. De tidigare tilldelade uppgifterna kommer däremot inte längre att vara tilldelade.

För att säkerställa att alla uppgifter är tilldelade kan du gå till personens Mina uppgifter och omtilldela deras uppgifter innan du tar bort dem.