Projektmallar
- Hoppa fram till
- Översikt
- Förbättringar av projektmallar
- Skapa ett projekt med hjälp av projektmallar från ett befintligt projekt
- Ställa in projektdatum för en anpassad mall
- Anpassa mallen
- Projektroller
- Mallinställningar
- Skapa ett projekt från grunden med hjälp av projektmallar
- Ta bort en mall
Översikt
Anpassade mallar kan spara mycket tid åt ditt team eftersom du kan skapa standardiserade projekt för att effektivisera arbetsflödet. Med vårt förbättrade projektmallsverktyg får du en överblick över alla element och aspekter av dina och teamets projektmallar.
Med de nya projektmallarna kan du skapa anpassade, återanvändbara mallar som hjälper ditt team att starta nya projekt på några sekunder.
Genom att du nu kan skapa projektmallar från grunden kan du skräddarsy deras tillhörande uppgifter, medarbetare och tidslinjer så att de passar dig.
Förbättringar av projektmallar
Tidigare hade användare problem med projektmallar som ledde till att arbetsflödet stannade upp eller stördes. De nya funktionerna i de nya projektmallarna kommer att åtgärda de begränsningar som fanns i de ursprungliga projektmallarna.
| Gammal version | Ny version |
|---|---|
| Uppgifter visades som en vanlig uppgift i en tilldelad persons Mina Uppgifter när de har tilldelats. | När uppgifter tilldelas i en ny projektmall visas de inte i den tilldelade personens Mina uppgifter. |
| Datum i en mall förblev statiska. Därför visade skapade mallar föråldrade slutdatum. | Nya projektmallar visar endast relativa datum (t.ex. 3 dagar efter ett projekt har startat) i stället för alla datum. |
| Svårigheter när det gäller att hitta mallar för specifika team på ett och samma ställe. | Alla projektmallar från ett visst team visas nu på teamsidan. |
Skapa ett projekt med hjälp av projektmallar från ett befintligt projekt
- Klicka på pilkonen bredvid projekttiteln.
- Klicka på Spara som mall.
Härifrån kan du namnge projektmallen och dela den med teamet. Du kan också anpassa sekretessinställningarna så att mallen kan delas med teamet, ge teamet åtkomst till redigering eller göra den privat för projektmedlemmar. När det är gjort klickar du på Skapa en ny mall.
Din mall kommer nu att genereras, så att du kan börja utforma och skräddarsy den efter dina behov.
Här har du möjlighet att lägga till eller redigera mallens standardinställningar för uppgifter, tilldelade personer och slutdatum.
Ställa in projektdatum för en anpassad mall
Datum i projektmallar är relativa. Det gör det lättare att spåra uppgifter genom att visa hur många dagar som skiljer dem från projektets start- eller slutdatum.
Datum i projektmallar är nu relativa till start- eller slutdatumet för det projekt som skapats från mallen.
Från datumväljaren kan du ange startdatum och/eller slutdatum när du skapar en projektmall och Asana kommer att schemalägga alla tillhörande uppgifter enligt dessa valda datum. Endast relativa datum (t.ex. 3 dagar efter att projektet har startat) visas i den här väljaren.
Ställa in referensdatumet
När du ställer in ett schema kan du:
-
välja Från projektets startdatum om du vill att alla uppgiftsdatum ska relateras till projektets startdatum när det skapas från mallen eller
-
välja Från projektets slutdatum om du vill att alla uppgiftsdatum ska relateras till projektets slutdatum när det skapas från mallen.
Du kan också välja att inte inkludera datum eller hoppa över helgdagar.
När du har valt datum har du också möjlighet att klicka på Lägg till tid i det nedre vänstra hörnet av datumväljaren. Då kommer du automatiskt att uppmanas att ange en sluttid med en motsvarande starttid.
Anpassa mallen
Mallar kan skräddarsys och anpassas genom att gå till fliken Anpassa i mallens högra hörn.
Härifrån kan du anpassa efter fält, formulär, uppgiftsmallar och regler.
Dessutom kan du lägga till, redigera eller ta bort valfria fält. När du har bestämt uppgiftsdatum och de anpassade fält klickar du på Fortsätt till vänster om din projektmall.
Uppgifter som tilldelats i en projektmall visas inte i den tilldelade personens Mina uppgifter.
Lär dig hur du sparar tid och standardiserar processer med anpassade mallar. Delta i vårt webbinarium Effektivisera arbetet nu.
Projektroller
Du kan nu lägga till roller i projektmallar. Roller skapar platshållare som automatiskt tilldelar uppgifter till rätt teammedlem när mallen används. Projektroller finns tillgängliga med ett Asana Business- eller Enterprise-abonnemang.
Lägga till roller i en projektmall:
För att lägga till en roll i en projektmall behöver du först skapa en ny projektmall eller klicka på Redigera i det övre högra hörnet av en befintlig mall.
Klicka på knappen + Lägg till roll i sidofältet för att börja lägga till projektroller.
- Klicka på + Lägg till roll och ange relevant rollnamn, till exempel Projektledare eller Designer.
- Klicka på Skapa för att spara rollnamnet.
Redigera eller lägga till ytterligare projektroller:
- Klicka på Redigera roll under Projektroller i sidofältet.
- Klicka på + Lägg till roll för att lägga till ytterligare en projektroll.
- Klicka på en befintlig roll för att redigera eller göra ändringar.
Ta bort en projektroll:
- Klicka på Redigera roll.
- Håll muspekaren över rollen du vill ta bort och klicka på det x som visas och klicka sedan på Ta bort.
- Återgå till din mall genom att klicka på Klar.
Tilldela projektroller:
- Klicka på Klar när du har redigerat mallen.
- Klicka på Använd mall för att gå igenom det normala flödet för att namnge ditt projekt och klicka sedan på Fortsätt.
- På nästa sida kan du välja tilldelade personer för varje projektroll. Därefter kan du klicka på Gå till projekt. Du kan också hoppa över det här steget genom att klicka på Hoppa över, men det rekommenderas inte. Se Asana-tipset nedan.
Observera att om du hoppar över det här steget kan den tilldelade personen inte läggas till i efterhand, vilket innebär att fältet för tilldelad person förblir tomt. Vi rekommenderar därför att man lägger till en tilldelad person vid första skapandet.
Mallinställningar
I Mallinställningar kan du:
- redigera titeln på din mall
- lägga till en beskrivning av mallen
- välja det team som har åtkomst till mallen
- välja en sekretessinställning
- välja medarbetare för projektmallen.
Mallens ägare kan bestämma om medlemmarna kan redigera eller använda projektmallar.
- De som har behörigheten Kan redigera kan lägga till, redigera och ta bort vad som helst i mallen.
- De som har behörigheten Kan använda kan använda mallen för att skapa projekt, men kan inte redigera något i mallen.
- Medlemmar kan beviljas åtkomst för att kunna ställas in som ny mallägare.
- Medlemmar kan också tas bort som mallmedlem.
Skapa ett projekt från grunden med hjälp av projektmallar
Du kan också använda verktyget för att skapa en mall från grunden:
- Skapa ett nytt projekt.
- Välj Använda en mall.
- Rulla ned till avsnittet med anpassade mallar.
- Klicka på + Ny mall.
Obs: När teamet har skapat sin första mall kan du också skapa andra från grunden på teamsidan i avsnittet Mallar.
Ta bort en mall
Projektmallarna för ett visst team kan enkelt visas och identifieras genom att gå till teamsidan.
Härifrån kan du enkelt redigera och ta bort mallar genom att klicka på trepunktsikonen i mallens övre högra hörn.
Gillar du det du ser? Börja med en 30-dagars kostnadsfri Asana-provperiod i dag. Prova gratis
