Förstå projekt
- Hoppa fram till
- Skapa ett projekt
- Projektåtgärder
- Flytta ett projekt
- Importera och exportera projekt
- Arkivera ett projekt
- Ta bort ett projekt
- Använda mallar
- Projektbehörigheter
- Projektägare och projektmedlemmar
- Inställningar för medlemsaviseringar
- Avsnitt
- Flytta uppgifter mellan avsnitt
- Ta bort ett avsnitt
Projekt gör det möjligt för dig att organisera alla uppgifter relaterade till ett specifikt initiativ, mål eller viktigt jobb i form av listor eller tavlor.
Lär dig grunderna inom uppgifthantering i vårt Asana Basics-webbinarium. Registrera dig nu
Skapa ett projekt
För att skapa ett nytt projekt:
- Klicka på flervalsknappen.
- Välj Projekt.
Ett nytt fönster med tre alternativ visas och du kan välja mellan att skapa ett Tomt projekt, Använda en mall eller Importera kalkylark.
Klicka på + i rutan med Tomt projekt för att börja från början.
I organisationer måste du tillhöra ett team innan du kan skapa ett projekt.
Skapa ditt nya projekt
När du har klickat på Tomt projekt kan du fylla i projektdetaljer, välja layout och ställa in sekretessinställningar.
I fönstret med projektdetaljer kan du:
I organisationer kommer knappen Skapa projekt automatiskt att fyllas på med teamet högst upp i sidofältet. Klicka på fältet Team för att manuellt välja vilket team projektet ska skapas i.
När du har fyllt i fälten och klickat på knappen Skapa projekt laddas ditt nya projekt i huvudfönstret och visas även i sidofältet.
Projektaktiviteter
Det finns många åtgärder att utföra för dina projekt i Asana. Åtgärderna nedan avser projekt. Sökvyer och Mina uppgifter erbjuder variationer av de här åtgärderna.
Klicka på den nedrullningsbara pilen för att få åtkomst till följande alternativ:
- Redigera projektdetaljer – ändra projektets namn eller beskrivning.
- Ställ in färg och ikon – ändra projektets färg.
- Kopiera projektlänk.
- Spara layout som standard.
- Kopiera – kopiera projektet.
- Omvandla till en mall.
- Lägg till i portfolio.
- Importera/exportera eller skriv ut/flytta till ett annat team.
- Arkivera – arkivera projektet.
- Ta bort projektet.
För att favoritmarkera ett projekt klickar du på stjärnan intill projektnamnet. Det läggs då till i ditt sidofält för att du enkelt ska komma åt det.
Projektnamn och projektbeskrivning
Ett projekts namn och beskrivning ger information om projektet och vad det syftar till att uppnå. När du öppnar ett projekt visas projektets namn tydligt i sidhuvudet.
Ändra projektnamn och beskrivning:
- Klicka på den nedrullningsbara pilen.
- Välj Redigera projektdetaljer.
Skriva ut ett projekt
Skriva ut ett projekt:
- Klicka på den nedrullningsbara menyn.
- Håll muspekaren över Exportera/skriv ut.
- Välj alternativet Skriv ut.
Den utskrivna versionen innehåller:
- Uppgiftsnamn och -beskrivningar.
- Underuppgiftsnamn och -beskrivningar.
- Avsnitts- och kolumnnamn.
- Kryssruta för slutfört/ej slutfört.
- Anpassade fält
- Slutdatum för uppgifter.
Den utskrivna versionen återspeglar den aktuella vyn för ditt projekt eller Mina uppgifter. Om du vill att den utskrivna versionen ska sorteras eller filtreras annorlunda ändrar du bara i vyn och skriver ut igen.
Du kan även använda utskriftsalternativet att spara projektet som en PDF. De flesta webbläsare erbjuder alternativet Spara som PDF i utskriftsfönstret. Välj det här alternativet om du vill spara en utskriftsvy av projektet på datorn.
Kopiera ett projekt
Kopiera ett projekt och använd det som mall för dina vanligaste arbetsflöden.
Kopiera ett projekt:
- Klicka på den nedrullningsbara menyn intill projektnamnet.
- Välj Kopiera.
Här visas en lista med uppgiftsfält som du kan lägga till i ditt nya projekt. Kryssa i de fält du önskar och klicka på Skapa nytt projekt när du är klar.
För de arbetsflöden du använder mest kan du ta hjälp av projektmallar i stället för att kopiera projekten en efter en.
Flytta ett projekt till ett annat team
Den här åtgärden kan utföras både i öppna och privata projekt i organisationer.
Observera att du måste du vara medlem i båda teamen för att flytta ett projekt.
Du kan bara flytta ett projekt till team som du är medlem i.
Flytta ett projekt till ett annat team:
- Klicka på den nedrullningsbara menyn.
- Välj Flytta till ett annat team.
- Välj målteamet (bockmarkeringen visar vilket team projektet för närvarande tillhör).
Du kan också flytta projekt mellan olika team genom att dra och släppa dem i sidofältet.
Flytta projekt till en annan arbetsyta eller organisation
Arbetsytor och organisationer är åtskilda. För att kunna flytta ett projekt till en annan yta måste du skapa ett nytt projekt i den valda arbetsytan och organisationen och kopiera och klistra in uppgiftslistor manuellt från det befintliga projektet till det nya projektet.
Du har även möjlighet att använda den här tredjepartsintegreringen. Kothar är ett verktyg som är utformat för att flytta Asana-projekt mellan olika arbetsytor. Det kopiera och reproducerar projektet till den yta du väljer utan att det påverkar det ursprungliga projektet.
Kopiera en projektlänk
Kopiera uppgiftens URL för att enkelt dela den med teammedlemmar
Kopiera en projektlänk:
- Klicka på den nedrullningsbara menyn.
- Välj Kopiera projektlänk.
Projektfärger
Om du har flera projekt men bara ett fåtal av dem är relevanta eller brådskande kan du använda färgfunktionen för att göra de här projekten mer synliga.
Ändra projektfärg:
- Klicka på den nedrullningabara menyn.
- Välj Ställ in färg och ikon.
- Kryssa i rutan Ställ in för alla för att ställa in projektfärgen för alla i din arbetsyta eller organisation.
Importera ett projekt till Asana
Du kan importera uppgifter till ett Asana-projekt med en CSV-fil.
Välj menyn i det nedrullningsbara projektsidhuvudet intill projektnamnet, håll muspekaren över Importera och välj CSV.
Följ instruktionerna och välj det projekt till vilket du vill lägga till din CSV-fil och den organisation där projektet finns.
För att importera projekt eller uppgifter till Asana kan du även kopiera de uppgifter du vill flytta som en lista och klistra in listan i ett projekt. Asana skapar automatiskt en ny uppgift efter varje radbrytning.
Observera att vårt supportteam inte kan erbjuda hjälp med tredjepartsverktyg eftersom de inte är framtagna av Asana.
Exportera ett projekt
Du kan exportera ditt projekt till de textbaserade filformaten JSON eller CSV.
Förutom projekt kan du exportera en sökvy eller dina Mina uppgifter.
Exportera ett projekt:
- Klicka på den nedrullningsbara menyn intill projektnamnet.
- Håll muspekaren över Exportera/skriv ut.
- Välj önskad filtyp.
Läs mer om att exportera projekt.
Arkivera ett projekt
Genom att arkivera projekt kan du fokusera på de som är aktiva.
Arkivera ett projekt:
- Klicka på den nedrullningsbara menyn.
- Välj Arkivera.
Alla som har en länk till det arkiverade projektet kan enkelt få åtkomst till projektet. Du kan också hitta det via Sökning.
Uppgifter i arkiverade projekt som du har blivit tilldelad kommer fortfarande att visas i dina Mina uppgifter.
Vill du märka ett projekt som slutfört? Vi rekommenderar att slutföra projekt i projektstatusen eftersom arkivering inte uppdaterar projektets status.
Avarkivera ett projekt
Du kan när som helst återställa ett projekt via projektets sidhuvud eller sidofält.
Avarkivera ett projekt:
- Klicka på den nedrullningsbara menyn.
- Välj Avarkivera.
- Eller klicka på återställningsknappen i det övre högra hörnet.
Arkiverade projekt förfaller inte och tas inte bort. Uppdatera sidan för att åter dölja arkiverade projekt.
Ta bort ett projekt
Tilldelade uppgifter och uppgifter som är kopplade till andra projekt kommer inte att tas bort.
Ta bort ett projekt:
- Klicka på den nedrullningsbara menyn.
- Välj Ta bort projekt.
Alla projektmedlemmar får en e-postavisering om att projektet tas bort och personen som tar bort projektet får en länk för att eventuellt kunna avbryta borttagningen. Länken är giltig i 30 dagar. E-postmeddelanden för borttagning av projekt skickas inte om projektet skapades för mindre än en dag sedan och inte innehåller några uppgifter.
Rekommenderade mallar
När du klickar på Använd en mall kommer du till ett bibliotek med allmänna mallar du kan välja från.
Det finns rekommenderade mallar utifrån vilken typ av team du tillhör. Om du inte hittar en mall som passar för din typ kan du enkelt byta aktivitet för att få tillgång till andra mallar.
Anpassade mallar
Du kan även se och använda anpassade mallar som är specifikt framtagna för din organisation. De här anpassade mallarna är organiserade efter team.
För att använda en anpassad mall:
- Välj namnet på din organisation.
- Välj den anpassade mallen du vill använda.
Förhandsgranska mallar
När du har hittat en mall du vill använda kan du förhandsgranska den för att få mer information. Välj Använd mall när du är redo.
När du väljer Använd mall kommer du att kunna ändra namnet på mallen och starta upp ett nytt projekt.
I steg 1 måste du lägga till nya projektdetaljer.
Detaljer att mata in:
- Lägg till projektdetaljer, namn, team och välj ett sekretessalternativ.
I steg 2 schemalägger du projektdatum.
Schemalägga
- Lägg till ett startdatum och ett slutdatum för att skapa ett projekt.
- Klicka på Skapa projekt-knappen.
Projektbehörigheter
Läs mer om projektbehörigheter och hur du kan anpassa dem i artikeln om behörigheter.
Hitta och få åtkomst till projekt
Det finns flera sätt att få åtkomst till ett projekt:
- Sök efter ett projektnamn.
- Från projektlistan i Team.
- Från projektlistan i sidofältet.
Projektägare och projektmedlemmar
Ett projekt kan ha flera projektmedlemmar men bara en projektägare.
Både projektägare och projektmedlemmar kan lägga till, ta bort och redigera uppgifter i projektet.
Både projektägare och projektmedlemmar kan uppdatera projektets status och justera projektets förloppsdiagram samt få aviseringar om projektet.
Projektägare
En av projektmedlemmarna kan bli projektägare.
Projektägaren kan identifieras på följande vis:
- Navigera till projektavsnittet Översikt.
- Du hittar projektägaren listad under Projektroller.
Personen som skapar projektet blir som standard projektets ägare.
Omtilldela projektägare
För att ändra projektägaren:
- Gå till avsnittet Projektroller på projektfliken Översikt.
- Klicka på den nedrullningsbara menyn bredvid en projektmedlems namn och välj Ange som projektägare.
Du kan också klicka på den nedrullningsbara menyn bredvid den nuvarande projektägarens namn och välja Ta bort som projektägare.
Projektmedlemmar
Bli en projektmedlem och håll dig och kollegorna informerade om projektet.
Projektmedlemmar får en avisering (via e-post eller till inkorgen beroende på aviseringsinställningarna när:
- projektägaren uppdaterar projektets status
- någon skapar eller lägger till en ny uppgift i projektet
- en ny konversation läggs upp i projektet.
Man behöver inte nödvändigtvis vara en projektmedlem för att se ett projekt. Det är projektbehörigheterna som definierar projektets synlighet.
Lägga till en projektmedlem
Lägga till en projektmedlem
- Klicka på medlemmens profilikon i projektets sidhuvud.
- Lägg till personens namn eller e-postadress.
Du kan lägga till flera personer i projektmedlemsfältet. Klicka på knappen Lägg till medlem när du har angett personens namn eller e-postadress.
Alla projektmedlemmar får en e-postavisering om ett projekt tas bort. Den här aviseringen går inte att stänga av.
Aviseringar om borttagna projekt innehåller också en länk för att kunna återställa det borttagna projektet.
Aviseringsinställningar för medlemmar
Åtkomst till aviseringsinställningar för medlemmar
- Klicka på medlemmens profilikon i projektets sidhuvud.
- Välj Hantera medlemsaviseringar.
I dina inställningar för medlemsaviseringar kan du:
- justera aviseringar för alla projektmedlemmar.
I inställningarna för projektaviseringar finns det tre alternativ att välja mellan:
- Statusuppdateringar – aviseringar skickas när projektägaren uppdaterar projektets status.
- Konversationer – aviseringar skickas när någon lägger upp en projektkonversation.
- Skapade uppgifter – aviseringar skickas när uppgifter skapas eller läggs till i projektet.
Det finns två typer av projektaviseringar:
Aviseringar från olika projektaktiviteter
- Uppgift tillagd i ett projekt.
- Projektägare ändras.
- Projektets slutdatum ändras.
- Projektdelning – när någon delar ett projekt med dig.
Aviseringar kopplade till ett projekt
- Skapa en konversation – har en egen tråd i Asana-inkorgen.
- Skapa en statusuppdatering – har en egen tråd i Asana-inkorgen.
- Tacka ja till en inbjudan – när någon tackar ja till din inbjudan.
Asana-användare får e-postaviseringar när nya kommentarer eller @omnämnanden görs på en uppgift de samarbetar på
Avsnitt
Avsnitt gör det möjligt att dela upp och organisera uppgifterna i ett projekt. De kan användas till att skapa kategorier, olika stadier i arbetsflödet, prioriteringar och mycket mer.
För att skapa ett nytt avsnitt i Asanas skrivbordsversion kan du använda kortkommandot
Tab - N.
Skapa avsnitt
Skapa avsnitt i projektet:
- Klicka på den nedrullningsbara menyn intill knappen Lägg till ny.
- Klicka på Lägg till avsnitt.
Flytta uppgifter mellan avsnitt
Det finns två sätt att flytta en uppgift till ett annat avsnitt:
- Dra och släpp uppgiften mellan avsnitten i huvudfönstret.
- Klicka på avsnittsnamnet i uppgiftsdetaljfönstret och välj ett annat avsnitt i den nedrullningsbara listan.
Alla dina uppgifter flyttas automatiskt till det nya avsnittet
Visa avsnitt
Det finns två sätt att identifiera i vilket avsnitt en uppgift finns:
- I huvudfönstret.
- I uppgiftsdetaljfönstret.
Om du vill lägga till ett avsnitt under en lista med underuppgifter använder du kortkommandot Tab + N.
Minimerbara avsnitt
Det går att expandera och minimera avsnitten.
Klicka på pilen intill ett avsnitt för att expandera eller minimera avsnittets uppgiftslista.
Ta bort ett avsnitt
Du kan ta bort ett avsnitt när som helst.
Ta bort ett avsnitt:
- Klicka på trepunktsikonen intill avsnittsrubriken.
- Välj Ta bort avsnitt.
Du kommer nu att bli ombedd att bekräfta borttagningen.
Det är ingen hemlighet – Asana erbjuder 30-dagars gratis provperioder. Börja din i dag. Prova gratis
