Förstå projekt

Projekt gör det möjligt för dig att organisera alla uppgifter relaterade till ett specifikt initiativ, mål eller viktigt jobb i form av listor eller tavlor.

Lär dig grunderna inom uppgifthantering i vårt Asana Basics-webbinarium. Registrera dig nu

Skapa ett projekt

Ett nytt fönster med tre alternativ visas och du kan välja mellan att skapa ett Tomt projekt, Använda en mall eller Importera kalkylark.

Klicka på + i rutan med Tomt projekt för att börja från början.

I organisationer måste du tillhöra ett team innan du kan skapa ett projekt.

Skapa ditt nya projekt

När du har klickat på Tomt projekt kan du fylla i projektdetaljer, välja layout och ställa in sekretessinställningar.

I organisationer kommer knappen Skapa projekt automatiskt att fyllas på med teamet högst upp i sidofältet. Klicka på fältet Team för att manuellt välja vilket team projektet ska skapas i.

När du har fyllt i fälten och klickat på knappen Skapa projekt laddas ditt nya projekt i huvudfönstret och visas även i sidofältet.

Projektaktiviteter

Det finns många åtgärder att utföra för dina projekt i Asana. Åtgärderna nedan avser projekt. Sökvyer och Mina uppgifter erbjuder variationer av de här åtgärderna.

För att favoritmarkera ett projekt klickar du på stjärnan intill projektnamnet. Det läggs då till i ditt sidofält för att du enkelt ska komma åt det.

Projektnamn och projektbeskrivning

Ett projekts namn och beskrivning ger information om projektet och vad det syftar till att uppnå. När du öppnar ett projekt visas projektets namn tydligt i sidhuvudet.

Projektbeskrivningar har stöd för rik text och emojier.

Skriva ut ett projekt

Den utskrivna versionen innehåller:

• Uppgiftsnamn och -beskrivningar.
• Underuppgiftsnamn och -beskrivningar.
• Avsnitts- och kolumnnamn.
• Kryssruta för slutfört/ej slutfört.
• Anpassade fält
• Slutdatum för uppgifter.

Den utskrivna versionen återspeglar den aktuella vyn för ditt projekt eller Mina uppgifter. Om du vill att den utskrivna versionen ska sorteras eller filtreras annorlunda ändrar du bara i vyn och skriver ut igen.

Du kan även använda utskriftsalternativet att spara projektet som en PDF. De flesta webbläsare erbjuder alternativet Spara som PDF i utskriftsfönstret. Välj det här alternativet om du vill spara en utskriftsvy av projektet på datorn.

Kopiera ett projekt

Kopiera ett projekt och använd det som mall för dina vanligaste arbetsflöden.

För de arbetsflöden du använder mest kan du ta hjälp av projektmallar i stället för att kopiera projekten en efter en.

Flytta ett projekt till ett annat team

Den här åtgärden kan utföras både i öppna och privata projekt i organisationer.

Observera att du måste du vara medlem i båda teamen för att flytta ett projekt.

Du kan bara flytta ett projekt till team som du är medlem i.

Du kan också flytta projekt mellan olika team genom att dra och släppa dem i sidofältet.

Flytta projekt till en annan arbetsyta eller organisation

Arbetsytor och organisationer är åtskilda. För att kunna flytta ett projekt till en annan yta måste du skapa ett nytt projekt i den valda arbetsytan och organisationen och kopiera och klistra in uppgiftslistor manuellt från det befintliga projektet till det nya projektet.

Du har även möjlighet att använda den här tredjepartsintegreringen. Kothar är ett verktyg som är utformat för att flytta Asana-projekt mellan olika arbetsytor. Det kopiera och reproducerar projektet till den yta du väljer utan att det påverkar det ursprungliga projektet.

Kopiera en projektlänk

Kopiera uppgiftens URL för att enkelt dela den med teammedlemmar

Projektfärger

Om du har flera projekt men bara ett fåtal av dem är relevanta eller brådskande kan du använda färgfunktionen för att göra de här projekten mer synliga.

Importera ett projekt till Asana

Du kan importera uppgifter till ett Asana-projekt med en CSV-fil.

För att importera projekt eller uppgifter till Asana kan du även kopiera de uppgifter du vill flytta som en lista och klistra in listan i ett projekt. Asana skapar automatiskt en ny uppgift efter varje radbrytning.

Observera att vårt supportteam inte kan erbjuda hjälp med tredjepartsverktyg eftersom de inte är framtagna av Asana.

Exportera ett projekt

Du kan exportera ditt projekt till de textbaserade filformaten JSON eller CSV.

Förutom projekt kan du exportera en sökvy eller dina Mina uppgifter.

Läs mer om att exportera projekt.

Arkivera ett projekt

Genom att arkivera projekt kan du fokusera på de som är aktiva.

Alla som har en länk till det arkiverade projektet kan enkelt få åtkomst till projektet. Du kan också hitta det via Sökning.

Uppgifter i arkiverade projekt som du har blivit tilldelad kommer fortfarande att visas i dina Mina uppgifter.

Vill du märka ett projekt som slutfört? Vi rekommenderar att slutföra projekt i projektstatusen eftersom arkivering inte uppdaterar projektets status.

Avarkivera ett projekt

Du kan när som helst återställa ett projekt via projektets sidhuvud eller sidofält.

Arkiverade projekt förfaller inte och tas inte bort. Uppdatera sidan för att åter dölja arkiverade projekt.

Ta bort ett projekt

Tilldelade uppgifter och uppgifter som är kopplade till andra projekt kommer inte att tas bort.

Alla projektmedlemmar får en e-postavisering om att projektet tas bort och personen som tar bort projektet får en länk för att eventuellt kunna avbryta borttagningen. Länken är giltig i 30 dagar. E-postmeddelanden för borttagning av projekt skickas inte om projektet skapades för mindre än en dag sedan och inte innehåller några uppgifter.

Rekommenderade mallar

När du klickar på Använd en mall kommer du till ett bibliotek med allmänna mallar du kan välja från.

Anpassade mallar

Du kan även se och använda anpassade mallar som är specifikt framtagna för din organisation. De här anpassade mallarna är organiserade efter team.

Förhandsgranska mallar

När du har hittat en mall du vill använda kan du förhandsgranska den för att få mer information. Välj Använd mall när du är redo.

När du väljer Använd mall kommer du att kunna ändra namnet på mallen och starta upp ett nytt projekt.

I steg 1 måste du lägga till nya projektdetaljer.

I steg 2 schemalägger du projektdatum.

Projektbehörigheter

Läs mer om projektbehörigheter och hur du kan anpassa dem i artikeln om behörigheter.

Hitta och få åtkomst till projekt

Projektägare och projektmedlemmar

Ett projekt kan ha flera projektmedlemmar men bara en projektägare.

Både projektägare och projektmedlemmar kan lägga till, ta bort och redigera uppgifter i projektet.

Både projektägare och projektmedlemmar kan uppdatera projektets status och justera projektets förloppsdiagram samt få aviseringar om projektet.

Projektägare

En av projektmedlemmarna kan bli projektägare.

Personen som skapar projektet blir som standard projektets ägare.

Omtilldela projektägare

Projektmedlemmar

Bli en projektmedlem och håll dig och kollegorna informerade om projektet.

Projektmedlemmar får en avisering (via e-post eller till inkorgen beroende på aviseringsinställningarna när:

• projektägaren uppdaterar projektets status
• någon skapar eller lägger till en ny uppgift i projektet
• en ny konversation läggs upp i projektet.

Man behöver inte nödvändigtvis vara en projektmedlem för att se ett projekt. Det är projektbehörigheterna som definierar projektets synlighet.

Lägga till en projektmedlem

Alla projektmedlemmar får en e-postavisering om ett projekt tas bort. Den här aviseringen går inte att stänga av.

Aviseringar om borttagna projekt innehåller också en länk för att kunna återställa det borttagna projektet.

Aviseringsinställningar för medlemmar

I inställningarna för projektaviseringar finns det tre alternativ att välja mellan:

• Statusuppdateringar – aviseringar skickas när projektägaren uppdaterar projektets status.
• Konversationer – aviseringar skickas när någon lägger upp en projektkonversation.
• Skapade uppgifter – aviseringar skickas när uppgifter skapas eller läggs till i projektet.

Det finns två typer av projektaviseringar:

Aviseringar från olika projektaktiviteter

• Uppgift tillagd i ett projekt.
• Projektägare ändras.
• Projektets slutdatum ändras.
• Projektdelning – när någon delar ett projekt med dig.

Aviseringar kopplade till ett projekt

• Skapa en konversation – har en egen tråd i Asana-inkorgen.
• Skapa en statusuppdatering – har en egen tråd i Asana-inkorgen.
• Tacka ja till en inbjudan – när någon tackar ja till din inbjudan.

Asana-användare får e-postaviseringar när nya kommentarer eller @omnämnanden görs på en uppgift de samarbetar på.

Avsnitt

Avsnitt gör det möjligt att dela upp och organisera uppgifterna i ett projekt. De kan användas till att skapa kategorier, olika stadier i arbetsflödet, prioriteringar och mycket mer.

För att skapa ett nytt avsnitt i Asanas skrivbordsversion kan du använda kortkommandot Tab - N.

Skapa avsnitt

Flytta uppgifter mellan avsnitt

Alla dina uppgifter flyttas automatiskt till det nya avsnittet

Visa avsnitt

Om du vill lägga till ett avsnitt under en lista med underuppgifter använder du kortkommandot Tab + N.

Minimerbara avsnitt

Det går att expandera och minimera avsnitten.

Klicka på pilen intill ett avsnitt för att expandera eller minimera avsnittets uppgiftslista.

Ta bort ett avsnitt

Du kan ta bort ett avsnitt när som helst.

Du kommer nu att bli ombedd att bekräfta borttagningen.

Det är ingen hemlighet – Asana erbjuder 30-dagars gratis provperioder. Börja din i dag. Prova gratis